※この記事は2017年5月に公開された記事の再掲載です。
こんにちは、就活市場編集部です。
これまでは、エントリーシートは紙に手書きという方法が一般的でしたが、パソコン入力して印刷、さらにはweb上で入力してオンラインで提出というように、新しいエントリーシートの書き方が普及してきています。
紙媒体での提出とweb提出では、書き方のポイントに違いがあります。紙と異なり制限が多いweb提出では、読みやすくしたり個性を出したりするために、紙とは異なる工夫が必要なのです。エントリーシートのweb提出にあたって知っておきたいポイントを紹介します。
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まずはオフラインで下書きを用意しよう
じっくり時間をかけて記入できる紙のエントリーシートと異なり、webフォーマットの場合、1時間から数時間程度の制限時間が設けられていることが多いです。この場合、提出しないまま時間切れになると、入力していたデータがすべて消えてしまう可能性があります。
また、うっかり更新キーや「戻る」ボタンを押してしまった、インターネット接続が切れて入力内容が無効になってしまったなど、データ消失のリスクが常につきまとっているのです。
そのため、まずは文書作成ソフトなどであらかじめエントリーシートの下書きを作成し、それをweb上のフォーマットにコピー＆ペーストしてweb提出するようにしましょう。下書きを保存しておけば、面接前に読み返すことができるというメリットもあります。
改行できないときは記号を有効活用
web提出のフォーマットでは、改行ができなかったり企業の採用担当者が確認する画面に改行が反映されていなかったりするケースがあります。
紙媒体であれば改行や箇条書きによって読みやすさを追求できますが、改行できないwebフォーマットだと、ひと目見て読みづらく感じる可能性があります。特に志望動機や自己PRは、長い場合400字ほど記入するので、読みやすくするためにメリハリをつける工夫が必要です。
ここで活用できるのが、カッコ（【】、〈〉など）や記号（四角、丸、星など）です。紙媒体で用いる太字や下線などの代わりとして、強調したい部分にカッコや記号を用いることで、メリハリのある文章が生まれます。
また、箇条書きの代わりに（1）（2）などとナンバリングすることもおすすめです。
証明写真のアップロード方法も知っておこう
紙媒体のエントリーシートであれば証明写真を撮影して貼り付けるだけですが、web提出の場合は証明写真のデータをアップロードするという作業が求められます。
証明写真をデータ化するには、いくつかの方法があります。まず、証明写真を撮ってもらった写真屋にデータ化のサービスがあればそれを利用しましょう。それができなければ、証明写真をスキャナーで取り込んでデータ化するという方法があります。
スキャナー機能は、家庭用複合機や大学・コンビニなどにある大型複合機に搭載されています。もしスキャナー機能も利用できなければ、証明写真をスマートフォンなどで撮影し、トリミングして利用するという方法もあります。
このようにデータ化した証明写真を、企業が指定するファイル形式やサイズに従ってアップロードしましょう。
サーバーダウンに気をつけて
紙媒体のエントリーシートであれば手渡ししか郵送のため、締め切りさえ気をつければ大きなトラブルはあまりありません。しかし、web提出の場合気をつけたいのが締め切り直前のサーバーダウンです。
締め切り時間の直前に多くの学生からのアクセスが殺到するとサーバーダウンしてしまい、アクセスできなくなったり動作が遅くなったりして締め切りに間に合わなかったというトラブルがありえます。web提出の場合は、紙媒体での提出よりも締め切りに敏感になる必要があるでしょう。
また、締め切りギリギリに提出するとほかの大量のエントリーシートのなかに埋もれてしまい、採用担当者に深く読み込まれないといったリスクもあります。なるべく早めの提出を心がけましょう。
web提出ならではのコツを理解しよう
エントリーシートに記載する内容が同じでも、紙で提出するかwebフォーマットで提出するかによって、コツがやや異なります。web提出の場合は紙媒体よりも制限が多いため、工夫が必要になります。下書きのバックアップや文章の見栄え、証明写真のアップロード、締め切り管理などを意識しましょう。
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