オフィスワークで定時帰りのイメージがある事務職は人気の職種。どこの企業も倍率が高いため、採用されるには職務経歴書で他の候補者と差別化を図らねばなりません。本記事では事務職の職務経歴書の書き方をご紹介します。自己 PR の例文を交えて解説しているので、参考にしていただけるでしょう。是非最後まで読んでください。
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事務職で求められる能力
採用される確率を高めるにはその職種で求められる能力は何か知っておくことが大切です。その上で自分にその能力が備わっていることをアピールしましょう。事務職で求められる能力は下記の5つです。履歴書やエントリーシートを書く際で注意するのは複数の能力をアピールしないようにすることです。より事務職の適性があることをアピールしたいと複数のアピールポイントを挙げがちですが、企業側からすると、どっちつかずのアピールをしているように見えてしまいます。アピールポイントは一つに絞り、具体的なエピソードを根拠にした説得力あるアピールを心がけましょう。
PCスキル
事務職は主にパソコンを使って仕事するので、基本的な PC スキルは備えておくべきです。 Word Excel PowerPoint の3つを押さえておくと好ましいです。具体的にはワードで言えば 表を挿入したり文字の装飾をしたりと、見やすさ・分かりやすさを意識した資料を作成できるレベルまで求められます。 エクセルはSUM関数・AVERAGE関数など基本的な関数を取得するのはもちろんのこと、さらにピボットテーブルを利用してマクロも組んだりできれば、アピールとしては十分でしょう。
事務処理能力
書類作成能力や電話応対スキルなど事務処理能力の高さもアピールポイントの一つです。事務の仕事は、請求書や見積書などを様々な書類作成を担当する可能性があります。書類に不備を許されないので、正確性が求められます。また、できるだけ多くの数をこなせるスピードも重要となるでしょう。電話応対では取次をきちんとできることはもちろん、クレーム対応まで業務に含まれることもあります。相手の怒りをエスカレートさせないよう、感情的にならず相手を受け流すことがクレーム対応のポイントです。とはいえ、あまりにも冷淡な態度をとると「態度が悪い」と怒りに火を注ぐこともあるので、声には感情がこもるよう配慮しましょう。
コミュニケーション能力
事務職は社内の様々な人と関わる可能性がある仕事です。そのため様々な人と円滑にコミュニケーションを取れるコミュニケーション能力の高さが求められます。「この人は苦手だから。嫌いだか」らといって態度を変えるような対応はは言語道断です。出来る限り自分を抑え、相手に合わせることが重要になります。コミュニケーション力が高い人というと流暢に話すイメージがもたれがちですが、コミュニケーションで本当に重要なのは「相手の話を聞く」ことです。相手が求めていることを捉え、適切なレスポンスを返すことで、相手は話しやすくなります。そのためには頷きや共感の表現を随所に取り入れ、話を進めやすい配慮を行うのが大事です。
ホスピタリティ
ホスピタリティとは おもてなしの心を指します。ビジネスの場では相手に気持ちいいと感じてもらえるコミュニケーションが求められます。そのためにホスピタリティがポイント。事務職の場合、受付の業務を兼務する場合もあります。社外のお客さんがはじめて接する相手は受付嬢です。 顧客の会社に対する印象を左右する重要なポジションとなるので、ホスピタリティーを持って他人と接することができるかという点は非常に大切です。
物腰の柔らかさ
物腰の柔らかさも事務職で仕事をする上で重要な要素です。オフィス内ではすぐに感情的になる人は敬遠されてしまいますし、一緒に仕事をしづらいと思われます。物腰の柔らかい人は社内社外問わず、誰にでも同じような態度で接することができる人が多いので事務職に向いていると言えるでしょう。
アピールポイント別事務職の自己ＰＲ例文
履歴書を書く際に一番悩むところが自己 PR の文章です。どう書けば自分の良さはが伝わるのか・採用担当によく思ってもらえるか悩ましいところですよね。ここでは自己PRの書き方でお悩みの方の参考になるよう、アピールポイント別の自己 PR 例文をご紹介します。丸写しはいけませんが、是非参考にしてください。
PCスキル
レポート作成の効率化を図るためにパソコンスキルを磨いてきました。単語登録機能を活用し、レポート作成時間の短縮を実現しました。 多くの取引先を相手にする御社では、スピーディーな書類作成が求められると考えています。私のパソコンスキルを貴社の業務に活かし、生産性アップに寄与できるよう尽力してまいります。
事務処理能力
大学時代は事務職の派遣アルバイトをしていました。業務量は多かったのですが時間内で作業を終わらせるよう、常により良い方法はないか考えながら業務に取り組んでいました。並行して業務を進めるために、 依頼を受ける際は必ず締め切り日時を確認し、優先順位をつけ効率的な作業を意識していました。また、作業の見込み時間を事前に予測し、無駄な時間が生まれないよう注意を払っていました。この経験を通して培ったタスク管理能力を弊社の業務でも存分に発揮できたらと考えています。
コミュニケーション能力
私は常に笑顔で人とコミュニケーションをとるよう心がけています。なぜなら笑顔の人がそばにいると周囲の人は自然と気分が良くなると考えているためです。大学時代のカフェのアルバイトでも、お客さんから「笑顔が素敵であなたからコーヒーを買いたくなる」という嬉しい言葉をいただきました。店長からも「あなたがシフトの日は売り上げがアップしている」と仰っていただきました。この愛想の良さを活かし、御社でも皆さんが気持ちよく働ける環境づくりに貢献できたらと思います
ホスピタリティ
私の長所は気遣いが上手いところです。塾講師のアルバイトでは、担当する中学生の女の子が人見知りで引っ込み思案の子でした。自分からなかなか話しかけられずうまく質問できない様子が見受けられたので、教える時に相手の様子をよく見て分からない点があれば「今のところ、どうだった？」と確認するようにしていました。こちらから確認すれば恥ずかしそうに「分からなかったです」と答えるので、さらに詳しく説明してあげるとほっとしたような表情を見せてくれました。この経験を通して、相手の様子や態度に応じて求めていることを把握し、それを行うホスピタリティのスキルは身についたと考えています。御社でもこのスキルを活かして気配りができる人材になれればと考えています。
物腰の柔らかさ
私の長所は誰に対しても柔和な態度で接することができる点です。時には苦手な人と遭遇することもありますが、その場合でも相手の長所に目を向けることで苦手意識を無くそうと努めています。そうしたコミュニケーションを続けた結果、人望を獲得でき、サークルでは部長に任命されました。入社してきてからも物腰の柔らかい対応を心がけ、社内社外問わず気持ち良いコミュニケーションを取り、周りの皆さんを支えていければと考えています。
職務経歴書の記載ポイント
事務職に書類選考を通過するには、以下の記載ポイントを押さえておく必要があります。
誤字・脱字はＮＧ
誤字や脱字は絶対にいけません。様々な書類作成を担当する職種なので、職務経歴書の時点で誤字脱字があると書類作成スキルに問題があると見なされます。事務処理能力をアピールポイントとして挙げていたら「全く違うじゃないか」と記載内容の信憑性まで疑われてしまいます。記入が終わったら何度も見直しを行い、誤字脱字のない完璧な状態で提出してください。
スキル・経験は具体的に
スキルや経験をアピールする際は具体的に述べましょう。パソコンスキルが備わっていると言われても、どの程度のパソコンスキルが備わっているか説明してもらわないと業務で役立つか判断できません。保有資格を紹介したり、実際に業務で携わったことを具体的に述べたりして、客観的に伝わるアピールを心がけましょう。
レイアウトは見やすくする
レイアウトを見やすくすることもポイント。文章のフォントがバラバラだったり文字をセンターに合わせていたりするのは NG です。句読点や文章量にも気を配り、採用担当が読みやすい構成となるよう、十分注意してください。採用担当者が一つ一つの職務経歴書に目を通す時間は数十秒だと言われています。その短期間で内容がスムーズに頭に入ってくるには読みやすくわかりやすい内容でないといけません。ホスピタリティの高さのアピールにもつながるので、レイアウトはかなり気を使いましょ。
事務職に向いている人の特徴
最後に事務職に向いている人の特徴を紹介します。下記に挙げた特長を備えている方なら、事務職としても問題なくやっていける可能性が高いでしょう。
臨機応変に対応できる
オフィスで働いていると色々なことが起こります。「急ぎで書類を作成して」と言われた直後に、来客対応が続き、なかなか書類に搾取できないというケースも考えられます。パニックに陥らずに、期限を延ばしてもらうなど臨機応変に対応することがポイントです。「器用な人」「人に頼るのが上手い人」などは臨機応変に対応できるタイプである可能性が高いです
縁の下の力持ちタイプ
事務職は前に出て仕事する職種ではありません。会社全体で言えば、花形となるのは営業職やマーケティングなどです。事務職の仕事はそういった花形部署の人などが、最大限に力を発揮できるようサポートすることです。そのため我が強いタイプは向いていないといえるでしょう。自分を押し殺し、他人を立てられる大和撫子タイプの人が向いていると言えます。
責任感のある人
責任感のある人も事務職に向いています。自分の担当した業務は最後まで責任もってやり遂げることが会社員としてやっていく上では不可欠です。ジム職は書類作成や電話対応などルーティーンがほとんどの職種ですが、決して適当にならず丁寧にやり遂げる粘り強さが求められます。
まとめ
事務職の自己 PR の書き方・職務経歴書の記載ポイントなどを解説してきました。事務職は人気の職種なので、魅力的な自己 PR を書き他の応募者と差をつける必要があります。パソコンスキルがあることやホスピタリティの高さなど事務職に求められる特徴を意識した自己 PRを行い、事務職に向いている人材であることを最大限アピールしましょう。
