企業説明会をキャンセルしたい…失礼にならない連絡の方法

企業説明会にエントリーした後で、キャンセルしなければいけない状況が出てくることもありえます。体調不良やほかの企業の説明会が重なったなどの理由でキャンセルするのは、仕方ないともいえます。しかし、キャンセルの連絡をせずに当日欠席してしまうと、企業に迷惑をかけるだけでなく、就活生の評判を落としてしまう原因にもなりかねません。企業に失礼にならずに説明会をキャンセルするときのマナーについて、ここでは説明していきます。

目次［目次を全て表示する］

▶ 説明会の無断欠席は絶対に避ける
▶ キャンセルは電話にするかメールにするか
▶ キャンセルの連絡では謝罪の気持ちを忘れず
▶ キャンセルを連絡するときの注意点
▶ 将来どこで会うか分からないからキャンセルは丁寧に

説明会の無断欠席は絶対に避ける

企業説明会を無断欠席してしまう就活生は少なくありません。「連絡するのが気まずい」「自分のことで企業の時間をとらせたくない」などの理由が挙げられますが、キャンセルの中でも無断欠席はもっとも企業に迷惑をかけてしまう行為です。無断欠席をすると、担当者は欠席者の身に何か起こったのではないかと不安にかられます。「時間をとらせたくない」ための無断欠席が、状況確認などで逆に時間をとらせてしまう可能性もあるのです。また、無断欠席は会場に空席を作ってしまうため、ほかの参加者のモチベーションにも関わります。何より、無断欠席した本人の印象が悪くなるため、もしも将来再会する場面があったら、困るのは欠席者のほうだといえるでしょう。

キャンセルは電話にするかメールにするか

説明会をキャンセルする際には連絡が必須です。基本的にインターネット上で申し込んだ説明会は、同じサイト内でキャンセルの手続きができるようになっています。ただし、「前日まで」などとキャンセル操作には期限がついているケースがほとんどです。直前のキャンセルは、企業と直接連絡をとる必要があります。前日までのキャンセルであれば、メールでも大きな問題はありません。むしろ、証拠の残るメールのほうが得策ですらあります。しかし、当日キャンセルは電話で伝えるようにしましょう。当日となると担当者は会場で説明会の準備に追われ、メールを見る余裕があるかわかりません。すれ違いを避けるためには確実に用件を伝えられる電話で話すのがおすすめです。

キャンセルの連絡では謝罪の気持ちを忘れず

企業説明会のキャンセルでは、「お客様目線」にならないように注意しましょう。企業説明会にまるでお客のような気持ちで出席する就活生もいますが、実際のところ、就活生は企業に対して上の立場ではありません。就活生は企業から審査される存在であり、謙虚さや敬意を欠いた言動は不相応な印象を与えます。たとえキャンセルの連絡をするにせよ、丁寧な口調で謝罪を伝えるように心がけましょう。キャンセルの連絡では、メールにせよ電話にせよ自分から名前を名乗り、シンプルに企業説明会を欠席する旨を伝えます。そして、最後に念押しで謝罪をして連絡を締めくくります。要点をはっきりさせながら、コンパクトにまとめるのがキャンセル連絡のコツです。

キャンセルを連絡するときの注意点

一度エントリーした説明会をキャンセルすること自体がすでに失礼にあたる行いです。そのうえ失礼の上塗りをしないよう、キャンセル連絡では細部のマナーに気をつけましょう。たとえば、キャンセル理由を細かく説明することです。「ほかの企業に内定が決まり」や「別の説明会と重なって」などの理由を述べると、「御社の優先順位は下なので」と同義に解釈できます。理由は相手から聞かれない限り「突然の都合で」程度でいいでしょう。また、「キャンセルいたします」と断定口調で伝えるのではなく「キャンセルをお願いいたします」と担当者に頼む口調で連絡しましょう。キャンセルが通って当然というニュアンスが伝わると、担当者もいい気はしないものです。