エントリーシートの学歴・職歴欄には、ある程度決まった書き方があるのをご存知でしょうか。基本的な書き方は分かっていても、留学や休学、中退など特殊なケースについてはよく分からないという方もいるでしょう。
この記事では、エントリーシートの学歴・職歴欄の基本的な書き方や気をつけたいポイント、留学や中退など特殊なケースでの書き方について紹介しています。また、学歴・職歴欄だけでなく、志望動機や自己PRなどの書き方についても簡単な解説があります。
エントリーシートの正しい書き方を理解し、書き間違いなどのミスを防ぐことで、あなたの能力や個性を正当に評価してもらえるエントリーシートを仕上げられるでしょう。
エントリーシートに学歴・職歴を記入するときのルールや注意点を知りたい方は、ぜひチェックしてみてください。
企業がエントリーシートを提出させる目的
就職活動において、企業から選考書類として履歴書のほかにエントリーシート（ES）という書類の提出を求められることがよくあります。
なぜ、多くの企業がエントリーシートの提出を求めるのでしょうか。ここでは、企業の視点に立ち、エントリーシートを応募者に提出させる目的を考えてみましょう。
- 選考を効率よく進める
- 学歴と採用実績を照らし合わせる
選考を効率よく進める
企業がエントリーシートの提出を求める理由の1つに、選考の効率化があります。企業は、従業員1人を雇うだけでも多大なコストがかかるため、応募者がしっかりと働いてくれるのか慎重に見極めなければいけません。
しかし、特に人気のある大手企業の場合、全ての応募者と面接するのは時間的・人員的に不可能と言えるでしょう。
そこで、企業はエントリーシートを活用します。志望動機や自己PRなどから、それぞれの応募者の能力や適性を見極め、自社に必要な人材かどうか実際に会って確かめたい応募者だけを面接選考に進ませるのです。
学歴と採用実績を照らし合わせる
企業がエントリーシートの提出を求めるもう1つの理由は、応募者の学歴と自社の採用実績を照らし合わせることです。
もちろん、学歴だけがその人の優秀さを決めるわけではありません。また近年では、選考基準として学歴よりも個性や人柄が重視される傾向になってきています。
しかし、企業にはこれまでの採用実績から、どの程度の学歴を持つ従業員が社内で活躍でしているかというデータがあります。それが結果的に判断基準の1つとなっていることは否定できないでしょう。
エントリーシートと履歴書の違い
学歴や志望動機など、内容が重複している部分もあるエントリーシートと履歴書ですが、両者にはどのような違いがあるのでしょうか。
エントリーシートは、採用選考において参考にするための書類です。それぞれの企業が、応募者について具体的に知りたい内容に沿って独自に作成するため、決まった形式がありません。
これに対して履歴書は、採用選考だけでなく、入社後には従業員情報としても利用される公的な書類です。こちらは、標準的な形式のものが市販されています。
このように、エントリーシートと履歴書は使用目的が異なるため、内容に重複があっても問題ありません。
エントリーシートの学歴・職歴のマナーや書き方9選
エントリーシートは、内容だけでなくその書き方も評価の対象となります。一般的な形式に沿った読みやすい文書を作ることも、社会人として必要なスキルの1つです。
ここでは、エントリーシートの学歴・職歴欄をより読みやすいものにするための書き方やマナーについて、9つのポイントに分けて紹介します。
- 見栄をはらずに真実を記入する
- 学歴は「中学校卒業」から書く
- 「入学」と「卒業」の年月を書く
- 「在学中」ではなく「卒業見込み」と書く
- 学校名は正式名称で記入する
- 西暦と和暦を統一する
- 中退の場合もきちんと記入する
- 職歴欄にアルバイトは記載しない
- 最後に「以上」と記入する
1：見栄をはらずに真実を記入する
採用選考を少しでも有利に進めようと、エントリーシートに嘘や誇張した話を書きたくなる方もいるのではないでしょうか。変な見栄をはらず、エントリーシートには真実のみを書くようにしてください。
特に、学歴や経歴を偽ったり、所持していない資格を資格欄に書いたりすることは厳禁です。入社後に発覚すると、懲戒免職や最悪起訴されるなどの大事に発展する可能性もあります。
また経験についての嘘や脚色も、多くの場合、面接で具体的に質問されたときに発覚してしまいます。もちろん、嘘をつくことは選考においてマイナスになるため、発覚するくらいなら初めから嘘はつかない方が賢明と言えるでしょう。
出典：刑法 第二百四十六条｜e-Gov法令検索
参照：https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=140AC0000000045_20200401_430AC0000000072&keyword=%E5%88%91%E6%B3%95
2：学歴は「中学校卒業」から書く
エントリーシートの学歴・職歴欄には、これまで自分が通った学校や就業した会社名などを記入していきます。1行目の中央には「学歴」と書き、2行目からは年月が古い順から学歴を記入しましょう。
学歴については、新卒の場合は義務教育終了の区切りとなる中学卒業から書き始めるのが一般的です。
3：「入学」と「卒業」の年月を書く
高校以降は、入学と卒業の両方の年月を記入していきます。まず1行を使って、入学の年月と「（学校名） 入学」を書き、次の行に卒業の年月と「（学校名） 卒業」を書きます。なお、大学受験や資格取得のために通った予備校は記入しません。
4：「在学中」ではなく「卒業見込み」と書く
エントリーシートを提出する時点で自分が学生の場合、在学中の学校については「在学中」ではなく、「卒業見込み」という表現を使うのが一般的です。
卒業年度が分かるように、卒業予定の年月と「（学校名） 卒業見込み」を書きましょう。なお、大学院生の場合は「修了見込み」という表現を使います。
5：学校名は正式名称で記入する
学校名などの固有名詞は、全て省略せず、正式名称で記入します。コース名や学科名も忘れずに正式名称で書きましょう。
特に学校名は省略してしまいがちです。「高校」も「高等学校」の省略形です。十分に注意して記入してください。事前に卒業証書などで正式な学校名を確認しておくと安心です。
なお、同じ固有名詞が連続する場合、2行目から「同上」と書いて省略する書き方がありますが、これも手抜きと思われることがあるため使わない方がよいでしょう。
6：西暦と和暦を統一する
年の表現は、西暦（2021年など）と和暦（令和3年など）のどちらを使っても構いませんが、どちらかに統一して使うようにしてください。
学歴・職歴欄だけでなく、生年月日の記入欄など書類全体で同じ表現を使い、違和感がないようにしましょう。
7：中退の場合もきちんと記入する
学校を中退した場合も、省略したりぼかして書いたりせず、きちんと正確に記入しましょう。ただし、「中退」は省略表現なため避け、「中途退学」という表現を使います。なお、中退の理由については「家庭の経済的な理由のため」など、簡潔に記入して構いません。
8：職歴欄にアルバイトは記載しない
職歴については、アルバイト歴を記入しないのが一般的です。もし、アルバイトや長期のインターンシップでの勤務経験をアピールした場合は、自己PR欄に書くとよいでしょう。
正社員や契約社員の経験があった場合、学歴の最終行から1行開けた行の中央に「職歴」と書いてから、学歴と同じように、入社・退社した年月と会社の正式名称を記入していきます。アルバイト以外の経験がない場合は、「職歴」の下に「なし」とだけ書きましょう。
9：最後に「以上」と記入する
全ての学歴・職歴を記入し終わったら、その次の行に「以上」と右寄せで記入するのが一般的です。
「以上」という言葉を書くことには、学歴・職歴がこれ以上ないことを表現するとともに、書き足しや書き換えを防ぐ意味合いもあります。
エントリーシートの学歴を書くときのポイント7つ
ここからは、エントリーシートに学歴を記入するときに気を付けておきたいポイントを7つ紹介します。
エントリーシートを書くときの基本的なマナーや、学校名が在学時とは変わっているときなど特殊なケースでの書き方も説明しています。ぜひ目を通しておいてください。
- 基本的なマナーを確認しておく
- 元号や西暦の計算は間違えないようにする
- 学校名や学科名が長い場合は2行に分ける
- 在学時と学校名が変わった場合には現在の学校名も書いておく
- 学校名は「国立」や「私立」を忘れないようにする
- 休学や留学した場合は期間を記載する
