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総務の志望動機を書くためにまずはどんな仕事か知ろう
総務の仕事のは基本的にはデスクワークです。
給与計算や勤怠管理、人事、広報、法務など数多くの業務をこなさなければならないため必然と技量の高い人が選ばれます。
また、デスクワークばかりだと思われがちな総務ですが部署によっては受付や接客をする場合もあり、社内行事や懇親会、社員旅行の計画などコミュニケーション能力も求められます。
下記に上げた業務も一例ではありますが、会社や部署ごとに求められる能力も変わってきます。
機器・備品管理
パソコンやプリンターの管理やメンテナンス依頼、数や状態の管理をします。
また、会社のボールペンやインクジェットなど備品の在庫を把握し、発注依頼などをします。
施設管理
空調設備や照明の管理、防災訓練の避難経路の管理などの業務があります。
雨漏りや器物の破損などの修理依頼も総務が行います。
文書の管理
機器・備品の発注書や、会議の議事録、他部署で作成された書類の管理など必要な時にいつでも取り出せるように管理しておく必要があります。
最近では書類の電子化も進められているため会社によっては電子管理をしています。
株主総会・取締役会
株主総会や取締役会の必要書類作成も総務の仕事になります。
また、株主総会の「招集の決定」や「招集の通知」なども業務になり、総会当日の議事録の作成や決算公告も行います。
社内行事の企画・運営
入社式や忘年会、大企業であれば運動会の企画運営も総務の業務になります。
当日のスケジュールを計画し、イベントが滞りなく進行するようにするのも大事な役目です。
社内・社外広報
社内報で会社行事を周知させたり、会社や社員の賞の受賞を知らせて社員のモチベーション向上や社外広報で新商品の周知、販売促進などがあります。
ホームページ管理
外部に自社をアピールするホームページは常に最新の情報でなくてはなりません。
取り扱い中止になった商品や古い情報を選別したり、トレンドのホームページデザインにアップデートして外部の方が見やすく管理します。
福利厚生業務
住宅手当や家族手当、通勤手当の変更など従業員の福利厚生に関する業務を担当することもあります。
社員が意欲的に働けるような環境の整備も大事な業務になります。
外部業者に管理依頼をしていない場合は社員寮や保養所の管理なども総務の業務になる場合があります。
総務に向いている人の特徴
総務は会社の顔と言われていて対人業務も少なくなくありません。
礼儀正しく清潔感があり、しっかりとした受け答えができる人が最低条件として挙げられます。
総務向きの資質
- デスクワークが苦にならない
- 黙々と作業を地道にこなせる
- しっかりとアウトプットできる
- 礼儀正しくコミュニケーションがとれる。
- 締切、約束を守れる
- 毎日同じ作業でも続けられる
総務に必要な能力とは
先にも述べた通り、総務と一括りに言ってもその業務内容は様々です。
そのため総務の仕事をこなすにはいろいろな能力が必要となってくるのです。
具体的にどんな能力が重宝されるのか説明していきます。
社内を円滑に回すためのコミュニケーション能力
総務は生産や付加価値を付けると言った利益を出す業務ではありません。
従業員が快適に働けるようにサポートしたり、お客様への対応など相手の意見を聞き出しそれを改善につなげるといった対人能力も求められます。
総務内でもデスクで進む作業もあれば、上司や同僚との会話からしか知りえない情報がたくさんあります。
総務では法律や福利厚生など重要な業務が数多くあります。
連絡ミスや知らなかったとなると、従業員や外部の方に迷惑が掛かり、最悪訴訟に発展しかねません。
また、運動会や懇親会の企画・運営業務も総務が請け負う大事なお仕事です。
社員の円滑なコミュニケーションをサポートする側が、険悪でコミュ障ばっかりだと行事の企画もできないし成功するはずがありません。
総務を志望するには高いコミュニケーション能力は必須となるので、率先して行事に参加したり、年齢差のある方との会話ができるようにするなどの努力をしましょう。
社内の環境の不足に気が付く力
総務とは社内の環境の不足を敏感に気づく力が必要とされます。
