事務職の自己PRで必要なこと|企業が求める要素とパターン別例文を紹介

事務職の自己PRで必要なこと|企業が求める要素とパターン別例文を紹介

「事務職志望だけど、企業に響く自己PRにするにはどう仕上げればいいの?」と悩む就活生は少なくありません。

本記事では、事務職で自己PRを行う際のポイントや構成、例文などを紹介します。

事務職を志望している方はぜひ本記事を参考に魅力的な自己PRを作成してくださいね。

この記事を読んでわかること
  • なぜ企業は自己PRを聞くのか
  • 事務職に響く強み
  • 事務職志望がアピールできること
  • 自己PRを作成する手順
  • 自己PRの構成
  • 自己PRの例文
この記事がおすすめな人
  • 事務職を志望している人
  • 事務職向けの自己PRの作成の仕方を知りたい人
  • 業界別の事務職の例文を知りたい人

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【事務職志望の自己PR】企業が自己PRを聞く理由

企業はそもそもなぜ自己PRを聞くのでしょうか。

質問の意図を押さえることで効果的なアピールができます。

企業に響く自己PRをするためにも、まずは企業が自己PRを聞く理由を押さえましょう。

人柄を知るため

企業はあなたの人柄を知りたいと考えています。

企業は人柄から、企業に馴染めるかや、社内外の人と円滑な関係を築けるかどうかを知ろうとしています。

企業は長く働いてくれる人を求めていますので、組織の雰囲気に馴染めないと早期離職の原因となってしまうため避けたいと考えています。

また、事務職は社内外の人と関わる機会が多いため、なおさら良好な関係を築くことが求められます。

企業は自己PRのうち、エピソードの部分から就活生の人柄を見ています。

ポテンシャルを見るため

企業はあなたが入社後に活躍できるかどうかを自己PRから確認しています。

具体的には、強みを具体的にどう生かして活躍・貢献できるのかに注目しています。

企業に響く自己PRを作成するには、あなたの強みを入社後に具体的にどう生かすかを伝えることが大変重要になります。

【事務職志望の自己PR】事務職志望が自己PRを作成するポイント

事務職は、とても人気が高く就活における競争の激しい職種です。

事務職の求人は未経験者歓迎というものも多く、難しい資格やスキルが必須のものはほぼありません。

また、残業も少ない場合が多いため、ワークライフバランスを保ちやすいという点も人気の理由です。

事務職は特別なスキルが応募時に必要ではないため、差別化してアピールすることが難しいです。

事務職志望向けの受かる自己PRを作成するポイントを解説します。

企業が求める人物像を押さえる

魅力的な自己PRを作成するには、あなたが企業の求める人物像に合致していることをアピールしましょう。

企業は、企業の雰囲気に合っている人の特徴や、企業で活躍している人の特徴を求める人物像として掲げています。

企業の求める人物像は、企業のホームページや説明会の資料などで確認できます。

自己PRの際に、あなたの強みや人柄が企業の求める人物像に合致しているとアピールすることで、企業に響く自己PRを作成することができます。

入社後に強みをどう生かすかを伝える

強みをアピールする際には、あなたの強みを入社後に具体的にどう生かして活躍・貢献するのかを伝えることが重要です。

企業は入社後に活躍してくれる人材を求めています。

強みを具体的にどう業務に生かすかを伝えることで、企業はあなたが入社後に活躍する姿をイメージでき、魅力的なアピールに繋がります。

企業研究やあなたの入社後のキャリアプランを踏まえ、具体的で実現可能なビジョンを示しましょう。

わかりやすい文章に仕上げる

自己PRの内容がどれだけ素晴らしくても、企業にしっかりと伝わらなければ意味がありません。

そのため、相手に伝わる魅力的な文章に仕上げる必要があります。

魅力的に仕上げるといっても、ひたすらアピールを盛り込むのでは意味がありません。

相手に伝わりやすい、わかりやすい簡潔な文章に仕上げる必要があります。

自己PRの内容はもちろん、伝わりやすさを左右する構成にも意識を向け、あなたの魅力が最大限に伝わる文章に仕上げましょう。

【事務職志望の自己PR】事務職で評価される強み8選

事務職を志望する場合、どのような強みのアピールが効果的なのでしょうか。

以下では、事務職志望がアピールする際におすすめの強みを紹介します。

あくまでも事務職全体として言えることなので、企業によって若干異なる点に注意しつつ、自己PRの作成に活かしてくださいね。

作業の正確さとスピードがある

事務職の仕事は、ほかの仕事に比べて単純作業を数多く行うことが多いです。

