説明会に関するメールのマナーを徹底解説！内定に近づくポイントとは？

企業から会社説明会への申込みや案内が送られてきた場合に、どのようにメールを送ればいいのかわからないという人もいるのではないでしょうか。

就職活動をしていると、企業の採用担当者とメールをやりとりする機会も増えてきます。社会人経験がない方にとっては、普段友人や家族と連絡をするときとは全く異なる言葉遣いをしなければいけないため、戸惑うこともあるかもしれません。

失礼なメールを送付して印象を悪くしないように、あらかじめメールマナーを理解しておきましょう。

最後に説明会の申込みに関するメールの例文も紹介しておりますので、こちらを参考に印象の良いメールを送るようにしましょう。

木下恵利

あなたが志望する企業への説明会申込みはかなり重要ですが、メールマナーをしっかり抑えないと、会う前から評価が下がってしまいますので、しっかりメールを送る前に確認しておくようにしましょう。

企業や社会人にメールを送信するタイミングは？　

インターンや説明会などに参加した後、いつメールを送ったら良いかで迷った経験がある方もいらっしゃるかもしれません。

お世話になった企業や社会人の方に感謝の気持ちを伝えるためにも、ぜひお礼のメールを送りましょう。

お礼のメールを送ることで、その人の優しい人柄や真摯な姿勢が相手にも伝わるはずです。

メールを送るタイミングはいくつかあります。

絶好のタイミングでメールを送ることができれば、相手に好印象を持ってもらえるチャンスです。

メールを上手に活用して、企業や社会人の方々との交流を深めましょう。

インターンや説明会参加前後

まずは案内メールが届いたら、内容を了承した旨と当日の挨拶を軽く返信しましょう。

案内メールの内容をきちんと理解していることを返信で示すことにより、相手に安心感を与えることができます。

そして、社会人の基本である挨拶を盛り込むことで、相手に丁寧な印象を与えることも可能です。

インターンや説明会を通じて、特に仲が良くなった方や名刺をもらって個人の連絡先がわかるような場合も、お礼のメールを送ることをおすすめします。

連絡先を交換した方々だけでも、お世話になった感謝の気持ちをきちんとメールで伝えることにより、相手に好印象を与えることが可能です。

メールを送って悪いことはないので、ぜひ積極的に活用しましょう。

タイミングはインターンや説明会参加前後で、参加後の早いうちにお礼メールを送ることが望ましいです。

OBOG訪問参加後

OBOG訪問では、自分の興味のある企業や業界で働く先輩方を訪問するため、社会人の方とある程度仲良くなることが想定されます。

先輩方から実際の仕事内容や、企業での経験、社内の雰囲気などの情報を含め、有益なアドバイスや貴重なお話を聞くことができるのもOBOG訪問の醍醐味でしょう。

先輩方からさまざまなお話を聞いて、勉強になったらしっかりとそのお礼の気持ちを伝えるのが礼儀です。

実際に働いている社会人の方から企業や業界の実情や本音を聞くことは就活を進めていくうえでも非常に有益でしょう。

そして、先輩後輩ということで、社会人の方と連絡先を交換する機会も多くあるかと思います。

お世話になった感謝の意を示すために、ぜひOBOG訪問参加後のタイミングでお礼のメールを送りましょう。

内定承諾後や懇親会参加後

いよいよ内定が決定したとします。

内定を承諾したら、まず企業にお礼のメールを送りましょう。

また、懇親会で仲良くなった社員の方がいれば、直接お礼を伝えると相手に丁寧な印象を与えることができます。

就活は内定をもらってゴールではなく、内定をもらってからが本当のスタートです。

就活中のメールのやりとりはもちろんのこと、内定をもらってからも真摯な気持ちで、お世話になった方に感謝を伝える姿勢を持ち続けましょう。

そして、メールを送るタイミングや内容の工夫次第で、自分の真面目な人柄や豊かな人間性を相手へ効果的に伝えることができます。

メールは簡単で便利なツールです。

ぜひメールを積極的に活用して、就活や内定後のコミュニケーションを円滑なものにしていきましょう。

就活のメール基本マナー

LINEの普及によりメールを使用する機会がかなり少なくなってきましたが、就活ではメールはほぼ必ず使用することになります。

そのため、必要最低限のメールマナーを知っておきましょう。

大学のメールアドレスを使用

メールを送る際は、個人で設定したメールアドレスよりも学校が発行するメールアドレスを使用するのが適切です。

個人が設定したメールアドレスはで送る事はNGだとされているわけではありません。

しかし特段理由がない場合は大学が提供するメールアドレスを使用するのが差し支えありません。

当たり前ですが、メールアドレスは企業からも見えます。

意味のある単語が含まれている場合はそのメールアドレスを使用しないことが好ましいです。

敬語の誤用に注意

メールを作成する際は間違った敬語を使わないように気を付けましょう。

よくある間違いが二重敬語です。

敬語に敬語を重ねるのは間違いでない場合もありますが、回りくどくなってしまいます。

そのため敬語の使い方には十分注意してメールを作成しましょう。

誤字脱字がないか確認する

誤字脱字に関してはメールマナーを知らなくても対処できるものになります。

そのため、必ずメールを送る前に確認するようにしましょう。

スマホやPC画面は、目が画像の点滅だと認識しているので誤字を見つけにくいです。

完璧に誤字脱字や言葉の間違いをなくすためには一度印刷してみることをオススメします。

html形式ではなく、テキスト形式で送る

