就活中の電話応対方法とは

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就活ではどんな業界であってもインターンシップの応募や面接の申し込みなどで企業と電話のやり取りは必ず行わなければいけません。しかし、就活を始めるまでは、友達や家族とばかりでビジネスとしての電話対応をしたことはなかったと思います。そのため、就職後のことも考えて、しっかりと就活中に学んでおく必要があります。

本記事では、企業に好印象を与えられるような、より良い電話応対の方法の例を紹介します。この方法を用いると、あなた自身のPRも行えるのでぜひ実践してみてください。

また、項目別の例文も紹介しておりますので、ぜひご参考にしていただければと思います。

面接だけじゃない!企業側が見ている就活中の電話マナー

面接だけじゃない!企業側が見ている就活中の電話マナー

就活中に企業側と接することと言えば、大きなものは面接です。しかし、面接以外にも盲点となっているのが電話でのマナーです。

たとえば、面接時間の確認や応募人事担当者への個人的な連絡など、企業側に電話連絡をすることがあるでしょう。慣れない電話で緊張するかもしれません。しかし、あなたの電話での発言が企業側から注目されているのです。

そのため、電話連絡をする際のマナーを対策しておく必要があります。電話の掛け方や受け方の流れは決まっているので、その流れに沿って詳しく紹介していきます。

電話をかける前のマナーとは

電話をかけるときは、あらかじめ電話連絡する環境にも気を使っておきましょう。

場所

電話だからと言って、相手のことを気にせずどこでもかければよいものではありません。騒がしい街中の雑踏電車の中などは問題外です。静かで落ち着いており、雑音が入りにくい場所で電話をかけるようにします。

メモ帳、筆記用具の準備

電話をするにあたっては、相手から伝言を受けることもあります。時間や場所の約束など、大切なことを書きとめて置けるようにメモ帳ペンといった筆記用具も用意しておきましょう。

あらかじめ話す内容をまとめておく

あなたは時間を取って電話をする側であっても、電話を受ける相手方は仕事の最中かもしれません。相手の時間を過分に奪わないためにも、電話をかける前に話す内容や手順をまとめておきましょう。

電話をかけるときの言葉遣い

電話をかける際は、まず名乗る必要があります。

企業パンフレットなどに掲載されている情報は、代表の電話番号である場合が多いため、あなたのことを知っている人事部に直接つながるとは限られません。そのため、電話の冒頭ではっきりと自分のことを名乗るようにしましょう。

その際、「もしもし」というようなカジュアルな話し方ではなく、「お忙しいところ、恐れ入ります。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。」というように自分を特定して相手方にわかりやすいように名乗ってから担当者を呼び出ししましょう。

話をする際は、言葉遣いにも気を付けます。注意しておきたい言葉を確認しましょう。

言葉遣いの例

 

  • 会社 → 御社
  • ボク、私 → わたくし
  • この前は → 先日は
  • あとで → 後ほど(のちほど)
  • 〇〇といいます → 〇〇と申します
  • 着信があったので → お電話をいただきましたので
  • どうでしょうか → いかがでしょうか
  • よいですか → よろしいでしょうか
  • 届いていますか → 届いておりますか
  • 電話をかけてください → お電話をいただけますでしょうか
  • ごめんなさい → 申し訳ありません

 

このような言葉遣いを身に着けておくことで、スマートに話しかけることができ、相手に好印象を与えられるでしょう。

面接の予約を電話でするときの言葉遣い

面接の予約をする段階では、まだ企業の方とは対面していないケースがあります。その場合、電話での第一印象で、あなたに対するイメージを固めてしまう恐れがあります。そのため、言葉遣いには特に注意をして話さなければなりません。

面接予約のための例文

受付とのやり取り
受付

 

お電話ありがとうございます。

 

株式会社〇〇の〇〇がお承りいたします。

 

学生

 

お忙しいところ、恐れ入ります。

 

〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

 

本日は、面接のご予約をお願いしたく、お電話しております。

 

人事担当の〇〇様にお繋ぎいただけますでしょうか。

 

相手方が出たら
学生

 

はじめまして、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

 

御社の面接をお受けしたく、ご連絡いたしました。

 

つきましては、日程のご確認をお願いしても宜しいでしょうか。

 

担当者

 

面接のご予約ですね。〇月〇日〇〇時からの会でよろしいでしょうか?

 

学生

 

はい、その時間帯でお願いいたします。

 

持ち物などは書類に記載されているものでよろしいでしょうか。

 

担当者

 

はい、詳細は説明会で配布いたしました書類記載のもので大丈夫です。

 

面接開始前30分前くらいには会場で受け付けをお済ませください。

 

当日は、立っておりますので、誘導いたします。

 

学生

 

承知いたしました。

 

こちらこそ、どうぞよろしくお願いいたします。

 

お忙しい中、お時間を取っていただき、ありがとうございます。

 

担当者

 

失礼いたします。

 

それでは当日よろしくお願いいたします。

 

このような流れで、丁寧に語るようにしましょう。

電話を切るときの言葉遣い

電話を切る際にも注意が必要です。相手は、仕事を中断して電話を取ってくれているかもしれないため、時間を作ってくれた点に配慮します。

例文

 

本日は、お忙しいところ、ありがとうございました。失礼いたします。

本日は、お忙しい中、質問に答えてくださり、どうもありがとうございました。

お忙しい中、時間を作ってください、感謝しております。失礼いたします。

 

このように、相手方の負担を考えて感謝の言葉を述べることで、担当者にあなたが「気遣いができる素敵な人」だという印象を与えることができるでしょう。 また、電話を切る際は、相手方が受話器を置いて切電したのを確認して切るようにします。

こちらから電話をしたにもかかわらず、こちらから切ってしまうのでは、相手に悪印象を与えてしまいます。電話をしている最中は、常に相手方に気を使いましょう。

電話を折り返す際のマナー

電車やバスなどに乗っているときや病院へ外出中など、企業からの電話に出られない場合もあるでしょう。電話を折り返す際のマナーについて確認しましょう。

電車やバスに乗っている場合

電車やバスなど公共機関を利用している場合、無理に電話に出るのは控えておきましょう。満員電車などで話し始めると、ひんしゅくを買ってしまいます。留守番モードに切り替えた上で次の駅で下車をしてすぐに折り返すとよいですね。

折り返しをするときの電話の掛け方

相手からの電話連絡に対して、不在着信となってしまう場合もあります。そのとき、どのようにして折り返せばよいのか、具体例を見てみましょう。

学生

 

お忙しいところ、恐れ入ります。

 

〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

 

先ほど、採用担当の〇〇様からご連絡をいただきました。

 

恐れ入りますが、〇〇様にお繋ぎいただけますでしょうか。

 

担当者

 

お電話替わりました。〇〇です。

 

学生

 

〇〇様、先ほど、お電話をいただいた〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

 

先ほどは、移動中でして、電話に出られず申し訳ありませんでした。

 

只今、お時間は宜しいでしょうか。

 

担当者

 

はい。ご用件をお伝えしますね。

(用件)・・・

 

学生

 

(用件)・・・の件、承知いたしました。

 

お忙しい中、お時間を作ってくださりどうもありがとうございます。

 

それでは失礼いたします。

 

相手の用件をあなたが間違えて認識している可能性がありますので、必ず復唱して確認しましょう。

折返しをする際は、電話の冒頭で折り返しをした旨を伝えることを忘れずに行いましょう。相手方の企業内で、電話をかけた人物を特定できるだけでなく、スムーズに会話をつなぐことができます。 また、担当者に替わったら、先ほどは電話に出られなかった旨を謝罪します。

細かな気配りをしておくことで、担当者にあなたが「配慮ができる人物」であると印象づけることができます。

就活時の気をつけよう!電話のやり取りにベストな時間帯

就活時の気をつけよう!電話のやり取りにベストな時間帯

企業に電話をかける際、業種にもよりますが、一般的にベストな時間帯避けるべき時間帯があります。相手方の業務が忙しい中電話をかけると悪印象につながる恐れもあるので、注意しておきましょう。

一般的にベストといわれる時間帯

10時~12時

午前の朝礼を終えて、業務などもひと段落つくころです。 お昼休憩までの時間は、電話応対にも向いているでしょう。

14時~16時

お昼休憩を終えて、午後からの業務を行い、終業まで多少余裕がある時間です。

相手から指定された時間

あらかじめ相手から〇時~〇時の間に電話をかけてほしいと言われたら、その時間帯に電話をかけるようにしましょう。一番迷惑になりにくい時間帯です。

企業側からかかってきやすい時間帯

企業側からの電話連絡は、前日に発生した伝言などを伝えるのに向いているため、朝一番にかかってくることが多くなっています。また、お昼休み明けの13時~14時ごろも午前に決まった事項を伝えるために、電話がかかってきやすい時間といえます。

企業の営業時間帯を確認する

企業によっては、営業時間によって電話を受けやすい時間と受けにくい時間があります。 たとえば、一般企業であれば、9時~18時が定時となっているところでも、ジャンルによっては13時以降の営業、夜間業務を行うところであれば、21時以降というところもあります。あらかじめ自分が電話をする企業の営業時間を確認しておきましょう。

始業、終業の1時間前後は避けよう

企業に電話をかける際、始業や終業の1時間前後は避けるようにしましょう。始業の前後1時間は、企業側の担当者も前日の引き継ぎ事項などでいそがしい時間帯です。終業の前後1時間も仕事が詰まることが多いため、電話連絡に応対する余裕がない可能性があります。就業時間間近の場合は翌日に掛ける等の配慮が必要です。

電話連絡をする際は、相手側の業務にも配慮して時間を調整の上かけるようにしましょう。

土日に電話するのは基本的にNG

一般的な企業は土日が休日であることが多いです。そのため、人事の方に電話を土日にするのは控えるようにしましょう。ただし、人事から「土日も連絡して大丈夫だから携帯の電話番号教えるね」と伝えられていれば電話しても問題ないです。

実は不採用の原因?就活時の電話の受け方・かけ方失敗談

実は不採用の原因?電話の受け方・かけ方失敗談

電話連絡の受け答えは、社会人としての基本ともなるものです。 その為、対応によっては不採用に繋がってしまうケースもございます。 どのような対応が不採用になるのか、詳しく見ていきましょう。

電話を受けた際のNG対応

「もしもし」はNG

家族や友人に電話をかける際、つい「もしもし」とかけてしまうこともあるでしょう。「もしもし」とは、ある程度仲がいい関係に対して用いる言葉です。電話を受けた際は、「お電話ありがとうございます。〇〇でございます。」というように、へりくだって受けましょう。

電話を切る際にお礼を伝える

電話を切る際に、相手からかかってきた電話だからとぶっきらぼうに切ってはいけません。わざわざ電話をかけてくれたことに対して感謝の意を伝えます。

 

このたびは、ご連絡を下さり、誠にありがとうございました。

お忙しい中、お電話を下さったこと、感謝しております。

 

このように、感謝の気持ちを伝えることで、相手方にもよい印象が伝わります。

電話をかけた際のNG対応

相手の業務に配慮する

「お忙しい中、恐れ入ります」と、一呼吸置くことで、相手が忙しい中電話をかけさせてもらっているという心持ちを表現することができます。

突然本題に入らない

自分が伝えたいからと言って、電話をかけてすぐに本題に入るのはNGです。この人は自分勝手な都合で動くのだなと思われて、不採用に繋がってしまいます。

内定が決まっても油断禁物!?就活の内定後の電話やり取りの注意点

内定が決まっても油断禁物!?内定後の電話のやり取りの注意点

内定が決まると安心して気が緩みがちです。そのため、電話連絡においても言葉遣いが乱れてしまうケースもあります。内定が決まったからと言って気を抜かず真摯に対応しましょう。

内定のお礼を伝える

内定が決まったのは、採用者との面接があったこと社内での手続きが行われたこと面接の場が設けられたことにあります。内定が決まった後、はじめて連絡を取る際は、内定のお礼を伝えましょう。

内定の感想、入社への意気込みを伝える

内定が決まったことで「嬉しい」という想いや、入社後しっかりと業務を行い「活躍したい」という想いを伝えまし ょう。気持ちを伝えることは、採用担当者にとっても嬉しいものであり、入社後もよい関係を築けます。

内定保留にする際の伝え方の注意

せっかく内定が決まっても、他社との兼ね合いで内定を保留にしなければならない場合もあります。 その場合、素直に自らの環境を相手方に伝えなければいけません。 採用担当者のおかげで内定が決まったのですから、感謝の意を述べるとともに、保留したい旨をお伝えしましょう。

シチュエーション別の就活電話対応例

最後に、シチュエーション別の電話対応の例を紹介いたします。

  • 面接の合否確認をする際
  • 面接の合否連絡の折返し
  • 面接を遅刻した際
  • 面接の辞退
  • 面接の日程調整

面接の合否確認をする際

学生

 

はい。就市太郎です。

 

担当者

 

就活市場株式会社人事部の田中です。

 

面接の件でお電話いたしました。

 

ただいま、お時間よろしいでしょうか?

 

学生

 

はい、問題ありません。

 

担当者

 

選考の結果、就市さんにはぜひ次回の面接に進んでいただきたいと考えております。

 

学生

 

ありがとうございます!

 

ぜひ、面接を受けさせていただければと思います。

 

担当者

 

ありがとうございます。

 

では、面接の日程についてですが、◯◯日の◯時からのご都合はよろしいでしょうか?

 

学生

 

申し訳ありません。

 

あいにく、そちらの日は都合が悪く、お伺いすることができません。

 

誠に恐縮なのですが、別の日程をお願いできまないでしょうか。

 

担当者

 

わかりました。では、◯◯日の◯時からはいかがでしょうか?

 

学生

 

はい、そちらの日程でお願いいたします。

 

担当者

 

では、◯◯日の◯時に弊社ビル5Fの受付までお越しください。

 

学生

 

かしこまりました。◯◯日の◯時、御社ビル5Fにお伺いさせていただきます。

 

担当者

 

では、当日お待ちしています。

 

学生

 

はい、よろしくお願い致します。

 

本日はお電話いただき、ありがとうございました。

 

では、失礼いたします。

 

面接の合否連絡の折返し

学生

 

お忙しいところ、恐れいります。私、就活大学の就市太郎と申します。

 

さきほど、お電話をいただいていたので、折り返させていただきました。

 

恐れいりますが、人事部の田中様をお願いできますでしょうか。

 

担当者

 

お電話かわりました、人事部の田中です。

 

学生

 

田中様、お忙しいところ、恐れいります。

 

さきほど、お電話をいただきました就活大学の就市と申します。

 

さきほどはお電話ありがとうございました。

 

担当者

 

面接の合否連絡の件でお電話いたしました。

 

ただいま、お時間よろしいでしょうか?

 

学生

 

はい、問題ありません。お願い致します。

 

担当者

 

選考の結果、就市さんにはぜひ最終面接に進んでいただきたいと考えております。

 

学生

 

ありがとうございます!

 

ぜひ、最終面接を受けさせていただければと思います。

 

担当者

 

ありがとうございます。

 

では、面接の日程についてですが、◯◯日の◯時からのご都合はよろしいでしょうか?

 

学生

 

はい、そちらの日程でお願いいたします。

 

担当者

 

では、◯◯日の◯時に当社ビル7Fの受付までお越しください。

 

学生

 

かしこまりました。◯◯日の◯時、御社ビル7Fですね。

 

担当者

 

では、当日お待ちしています。

 

学生

 

はい、よろしくお願い致します。

 

本日はお電話いただき、ありがとうございました。

 

では、失礼いたします。

 

面接を遅刻した際

受付

 

はい、就活市場株式会社です。

 

学生

 

お忙しいところ、恐れいります。

 

本日、◯◯時より面接をお願いしております就活大学の就市です。

 

採用面接の件でお電話いたました。

 

お手数ですが、人事部の田中様をお願いできますでしょうか。

 

受付

 

わかりました。少々お待ちください

 

担当者

 

お電話かわりました。

 

人事部の田中です。

 

いかがなさいましたか?

 

学生

 

田中様、お忙しいところ、申し訳ありません。

 

本日、◯◯時より面接に伺うお約束をしております、就活大学の就市です。

 

ただいまお時間よろしいでしょうか?

 

担当者

 

はい、問題ありません。

 

学生

 

大変申し訳ありません。

 

人身事故の影響で到着が遅れます。

 

現在、◯◯駅におりますので、◯時◯分の面接をお願いしておりましたが、到着は◯分遅れ、◯時◯分に到着する見込みです。

 

ご迷惑おかけして申し訳ありません。

 

いかがすればよろしいでしょうか?

 

担当者

 

わかりました。

 

できるだけ早くいらしてください。

 

学生

 

ありがとうとございます。

 

急いで参ります。

 

では、失礼いたします。

 

面接の辞退

学生

 

お忙しいところ、恐れいります。

 

私、就活大学の就市と申します。

 

さきほど、お電話をいただいたいので、折り返させていただきました。

 

恐れいりますが、人事部の田中様をお願いできますでしょうか。

 

担当者

 

お電話かわりました、人事の田中です。

 

学生

 

◯月◯日◯時より面接に伺うお約束をしております、就活大学の就市と申します。

 

先日は、次回面接のご案内をいただき、ありがとうございました。

 

ただいま、お時間よろしいでしょうか。

 

担当者

 

はい、問題ありません。

 

学生

 

本日は、諸般の事情により、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を致しました

 

お忙しい中、貴重なお時間を割いて、面接をしていたいだたにも関わらず、このようなお返事となって、大変申し訳ございませんでした。

 

担当者

 

そうだったんですね。承知いたしました。

 

次回の面接に関してはキャンセルとさせていただきますので宜しくお願いいたいます。

 

学生

 

ご対応いただきましてありがとうございます。では、失礼致します。

 

面接の日程調整

学生

 

お忙しいところ失礼致します。

 

私、就活大学の就活太郎と申します。

 

新卒採用の面接の件で、日程の調整が可能かどうか確認したくご連絡致しました。

 

お忙しいところ恐れ入りますが、ご担当の田中様はいらっしゃいますか。

 

担当者

 

お電話かわりました。

 

人事部の田中です。

 

いかがなさいましたか?

 

学生

 

面接の機会をいただきまして、どうもありがとうございます。

 

ただ、ご提案いただいた日が大学の試験と重なっており、面接に伺えそうにありません。

 

試験以外の予定であれば、御社の面接を最優先したいのですが、 今回は卒業単位に関わる大切な試験のため、こちらで調整できませんでした。

 

恐れ入りますが、面接の日程を変更いただくことはできますか。

 

担当者

 

そうだったんですね。

 

承知いたしました。

 

それでは再度面接日時の調整をさせていただきます。

 

◯◯日の◯時からのご都合はよろしいでしょうか?

 

学生

 

はい、そちらの日程でお願いいたします。

 

担当者

 

では、◯◯日の◯時に当社ビル7Fの受付までお越しください。

 

学生

 

かしこまりました。◯◯日の◯時、御社ビル7Fですね。

 

担当者

 

では、当日お待ちしています。

 

学生

 

ご調整いただきありがとうございました。では、失礼いたします。

 

まとめ:就活時の電話は細心の注意を払おう

就活中に企業のやり取りは基本メールか電話、また手紙などの書面でも行います。特に電話はメールと違って直接会話しているため話す内容を考える時間が少ないため、電話の掛け方や受け方不在時の対応などであなたのビジネスマナーが直接的に評価されます。ビジネス電話対応の資格取得などで学ぶことも出来るので、しっかりと就活中の電話マナーを学んで企業から良い評価をもらえるように準備しておきましょう。

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