そして、その作業が他の部署の社員の仕事のサポートに繋がります。

他の部署の人をサポートするため、企業全体に損失を与えてしまわないためにも日々の仕事を正確にスピードを持って行うことが大切です。

以上から、「正確さ」や「責任感」、「真面目さ」のアピールが有効であると言えます。

誠実に働くことができる

事務職というのは、会社の窓口でもあり看板となる顔でもあります。

信頼できる誠実な人柄でなければ、会社の窓口対応はできません。

信頼は日々の仕事を誠実にこなしていくことで得ることができます。

何事においても前向きに真摯に向き合える誠実さを備えていることが、評価のポイントとなります。

また、言われたことを素直に受け止める姿勢や、真摯に取り組む姿勢も重要です。

以上から、「誠実さ」や「素直さ」などのアピールが有効であるといえます。

真面目にコツコツ継続ができる

事務職の業務内容は難易度が高い内容ではないものの、単純作業を地道に毎日積み重ねる必要があります。

具体的には、受付での電話対応や来客対応のほか、会社に必要な書類制作などが主な業務として挙げられます。

また、会社の領収書に、ひたすら印鑑を押すといった業務を行うこともあるでしょう。

業務を行う際に、このように仕事をコツコツと粘り強く行う姿勢が評価されます。

また、仕事量が多く、その日中に終えなければならないということもあります。

作業に集中し、効率的にこなす力も必要になります。

以上から、「継続力」「粘り強さ」「効率的に動く力」などのアピールが有効であるといえます。

日程の管理能力がある

企業によっては、事務職が経理や人事の業務を担当する場合もあります。

これらの業務は、書類の作成期限や提出期限を守り、他の社員が円滑に仕事ができるようにすることが大切です。

また、他の社員の提出状況などにも気を配り、管理する必要があります。

以上から、「スケジュール管理力」「柔軟性」などのアピールが有効であるといえます。

コミュニケーション力がある

事務職は来客対応や電話対応など、社外の人と関わる機会が多い職種です。

中にはクレーム対応を行う機会があるかもしれません。

対応次第では、企業のイメージダウンなどに繋がる恐れがあるため、丁寧に応対する必要があります。

また、社内でやり取りする機会も多いです。

その際に相手にわかりやすく伝えたり、要点を押さえて聞く力が求められます。

以上から、「コミュニケーション力」「ヒアリング力」「要点を掴む力」「対応力」「臨機応変さ」などのアピールが有効であると言えます。

さまざまなことに柔軟に対応ができる

会社への問い合わせやクレームに対して、柔軟な対応ができるかどうかは重要です。また会社によっては繁忙期もあり、その時々に応じた臨機応変な対応も必要になります。

事務員はマニュアル通りの仕事ではなく、突発的に生じた事柄に対しても柔軟に賢く対応する力を求められます。

【事務職志望の自己PR】事務職志望がアピールできる資格や経験

事務職志望は基本的に未経験者でも就くことができますが、事務職に関する資格や経験があるとアピールすることができます。

以下では、事務職志望がアピールできる資格や経験について解説します。

ご自身がアピールできるポイントがあれば、採用試験でしっかり伝えると良いでしょう。

事務職の実務経験

アルバイトなどで事務職の経験がある場合は、自己PRでその経験をアピールするとよいでしょう。

すでに事務職の経験があるということで、即戦力として期待されたり、何か成果を残している場合は適性があるとして評価されたりするでしょう。

また、事務職で就職活動をすると早い段階で決めているようならば、長期インターンシップなどに参加してみるのもおすすめです。

このように、インターンシップですでに事務職の仕事を経験していることは大きな強みとなるでしょう。

パソコンのスキルがある

アルバイトなどでパソコンをよく利用していた、パソコンを使い慣れているという人はパソコンのスキルをアピールしてもよいでしょう。

また、MOSなどの資格を持っているならば客観的な指標としてアピールができます。

アピールできる資格を持っている場合、強みとしてアピールできますので、積極的にアピールしてみてください。

専門知識がある

パソコンや事務職の仕事には関係なさそうな専門知識でも、持っている場合はそれらもアピールポイントとなります。

事務職の中には外資系の仕事を行う場合もあります。

たとえば、一定の語学力がある場合や、TOEICのスコアを持っている場合はアピールすることができるでしょう。

また、事務の仕事の中に経理の業務が含まれている場合、簿記などの資格のアピールも収容です。

