面接を辞退するときのメールの書き方はどうすればいい？理由別の例文も紹介

はじめに

「面接を辞退するときの連絡はメールでもいいの？」 「面接を辞退したいときのメールは具体的にどんな風に書けばいいの？」 「その他、面接を辞退するときの注意点はある？」 このように、就職・転職活動中の方や、進路を考えている方には、様々な疑問や不安があるのではないでしょうか。

本記事では、面接を辞退するときのメールの書き方や、注意点についてご紹介しています。

この記事を読むことで、面接を辞退するときにはどのようなメールを書けばいいのか、またどのようなことに注意すべきかを把握できます。それらの知識を元に、辞退理由別の例文もご紹介していますので、具体的な例文が知りたいと考えている方にも参考になるでしょう。

面接の辞退を考えている方や、就職・転職活動中の方は、是非この記事をチェックしてみて下さい。

面接の辞退はメールでも大丈夫？

就職・転職活動を進める中で、面接を辞退したいと考えることもあるでしょう。しかし、メールで面接辞退を伝えてもいいのかと不安になる方もいるのではないでしょうか。

実際には、面接辞退の連絡はメールで行っても問題ありません。

しかし、「きちんとメールが届いたか不安」という方や「企業の担当者がとても丁寧に対応してくれたため、直接伝えたい」という方は、メールで連絡を入れた後に電話でフォローするといいでしょう。

また面接の前日・当日になって辞退をする場合には、担当者がメールに気がつかない可能性もあるため、メールではなく電話で連絡を入れるのがベターです。

面接を辞退するときのメールの書き方

「メールで面接辞退の連絡を入れるのは問題ない」ということが分かっても、実際どのようにメールを構成すればいいのか分からないという方も多いのではないでしょうか。

ここでは、面接を辞退するときのメールの書き方についてご紹介していきます。是非、参考にしてみてはいかがでしょうか。

宛名の書き方

メールの宛先は、企業の担当者に設定しましょう。

採用担当者は、企業へ応募してくる学生の管理などのほか、面接日時・会場の設定、管理などを行っています。万が一、面接辞退者が出た場合には、スケジュールの再調整や面接官への伝達などを行わなければなりません。

件名の書き方

件名は、一目で「面接辞退の連絡だ」と分かるように端的に書きましょう。

また、件名を見ただけで誰からの連絡か分かるように、件名の後に自分の名前を入れると親切です。可能であれば、面接の日時も件名に含めるといいでしょう。あまりに件名が長くなってしまうようであれば、日時は省略します。

重要なのは、面接辞退の連絡だと誰にでも分かるような件名にすることです。

本文の書き方

本文の最初にも宛名を書くのが一般的です。続けて、面接の予定日時と自分の名前を書きましょう。

その後、面接を辞退したい旨を伝えます。面接を辞退する理由については、詳しく触れる必要はありません。理由に困った時には「一身上の理由で」という表現を使うといいでしょう。

面接辞退を伝えた後には、採用担当者にきちんと謝罪の気持ちを伝えます。お詫びの言葉の後に、最後の挨拶をして本文を締めましょう。

本文の終わりには、自身の名前や連絡先を書くのがマナーです。

締めの言葉の書き方

締めの言葉は、定型文を使うのが一般的です。

「最後になりましたが、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。」や「末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。」などが使えるでしょう。

今後、関係が長く続くわけではないため、「今後もよろしくお願いいたします。」などの表現は避けた方がいいです。

辞退理由別の例文

先述したように、面接を辞退する理由は詳細に述べる必要はありません。しかし、企業側から面接を辞退する理由を聞かれた際には、きちんと理由を説明できるようにしておきましょう。

ここでは、面接を辞退する理由別に例文をご紹介していきます。是非、ご一読下さい。

社風とのミスマッチがある場合の例文

選考を進める中で、応募したときとは自身の気持ちが変わったり、ギャップを感じたりすることもあるでしょう。その際は、自身が理想とする社風や方向性が合わなかったことを素直に伝えましょう。

