受付時間の何分前に到着すれば良い?説明会での受付のポイント

受付時間の何分前に到着すれば良い?説明会での受付のポイント

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合同説明会では、一定の時間内に大勢の学生が行き交いするため、さほど開始時間や受付時間を気にする必要はありません。しかし、個別説明会の場合は、参加人数が比較的少なく一人ひとりの行動が目立ちやすくなるほか、説明会が採用につながる可能性もあるため、より慎重に行動することが求められます。

特に受付は、第一印象を左右する場となります。受付時間の何分前に着き、受付前後はどのように振る舞えば良いのでしょうか。ここでは、スムーズに受付を済ませるためのポイントを紹介します。

受付時間が指定されていれば従おう

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合同説明会の場合は、時間内に会場へ行き興味のあるブースを覗けば良いですが、個別説明会の場合は、決められた開始時刻に間に合うように行かなければなりません。もし「説明会は9時開始、受付は8時30分開始」などと受付時間の指定があれば、その時間に従いましょう。

指定された時間より早めに行ってしまうと、まだ会場設営の準備が終わっていなかったり、受付スタッフの手が空いていなかったりと、会社側に迷惑をかけてしまう可能性があります。指定された時間より後か、早くても時間ぴったりに行くようにしましょう。

また、開始時間ぎりぎりに飛び込むのもマナー違反です。開始時間の10分前までには受付を済ませ、着席して説明会への準備を整えましょう。

受付時間が指定されていなければ10分前が目安

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もし指定が「説明会は9時より開始」のみで、受付時間について情報がない場合は、開始時間の10分から15分ほど前に到着するのが目安です。

受付時間が指定されている場合と同じく、到着が早すぎると、会場準備が終わっていない可能性があります。その一方で、開始時間直前に着こうとすると、受付スタッフを急がせることになってしまい、良い印象ではありません。

また、時間がギリギリだと道に迷ってしまったり、エレベーターが混み合っていたり、建物が予想外に広くて会場に着けなかったりといったトラブルに対応できない可能性があります。こういったトラブルを避けるためにも、

「説明会開始の10分から15分前までに到着」を念頭に置いて、余裕をもった行動をするようにしましょう。

受付前に気をつけたいポイント

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会場に着いたら、受付前に気をつける身だしなみを整えるポイント!

・コートやマフラーなどを着用していれば脱ぎ、スーツスタイルになろう

・襟が立っていないか、シワやほこりがないか、ネクタイが曲がっていないかといった点をチェック

・受付に必要な書類がすぐ出せるかどうかも確認

参加票や履歴書、エントリーシートなどがなかなか見つからず、受付でカバンを漁っていると、スタッフや周囲の就活生に迷惑がかかってしまいます。書類はカバンの分かりやすい位置にしまうか、会場に入る前に手で持つなどして、スムーズに受付ができるように心がけましょう。

最後の気をつけたいポイントは、受付ではまっすぐ相手の目を見て、明るく爽やかに挨拶することです。受付といえどもあなたが選考を受けている企業で働いている社員の方になります。悪印象を与えないためにも必ず明るく爽やかに挨拶するようにしましょう。

受付後もスマートに!

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受付が終わったら、会場で着席し、説明会が始まるのを待ちましょう。座席が自由であれば、なるべく前の席に座ることを心がけます。前の席を空けたままにしておくのは企業の方に対して失礼にあたるほか、前の席では企業の方の話を聞き取りやすい、質問をしやすいといったメリットがあります。

着席したら当たり前ですが、携帯電話の電源を切るか、マナーモードであることを確認しましょう。開始直前まで携帯電話をいじるのは、マナー違反のため避けるようにしてください。

