会社説明会の案内に対するメールのマナー

はじめに

企業から会社説明会への申込みや案内が送られてきた場合に、どのようにメールを送ればいいのかわからないという人もいるのではないでしょうか。

就職活動をしていると、企業の採用担当者とメールをやりとりする機会も増えてきます。社会人経験がない方にとっては、普段友人や家族と連絡をするときとは全く異なる言葉遣いをしなければいけないため、戸惑うこともあるかもしれません。

失礼なメールを送付して印象を悪くしないように、あらかじめメールマナーを理解しておきましょう。

最後に説明会の申込みに関するメールの例文も紹介しておりますので、こちらを参考に印象の良いメールを送るようにしましょう。

 

あなたが志望する企業への説明会申込みはかなり重要ですが、メールマナーをしっかり抑えないと、会う前から評価が下がってしまいますので、しっかりメールを送る前に確認しておくようにしましょう。

監修者

山下 佳佑

大学卒業後、大手人材会社に就職し、新人賞、MVPを受賞。その後、さらなるキャリアステップのため、ベンチャー企業にて人材コンサルティング事業部の立ち上げを行う。キャリアアドバイザー、採用コンサルタントを兼務し、1000名以上の学生と面談を実施し、100社以上の企業の採用コンサルティングを実施。また、就活セミナーの講師として、就活生に対して就活のノウハウも提供し、就活生、企業の目線から最適なアドバイスの提供を行う。

就活のときに気をつけておくべきメールのポイント

LINEの普及によりメールを使用する機会がかなり少なくなってきましたが、就活ではメールはほぼ必ず使用することになります。そのため、必要最低限のメールマナーを知っておきましょう。

誤字脱字がないか確認する

誤字脱字に関してはメールマナーを知らなくても対処できるものになります。そのため、必ずメールを送る前に確認するようにしましょう。

html形式ではなく、テキスト形式で送る

あまり知られていないのですが、メールの書式設定をテキスト形式に変更してメールを送るのがマナーとなっております。

html形式とは、メール本文の文字の色や大きさ、画像の挿入などを行える形式となっております。これだけ聞くとhtml形式の方がいいのではと思われるかもしれませんが、決してそのようなことはありません。

html形式はメールの容量が大きくなることが多く、受信した際にメールサーバーに負担がかかり、最悪壊れてしまう可能性もあります。そのため、html形式のメールを受信しないように設定をしている企業も多いです。

また、html形式だとパソコンの画面の大きさにより形が崩れたることや、パソコンの機種によりメールが文字化けする可能性もあります。

そのため、企業に迷惑をかけないためにもメールの書式はテキスト形式にするようにしますよう。

基本的に24時間以内に返信すること

友達や親であったら別に返信する必要はないと思いますが、企業から来たメールは24時間以内に返信するようにしましょう。

特に返信する必要がないと思うようなメールの内容でも必ず返信するようにしましょう。返信することにより、企業に「あなたがメールを確認した」ということを伝えられます。そのため、内容が返信不要のようなものでも返信するようにしましょう。ただし、返信不要と本文内に記載してある場合は、返信しないようにしましょう。

また、返信する時間は、企業の就業時間内であることが基本です。夜遅い時間帯の返信は「不健康な生活を送っているのではないか」と思われてしまいますので避けるほうが良いでしょう。

件名はそのまま、本文は残すこと

人事担当者は多くのメールを処理します。件名がなかったり、件名で用件がわからなかったりすると開封されない可能性もあります。メールを整理しやすいよう件名は変えずにそのまま「Re:」で、過去の履歴をさかのぼりやすくするために本文はそのまま残して返信しましょう。

メールの基本的な構成

次は、メールの基本構成をお話します。説明会の申込みだけでなく、他にも面接の時やお礼メールなどでも基本的にメールの構成は変わらないため、こちらを頭に叩き込んでおくことで他のメールにも応用ができます。

メールは

の5項目で構成されてます。

宛先

宛先は、送る相手のメールアドレスになります。この宛先を間違えてしまうと、相手にメールが届かないためしっかりと確認するようにしましょう。

また、何度確認しても間違いはないがエラーでメールが届かない際は、「@」も確認してみるのもひとつの手です。「@」が全角で入力されてるとエラーになりますので、エラーメールが続く際は「@」も確認するようにしましょう。

