説明会をキャンセルすると内定に影響する?欠席時の対応方法について

せっかく就職活動で予約をしていた会社説明会であっても、別の面接と日程が重複してしまったり、病気だと診断されてしまったりという理由で急遽欠席しなければいけないこともあるでしょう。会社説明会をキャンセルしたら印象が悪くなるのではないか、内定がもらえないのではないかと心配する人は2018年でも多くいました。実際には、会社説明会のキャンセルは珍しいことではありませんが、連絡手段や理由付けなどの対処方法について適切に理解をしておかないと、企業や正社員に悪い印象を与えかねません。

ここでは、就職・転職活動において参加予約をしていた会社説明会をキャンセルする方法と、選考への影響について説明します。

会社説明会をキャンセルできるか

会社説明会に参加するには通常、事前に参加予約して席を確保する必要があります。そのため、業界で人気企業の会社説明会がキャンセル待ちになることもしばしばです。企業正社員にとっては、予約者のために会社説明会を事前に準備をし、配布物を印刷、場合によっては別会場を手配して行うため、理由なく予約を戻すことは喜ばしいことではありません。

しかし、直前になって用事が重複することや当日に体調が悪くなることもあるでしょう。人事担当正社員は会社説明会のキャンセルがあることも予想していますので、理由があればあまり神経質になりすぎる必要はありません。志望度が高い企業であればあるほど、会社説明会のキャンセルは避けたいところですが、やむを得ない場合には必ず当日までに電話で正社員に理由を述べてキャンセルをし、体調を戻して別日程で会社説明会に参加できるかどうか確認しましょう。

会社説明会の無断キャンセルはダメ!

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一方で、絶対やってはいけないのは会社説明会の無断欠席です。事前に電話で理由付きで会社説明会のキャンセルの連絡をしていれば、キャンセル待ちをしていた別の学生が参加資格を得ます。会社説明会のキャンセルは無料で学生に損失はありませんが、理由なく無断欠席をすることによって企業にとっては大きな機会損失になります。

正社員になれば、顧客や取引先とのアポイントを理由なく無断でキャンセルするなど言語道断です。無断で、予約していた会社説明会を出席辞退する行為は、その企業への志望度が低いことを示すだけではなく、その学生や所属大学の非常識さを正社員に露呈することにもなるでしょう。

企業や正社員によっては、理由のない会社説明会無断欠席の学生をチェックしている可能性もあります。会社説明会の別日程で再度申し込み予約をしても、その後選考に進めるかどうかはわかりません。

会社説明会のキャンセルは内定に関係する?

このように、理由なく会社説明会を無断欠席をした場合にはその後の選考、つまり内定に影響を及ぼす可能性があります。せっかく優秀な学生でも、平気で会社説明会をドタキャンをするようでは正社員と信頼関係を築くのが難しいと判断する企業や正社員もあるということです。しかし、事前に電話で理由を付けて会社説明会の日程や時間を変更したりキャンセルしたりする場合には、内定に響くということは考えにくいでしょう。

仮に当日の朝であっても、丁寧に電話をして説明をすれば、それだけが理由で内定がもらえないという事態にはなりにくいと言えます。問題は、会社説明会を欠席することよりも正社員への連絡の有無や理由の説明の仕方にあると考えられます。

会社説明会のキャンセルの仕方

それでは、どのような会社説明会キャンセルの仕方が適切と言えるでしょうか。

まず、就活サイトなどから会社説明会を申し込みをした場合には、リクナビやマイナビなどのwebサイト上で指定の締切日までであれば理由付きでキャンセルをすることが可能です。また、企業正社員と直接やりとりをしている場合の断り方として、事前に連絡可能な場合はメールでも構いません。

しかし締切日までに会社説明会をキャンセルができない場合や、前日・当日の連絡であれば正社員に電話するほうが好ましいでしょう。正社員の担当者が準備で忙しく席を外している可能性もありますが、多くの企業では人事部以外の正社員が電話を受けることもできるため、電話で事情を伝えたほうが丁寧と考えられます。会社説明会欠席の理由については、寝坊、日程を忘れていた、他社の選考重複のため、という理由は正直に言わずに、急用、体調不良とにごす理由のほうが良いでしょう。

また、最後に迷惑をかけてしまったことを正社員に謝罪し、別の日程で会社説明会に参加したいという旨を電話で伝えることも重要です。

正社員と電話での連絡やメールの返信などのやりとりをする場合は、敬語の使い方やメールの書き方に気をつけましょう。

説明会をキャンセルする方法

事前に予約を入れていた会社説明会に出席できなくなった際には、必ず、キャンセルの連絡を入れましょう。

「会社説明会なんて多くの人が来るのだから、1人くらいいなくてもわからない」「会社説明会に出なくてもエントリーもできるし、選考も受けられる」などと甘くみてはいけません。

予約不要の会社説明会は別として、事前にエントリーや予約が必要な会社説明会で無断欠席すれば、名簿でチェックされ、入社意欲が低い人、社会人としてのマナーができていない人と、選考にも影響を与えてしまうことがあります。

では、どのようにキャンセルをすればいいのか、メールの場合と電話による場合をご紹介します。

メールでキャンセルする場合

どの企業の担当者も忙しいので電話を入れても離席していたり、つかまらなかったりする場合もあります。

一方、今の時代、メールは重要なビジネスツールとなっていますので、メールチェックは必ずしているのが通常です。

やむを得ない事情や他の重要な用事が重なってしまったなどで、キャンセルせざるを得ないと事前にわかった時にはメールがオススメです。

ただし、説明会当日の場合、メールチェックが間に合わない可能性があります。

前日の会社の業務時間内に到着するまで目安にし、それ以降になる際は電話が安心です。

ポイント

では、メールで説明会キャンセルの連絡をするにはどうすればいいのでしょうか。

サークルの飲み会のキャンセルを飲食店にするのとは異なり、たった一言、「説明会に行けません。」で済ませてしまうことがないようにしましょう。

謝罪の気持ちを伝える

まず、一番の基本として、説明会に行けなくなったことを謝罪します。

大人数の説明会だから1人くらいと思いがちですが、担当者はその日のために資料を用意したり、会場の設営をしたりしています。

企業にとってはどのくらいの就活生が自社に興味を持って説明会に訪れてくれるかは、大きな関心事です。

せっかく予約を入れてくれた就活生のキャンセルは、とても残念なことですので、丁寧にお詫びをすることが大切です。

具体的な理由は書かなくてよい

ご自身の体調不良やご家族などの事情もあれば、大学の授業や試験、重要な行事が入るケースもあるかもしれません。

中でも多いのが、会社説明会が重なる時期なので、もっと興味のある会社の説明会が同じ日に重なってしまい、そちらを優先させたいというものです。

ですが、理由は明確にする必要はありません。

ましてや、他の企業の説明会に行くのでなどと真実を伝えることはありません。

急なキャンセル以外は説明会前日までにメールを送る

体調不良や急なトラブルで当日キャンセルとなる場合を除き、前日の業務時間内に届くように送りましょう。

開催時間が迫っているような時にメールを送っても、チェックしてもらえない可能性があります。

会場の受付で無断欠席と思われてしまいますし、連絡が遅くなれば、マナーがなっていないと思われるリスクもあるので、行けなくなった時点で早めに連絡を入れます。

メールでキャンセルする場合のメール例

〇〇株式会社

人事部人事課

×× 様

〇〇大学△△学部 ××と申します。

〇月△日の説明会の件でご連絡させていただきました。

説明会の予約をさせていただきましたが、当日都合が悪くなり、キャンセルさせていただきたくご連絡いたしました。

せっかく貴重な機会を用意していただきながら、大変申し訳ございません。

何卒ご了承のほど、宜しくお願い申しあげます。

―――――――――――――――――

○○大学 △△学部××学科

×× ×× (フルネームを入れる)

【電話】***-****-****

【メール】******@***.jp

【住所】〒000-0000

***************

―――――――――――――――――

電話でキャンセルする場合

当日キャンセルの場合や、企業から問い合わせ等は電話連絡を優先でと言われているような場合は電話で行います。

その際はどのように連絡をすればいいのでしょうか。

ポイント

電話はメールと違って、後から見直しもできないので、事前に文章を用意し、何度か練習をしたうえで、スムーズに話せるようにしておくのがポイントです。

とくに就活生は社会人としての話し方に慣れていないので、伝えるべき内容を書いた原稿を用意しておきましょう。

企業の業務時間内に電話はかける

まず、電話をかけるのは企業の業務時間内です。

業務時間外では留守番電話に接続するなど、連絡が取れなくなることもありますので注意しましょう。

最初に氏名・大学名・説明会参加予定日を伝える

大手企業などの場合は、就活生専用の電話窓口を設けていることもありますが、中小企業などは窓口が分かれていないケースもあります。

最初に会社説明会に参加予定であった〇〇大学の××である旨を名乗り、誰からどんな件で電話を入れているのかを最初に明確に伝え、担当者につないでいただきましょう。

電話で説明会のキャンセル連絡をする場合のやり取り例

「お忙しいところ、恐れ入ります。私、◯◯大学の××と申します。本日〇時の会社説明会の件でお電話いたしました。新卒採用担当の××様はいらっしゃいますか。」

(担当者に代わる)

「採用担当の××様ですか。突然のお電話失礼いたします。私、本日◯時からの会社説明会に予約をさせていただいた、◯◯大学の××と申します。

大変恐縮ですが、急用のため、参加できなくなりました。席を用意していただいたにもかかわらず、申し訳ございません。突然の欠席となり、××様にご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。お忙しい中、お手数をおかけしました。では、失礼いたします。」

説明会をキャンセルの際には社会人としてのマナーを忘れずに

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企業の採用担当者にメールや電話をすることは、正直面倒と考える学生もいるかもしれませんが、予定重複で参加予約をしていた会社説明会を欠席するということはそれだけ正社員に迷惑がかかる行為で、キャンセル方法を間違えば採用にも関わってきます。非常識な学生と思われないように、会社説明会の当日キャンセルはできるだけ避け、なるべく早めに正社員へ理由つきでキャンセルの連絡を入れるようにしましょう。

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