このように、持っていてアピールできるような資格や知識がある場合は、自分の強みとしてアピールしましょう。

【事務職志望の自己PR】事務の自己PRを作成するための3ステップ

魅力的な自己PRを作成するには、準備が重要です。

以下では自己PRを作成するための3ステップを紹介します。

「魅力的な自己PRを作成したい」「自己PRの書き方がわからない」という方は参考にしてくださいね。

1:アピールする強みを絞る

まず、自己PRでアピールしたいあなたの強みやスキルを絞りましょう。

アピールする強みはスキルは1つに絞ることがポイントです。

欲張ってあれこれとアピールしようとすると、結局何が言いたいのかが伝わりません。

アピールする強みやスキルの探し方としては、これまでの経験を振り返ったり、周りの人に自分の強みを聞いてみたりするとよいでしょう。

そして、出た強みやスキルを箇条書きにしましょう。

その後、企業の求める人物像と照らし合わせ、よりふさわしいもの1つに絞りましょう。

強みを見つける際は、何もすごい能力である必要はありません。

例えば「片付けや収納が得意」や「文章の誤字脱字を見つけるのが得意」といった些細な能力でもかまいません。

その中で、企業の求める人物像に合った強みをアピールしましょう。

2:具体的にエピソードをまとめる

次にあなたが強みを発揮したエピソードを整理しましょう。

エピソードはあなたの人柄がよく表れる部分ですので、積極的にアピールしましょう。

エピソードを整理する際は、「強みを発揮するきっかけ」「強みを発揮する際に意識していたこと」「強みを発揮する際の挫折や失敗」「強みを発揮した結果」などを整理してみましょう。

3:強みをどう仕事で活かせるのかをまとめる

自己PRでは、ただ自身の強みを伝えるのではなく、入社後にどう生かすかを伝えることが大切です。

なぜなら、企業は自己PRからあなたが入社後に活躍できるかどうかというポテンシャルを見ているからです。

企業研究で入社後の動きやキャリアを確認し、あなたの強みをどう生かせるかをアピールしましょう。

ただし、具体的で実現可能性があるものを伝えましょう。

単に「○○という強みを生かして貢献したいです」や、「業界で1位にしたいです」など、抽象的なものは効果的なアピールと言えませんので注意しましょう。

【事務職志望の自己PR】事務職の自己PRを作る際の構成

ここからは、事務職の自己PRを作る際の構成について解説していきます。

自己PRの内容が十分でも、相手に伝わらなければ意味がありません。

そこで重要なのが、相手に伝わりやすく、理解しやすい構成を意識しすることです。

人気の事務職であるからこそ、ライバルに差を付けて自分の強みや魅力を上手にアピールしなければいけません。

あなたの強みをしっかりと自己PRできるよう、しっかりを目を通してくださいね。

結論:私の自己PRは〇〇があることです(アピールポイント)

まず、自分の強みやスキルを最初に伝えましょう。

自己PRの結論である「自分の強みは何か」を最初に伝えることで、相手がわかりやすい文章になります。

端的に「私の強みは○〇です」とアピールしましょう。

相手に伝わりやすい文章を作成する際は、結論を最初に述べる「結論ファースト」を意識してくださいね。

理由:なぜならば、〇〇で〇〇ということがあったからです

結論を述べた後は、あなたの強みがそれである理由を明確に伝えましょう。

理由を述べることで、信憑性を持たせる効果があります。

理由を述べる際は「なぜならば、〇〇で〇〇ということがあったからです」などのシンプルな1文を加えましょう。

エピソード:私は〇〇で〇〇をしていました

次に話すべきは、エピソードです。

エピソードはあなたの強みを証明する根拠の部分になります。

そのため、細かく、具体的に伝えることがポイントとなります。

ただし、エピソードをダラダラと話すのではなく、できるだけ簡潔にまとめることが重要です。

エピソードは「問題」「行動」「結果」の順でまとめることがおすすめです。

以下で確認しましょう。

問題:その経験で〇〇という問題に直面しました

エピソードでは、まずあなたが強みを発揮するに至ったきっかけを伝えましょう。

何か問題が起きたり、自分で目標を立てたりしたことについて伝えるとよいでしょう。

自己PRでは、自分が経験した困難や問題にも触れて、その解決方法をアピールすることも好印象を与える1つの手です。

直面した困難や問題を挙げる際には、ついネガティブな話を述べてしまいがちですが、ここでは自分の評価を下げてしまうような話を多く盛り込むのではなく、「その経験で○○という問題に直面しました」などとシンプルに1文程度でまとめておくと採用担当者にマイナスイメージを与えてしまうことはありません。