「敏感に気づく」とはどんなことを想像しましたか。
もちろん備品の減り方や、設備の故障などは当たり前ですが、労働環境の危険や従業員がコンプライアンス違反をしていないか会社に関するすべての事にきを配らなくてはなりません。
環境の不足に気がついて、それを修理・改善をしていくことも総務の仕事となります。
交渉経験や交渉能力
多くの人と関わる事も考えられる総務では、交渉を都合よくすすめる能力が重要視されます。
前述のコミュニケーション能力と類似していますが、交渉能力はさらに説得力や論理思考力がカギとなってきます。
交渉経験があるとその点において有利になるでしょう。
業務にかかわる専門知識
総務は業務内容が沢山ありますので、どの知識が必要で不要なのかは一概には言えません。
ただし業務内容によっては専門知識を要する場合もありますので頭にいれておきましょう。
以下改めて総務に必要な知識について詳しく説明します。
基礎的な法律の知識
総務は業務内容的に法律の知識を必要とするケースが多いです。
具体的にどのようなワードを知っていると良いのか説明していきます。
総務に必要な知識
総務の仕事「なんでも屋」と言われるくらいに業務内は多岐にわたるため、どんな知識が役立つか明言はできませんが、法律の知識は役に立ちます。
実際に仕事で必要な知識を身につけていくOJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）を心掛けましょう。
コンプライアンス
近年多くの企業で重要視されているコンプライアンスについては入社前に学習しておいた方が良いでしょう。
コンプライアンスとは「法令遵守」という意味で、企業がルールに従い、公正・公平に業務を遂行することを指します。
粉飾決算や偽装行為のコンプライアンス違反が取り上げられますが、会社だけではなく従業員へのコンプライアンス違反を理解しておく必要があります。
リーガルマインド
リーガルマインドとは直訳すると「法的なモノの考え」になります。
しっかりと法律を勉強し、日々の業務を法的な見方で取り組み、法律違反がないか常に意識できるようにしましょう。
株主総会・取締役会に関する知識
株主総会は、毎年事業年度の終了後、一定時期に招集しなければならないと定められています。
多くの会社では、毎年事業年度の終了日を株主権行使の基準日としていることから、事業年度終了後３ヶ月以内に開催しなければならないこととなっています。
株主総会では資料の作成や管理、議長の補助などの業務があることから必須の知識となります。
福利厚生
福利厚生には「法定福利厚生」「法定外福利厚生」があります。
「法定福利厚生」というのは健康保険、雇用保険、労災保険、厚生年金などの法律で定められたものになります。
「法定外福利厚生」というのは住宅手当、通勤手当、家族手当、健康診断補助など会社が定めたものであり帰省手当などユニークなものもあります。
総務の志望動機を書く際のポイント
ここまで総務に必要な能力や知識など、総務職に関わる事を全般的に説明してきました。
次に、実際に総務への志望動機を書く際に意識しておくべきポイントをお伝えします。
志望動機を作成するとき、ぜひ参考にしてみてください。
会社に貢献できることをアピールしよう
前提として、企業は採用後の活躍を見込めるかどうかで人を判断しています。
そのため、企業の役に立てることをアピールすると企業は好印象を抱くわけです。
企業に入社した後、どのようなビジョンを持っているかを明確に伝えましょう。
また、総務に役立つ資格や経歴を持っている場合も積極的にアピールするべきです。
自分がどのような実績を持ち、どのような人柄であるか簡潔に伝えることを心掛けましょう。
志望動機を明確・具体的に伝えよう
志望動機を伝えるなんて当然であると思われているかもしれません。
しかしただ伝えるだけでは意味がないのです。
なぜその企業を志望したのかは漠然としていてはいけません。
自分らしさが出るところまで掘り下げて企業に熱意をアピールしましょう。
総務は直接利益を生む部署ではないからこそ、志望動機が難しい
