会社説明会の案内に対する返信メールのマナー

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企業から会社説明会の案内が送られてきた場合に、どのように返信したらいいか分からないという人もいるのではないでしょうか。

就職活動をしていると、企業の採用担当者とメールをやりとりする機会も増えてきます。社会人経験がない方にとっては、普段友人や家族と連絡をするときとは全く異なる言葉遣いをしなければいけないため、戸惑うこともあるかもしれません。

失礼なメールを送付して印象を悪くしないように、あらかじめメールのマナーを理解しておきましょう。

会社説明会の案内には返信すべき?

企業からのメールは基本的にすべて返信しましょう。会社説明会に参加する場合は特に返信は必須です。返信をせずに当日参加するということはありえません。

会社説明会の案内に限らず、メールを確認したら「メールありがとうございました」という趣旨のメールを返信することで、先方に、メールを受け取ったということを伝えることができるためです。もちろん、なかには大量のメールを受け取る採用担当者もいるので、一人ひとりの受験者の名前を確認しているとは限りません。

しかし、説明会の案内メールであれば出席を取っているとも考えられます。また、すぐに返信があれば、その会社に対する意欲が高いと感じてもらえるかもしれません。

ただし、自動送信などの案内メールで、「このメールに返信の必要はありません」などと注意書きがある場合には返信を控えましょう。

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返信はなるべく早めに!タイミングにも注意

企業から説明会の案内を受け取った場合には、24時間以内に返信メールを送るようにしましょう。何日も経ってからでは、メールを定期的にチェックしていないか、その企業への志望度が低いように見えてしまいます。

早すぎて失礼になることはないので、気づいたらすぐに返信しましょう。

ただし、送信する時間帯には注意が必要です。深夜や早朝など非常識な時間帯には返信するべきではありません。会社のメールなら出社してから確認するだろうから、いつ送ってもいいだろうと感じる人もいるかもしれませんが、なかには携帯電話で会社メールをチェックしている企業の担当者がいるかもしれません。

深夜にメールを受け取るとあまりいい印象を受けませんので、夜遅くにメールに気づいた場合は翌日の8時以降に返信するといいでしょう。

メール作成時の注意点とは

メールを返信する際には、案内メールの内容は消さないでおきましょう。ただし、件名は「会社説明会ご連絡のお礼○○大学○○○(氏名)」のように変更し、一目でメールの内容が分かるようにします。

文章は、誤字脱字がないように何度も見直し、長文になるような場合には30字を目安に改行をしましょう。また、当然ですが、携帯のメールアドレスではなくPCのアドレスを利用するのがマナーです。

メールの最後には署名をつけるといいでしょう。署名には、大学名、氏名(漢字、ローマ字)、携帯電話番号、メールアドレスを記載しておきます。

返信メールのテンプレート

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ここでは、説明会の案内の返信メールの例文をご紹介します。

例文

件名:会社説明会ご案内のお礼○○大学○○○(氏名)

○○株式会社

人事部 採用担当○○様

○○大学○○学部○○学科の○○○(氏名)と申します。

この度は説明会の日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

○月○日○時に○○会場へ、必要書類持参の上お伺いいたします。

ご担当者様よりお話を伺うのを楽しみにしております。

当日はよろしくお願い申し上げます。

○○○(氏名)

———————————————————

○○大学○○学部○○学科

○○○(氏名)

TEL : 090-****-****

Mail : *****@****.com

———————————————————

メール返信は社会人の重要なエチケット

企業からの説明会の案内には、きちんとマナーを守って返信メールを送りましょう。誤字脱字があったり返信が遅かったりすると採用担当者に悪い印象を与えかねません。

送信する前に内容を何度も確認するようにしましょう。

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