- 留年や浪人をしても特に記入する必要はない
1：基本的なマナーを確認しておく
まずは、エントリーシートの書き方の基本的なマナーを確認しておきましょう。使用する筆記用具は、黒のボールペンか万年筆が基本です。鉛筆やシャープペンシル、消せるボールペンなど、簡単に字が消せるものは使わないようにしましょう。
記入する際に大切なことは、字の上手下手よりも、丁寧に読みやすく書くことです。文字の形だけでなく、大きさや間隔も意識して書きましょう。また、話し言葉や略語、記号などを使わないように気を付けてください。
なお、修正液は使えません。書き間違えたときは最初から書き直すことになるため、まずは用紙のコピーを取ってそちらに下書きをするといいでしょう。
2：元号や西暦の計算は間違えないようにする
日本の書類では、年の表記として西暦と元号（和暦）が混在しています。先述した通り、同じ書類では年の表記を統一した方が良いため、場合によっては西暦から元号へ、または元号から西暦へと変換する計算が必要です。
西暦と元号の計算は、間違えないよう正確に行いましょう。計算ミスで入学や卒業の年度を間違えて記入してしまうと、見る人にあまり良くない印象を与えてしまうだけでなく、留年や浪人をしたと思われたり、学歴詐称を疑われたりする可能性もあります。
計算が面倒という方は、ネットで自動計算してくれるサイトを利用するといいでしょう。「元号西暦対照表」などのキーワードで検索すれば、西暦と元号を簡単に変換できるサイトがすぐに見つかります。
3：学校名や学科名が長い場合は2行に分ける
先述した通り、学校名や学科名は省略せずに正式名称を記入しなければいけませんが、場合によっては、正式名称が長すぎて1行には収まりきらないこともあります。
学校名や学科名が長すぎて1行に収まらない場合は、省略したり、無理に字を詰めて書いたりせず、2行に分けて書きましょう。
4：在学時と学校名が変わった場合には現在の学校名も書いておく
学校名は、学校の統廃合などの理由で変わってしまうことがあります。在学時と現在で学校名が変わっている場合は、入学・卒業したときの学校名を記入し、その後に括弧書きで現在の学校名を記入しましょう。
変更前と変更後の両方の学校名を書いておかないと、採用担当がどちらかしか知らなかった場合、どの学校に在籍していたのかすぐには分からないこともあります。
5：学校名は「国立」や「私立」を忘れないようにする
中学校や高校の学校名を記入する場合は、頭の「国立」「○○県立」「私立」など、運営母体を表す言葉も省略せずに書きましょう。
国公立の学校の場合、「国立」「○○県立」まで入れてその学校の正式名称となります。私立の学校の場合は、学校法人名などは書かずに「私立」とだけ書くのが一般的です。
なお、大学などの場合は、「国立」「私立」などは正式名称に含まれていないため、書く必要はありません。
6：休学や留学した場合は期間を記載する
休学や留学した場合は、記入欄の1行を使ってその旨を記入します。休学の場合は、その理由も記入します。休学の理由が病気であれば、現在の状態（完治したのか治療中なのかなど）と、仕事に支障がないのであればそのことも書いておきましょう。
なお、進級に影響しない短期間の休学の場合は、記入する必要はありません。留学の場合は、留学した期間と国名、学校名も記入します。
ただし、1年未満の短期留学は学歴としては認められないことが多いです。学歴欄には書かずに自己PR欄などに書くといいでしょう。
7：留年や浪人をしても特に記入する必要はない
留年や浪人については、記入する必要はありません。わざわざ書かなくても、学歴の年月を見ればすぐに分かるため、無理にごまかそうとすると良くない印象を持たれることがあります。
ただ、留年の理由については面接で聞かれることがあるため、どう答えるかは考えておきましょう。
学歴以外のエントリーシートの項目と書き方4つ
エントリーシートには、学歴・職歴以外にもさまざまなことを記入する欄があります。その1つ1つが、採用の判断材料になる重要なものです。
ここでは、学歴以外のエントリーシートの項目の中から、「基本情報」「志望動機」「自己PR」「学生時代に力を入れたこと」の4つについて、その書き方を紹介します。
- 抜けがないように気をつける「基本情報」
- 志望企業と一致している点をアピールする「志望動機」
