※この記事は2017年8月に公開された記事の再掲載です。
こんにちは、就活市場編集部です。
せっかく就職活動で予約をしていた会社説明会であっても、別の面接と日程が重複してしまったり、病気だと診断されてしまったりという理由で急遽欠席しなければいけないこともあるでしょう。会社説明会をキャンセルしたら印象が悪くなるのではないか、内定がもらえないのではないかと心配する人は2018年でも多くいました。実際には、会社説明会のキャンセルは珍しいことではありませんが、連絡手段や理由付けなどの対処方法について適切に理解をしておかないと、企業や正社員に悪い印象を与えかねません。
ここでは、就職・転職活動において参加予約をしていた会社説明会をキャンセルする方法と、選考への影響について説明します。
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会社説明会をキャンセルできるか
会社説明会に参加するには通常、事前に参加予約して席を確保する必要があります。そのため、業界で人気企業の会社説明会がキャンセル待ちになることもしばしばです。企業正社員にとっては、予約者のために会社説明会を事前に準備をし、配布物を印刷、場合によっては別会場を手配して行うため、理由なく予約を戻すことは喜ばしいことではありません。
しかし、直前になって用事が重複することや当日に体調が悪くなることもあるでしょう。人事担当正社員は会社説明会のキャンセルがあることも予想していますので、理由があればあまり神経質になりすぎる必要はありません。志望度が高い企業であればあるほど、会社説明会のキャンセルは避けたいところですが、やむを得ない場合には必ず当日までに電話で正社員に理由を述べてキャンセルをし、体調を戻して別日程で会社説明会に参加できるかどうか確認しましょう。
会社説明会の無断欠席はダメ！
一方で、絶対やってはいけないのは会社説明会の無断欠席です。事前に電話で理由付きで会社説明会のキャンセルの連絡をしていれば、キャンセル待ちをしていた別の学生が参加資格を得ます。会社説明会のキャンセルは無料で学生に損失はありませんが、理由なく無断欠席をすることによって企業にとっては大きな機会損失になります。
正社員になれば、顧客や取引先とのアポイントを理由なく無断でキャンセルするなど言語道断です。無断で、予約していた会社説明会を出席辞退する行為は、その企業への志望度が低いことを示すだけではなく、その学生や所属大学の非常識さを正社員に露呈することにもなるでしょう。
企業や正社員によっては、理由のない会社説明会無断欠席の学生をチェックしている可能性もあります。会社説明会の別日程で再度申し込み予約をしても、その後選考に進めるかどうかはわかりません。
会社説明会のキャンセルは内定に関係する？
このように、理由なく会社説明会を無断欠席をした場合にはその後の選考、つまり内定に影響を及ぼす可能性があります。せっかく優秀な学生でも、平気で会社説明会をドタキャンをするようでは正社員と信頼関係を築くのが難しいと判断する企業や正社員もあるということです。しかし、事前に電話で理由を付けて会社説明会の日程や時間を変更したりキャンセルしたりする場合には、内定に響くということは考えにくいでしょう。
仮に当日の朝であっても、丁寧に電話をして説明をすれば、それだけが理由で内定がもらえないという事態にはなりにくいと言えます。問題は、会社説明会を欠席することよりも正社員への連絡の有無や理由の説明の仕方にあると考えられます。
会社説明会のキャンセルの仕方
それでは、どのような会社説明会キャンセルの仕方が適切と言えるでしょうか。
まず、就活サイトなどから会社説明会を申し込みをした場合には、リクナビやマイナビなどのwebサイト上で指定の締切日までであれば理由付きでキャンセルをすることが可能です。また、企業正社員と直接やりとりをしている場合の断り方として、事前に連絡可能な場合はメールでも構いません。
しかし締切日までに会社説明会をキャンセルができない場合や、前日・当日の連絡であれば正社員に電話するほうが好ましいでしょう。正社員の担当者が準備で忙しく席を外している可能性もありますが、多くの企業では人事部以外の正社員が電話を受けることもできるため、電話で事情を伝えたほうが丁寧と考えられます。会社説明会欠席の理由については、寝坊、日程を忘れていた、他社の選考重複のため、という理由は正直に言わずに、急用、体調不良とにごす理由のほうが良いでしょう。
また、最後に迷惑をかけてしまったことを正社員に謝罪し、別の日程で会社説明会に参加したいという旨を電話で伝えることも重要です。
正社員と電話での連絡やメールの返信などのやりとりをする場合は、敬語の使い方やメールの書き方に気をつけましょう。
キャンセルの際には社会人としてのマナーを忘れずに
企業の採用担当者にメールや電話をすることは、正直面倒と考える学生もいるかもしれませんが、予定重複で参加予約をしていた会社説明会を欠席するということはそれだけ正社員に迷惑がかかる行為で、キャンセル方法を間違えば採用にも関わってきます。非常識な学生と思われないように、会社説明会の当日キャンセルはできるだけ避け、なるべく早めに正社員へ理由つきでキャンセルの連絡を入れるようにしましょう。