件名

件名は、あなたの用件を本文を見ないで判断することが出来る部分になります。そのため、件名で用件がわからないものは見過ごされる可能性があります。

しっかりと相手が重要なメールだと認識してもらえるように件名は「用件/大学名・名前」の順番で記載するようにしましょう。

宛名

宛名は、メール最初に記載するもので、誰に宛てたメールなのかをはっきりさせる部分になります。

例えば、メールアドレスを間違えて送ってしまったとしても、この宛名をしっかり書いていることで相手は間違えて送られてきたメールだと認識をすることができます。

そのため、宛名は必ず入れるようにしましょう。宛名に入れる項目は、

の3つになります。担当名がわからない場合は、「ご担当者様」と記載してメールを送るようにしましょう。

本文

メール本文には、

の3部構成になります。基本的に自己紹介と締めの言葉は同じものの使い回しで問題ありません。

用件はあなたが相手に確認したいことや伝えたいことをわかりやすく伝えるように工夫しましょう。

署名

署名はあなたが誰なのかを記載する部分になり、名刺のようなものになります。

署名も一度作ってしまえば使い回し可能なので、就活が始まったタイミングで署名はすぐに作っておくようにしましょう。

署名の構成は、

の7つになります。こちら忘れずに設定しておくようにしましょう。

説明会申込みに関するメールのテンプレート

次に、説明会の申込みに関連するメールのテンプレートをご紹介します。今回は、

の2つのテンプレートをご紹介しております。こちらの2つを活用すれば、説明会申込みの段階で印象を良くすることも可能となりますので、ぜひ参考にしてください。

説明会申込みのメール

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企業からの返答に対する返信メール

メールをコピーする

▼説明会の申込みだけでなく、他にもメールテンプレートが知りたいという方は、こちらもご確認ください。
⇒シチュエーション別メールテンプレート集

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説明会の案内に関するメールの疑問を解消しよう

最後に、説明会の案内に関するメールを送る際に気になる3つの疑問点を紹介していきます。

会社説明会の案内には返信すべき？

上記でもお話しましたが、企業からのメールは基本的にすべて返信しましょう。会社説明会に参加する場合は特に返信は必須です。返信をせずに当日参加するということはありえません。

会社説明会の案内に限らず、メールを確認したら「メールありがとうございました」という趣旨のメールを返信することで、先方に、メールを受け取ったことを伝えることができます。もちろん、なかには大量のメールを受け取る採用担当者もいるので、一人ひとりの受験者の名前を確認しているとは限りません。

しかし、説明会の案内メールであれば出席を取っているとも考えられます。また、すぐに返信があれば、その会社に対する意欲が高いと感じてもらえるかもしれません。

ただし、自動送信などの案内メールで、「このメールに返信の必要はありません」などと注意書きがある場合には返信を控えましょう。

返信はなるべく早めに！タイミングにも注意

企業から説明会の案内を受け取った場合には、24時間以内に返信メールを送るようにしましょう。何日も経ってからでは、メールを定期的にチェックしていないか、その企業への志望度が低いように見えてしまいます。

早すぎて失礼になることはないので、気づいたらすぐに返信しましょう。

ただし、送信する時間帯には注意が必要です。深夜や早朝など非常識な時間帯には返信するべきではありません。会社のメールなら出社してから確認するだろうから、いつ送ってもいいだろうと感じる人もいるかもしれませんが、なかには携帯電話で会社メールをチェックしている企業の担当者がいるかもしれません。

深夜にメールを受け取るとあまりいい印象を受けませんので、夜遅くにメールに気づいた場合は翌日の8時以降に返信するといいでしょう。

説明会参加の申し込みはスマホではダメ？

企業の方とメールをする場合は出来るかぎりパソコンを使った方が無難です。社会に出てパソコンを使えないということは、会社によってはそれだけで減点対象になりかねませんし、何よりスマホなどの設定によっては送受信に不都合が生じる可能性があるためです。

慣れていない人はパソコンの練習と言う意味でも、パソコンを使用して企業の方とやり取りしましょう。しかし、場合によってはどうしても携帯電話やスマートフォンでの申し込みをしなくてはならないという状況もあるかもしれません。

その際に気を付けなければいけないのは、送受信に不都合が生じる可能性を失くすため、送受信の設定には十分に気を付けることです。ドメインの指定によって、パソコンからのメールが拒否されているような設定になっていると相手からのメールが届かず、それだけで重大な機会を逃す結果になりかねません。

携帯電話やスマートフォンを利用する際は、十分に気を付けておくと良いでしょう。

▼説明会の申込みだけじゃなく、参加後のお礼メールについても知りたいならこちらも一緒に確認してください！
⇒就活でお礼をメールで送る方法とは？

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メール返信は社会人の重要なエチケット

企業からの説明会の案内には、きちんとマナーを守って返信メールを送りましょう。誤字脱字があったり返信が遅かったりすると採用担当者に悪い印象を与えかねません。

送信する前に内容を何度も確認するようにしましょう。

 

以上、会社説明会の案内に対するメールのマナー…でした。最後までお読みいただきありがとうございました。