秘書の志望動機で好印象を与えるポイント!仕事内容や必要な資格は?

秘書の志望動機で好印象を与えるポイント!仕事内容や必要な資格は?

女性に人気の職業ランキングでも堂々の3位の秘書。
あなたも就職先として、秘書に憧れていませんか?

実は役員秘書、医療秘書、議員秘書など秘書の種類は様々です。

今回は一般企業で働き、主に女性が担うことが多い「役員秘書」と「グループ秘書」の志望動機について紹介します。

秘書ってどんな仕事?

秘書には役員秘書とグループ秘書の二種類が存在します。

どちらも基本的な事務を中心として、人を支える仕事です。

以下、役員秘書とグループ秘書に分けて詳しく説明します。

役員秘書とは

役員秘書の主な仕事は、

  • スケジュール管理
  • アポイントメント(来客対応・電話対応)
  • 経費・名刺などの管理
  • 必要書類の整理・保管
  • 食事手配
  • 特命業務

など多岐にわたります。

まとめられない業務については特命業務に含まれています。

このように、役員秘書は沢山の事務的業務をこなします。

常に役員の希望に沿うよう動く必要がありますので、想像以上に大変な仕事かもしれません。

役員の補佐を担うという理解をしておきましょう。

グループ秘書とは

基本的に役員秘書と業務は一緒です。

しかし、グループ秘書はその名の通り「グループ」を担当することになります。

一人の役員の補佐よりも、グループを俯瞰して役に立つ仕事をします。

そのため担当組織の効率化を図り、合理的にアシストする能力が求められます。

秘書の志望動機でアピールするポイント

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「役員秘書」は役員1人をサポートし、「グループ秘書」は1人で複数人をサポートします。

それぞれ共通して、志望動機を作成する際、アピールしたい点は2つ。
スキルや適性と会社への理解です。

この2点がきちんとアピールできれば「この会社の秘書として働きたい」理由が企業に伝えることができます。

秘書への適性をアピール

スキルや適性が示せれば、秘書になって活躍できる人物であると証明できます。
例えば、秘書検定や語学系の検定など資格試験があればアピール材料になります。

また、秘書はデスクワークが中心なので、事務処理能力の高さも強みになります。
Excelを利用した表の作成、四則演算、AVERAGE関数など得意なパソコンスキルは積極的にアピールしましょう。

秘書に必要な適正は、優先順位順に下記3点です。
それぞれ具体的なエピソードを挙げてアピールしましょう。

  1. 体力がある
  2. メンタルが強い
  3. 人のサポートが好き又は得意

体力がある

適正の中に「体力がある」が含まれている点は少し意外かもしれませんが、実はこれが一番大切な適正です。

秘書は人事異動の情報や社長のスケジュールなど1人で管理している情報が多いため、度々病欠すると社内業務が滞ってしまいます。
社内において秘書は替えが効かない存在なのです。

そのため「業務に穴を開けない体力」があることが必須です。

学生時代に皆勤賞を取った実績や、引っ越し会社や介護施設など体力勝負のアルバイトをした経験は、良いアピールの材料になります。

健康や体力づくりに気を遣っていることをアピールすることもおすすめです。
きっと週末のヨガや手作りの食事を心がけているなど、自分なりの健康管理があるはずです。

メンタルが強い

秘書は多くの人と接することが多く、上司との関係も近いため人間関係のストレスが大きいです。
他部署とのパイプ役になったり、1日に大勢の来客対応を任されたり、人と接する機会がとても多いです。

接する人の中には付き合いやすい人ばかりではないので、想像以上に神経をすり減らします。

また秘書の上司は、役員クラスであることがほとんどです。
役職が上がるほど自分の仕事の質にこだわりを持っています。

そのため上司は秘書の仕事へ求める質も高いので、しばしば秘書に厳しい指摘もします。

秘書は上司のプレッシャーに耐えられるメンタルの強さが必要です。

しかし「何を言われても動じない図太さ」だけがメンタルの強さではありません。
気持ちの切り替えが上手い、厳しい指摘も前向きに捉えられる、常に冷静でいられるなど様々な「強さ」があります。

自分に合ったメンタルの強さをアピールしてみましょう。

人のサポートが好き・得意

秘書は部活で例えるならばプレーヤーを支えるマネージャーです。
実際に部活のマネージャーであったならば、その経験を志望動機に生かせますが、たいていの人がそのような経験がないはずです。

しかし一見サポート役とは程遠いような経験でも、視点を変えれば秘書の適正に合ったエピソードになります。

例えば、「アルバイト先でバイトリーダーとして活躍した」場合。

効果的なキャンペーンを企画して店の売り上げに貢献したエピソードと、店長の右腕になってスタッフのシフトの調整をしたエピソードであれば、秘書の志望動機の場合、後者の方が適切です。

以上3点が秘書に必要な適正です。

注意すべき点は、成功体験ばかりではなく失敗体験や、そこから得た教訓などを盛り込むことです。
成功体験ばかり並べると主張が強く、謙虚さに欠く雰囲気が出てしまい、サポート役にそぐわないと思われてしまうからです。

また、エントリーシートの志望動機の雰囲気と、実際の雰囲気は一致させるよう心がけて書きましょう。

会社への深い理解

志望動機には、適正やスキルに加えてその会社に入りたい理由も書きます。

もし秘書の適正だけアピールした場合どうでしょうか?
どんなに秘書の素質があることをアピールしても、採用担当者は「うちの会社で秘書をやらなくても良いのでは?」と思ってしまいます。

会社に入りたい理由を書くには、会社の事業や経営理念をよく理解する必要があります。
会社への理解は、秘書に限らず全ての職種についても重要ですが、特に秘書は社長や役員など会社の経営に直接携わる人の近くで働きます。

そのため事業や経営理念を特に深く理解する必要があります。

まずは会社ホームページの

  1. 事業紹介
  2. 会社のあゆみ
  3. 代表者の挨拶

をチェックしてみましょう。

創業のきっかけや、現社長が就任した経緯、メーカーであれば過去のヒット商品などを簡単に知ることができます。
ホームページ上で公開されている情報は、その会社が一番自信をもって伝えたい情報です。

その証拠にヒットしなかった商品や失敗した事業は公開していません。
ホームページ上の情報は最低限抑えておきましょう。

社史をよく見れば、より深くその会社を知ることができます。

例えば、メーカーの場合「なぜ洗剤やトイレタリー用品で有名な会社が、トクホのドリンクを開発したのか?」など異色とも思える商品が見つかるはずです。

社長が書いた書籍があれば、読む価値があります。
社史には書いていない苦労や裏話が書いてあるからです。

自分なりの視点から社史を深く観察し、意見や疑問を持つ癖をつけます。

企業を深く知れば知るほど、共感する点や魅力的な部分が感じられるはずです。
それを自分の言葉で表現できれば、説得力のある志望動機が書けます。

企業研究を怠ると「御社の製品の愛用者なのでぜひ入社したい」という様な説得力のない文章になってしまいます。

秘書に関する経歴・資格をアピール

秘書に関する経歴や資格を持っている場合はぜひ有効にアピールしましょう。

直接関連する経歴がなくてもかまいません。

例えば事務的なインターンに参加した経験も、ビジネスにおいて必要な能力なのでアピールになります。

コミュニケーション能力をアピールしたり、気が使えることをアピールするのも、秘書における志望動機ではとてもいい強みになります。

ぜひ秘書に関する経歴をアピールしてみましょう。

また、秘書に関する資格を持っている場合はそれもアピールできると採用率はあがります。

秘書に関する資格を取ろう

秘書に関する資格があるのは知っていますか?

秘書関連の資格は社会人としての基礎的な能力が身につくとされており、大学生からの人気も高いです。

ここでは特に一般的な二つの資格について説明します。

秘書検定二級

秘書検定とは秘書業務に必要なビジネスマナーやスキルを証明できる資格です。

合格率も高く、独学でもとりやすい資格となっています。

秘書検定は2級が大学生に、3級が高校生にふさわしいとされています。

そのため就活においてアピールするには秘書検定2級を取る事をお勧めします。

秘書検定を取ろうと勉強している段階でも十分アピール材料になりますのでこれを機に勉強してみてはいかがでしょうか?

CBS(国際秘書検定)

国際秘書検定は外国人付秘書を目指す方におすすめの資格となっています。

日本語と英語をどちらも使いこなせることを条件としていますので秘書検定よりは難易度が高いです。

レベルが高い分、経歴としても強い印象を与えることができますのでチャレンジしてみてください。

秘書の種類に応じた志望動機

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ここまでは秘書職全般に共通する志望動機でした。

ここからは、役員秘書とグループ秘書それぞれのアピールするポイントをご紹介します。

役員秘書とグループ秘書では、アピールすべき内容が少し違います。
秘書全般に共通する志望動機に加えて、目指す秘書の種類に合わせた志望動機も加えてアピールすると更に効果的です。

役員秘書の場合

役員秘書を目指す場合アピールしたい点は、「その人に合ったサポートができる」ことです。
これを自分の実体験に基づいた具体例を挙げてアピールしましょう。

役員秘書は、役員1人につき秘書1人が基本です。
そのためその人のカラーに合った対応が不可欠です。

例えば、次のような経験はありませんか?

  • 家庭教師のアルバイトで、生徒の学力や性格に合わせて教え方や教材の種類を変えて指導した
  • カフェのアルバイトで、コーヒーアートの絵柄をお客様によって変えて描いた

このように相手のことを考えて最善の対応をした経験は誰にでもあるはずです。

グループ秘書の場合

グループ秘書がアピールしたいポイントは、「物事の優先順位を的確に見極める力」です。

グループ秘書は複数人の仕事をサポートするので、同時に幾つもの業務をこなします。
そのため、業務の優先順位を的確に判断する能力が必要です。

複数の作業を同時進行した経験を具体例として挙げアピールしましょう。

例えば、お弁当作りの趣味でも立派なエピソードになります。
お弁当は限られた時間で優先順位を考えて作るものだからです。

好印象を与える秘書の志望動機構成とは

志望動機はどのような構成でアピールすればよいのでしょうか。

基本的に、業界を限らずPREP法が就活において有効であるとされています。

もし志望動機の基本構成について関心がある方は下記の記事を読んでみてはいかがでしょうか。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
女性を中心に人気の秘書職は難関ではありますが、企業の中でも優秀な人と一緒に仕事をするだけに、社会人として成長する上でもやりがいのある仕事です。

ゆえにこの記事で記載したアピール方法を活かして、応募してみる価値は大きいと思います。
秘書職に興味ある方は、是非ともこの記事のことを参考にしていただけたらと思います。

柴田貴司
監修者

明治大学院卒業後、就活メディア運営|自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート

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