行動:私は〇〇と考え、〇〇を行いました

自分が直面した困難や問題を挙げた後は、それをどのように解決したのか自分が取った行動について述べていきます。

困難や問題となるエピソードだけを挙げたままでは、自分の強みや魅力を上手にアピールすることはできません。

自己PRがネガティブな印象だけで終わってしまうことがないように忘れずに問題を解決するために取った行動を述べておくようにしましょう。

自己PRの構成の中でも行動となる部分は、自分の強みや魅力を最大限にアピールできるところです。

大きな問題に直面しても解決できる能力があるということを採用担当者に理解してもらえるような1文を作ることがポイントです。

結果:その結果、〇〇となり、〇〇に大きく貢献しました

自己PRを信憑づける結果は、自分の強みや魅力をアピールする1文となるだけでなく、社会人として貢献し活躍できるスキルがあるということを印象付けることにもつながります。

結果の部分で「○○となり、○○に大きく貢献しました」とアピールポイントを伝えていくと困難に打ち勝ち成長した姿を採用担当者がしっかりとイメージすることができます。

学生時代だけでなく社会人として仕事に携わるときにもさまざまな困難があることでしょう。

その際にも困難や問題に立ち向かい、きちんと結果を残せる人物であるということを自己PRでしっかりとアピールすることができれば採用担当者からも高い評価を得られます。

結論:その経験を活かして貴社では〇〇で貢献していきたいと考えております

自己PRの最後には、自分の強みや魅力を活かしてどのように社会人として活躍していくのかを伝えることも効果的なアピールになります。

上手に入社後の意欲や目標を伝えることで一緒に働く姿をイメージすることができ自社に必要な人物であるということを判断してもらうことにもつながるでしょう。

自己PRの最後の結論となる部分は、入社後に仕事に真面目に向き合える誠実な人物だということをアピールをすることも大切ですが、何よりも自分の言葉で素直に意欲や目標を伝えることが欠かせません。

採用担当者は、マニュアル通りの回答は求めていません。

自分の仕事に対する情熱をうまく伝えられるようポジティブな言葉を並べながら素直に自分の思いを述べてみると良いでしょう。

【事務職志望の自己PR】事務職でアピールできる自己PRの例文

自己PRを作成する際は、自分の強みを明確にすることから始めましょう。

次は、事務職の採用試験で使える自己PRの例文をいくつか紹介します。アピールできる強み別に紹介しているため、まずは自分がどれに当てはまるかを確認すると良いでしょう。

例文1:パソコンスキル

例文

私の強みはPCスキルを持っていることです。

マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)の資格を保有し、大学時代に経験した派遣のアルバイトではWordを使い見積書や請求書の作成、Excelではデータ入力や集計に資格で取得したスキルを活かしていました。

正確さや緻密さにも自信があり、書類作成やデータ入力ではミスが少なく業務を遂行できました。

例文2:行動力

例文

私の強みは行動力があるところです。

学生時代はテニスサークルのリーダーを務めました。サークルには100名以上が在籍しており、各学年に何人在籍しているのかが明確にわかっていませんでした。

そこで私は、在籍者の名簿づくりや連絡の取り方などに決まりを設け、在籍している学生達がよりサークルを楽しんでもらえるような仕組みを作り上げました。

御社に入社後は私の強みである行動力を使い、何にでも興味を持ち果敢に挑戦していきたいと考えています。

例文3:気配り

例文

私の強みは、気配りができるところです。

サークルで最上級生になった際には、下の学年の子達にサークルを楽しんでもらえるようにと声をかけるように心がけました。また、あまり参加していない子には、個人的に連絡を取るようにもしました。

私の強みである気配りが、御社の仕事でも役立つと考えています。周りに気を配り協力しながら御社に貢献していきたいと考えています。

例文4:温厚さ

例文

私には、温厚で誰にでも柔軟に対応できるという強みがあります。

事務職の仕事では、周りの人と協力し合いながら仕事をしていくことが大切であると考えており、そのため私は人と接するとき、常に笑顔で話をすることを心がけ、また相手の話をよく聞くようにもしています。

御社で働く際も周りの人を大切にし、円滑に仕事が進められるようにしていきたいと考えています。

例文5:コミュニケーション力

例文

私の強みはコミュニケーション力です。

飲食店のアルバイトでは、社員の方やバイト仲間と協力し密にコミュニケーションを取りながら業務を行うことを心がけ、お客様がより気持ちよくご利用できるよう、気配りも必要とされました。