また周囲をキョロキョロと見回さず、落ち着いて待機しましょう。友人に会ってもはしゃがず、私語をつつしみ静かに待つことが大切です。

また、楽だからといって足を開いたり組んだり腕を組んだりするのも禁止です。姿勢良く座ることが、話してくれる企業の方に対する礼儀でもあります。

説明会までに時間の余裕があれば、配布資料などを読んで待っておきましょう。

受付をスムーズに済ませて説明会に臨もう

受付は、説明会に参加するための第一歩です。企業の方にとっても自分にとっても、お互いが気持ちよい説明会にするためには、マナーを守って行動することが大切です。

そのため、受付は10分前を目安に済ませ、会場ではメモを出したり配布資料を読んだりと、説明会を聞くための準備をして待っていましょう。

会社説明会に遅れないための3つの対策

個別の面接はもちろんですが、会社説明会への遅刻は避けたいものです。

多くの熱心な就活生がすでに着席している中で、後から入室すれば目立ってしまい、企業担当者の印象もよくありません。

大切な情報を最初からしっかり聞くためにも、遅刻しないことがベストです。

慣れない場所やはじめての会場で行われることも多い、会社説明会に遅れないための3つの対策をご紹介します。

説明会の準備は前日までに済ませておく

会社説明会に行くために必要な準備は、当日ではなく前日までに済ませておきましょう。

持参することが必要な書類などをはじめ、メモを取るためのノートや文具類、交通ICカードや女性ならメイク道具といった必要アイテムをカバンに詰めて準備します。

また、リクルートスーツやYシャツ、ネクタイ、ブラウスなどの服装もセットアップしておきましょう。

きれいな靴で行きたいので、靴磨きなども済ませておくとよいです。

当日、靴の汚れを気にして掃除していたら、バスや電車に乗り遅れたなどということがないようにしましょう。

当日は電車の遅れを考慮して少し早く出る

交通機関のトラブルは意外に頻繁に起こるものです。

最寄り駅までバスなどを利用する方は、渋滞のリスクなどもあります。

バスは道路状況で予定通りの時間に到着するとは限りません。

十分に余裕を持った時刻のバスに乗るようにしましょう。

電車も人身事故や車両故障などのトラブルで、しばしば停車することがあります。

わずか5分、10分の停車で済んだ場合でも、到着時間にギリギリの電車を使っていると遅刻につながります。

早めに到着する分には困らないので、開始時刻に間に合う電車より、1本から2本早い電車を利用するように心がけましょう。

とくにはじめて行く場所や会場の場合には、なおさら余裕を持った行動がオススメです。

会社説明会の30分前には、会場に到着できるスケジュールを組んでおきましょう。

迷子になったことを考え先に会社の場所を確認しておく

行ったことのあるビルや会場なら、まだ安心ですが、会社説明会の会場ははじめて行く場所であることが少なくありません。

会社説明会が行われる会社の地図や、外部会場の地図をしっかりと確認し、駅からのルートや経路となる道のりの名称、目印となる建物やお店などをチェックしておきましょう。

会場に30分前に到着できるのが理想なので、早めについた場合に待機できそうな公共スペースやお店などがないかも、事前にチェックしておくと安心です。

電車を降りるタイミングになったら、スマホで該当の場所の地図を開き、いつでも見直せるようにして駅から万全の体制で歩き出すのがオススメです。

受付時間を問い合わせてみよう

さて、ここまでは説明会の受付時間を知っている前提で、到着時刻に関するポイントを紹介してきました。

しかし、中には受付時間を忘れてしまう場合や聞きそびれてしまったケースもあるかもしれません。

そういった場合は自分から企業に問い合わせることが大切です。

問い合わせを面倒臭がることや悪印象を与えてしまうことを懸念して曖昧なまま放置してはいけません。

受付時間はどうやって問い合わせれば良いのか、その方法と一般的なテンプレートについて確認してみましょう。

電話で問い合わせ

受付時間を電話で問い合わせるメリットはレスポンスが早いことです。

電話が通じる時間帯であればすぐに回答がもらえるため、説明会の日程が直近に迫っている際などは特に役に立ちます。

一方、電話でのやり取りに慣れていない場合は少しハードルが高く感じられるかもしれません。

必要であれば名乗り方や質問内容について原稿を作り、教えてもらった日程を忘れないようにメモの準備もしておきましょう。

始業直後や終業直前、昼休みの時間帯は忙しいことが多いので、電話する時間帯を調整する配慮も大切です。

電話で問い合わせる際のテンプレート

お忙しいところ失礼いたします。

私、○○大学○○学部○○学科の□□□□と申します。

このたびは○月○日に開催される御社の説明会に関してお伺いしたいことがありご連絡させていただきました。

担当者の方はおられますか?