営業であればコミュニケーション能力をアピールして顧客を増やせることを、ITであれば技術で社内の効率化を、仕事の内容や付加価値を付ける内容が決まっていれば志望動機をすぐに思いつくことができると思いますが、総務は実際に配置されてから決められます。
総務を志望するからと言って、総務がしたいです、なんて言ったら「何がしたいんですか？」と返されてしまいます。
総務は従業員が不安なく働ける環境を作ったり、従業員が使う道具を揃えたりと裏方仕事がほとんどです。
特に決まった作業がある訳でもなく、利益を出す訳でもない為志望動機を考えるのが特に難しい職行だと思われます。
広告業界の内定が取れる志望動機の構成例
志望動機を書く際は、相手がわかりやすい構成を心がけることが重要なポイントです。
履歴書にしろESにしろ、どのような構成で書くかで書類選考の結果に影響が及ぶほど大大切だということを肝に銘じておきましょう。
ここでは文章を書くうえでベストな構成とプロット、伝えるべきポイントについて解説します。
結論：私は○○という点で貴社を志望しました
志望動機のフレームワークでは、構成の最初にくるのは結論です。
なぜその会社を志望するに至ったか、まずは動機を一言で述べましょう。
端的であればあるほど、採用担当者の印象に残りやすくなりますし、要点が伝わりやすくなります。
「貴社の商品を世界に広めたい」「貴社のサービスでたくさんの人を幸せにしたい」といった内容で、明るく前向きなインパクトを与えるのがオススメです。
理由：なぜならば、○○という経験で○○と考えたためです
志望動機で結論を述べた後、なぜそのように考えたのかを経験を交えて挙げていきます。
一番志望動機にマッチする実体験を厳選するのがポイントで、やみくもにたくさんの経験を挙げれば良いというものではありません。
業界の中からなぜその業界を選び、さらにその中からどうしてその会社を志望したのかが第三者にもわかるよう、構成に組み込んでください。
誰も自分を知る人がいない中で、自分の希望や考え方を深く知ってもらわなければなりませんので、納得してもらえるシチュエーションを用意することも重要です。
たとえば大学時代に学んだことや研究したことを経験として、それが活かせる業界・企業であるという理由であれば、志望動機として理解できます。
またその会社でなければならないと感じた理由としては、OB訪問やセミナーなどの体験を盛り込むのも良い方法です。
エピソード：私は○○で○○ということをしていました
続いて経験を裏づけるエピソードを具体的に挙げます。
ゼミの研究でもアルバイトでも良いですし、趣味やサークル、ボランティアなどでも構いませんので、説得力を持たせられるものを選んでください。
ここで挙げるエピソードは、後に自分が志望を決意したキッカケにつながる出だしになりますので、全体の構成を考えて選んでください。
今回は総務職の希望ですので、たとえばアルバイトで新人教育に携わったことがある場合やサークルやゼミで予算や組織の取りまとめ役を担ったエピソードなどがあれば最適です。
部活動のマネージャや主務などを務めた経験も理想的でしょう。
問題：その経験で○○という問題に直面しました
前述のエピソード中、起こった問題、抱えた課題を挙げることで、それを乗り越えた、克服したというストーリー展開となります。
当然、なんらかの努力で解決したという流れにしたいので、結果的にうまくいった内容を選ぶのがセオリーです。
ただなんらかの失敗した経験から、後日それを乗り越えるため努力をしてリベンジしたという流れも悪くはありません。
たとえば外国語がまったくできずガッカリした経験から、一念発起して勉強し、資格を取得したといった流れです。
行動：そのため、私は○○を行いました
この部分に関しては、自分の強みや能力をアピールする内容にもなりますので、自己PRや長所とリンクする行動を選ぶことで全体の整合性を取ることが重要です。
たとえば自己PRでは慎重で計画性があることを挙げたのに、ここでの行動が場あたり的なものになってしまうと、一貫性のない話になり、人としての信用を欠きます。
ほかの項目で自分らしさとして打ち出している内容を助長するような行動を選ぶことで、全体的な印象も強めることができます。
結果：その結果、○○になりました
仕事では必ず成果を求められますので、エピソードにおいてもなんらかの成果、結果を述べる必要があります。
先の行動を取ったことで何を得られたのか、できれば数字を挙げて説明ができればベストです。
集客率○%アップ、県大会○位入賞、TOEIC○点マークなど、客観的に認めやすい数字を出すと説得力が増します。
どうしても数値化が難しい場合でも、「メンバーのモチベーションが上がり遅刻がなくなった」「チーム一丸となってスケジュールに間に合わせた」など、一定の評価ができる結果はあります。
また個人で努力して、資格を取得したといったことも成果になるでしょう。
結論：その経験を活かして貴社では○○で貢献していきたいと考えております
最終的にその会社で何がしたいのかを明確に述べることで、入社後、活躍する姿を採用担当者にイメージさせることができます。
これは志望度を伝える効果もあり、相手に第一志望感を持たせることにもなりますので、できるだけ明確に言い切りましょう。
ポイントは、仕事を通じて成し遂げたいことを述べること、その企業の事業内容にマッチさせることです。
総務という職種上、企業ごとに大きな差が出にくいのも事実ですので、だからこそ企業研究をしっかり行い、「この人はうちのことをよくわかっている」と思わせることが重要です。
バックオフィスはどこも同じだと考えていると、意欲が低いと捉えられ、興味を持ってはもらえないでしょう。
総務の志望動機例文
転職者向け志望動機例文
私は前職の総務職で培った知識を御社のために活かしたいと考えています。
前職では総務職として3年間勤務し、オフィス備品の管理や社内企画の運営、社外広報による新商品やサービスの周知などの業務を行ってまいりました。
前職では自分の業務以外にも後輩のサポートや担当外の業務にも取り組み、上司からは信頼を得ていました。
貴社の求人情報を拝見し、私であれば即戦力として活躍することができると確信しています。
また、経理や人事も担当業務になると拝見いたしました。
今後は経理や人事の知識を付け、より幅広い業務に従事し、貴社の力になりたいと思っています。
いずれは、責任者として企画立案し会社を盛り上げられる人材になり、培った知識から人材育成にも携わりたいと考えています。
新卒就職者向け志望動機例文
私は大学時代に飲食店のアルバイトでバイトリーダーを経験し、スタッフのスケジュール管理や売上改善の提案など重要仕事を担当してきました。
スタッフが日々入れ替わる中で一人ひとりの意見を聞き、労働環境の改善に努めスタッフ全員が心地よく働ける環境を整備し、最終的には私がバイトリーダーになってからはスタッフの満足度が飛躍的に向上したと社員の方から評判でした。
この経験から他人のために環境を整え、皆が心地よく働ける職場づくりにとてもやりがいを感じました。
総務では裏方として職場環境を改善する業務が多いと存じています。
そこで、私は学生時代の経験を活かし貴社の職場環境の改善やすべての従業員が心地よく働ける環境をさらに良くする事ができると思います。
また、バイトリーダーという立場柄多くの方々と接してきたことから、コミュニケーションには自信があります。
採用後は、積極的に社内行事に参加し先輩方とコミュニケーションをとり可愛がられる存在になりたいと思っています。
自分に合った志望動機で総務部門への就職を目指そう
前職は営業職でしたが、総務部の方々にお世話になりスムーズな仕事を行うことができました。
前職では総務部の方々に多くのフォローを頂き、困りごとがあれば総務に相談をするという立場で、総務の方々がいたから安心して働くことができ困り事も解決できたのだと思います。
上記の経験から総務の内容は従業員が安心して働ける環境を作ることだと感じました。
毎回、私が困り事や書類の相談に伺っても嫌な顔をせず丁寧に接していただき、総務を訪れるたびに私もいつかはだれかの相談に乗ったり、人のために働いてみたいと思うようになっていました。
貴社では福利厚生や社内行事に力を入れていると聞き、今私が挑戦してみたい職種に合致していると思いました。
前職の営業職では沢山の方と実際に会って話して来たことからコミュニケーションには自信があります。
入社後は従業員の方とコミュニケーションを取り、意見を吸い上げ、より従業員が安心して働ける環境作りを支えになれるような存在になりたいと思います。