この経験で培った経験を、御社でも活かせるのではないかと感じ、応募させて頂きました。

例文6:資格

例文

私は学生時代、秘書検定を取得しました。そのため、基礎的なビジネスマナーや来客対応など、社会人として一定のスキルは保有しています。

秘書検定で会得したスキルを活かし、御社で即戦力として活躍していきたいです。

例文7:慎重さ

例文

私の強みは慎重に物事を進められる点です。ゼミで何か調査する必要がある時、他のゼミ生はネットで検索した情報を基に調査と考察を進めていました。

しかし私はネットの情報は玉石混合で信憑性があまり高くないと考えたため、街中や学校内で実際にインタビューをして情報を収集した結果、ゼミで作成した論文は優秀賞を受賞することができました。

例文8:事務職の経験

例文

私は、アルバイトで事務の仕事を2年ほどしていました。仕事内容としては簡単なデータ入力でしたが、そのアルバイト先で基本的なパソコンの操作について学ぶことができました。

この経験は御社に入社後も生かせると考えています。また、今後も新しいスキルを積極的に身に付けていきたいと考えています。

【事務職志望の自己PR】業界別!事務職志望の自己PR例文

事務職の自己PRを作成する際は、自分の強み以外にも、希望する業界によってもアピールするポイントや構成を変える必要があります。

ただどの業界においても、コミュニケーション能力やパソコンのスキルは少なからず重視されます。

例文1:不動産業界

例文

私はこれまで、データ入力などのアルバイトを経験しました。

データ入力のアルバイトでは、ミスがないことは大前提に、営業の方がわかりやすいように注釈などを作りながら進めていました。

その結果、営業の方からは顧客管理がやりやすくなったと褒められたので、これからも気遣いを重視して仕事をしていきたいと思います。

例文2:人材業界

例文

私の強みはコミュニケーション力が高い点です。

広告業界では人とのつながりが重視されていますが、それは事務職においても同様だと考えています。

もし入社させて頂いた場合、コミュニケーション力を武器に、会社の顔として電話対応などに力を注いでいこうと思います。

例文3:Web業界

例文

私の強みはパソコンスキルと向上心で、この2つはWeb業界で仕事をするうえで必要なものだと考えています。

Webなどを支える技術は日々進化しているので、それに追いつけるように毎日欠かさず鍛錬をしています。

また、持ち前のパソコンスキルで業務を改善できるツールを作ることができるため、業務をミスなく早く処理することも可能です。

例文4:医療事務

例文

私の強みはパソコンスキルです。

医療事務ではカルテの作成や会計などでパソコンを使用する機会が多いうえに、どれも患者さんや病院の経営に大きな影響力を持つ業務だと思います。

私はパソコンスキルが高いため、上記のような業務でもミスなく素早く処理することができます。

例文5:貿易業界

例文

私は前職でも、貿易業界の事務職に従事していました。

具体的な実務経験としましては、通関申告や船積書類の作成を担当しており、また英語と中国語の書類も作成できます。商品を輸出する際も輸入する際も、これらの経験を役立てられると考えています。

例文6:金融業界の事務職を希望している場合

例文

私の強みは慎重さですが、この強みは秘匿性の高い業務が多い業務が多い金融業界で役立てられると思います。

学生時代のアルバイトにおいても、仕事を任せて貰った際には期限や相談すべき相手などを確認するように心がけていました。また、完成した際は必ず期限に余裕を持たせたうえで上司や先輩に確認依頼をしていました。

例文7:メーカー

例文

私の強みはコミュニケーション力にあり、立場や価値観の異なる人と協力して成果を上げることができます。

私が学生時代に所属していた野球部は日本全国においても有数の強豪ということもあり、様々な県の強豪校から一癖も二癖もある選手が集まっていました。

各々異なる野球の考え方を持っていましたが、そのような部員たち一人一人とキャプテンとして話し合ってチームをまとめ上げ、その結果全国大会で優勝することができました。

商社ともなれば手掛けるプロジェクトは大きな規模になり、様々な人が関わると思われため、私のコミュニケーション力が活かせると思います。

例文8:IT業界

例文

私の強みは前職で培ったパソコンスキルにあると思います。

前職では保険の営業をしていましたが、顧客管理の際にExcelを使用し、プレゼンテーションの際にはパワーポイントを使用していました。これらの経験やスキルはエンジニアの勤怠管理や給与計算などに活かせると考えています。

【事務職志望の自己PR】事務職に求められる特徴を押さえて自己PRを作ろう

事務職は、志望する際に必要な資格やスキルがありません。その分、採用試験での自己PRを考えるのが難しい職種でもあります。

しかし、事務職という仕事について深いところまで考えてみると、自己PRで使える要素はたくさんあります。

自分の強みと事務職に必要な要素を照らし合わせながら、採用側が納得するような自己PRを考えましょう。

柴田貴司
監修者

明治大学院卒業後、就活メディア運営|自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート

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