新卒で事務職に就きたい!志望動機はどう考えればいいか?

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事務職は残業などが他の職種に比べ少なく、体力を使う仕事ではありません。また休みがとりやすく、女性は特に結婚後も続けやすいとされています。未経験者が働きやすいことから新卒者だけでなく転職者、主婦のパート・アルバイト、卒業後の進路として高校生にも人気の職種で、就職希望者は多いです。

人気の会社の場合応募をしたら100人以上の面接希望者がきたというケースもあり、このような場合ESだけで落とされ、面接にたどりつける人はごくわずかと言われています。

このように面接希望者が多い場合、採用を手にするのは至難の業です。就職・転職活動によって事務職で働くには、ESや面接の志望動機で、自分をどこまでアピールできるかがカギとなります。したがって志望動機作成の際にはしっかりと対策を取る必要があります。

そのためこの記事では、事務職についてや志望動機の書き方や例文を紹介します。

志望動機を書く前に事務職の仕事内容とは?

志望動機を書く前に事務職の仕事内容とは?

志望動機の書き方や例文を紹介する前に、まず未経験の就職者・転職者でも働きやすいとされる事務職についてどのようなものがあるのか詳しくみてみましょう。

裏方で他の職種の人たちをサポートする仕事

事務の仕事は企業によってさまざまですが、基本的には表に立ってリーダーシップを取る仕事ではなく、縁の下の力持ち的な存在として裏方で人をサポートする仕事と言えるでしょう。

書類作成や電話対応、来客対応、メール対応、雑務など幅広い

営業部で見積もりや、請求書の作成、営業資料の作成やサポートをしたり、電話やメール、来客の対応などの他、コピー取り、お茶くみなどの雑務まで多くの仕事があります。このように事務職の範囲は非常に広いです。

企業の中心になる仕事ではなく、サポート的な役割

事務職はどちらかというと企業の顔となる宣伝部や営業部とは異なり、サポート的な役割が多く、企業になくてはならない存在です。

事務職の種類

事務職には図書館や不動産、病院の介護事務など、会社や部署によって様々な種類があります。職種によって仕事内容や求められるスキルなども若干異なります。

主な事務職として、一般・営業・経理・総務についてご紹介しますので、どの事務職に向いているか、就きたいかの参考にしてみてください。職種によって志望動機の書き方やアピールの仕方も様々です。

一般事務

一般事務は事務の中でも最もメジャーな職種です。未経験でも応募できるため、就職・転職共に人気の職種です。正社員だけでなく派遣での雇用もあり、専門的な知識よりも、周りとのコミュニケーション能力や社員への気遣いができ、広い視野をもった人が向いています。

また、金融やIT業界など未経験でも転職しやすい業界があるなか、一般事務も応募できるものが多く、専門的な知識はないが、事務職に就きたいという就職者・転職者にはおすすめです。

営業事務

営業事務は、会社の営業部、営業職のサポートをする役割が大きく、取引先との電話応対や、見積もり書、請求書の作成などのアシスタント業務が主な仕事になります。アシスタントといえど、営業事務の仕事があってこその職場であり、営業担当者とのチームワークがとても大切な仕事です。

エクセルやワードなどの基本的な知識は勿論ですが、営業で必要なパワーポイント作成の知識も身に付けておくと安心です。

経理事務

経理事務は、会社内の経費の支払い、社員の給与の計算、入金管理、賃借対照表、損益計算書の作成などが主な仕事で、簿記の知識は必須です。会社の現金やお金の流れなどを扱う仕事ですので、数字に強く責任感のある人が向いています。

総務事務

総務事務の仕事は、大まかに言えば一般事務と同じですが、社員が仕事をしやすいよう環境を整えたり、社員旅行、忘年会、新年会などの社内行事の計画・実行です。

他にも、社内の美化管理、備品管理などの仕事もあるため、細やかな気配り、気遣いができる人や、物の管理が得意な人が向いています。

また 、社内外へ向けて文書を作成する機会が多くなるため、エクセル、ワードの基礎的な知識は必須です。総務事務も、未経験者でも募集している企業は多いです。

なぜ事務職は人気が高いのか?

なぜ事務職は人気が高いのか?

多くの仕事があるのにも関わらず、事務職はなぜこんなにも人気が高いのでしょうか?未経験でも働きやすいという利点のほかに、事務職が多くの就職者・転職者に選ばれる魅力的な理由は次の通りです。

飲食や販売業などは、休日も出勤しなくてはなりません。しかし企業の事務員の場合、土日・祝祭日が休みになる場合が多く、盆や正月、GWなどの長期休暇を取ることもできます。家族や友人との旅行や、趣味に時間を費やすことができ、予定が立てやすいです。

さらに事務員の場合、転勤や残業も少なく、結婚・妊娠後も退職することなく仕事を続けやすい職業です。力作業は少なく、長時間の立ち仕事はないので、年齢や体力に関係なく、長く勤めることができます。

これらの点から、事務職への就職・転職を志望する方が多いとされています。

また事務職は、一般職として企業から求人が出ることが多いため、 希望する新卒者・転職者は求人を見逃さないように、くまなくチェックしましょう。

どんな人が事務職向き?志望動機にも反映させよう!

どんな人が事務職向き?志望動機にも反映させよう!

どのような仕事にも向き、不向きがあります。事務職に向いている人はどんな性格や資質をもった人なのでしょうか?

面接で事務職の志望動機を聞かれた場合には、自身の性格や資質を反映させながら受け答えをすると説得力がありますので、是非取り入れていきましょう。

事務職に求められる能力や資質

事務職は基本的に人をサポートする仕事なので、コミュニケーション能力が重視されます。また周りや取引先などへの気配りや、細かな配慮ができる人が事務職に向いています。

例えば学生時代に副部長を務めていたような人の場合、人をサポートする能力に優れていたり、細かな気配りをすることができます。また、周りの人とのコミュニケーション能力にも優れている傾向にあるため、事務職に向いていると言えるでしょう。

また、以下のような性格の人が向いています。

  • コツコツと仕事をすることが苦にならない人
  • 計算が速く正確な処理をする能力に優れている人
  • 几帳面な性格で整理整頓が得意な人
  • 縁の下の力持ち的なことにやりがいを感じる人
  • サポートをすることが得意な人

事務職でアピールできる資格

就職・転職を希望する事務職の面接で自分をしっかりとアピールすることができると好印象です。事務職の面接でアピールできる資格は下記のようなものです。事務職未経験での就職・転職の際に有利になるように、資格取得にかかる期間や、費用とともにみていきましょう。

MOS

パソコンの基礎知識を学ぶことができるのが、マイクロオフィススペシャリスト(MOS)です。

MOSはワードやエクセルの基礎知識はもちろん、パワーポイント、アクセス、アウトルック、の5科目のスキルを身に付けることができます。

取得までに3ヵ月~半年程度かかり、通信講座の利用で取得にかかる費用は2~5万円程度です。

情報処理などパソコン関係の資格

パソコンの基本的なスキルを使い、実際に業務に活かすためには日商PCのスキルも必要です。

日商PCでは、文書の作成から効果的なプレゼン資料の作り方、データ分析の方法など3種類のスキルを身に付けることができます。

ベーシック、3級~1級があり、スキルアップに最も適しているのは2級です。通信講座の利用で取得までにかかる期間は3ヵ月~半年程度、費用は5万円~10万円と言われます。

簿記検定

経理や財務係の資格として有名なのが日商簿記検定です。財務表の知識、企業の経営管理の基礎知識などが学べます。簿記検定には、初級、3級~2級がありますが、現場で使うためには2級の資格取得を目指しましょう。

通信講座の利用で取得までに半年~1年程度、費用は5~10万円と言われます。

秘書検定

ビジネス現場にふさわしい服装や言葉遣い、挨拶、文書の作成、顧客の受付対応スキルなどが身に付くのが秘書検定です。

3~1級までがあり、通信講座の利用で取得までは3ヵ月~半年程度、費用は3~5万円と言われます。

志望動機で事務職として活躍できることをアピール

志望動機で事務職として活躍できることをアピール

このような資格を取得しておくと、就職・転職の際の面接で志望動機を聞かれても自分をアピールすることができるでしょう。また取得した資格や自己PRをもとに、将来自分はこんなことができる、採用をしてもらえたら絶対に企業側にとって損はない、と志望動機で強くアピールすることが大切です。

応募先企業に関するリサーチが必須

まずは、募集先企業について徹底的にリサーチをして、企業がどのような人材を求めているのかを知り、志望動機と応募先企業の業種や業界の特徴を上手くリンクさせた書き方をすることが大切です。例文などから自分なりの志望動機をつくるようにしましょう。

資格の保有や、自分が業種、業界にマッチしていることだけをアピールするのではなく、就職・転職したい企業が求めている人材と自分がマッチすることをアピールすることが大切です。就職・転職後に企業に貢献できる経験や知識をを伝え「なぜうちの事務職を志望しているのか」を明確にし、説得力のある志望動機にしましょう。

志望動機は、企業が求める人物と自身を擦り合わせることで、就職・転職先はどこの会社でもよいという印象から、この企業だからこそ自分の資格や自身の性格、強みがマッチすることをアピールすることができるのです。

具体的なエピソードを絡める

未経験の高卒者や大学生が、大勢の応募者の中から面接官に自分を印象付けるためには、志望するに至ったエピソードを具体的に挙げるのも一つの手段です。しかし、「自宅から近いから」という志望動機では「仕事に興味がないのではないか」と思われてしまう可能性があります。したがって「自分は御社で事務職がしたい」という強い熱意が伝わるような志望動機をつくりましょう。参考となる書き方や例文について紹介します。

例えば、生徒会副会長を務めた人の志望動機の書き方の例文として、「生徒会長を陰ながらサポートするこの経験から、人の役に立つ仕事、人を支える仕事、みんなが快適に仕事ができる環境を整えることに大きなやりがいを感じました。 」と具体的なエピソードを添えて志望動機を述べましょう。

また学生時代や転職前の過去の経験から「気配りをしながら、人とのコミュニケーションをもつことで社員の力になりたい、役に立てる仕事をしたいという理由から志望しました。」という動機を付け加えると、企業側もあなたを採用した将来を想像しやすくなります。

このように志望動機に自身の具体的なエピソードを交えます。自分にはこのような能力がある、適性があるということを志望動機を聞かれた場合、強くアピールしていきましょう。

また、事務職として企業で活躍するために、自分が努力したことを志望動機に含める書き方もあります。

例文として、「私は事務の仕事に就くために、1年間かけて日商簿記検定試験、秘書検定試験を通信講座で取得しました。また今後は、パソコンのスキルアップを目指し、MOS資格の取得もしたいと考えています。」などと志望動機に含めて述べることで、あなたの努力や事務職に応募した熱意などが伝わりやすくなります。

このように、具体的に今までどれくらいかけてどのような資格を取得し、そのために自分がどれくらい努力をしてきたのかを伝えると説得力のある志望動機となり、その企業への真剣な思いも伝わります。

多くの志望動機の書き方や例文を見ることで内容に深みが増します。様々な人の志望動機の書き方や例文から熱意の感じられるものをつくっていきましょう。

まとめ

事務職は、多くの就活生・転職者にとって人気の職種です。就職・転職を希望する企業の求人があればいつでも応募できるように、自身のスキルアップや志望動機の書き方、例文、企業から求められる人材などを常にリサーチしましょう。

近年は様々な業界で人材不足と言われています。就職・転職活動において本当に就きたい企業を諦めることなく、第一志望の企業に入れるように、志望動機を聞かれた場合にしっかりとアピールすることや、誰にも負けない資格を取得することが憧れの企業へ採用される近道になります。

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