- 強みにも弱みにも触れる「自己PR」
- 具体的な実績や成果を盛り込む「学生時代に力を入れたこと」
1：抜けがないように気をつける「基本情報」
基本情報とは、氏名・住所・連絡先など、自分自身に関する情報のことです。添付する証明写真もこれに含まれます。
他でもない自分のことです。基本情報は抜けや間違いがないよう、特に注意して記入しましょう。具体的に注意したいポイントは、以下の通りです。
まずは氏名欄ですが、その上にはふりがなの記入欄があります。ここに「ふりがな」と書いてある場合はひらがなで、「フリガナ」と書いてある場合はカタカナでふりがなを記入します。
また、氏名欄の捺印には、スタンプ式印鑑は使えません。印鑑は珍しい苗字のものでなければ、100円ショップなどでも購入できるため準備しておきましょう。
次は住所欄です。住所は都道府県からマンション・アパート名まで書き、番地は「1-1-1」のように省略せず、「1丁目1番地1号」のように正確に記入します。
連絡先欄には、通常は自宅の電話番号を書きます。自宅に固定電話がなかったり、携帯電話の方が日中に連絡を取りやすいのであれば、携帯電話の番号を記入しても構いません。
証明写真については、服装は黒か紺のスーツに白のシャツ、髪型は眉毛や耳を出すのがベストです。また、写真のサイズもしっかり確認しておきましょう。なお、費用はかかりますが、スピード写真機よりも人の目のチェックが入る写真館やフォトスタジオでの撮影がおすすめです。
記入日を書く欄も忘れないようにしましょう。記入した日ではなく、実際に提出する日（郵送の場合はポストに投函する日）の日付を書きます。年の表記は、書類全体で使っているものと統一しましょう。
2：志望企業と一致している点をアピールする「志望動機」
志望動機の記入は、多くの就活生が頭を悩ませるポイントです。まずは、志望する企業の職種をよく調べ、自分とマッチする点を見つけてみましょう。
志望動機をスムーズに書くには、ビジネスの世界でもよく用いられる「PREP法」という文章構成法を使うといいでしょう。
PREPとは、Point（要点）・Reason（理由）・Example（事例）・Point（要点）の頭文字をとった言葉です。Point（要点）、つまり結論を先に書くことで、これから何の話を書くのか分かりやすく示せます。
PREP法に従って志望動機を書く場合は、最初に「私が貴社を志望した動機は○○です」などと結論を書き、次にその理由やきっかけ、そして自分の強みなどについて実際の例を挙げながら書きます。そして、最後にやりたい仕事や意気込みを具体的に書くと良いでしょう。
以下に志望動機の例文を用意しました。志望動機を書く際の参考にしてください。
私はスポーツに取り組む多くの人に貢献したいと考え、貴社を志望しました。
私は小学生の頃から約10年間に渡り、サッカーに取り組んでいました。全国大会への出場経験もあり、プロサッカー選手になることも考えていましたが、高校生の頃に膝を故障し、その夢は諦めざるを得ませんでした。
プロの選手になれなくても、スポーツを通じて社会に貢献したいと思っていたとき、リーズナブルな価格で、かつ安全性の高いスポーツ用品の開発を通じてスポーツに取り組む人々に貢献する貴社のことを知り、その理念に感銘を受けました。
もし貴社に入社できましたら、サッカーの経験を活かしたスポーツ用品の開発や、私のように挫折を経験した人でもそれを乗り越え、前向きにスポーツに取り組める環境作りに貢献したいと考えています。
3：強みにも弱みにも触れる「自己PR」
自己PRを書くには、自分のことをよく知る必要があります。まずは自己分析をし、自分の考え方や特性を言葉にしてみましょう。また、客観的な視点を入れるために、周りの人に自分の強みや弱みを聞いてみると、より自分を深く理解できるでしょう。
実際に自己PRを記入するときは、先述した「PREP法」を使うといいでしょう。まず「私の長所は○○です」などと結論から書き、その理由について実例を上げながら書いていくとスムーズです。
また、自分の強みだけでなく弱みについても書くと、より自己分析ができていることをアピールできます。弱みについて書く際には、改善する意思があることや、自分なりに考えた改善策も一緒に書いておきましょう。
以下は自己PRの例文です。
私の強みは、目標に向かって粘り強く努力できることです。
私は高校時代の3年間、野球部に所属していました。打撃には自信がありましたが、守備では送球が乱れることが多かったため、改善すべく自主トレーニングに取り組むことにしました。
送球の基本に立ち返り、フォームを意識しつつ毎日300球をノルマに投げ込みを続けることで、次第にスムーズな送球ができるようになりました。
監督にも努力を認められ、内野手としてレギュラーにも抜擢されました。3年生のときにはショートを任され、夢だった甲子園出場も果たしました。
この経験から、何事も忍耐強く取り組むことが大事だと学びました。
貴社でもこの経験を活かし、目標を達成するために何が必要か常に考え、結果が出るまで諦めず仕事に取り組んでいきます。
4：具体的な実績や成果を盛り込む「学生時代に力を入れたこと」
「学生時代に力を入れたこと」「学生時代に頑張ったこと」という記入項目もエントリーシートの定番ですが、多くの就活生がどう書けばいいのか悩む項目でもあります。
何か特別なエピソードがあった方が有利と思いがちですが、採用担当がこの項目で知りたいのは、「何を」頑張ったのかではなく「どのように」頑張ったのかです。
ありきたりな経験でも、具体的な実績や成果を交えてどう頑張ったのかを説明できれば、与える印象は随分違ってきます。
また、何かを頑張った記憶がない方でも、勉強や部活、アルバイトなど、学生時代に何かに打ち込んだ経験はあるはずです。自己分析をしたり、日記やブログをつけたりしている方は見返してみるなどして探してみましょう。
家族や親しい友人、先生など身近な人に聞いてみるのも1つの手です。頑張っている姿は、自分自身よりも周りの人がよく覚えている傾向にあります。
学生時代に力を入れたことも、先述したPREP法を使って書くとよいでしょう。以下に例文を示します。
私が学生時代に力を入れたことはアルバイトです。大学の近くにあるレストランで3年間、接客の仕事をしていました。
アルバイト先にレストランを選んだのは、内気な性格を直したかったからです。小さい頃から引っ込み思案で、特に初対面の人との会話が苦手でした。しかし、社会人になってもこのままではいけないと思い、レストランのホールスタッフとして働くことを決意しました。
最初の頃は大きな声が出せず、何度も聞き返されてしまうなど、お客様を不快にさせてしまうことも度々ありました。そのことで店長や先輩に注意されたことも一度や二度ではありません。
やはり自分に接客業は向いていないのではないかと、退職も考えていた矢先、お客様から私の接客に対してお褒めの言葉を頂きました。涙が出るほど嬉しかったことを、今でも鮮明に覚えています。
そのお褒めの言葉で、私は自分に自信を持てるようになり、次第に大きな声で応対できるようになりました。それに伴い、お客様やアルバイト仲間から接客態度を高く評価されることも多くなっていきました。
私はこの経験から、自信を持つことの大切さを学びました。
エントリーシート提出前の最終チェック
エントリーシートの提出直前には、記入内容の最終チェックをしましょう。簡単なミスを見逃してしまうと、いい加減に書いたと思われて評価を落とすことにもなりかねません。
まずは、各記入欄で書き忘れや記入漏れがないかチェックしましょう。特に提出日や印鑑は忘れやすいため要注意です。
次にチェックするのは書き間違いです。誤字や脱字だけでなく、表記ゆれ（「クオリティ」と「クオリティー」など、複数ある言葉の書き方を混ぜて使うこと）がないかも確認しましょう。
自己PRなどの文章では、同じ言い回しを多用していたり、語尾に「である調」と「ですます調」を混ぜて使ったりしていないかもチェックしてください。また、各項目に矛盾している部分がないか、志望企業に合っているかなど、内容についても確認しておきましょう。
エントリーシートの学歴・職歴を正しく書こう
エントリーシートの書き方に正解はありませんが、学歴・職歴欄については、正しい書き方がある程度決まっています。その書き方を守れていないと、あまり良くない印象を与えかねません。
また、学歴や職歴を間違えて記入していると、それらを正しく評価してもらえないこともあります。学歴・職歴欄はあなたの知識や経験を客観的に伝えられるものでもあるため、手を抜かず正確に書きましょう。