○月○日の説明会に参加を希望しているのですが、当日の受付時間を失念してしまいました。

お手数をお掛けしますが改めてお伺いしてもよろしいでしょうか。

○○時ですね、かしこまりました。

本日はお忙しい中お時間を割いていただきありがとうございました。

では失礼いたします。

メールで問い合わせ

受付時間を問い合わせるもう一つの方法はメールです。

メールは文字媒体なので、問い合わせの内容を焦らず落ち着いて考えられます。

そのため、せっかく問い合わせをしたのに回答内容をメモし忘れるようなミスもなくなるでしょう。

一方、メールを使う場合は返答まで時間がかかる可能性を念頭に置かなければいけません。

返信まで1週間程度かかることもあるので、日程に余裕のあるケースで使うことをおすすめします。

なお、メールは相手側が任意の時間に閲覧可能ですが、ビジネスマナーとして深夜などに送信するのは避けたほうが無難です。

メールで受付時間を問い合わせる際のテンプレート

株式会社○○

人事部

採用ご担当者様

初めてご連絡させていただきます。

現在就職活動を進めている○○大学○○学部○○学科の□□□□と申します。

本日は○月○日に開催される貴社説明会の受付時間についてお尋ねしたいことがありご連絡いたしました。

先日の合同説明会で頂いたパンフレット、貴社採用ホームページともに説明会の受付時間に関する記載が見つからなかったのですが、当日は何時にお伺いすればよろしいでしょうか。

お忙しい中お手数をおかけして恐縮ですが、ご返信いただければ幸いです。

よろしくお願い申し上げます。

○○大学○○学部○○学科

□□□□

[メールアドレス]

[電話番号]

もし説明会に遅れそうな場合の対処法

電車のトラブルが予想以上に長引いたり、会社説明会をはしごして、予定より終了時間が遅くなったりしたなど、会社説明会に遅れそうになった場合、どのように対処すればいいでしょうか。

時間がギリギリになりそうな場合は、すぐに企業に連絡する

到着時間がギリギリになりそうな場合、それがわかった時点ですぐに当日の対応窓口や緊急連絡先などに連絡を入れるのがマナーです。

もし、間に合ったとしても、連絡を入れずに遅刻するよりは、企業側にとって印象もよいものです。

大幅な電車の遅延などがあれば、企業側も考慮してくれますから、事情を伝えるなどして焦らず連絡を入れましょう。

間に合うかどうかわからない心境で焦って行動するより、いったん、連絡を入れて気持ちを落ち着かせてから行動する方が、スムーズにいくものです。

遅刻連絡する場合のテンプレート

「お忙しいところ恐れ入ります。私、本日〇時より開催の会社説明会に参加する〇〇大学 〇〇学部の×× ××と申します。」

「現在、会場に向かっている途中なのですが、人身事故が起きてしまい、電車が止まっている状態です。会社説明会に遅れてしまう虞があり、ご連絡させていただきました。電車が動き次第の到着か、代替輸送手段を利用してそちらに向かわせていただきます 。遅刻をしても入室が認められるでしょうか。」

(はい、大丈夫です。)

「ありがとうございます。なるべく早く到着できるようにいたしますので、宜しくお願いします。それでは、失礼いたします。」

遅刻するからと無断で欠席するのはNG

遅刻しそうだから、もういいやとあきらめたり、今から出発してはもう間に合わないと欠席することを決めたりした場合も、必ず、欠席する旨の連絡を入れてください。

「どうせ本命の会社ではないし」とか、「会社説明会に出席しなくてもエントリーはできるし…」などと甘く考えてはいけません。

「多くの就活生が集まっているから1人くらい欠席しても、気にもとめないだろう」などと勝手に考えず、会社説明会への参加を予約した以上は、キャンセルする旨の連絡を入れてください。

これは社会人としてのマナーが問われることです。

就職してから、取引先や職場での約束事を無断で放り投げる人だと思われないようにしましょう。

会社説明会に遅刻しないよう、受付時間をよく確認しよう

会社説明会は単に企業に関する説明を受けるだけの場ではなく、大切な就活プロセスの一つです。

参加する際は受付時間をきちんと確認し、それに合わせた余裕のある行動プランを立てましょう。

もし受付時間がわからない場合は自分から問い合わせ、説明会に間に合うよう準備しておくことが大切です。

そして、会社説明会では、面接と同様の身だしなみや行動のマナーが求められます。

選考の雰囲気に慣れる場としても活用できるので、しっかり準備をして説明会に参加してみてください。

柴田貴司
監修者

明治大学院卒業後、就活メディア運営|自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート

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