あまり知られていないのですが、メールの書式設定をテキスト形式に変更してメールを送るのがマナーとなっております。

html形式とは、メール本文の文字の色や大きさ、画像の挿入などを行える形式となっております。

これだけ聞くとhtml形式の方がいいのではと思われるかもしれませんが、決してそのようなことはありません。

html形式はメールの容量が大きくなることが多く、受信した際にメールサーバーに負担がかかり、最悪壊れてしまう可能性もあります。

そのため、html形式のメールを受信しないように設定をしている企業も多いです。

また、html形式だとパソコンの画面の大きさにより形が崩れたることや、パソコンの機種によりメールが文字化けする可能性もあります。

そのため、企業に迷惑をかけないためにもメールの書式はテキスト形式にするようにしますよう。

基本的に24時間以内に返信すること

友達や親であったら別に返信する必要はないと思いますが、企業から来たメールは24時間以内に返信するようにしましょう。

特に返信する必要がないと思うようなメールの内容でも必ず返信するようにしましょう。返信することにより、企業に「あなたがメールを確認した」ということを伝えられます。そのため、内容が返信不要のようなものでも返信するようにしましょう。

ただし、返信不要と本文内に記載してある場合は、返信しないようにしましょう。

また、返信する時間は、企業の就業時間内であることが基本です。夜遅い時間帯の返信は「不健康な生活を送っているのではないか」と思われてしまいますので避けるほうが良いでしょう。

件名はそのまま、本文は残すこと

人事担当者は多くのメールを処理します。件名がなかったり、件名で用件がわからなかったりすると開封されない可能性もあります。メールを整理しやすいよう件名は変えずにそのまま「Re:」で、過去の履歴をさかのぼりやすくするために本文はそのまま残して返信しましょう。

ビジネスメールは細かいテクニックよりも、相手への気遣いが一番重要である！

メールの基本的な構成

次は、メールの基本構成をお話します。説明会の申込みだけでなく、他にも面接の時やお礼メールなどでも基本的にメールの構成は変わらないため、こちらを頭に叩き込んでおくことで他のメールにも応用ができます。

メールは

1. 宛先
2. 件名
3. 宛名
4. 本文
5. 署名

の5項目で構成されてます。

宛先

宛先は、送る相手のメールアドレスになります。この宛先を間違えてしまうと、相手にメールが届かないためしっかりと確認するようにしましょう。

また、何度確認しても間違いはないがエラーでメールが届かない際は、「@」も確認してみるのもひとつの手です。「@」が全角で入力されてるとエラーになりますので、エラーメールが続く際は「@」も確認するようにしましょう。

件名

件名は、あなたの用件を本文を見ないで判断することが出来る部分になります。そのため、件名で用件がわからないものは見過ごされる可能性があります。

しっかりと相手が重要なメールだと認識してもらえるように件名は「用件/大学名・名前」の順番で記載するようにしましょう。

宛名

宛名は、メール最初に記載するもので、誰に宛てたメールなのかをはっきりさせる部分になります。

例えば、メールアドレスを間違えて送ってしまったとしても、この宛名をしっかり書いていることで相手は間違えて送られてきたメールだと認識をすることができます。

そのため、宛名は必ず入れるようにしましょう。宛名に入れる項目は、

1. 会社名
2. 部署名
3. 担当名

の3つになります。担当名がわからない場合は、「ご担当者様」と記載してメールを送るようにしましょう。

本文

メール本文には、

1. 自己紹介
2. 用件
3. 締めの言葉

の3部構成になります。基本的に自己紹介と締めの言葉は同じものの使い回しで問題ありません。

用件はあなたが相手に確認したいことや伝えたいことをわかりやすく伝えるように工夫しましょう。

署名

署名はあなたが誰なのかを記載する部分になり、名刺のようなものになります。

署名も一度作ってしまえば使い回し可能なので、就活が始まったタイミングで署名はすぐに作っておくようにしましょう。

署名の構成は、

1. 氏名
2. 大学名
3. 学部名
4. 学科名
5. 学年
6. 電話番号
7. メールアドレス

の7つになります。こちら忘れずに設定しておくようにしましょう。

メールの基本構成を抑えておけば、どんなビジネスメールも作ることができます！

説明会申込みに関するメールのテンプレート

次に、説明会の申込みに関連するメールのテンプレートをご紹介します。今回は、

1. 説明会申込みのメール
2. 企業からの返答に対する返信メール

の2つのテンプレートをご紹介しております。こちらの2つを活用すれば、説明会申込みの段階で印象を良くすることも可能となりますので、ぜひ参考にしてください。

説明会申込みのメール

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企業からの返答に対する返信メール

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説明会の案内に関するメールの疑問を解消しよう

最後に、説明会の案内に関するメールを送る際に気になる3つの疑問点を紹介していきます。

会社説明会の案内には返信すべき？

上記でもお話しましたが、企業からのメールは基本的にすべて返信しましょう。会社説明会に参加する場合は特に返信は必須です。返信をせずに当日参加するということはありえません。

会社説明会の案内に限らず、メールを確認したら「メールありがとうございました」という趣旨のメールを返信することで、先方に、メールを受け取ったことを伝えることができます。もちろん、なかには大量のメールを受け取る採用担当者もいるので、一人ひとりの受験者の名前を確認しているとは限りません。

しかし、説明会の案内メールであれば出席を取っているとも考えられます。また、すぐに返信があれば、その会社に対する意欲が高いと感じてもらえるかもしれません。

ただし、自動送信などの案内メールで、「このメールに返信の必要はありません」などと注意書きがある場合には返信を控えましょう。

返信はなるべく早めに！タイミングにも注意

企業から説明会の案内を受け取った場合には、24時間以内に返信メールを送るようにしましょう。何日も経ってからでは、メールを定期的にチェックしていないか、その企業への志望度が低いように見えてしまいます。

早すぎて失礼になることはないので、気づいたらすぐに返信しましょう。

ただし、送信する時間帯には注意が必要です。深夜や早朝など非常識な時間帯には返信するべきではありません。会社のメールなら出社してから確認するだろうから、いつ送ってもいいだろうと感じる人もいるかもしれませんが、なかには携帯電話で会社メールをチェックしている企業の担当者がいるかもしれません。

深夜にメールを受け取るとあまりいい印象を受けませんので、夜遅くにメールに気づいた場合は翌日の8時以降に返信するといいでしょう。

説明会参加の申し込みはスマホではダメ？

企業の方とメールをする場合は出来るかぎりパソコンを使った方が無難です。社会に出てパソコンを使えないということは、会社によってはそれだけで減点対象になりかねませんし、何よりスマホなどの設定によっては送受信に不都合が生じる可能性があるためです。

慣れていない人はパソコンの練習と言う意味でも、パソコンを使用して企業の方とやり取りしましょう。しかし、場合によってはどうしても携帯電話やスマートフォンでの申し込みをしなくてはならないという状況もあるかもしれません。

その際に気を付けなければいけないのは、送受信に不都合が生じる可能性を失くすため、送受信の設定には十分に気を付けることです。ドメインの指定によって、パソコンからのメールが拒否されているような設定になっていると相手からのメールが届かず、それだけで重大な機会を逃す結果になりかねません。

携帯電話やスマートフォンを利用する際は、十分に気を付けておくと良いでしょう。

会社説明会に参加した後にお礼メールは必要？

会社説明会に参加した際にはお礼のメールを送信するべきか悩んでしまう就活生も多いです。

そもそも企業はそういったものまで求めているのか分からないということもありますが、多くの説明会に参加している就活生は忙しいこともあり、なかなかお礼メールを作成する時間もないのではないでしょうか？

ここでは、そもそもお礼メールは本当に必要なのか、今までの先輩はどのくらいお礼メールを送信していたのかということを徹底的に解説していきます。

お礼メールを返信した先輩の割合

今まで就活を経験した先輩たちがどのくらいお礼メールを送信していたのかを知ることでお礼メールの必要性を考えることができます。

すでに就活を終えた学生やすでに就職をしている社会人を対象にしたアンケートによると、約半数の先輩が説明会参加後にお礼メールを送信しているそうです。

このデータだけを見るとお礼メールは送っても送らなくてもどちらでもいいような気もしてきます。

次から、お礼メールを返信する先輩の理由やそれをもらった人事の印象などを解説していきます。

お礼メールを返信する理由

お礼メールを送信する理由は人によってさまざまですが、代表的なものを挙げれば、特に良くしてもらった企業への感謝を伝える目的や、自分の印象を少しでも残したいという狙いがあるようでした。

これらを見ると、志望度の高い企業の説明会に参加した際にはなるべくお礼メールを送信する方が無難かもしれません。

次では、お礼メールをもらった人事がどういった印象を持つかについて詳しく解説していきます。

お礼メールをもらった人事はどう感じる？

同じように企業の人事の方にお礼メールを受け取ったことはあるか聞いたところ、約70%近い人事の方がお礼メールを受け取ったことがあると答えていました。

お礼メールを受け取った人事としては、説明会のフィードバックを受け取ったことによって次の説明会に活かすことができるようになったという意見や、志望度が伝わったという声が多く、お礼メールを受け取った人事としては基本的にプラスイメージになるようです。

ここまでのことを踏まえれば、説明会参加後のお礼メールは志望度の高い企業には送信した方が良いと言えるでしょう。

メール返信は社会人の重要なエチケット

企業からの説明会の案内には、きちんとマナーを守って返信メールを送りましょう。誤字脱字があったり返信が遅かったりすると採用担当者に悪い印象を与えかねません。

送信する前に内容を何度も確認するようにしましょう。

監修者

柴田貴司

明治大学院卒業後、就活メディア運営｜自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート