インターンの交通費は領収書をもらっておこう！
インターンに参加する際、交通費の支給がある企業は多く、学生にとっては大きな助けになりますよね。
しかし、交通費の申請には、ほとんどの場合で領収書の提出が求められます。
領収書を忘れてしまうと、せっかく支給されるはずだった交通費を受け取れなくなる可能性があるので注意が必要です。
領収書は、企業が経費として計上するために不可欠な書類であり、正確な金額や利用日、利用区間などを証明する役割を担っています。
特に複数の交通機関を利用する場合や、定期券の区間外を利用した場合には、それぞれの区間ごとの領収書をきちんと保管しておくことが重要です。
インターン期間が長期にわたる場合でも、日ごとに精算するのか、まとめて精算するのかは企業によって異なるため、事前に確認しておきましょう。
交通費の精算方法については、後ほど詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
インターンの交通費は必ず往復分で購入するのがポイント
インターンの交通費を精算する際、片道分だけ購入してしまい、領収書も片道分しか発行してもらわなかったという失敗談をよく耳にします。
しかし、交通費は必ず往復分をまとめて購入し、その領収書を発行してもらうようにしましょう。
企業側は、往復分の交通費を支給することを前提としていることが多く、片道分だけでは再度の精算手続きが必要になるなど、手間をかけてしまうことになりかねません。
特に遠方からインターンに参加する場合、新幹線や飛行機を利用することがあるかもしれません。
このような場合は、往復割引などを活用してお得に購入できる場合がありますので、あわせてチェックしておきましょう。
自分の印鑑が必要になる場合が多いので注意
交通費の精算手続きを行う際、精算書類に自分の印鑑を押すよう求められることがよくあります。
これは、本人が申請したことを証明するための重要な手続きであり、印鑑を忘れてしまうと精算が滞ってしまう可能性があるため注意が必要です。
インターンに参加する際は、念のため印鑑を常に携帯するように心がけましょう。
また、シャチハタでも良いのか、それとも朱肉を使う認印が必要なのかは企業によって異なる場合があります。
事前に確認しておくと安心です。
もしも印鑑を忘れてしまった場合は、すぐに担当者に相談しましょう。
企業によっては、後日提出を認めてくれる場合もありますが、基本的にはその場で手続きを完了できるよう準備しておくことが大切です。
インターンの交通費の領収書で宛先はどうする？
領収書を受け取る際、宛名をどうすればいいのか迷う就活生は多いのではないでしょうか。
結論から言うと、多くの場合は企業名で発行してもらうのが一般的です。
ただし、企業によっては「宛名は空欄のままで良い」と言われることもあります。
これは、企業側でまとめて領収書を管理・処理するため、個人の名前を記載する必要がない場合があるためです。
したがって、領収書を受け取る前に、必ず企業の人事担当者やインターンシップの窓口担当者に宛名について確認するようにしましょう。
もし確認を忘れてしまい、企業名で発行してもらうべきだったのに自分の名前で発行してしまった場合でも、慌てる必要はありません。
ほとんどのケースでは、企業側で修正や処理を行ってくれますが、まずは正直に担当者に相談することが大切です。
分からないことがあれば必ず企業に相談しよう！
インターンの交通費に関して、少しでも疑問や不安な点があれば、臆することなく企業の人事担当者や窓口に相談するようにしましょう。
特に、初めて交通費を申請する場合や、精算方法が複雑な場合は、一人で悩んでいても解決しないことがほとんどです。
たとえば、「領収書を紛失してしまった」「SuicaなどのICカードを利用した場合の精算方法が分からない」といった具体的な困りごとがあるかもしれません。
そのような時こそ、担当者に相談することで、適切な対応策を教えてもらうことができます。
企業側も、学生が安心してインターンに参加できるよう配慮してくれますし、事前に相談してくれることで、スムーズな手続きが可能になります。
分からないことをそのままにせず、積極的に質問することは、ビジネスマナーとしても良い印象を与えます。
インターンの交通費の請求方法
インターンの交通費の請求方法は、企業によって多岐にわたります。
最も一般的なのは、企業が用意した**「交通費精算書」などの専用フォームに必要事項を記入して提出する方法です。
この際、先ほどもお伝えしたように、領収書の添付が必須となります。
また、最近ではWeb上のシステムを使って申請するケースも増えてきました。
この場合、領収書をスキャンしてアップロードすることが求められます。
いずれの方法にしても、交通費精算書には利用した日付、区間、運賃、利用した交通機関の種類などを正確に記入する**必要があります。
また、振込先の口座情報を記入する必要がある場合もあるため、事前に振込先の情報も確認しておきましょう。
インターンの交通費の領収書に関するよくある質問
インターンに参加する学生から寄せられる、交通費の領収書に関するよくある質問とその回答をまとめました。
Q. 定期券区間内の交通費は支給されますか？
A. 基本的に定期券区間内の交通費は支給されません。
定期券の区間外を利用した場合のみ、その区間の交通費が支給されるのが一般的です。
Q. SuicaやPASMOなどのICカードを利用した場合はどうすればいいですか？
A. ICカードの利用履歴を印刷して提出することが多いです。
駅の券売機や、一部のコンビニの端末で印刷できます。
ただし、企業によってはICカード利用分は精算対象外としている場合もあるため、事前に確認が必要です。
Q. 領収書を紛失してしまったのですが、どうすればいいですか？
A. 交通機関によっては「再発行不可」の場合がほとんどです。
しかし、どうしても見つからない場合はすぐに企業の担当者に相談しましょう。
場合によっては、利用した交通機関や日時を証明する書類（クレジットカードの利用明細など）で代用できる可能性もあります。
まとめ
インターンの交通費は、事前の準備と正確な手続きが重要です。
交通費の支給は、企業が学生の負担を減らすために行ってくれている配慮です。
その気持ちに応えるためにも、領収書は必ず保管し、精算方法を事前に確認しておくようにしましょう。
特に、往復分の交通費をまとめて購入することや、精算書類に印鑑が必要になる可能性があることは覚えておいてください。
もし不明な点があれば、一人で悩まずに企業の担当者に相談することが、スムーズな手続きへの第一歩です。
この記事が、あなたのインターンシップを成功させる一助となれば幸いです。
明治大学院卒業後、就活メディア運営｜自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート
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