「誠に申し訳ございませんが、企業研究を進める中で、当初自身が抱いていたイメージとの違いを感じ、自分の能力も考慮した結果、貴社に貢献していくのが難しいと判断いたしました。

つきましては、面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げた次第です。

お忙しい中、お時間をいただいたにも関わらず、申し訳ございません。

本来ならば、直接お詫びに伺うべきところを、メールでのご連絡になりましたことを重ねてお詫び申し上げます。」

スキルとのミスマッチがある場合の例文

1度は選考を希望したものの、自身の持っているスキルとのミスマッチが原因で辞退することもあるでしょう。

「誠に申し訳ございませんが、企業研究をより深く進める中で、自身の能力について改めて考えた結果、貴社に貢献するのが難しいと判断したため、面接を辞退させていただきたくご連絡した次第です。

お忙しいところお時間をいただいたにも関わらず、このような結果になりましたことをお詫び申し上げます。」

他社から内定が出た場合の例文

他社から内定が出て、面接を辞退することもあるでしょう。面接辞退を希望する企業には、くれぐれも失礼のないように注意しましょう。

「誠に申し訳ございませんが、先日他社から内定をいただき、そちらの企業でお世話になることを決心いたしました。そのため、予定していたこちらの面接を、辞退させていただきたくご連絡差し上げた次第です。

お忙しいところお時間をいただいたにも関わらず、このような結果になり、申し訳ございません。」

体調不良である場合の例文

体調不良が原因で、やむを得ず面接を辞退しなくてはならないこともあるでしょう。企業によっては面接日程の再調整を行ってくれるところもあるため、よく考えてメールを送りましょう。

「誠に申し訳ございませんが、体調が優れない日々が続いているため、面接を辞退させていただきたく、ご連絡した次第です。身勝手なお願いで申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。」

日程が合わない場合の例文

選考に関する連絡が来たものの、面接日程に都合がつかないこともあるでしょう。しかし、ただ「面接の日程が合わない」という理由だけでは、引き止められる可能性もあります。

「次回の選考につきまして、いずれの日程も都合がつかない状況になっております。そのため、大変申し訳ございませんが、次回の面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げた次第です。お忙しい中、貴重なお時間をいただいたにも関わらず申し訳ございません。」

家庭内事情である場合の例文

家庭内の事情で面接を辞退する場合には、プライベートな内容も含むことが多いため、理由を事細かに記載する必要はないとされています。

「大変申し訳ございませんが、家庭の事情により就職活動を続けるのが難しい状況となりました。つきましては、予定している面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げた次第です。貴重なお時間をいただいたにも関わらず、このような結果となり申し訳ございません。」

面接を辞退するときの注意点

ここでは、面接を辞退するときに注意したい点についてご紹介していきます。

面接は、企業と求職者との約束事です。自身で面接を辞退すると決めたときには、様々な点に注意する必要があるでしょう。是非、ご一読下さい。

面接を辞退する前にもう一度整理する

面接を辞退する連絡を行なってしまってから、「やっぱり選考を受けたい」と思っても、再度面接をお願いすることはできません。そのため、本当に面接を辞退していいのかをしっかりと考えましょう。

企業とどのような点が合わないと考えているのか、自身は就職・転職活動に何を求めているのかなど、自身の気持ちをきちんと整理することが重要です。その上で、やはり面接を辞退すると決心した場合は、誠意を持って採用担当者に連絡を入れましょう。

無断辞退しない

面接を辞退する理由は人によって様々でしょう。「他の企業から内定をもらった」「抱いていたイメージと異なっていた」「より優先したい企業と面接の日程が被ってしまった」など、いろいろな事情が考えられます。

しかし、理由がどんなものであっても、無断で面接を辞退するのはマナー違反です。

面接を辞退したい旨をきちんと伝え、誠意を持って謝罪をしましょう。

辞退の連絡は早めに行う

面接を辞退すると決めたのであれば、できるだけ早めに連絡を入れましょう。

面接を実施するにあたって、企業では様々な社員の手がかかっています。面接の日程調整だけでなく、面接官との日程調整、面接会場の確保、資料の準備など、学生には計り知れないほどの時間や手間がかかっているでしょう。

面接直前になってから辞退の連絡を入れると、さらに手間を増やすことになってしまいます。

相手企業の営業時間内にメールを送る

面接辞退の連絡は、相手の企業の営業時間内に行うのがマナーです。

しかし、転職活動をしながら働いている方は、企業の営業時間内に連絡を入れるのが難しいこともあるのではないでしょうか。万が一、営業時間外の連絡になってしまう場合には、メールに「営業時間外の連絡になってしまうこと」を詫びる文章を入れるようにしましょう。

辞退の理由を聞かれたら誠意を持って正直に伝える

基本的には、面接を辞退する理由について、詳しく触れる必要はないとされています。「一身上の理由で」とすればいいでしょう。

しかし、企業によっては面接を辞退する理由を聞いてくるところもあります。理由を聞かれることを考え、事前に理由を考えておくようにしましょう。

辞退理由は「社風が古い」「給与面に不満がある」など、相手に失礼にあたるものは避けた方がいいです。「他社から内定をいただいたため、そちらでお世話になります」など、ポジティブな理由にするといいでしょう。

返信するときは簡潔な文面にする

自身が送信した面接辞退のメールに企業から返信があった場合には、基本的には返信する必要はありません。

しかし、企業側から「辞退理由をお聞かせください」などと聞かれた場合は、差し支えのない範囲で回答すると親切でしょう。内定をいただいた企業の名前などを聞かれても、「その件に関してはお答えできません」と伝えて問題ありません。

メール後に不安な場合や緊急時は電話する

自身がメールを送ったあと、しばらくしても企業から返信がないと不安になる方もいるでしょう。

企業から返信がない場合、採用担当者がメールに気付いていない可能性が高いです。面接の前日の夕方になっても返信がない場合には、企業に電話をして辞退の連絡がきちんと届いているかを確認するようにしましょう。

面接の辞退を電話で行うときのポイント

ここからは、面接辞退の連絡を電話で行う場合のポイントについてご紹介していきましょう。

自身が辞退の連絡をメールで行うのか、電話で行うのかによって、注意すべき点が異なります。是非、チェックしてみて下さい。

• 当日辞退の場合は簡潔にまとめて話す
• つながらなかった場合は伝言をお願いする

当日辞退の場合は簡潔にまとめて話す

面接辞退を伝えるのが当日になった場合でも、注意すべきポイントはあまり変わりません。

しかし、採用担当者や面接官に迷惑をかけてしまうことに変わりありません。そのため、辞退の理由を細かく説明するというよりも、簡潔にまとめてお詫びの気持ちを話すのがおすすめです。

つながらなかった場合は伝言をお願いする

企業に電話をかけても採用担当者に繋がらなかった場合は、企業の別の担当者に伝言を頼むことになります。

面接を辞退したい旨を伝え、採用担当者に伝えてもらうようにお願いしましょう。この際、伝言を引き受けてくれた方のお名前を聞くようにして下さい。

その後、採用担当者へメールで「電話をしたものの繋がらなかったこと」と「別の社員の方に伝言をお願いしたこと」を伝えるといいでしょう。

伝言を引き受けてくれた方の名前を聞くのは、誰に伝言をお願いしたのかが分かるようにするためです。

面接辞退のメールの書き方やマナーを知っておこう

本記事では、面接を辞退するときのメールの書き方や注意点についてご紹介してきました。

選考を途中で辞退するときには、とにかく誠意のある対応を心がけることが重要です。面接に至るまで、採用担当者は多くの時間や手間をかけてくれています。感謝の気持ちと謝罪をきちんと伝えましょう。

このようにあらかじめ決まっていた予定をキャンセルすることは、今後もあるでしょう。そのとき、どれだけ誠意ある対応ができるかという点に、社会人としてのレベルが表れます。

今回ご紹介した対応をマスターし、今後の就職・転職活動や社会人経験に役立てて下さい。

監修者

柴田貴司

明治大学院卒業後、就活メディア運営｜自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート