お礼状は縦書きと横書きのどちらにするべき？
お礼状は手紙やEメールなど、さまざまな形式があります。一般的には縦書きの便せんを使用するケースが多いですが、必ずしも縦書きでなければいけないという明確なルールはありません。縦書きの文書は基本的に目上の人や、かしこまった文書を作成するときに用いられることが多い傾向にあります。それに対して横書きは、縦書きに比べるとややカジュアルなイメージが強くなります。しかし、なかには縦書きに慣れていない、うまく文章が書けないといった理由から、横書きのお礼状を作成したいという就活生もいるかもしれません。そうした場合は失礼のないようにビジネスマナーをしっかりと守れば、マナー違反になるケースは少ないでしょう。相手にラフなイメージを与えないためにも、横書きのお礼状を作成する場合は、正しい言葉遣いを意識することが肝心です。手紙で横書きをする場合の書き方
横書きのお礼状は縦書きと同じ構成を意識すれば、スムーズに作成できます。横書きの場合はまず企業名と部署、担当者名や役職を記入しましょう。このときに注意したいのが、株式会社を省略して記入しないという点です。また、担当者に役職が付いている場合には、役職の後ろに「様」を付け加えないようにしましょう。部長や課長のみで問題ありません。次に「謹啓」などの頭語、続いて時候の挨拶を入れます。時候の挨拶は季節によって内容が変わります。手紙を出す時期にあったものをピックアップすることが肝心です。そしていよいよ本文に入ります。本文ではまず、インターンシップでお世話になったことへの感謝の気持ちを書くことが無難です。また、感謝の後はインターンシップで学んだことを書くようにしましょう。本文の終わりには再び感謝の言葉を入れて、結びの言葉で文章を締めくくります。最後は、頭語に合わせた結語を入れましょう。ここでは頭語を謹啓としていますので、結語は敬白と記入します。手紙の最後には日付と大学名、学部、自分の氏名を記載します。このときに注意したいのが日付です。日付は手紙を投函する日に合わせることが基本です。手紙を書いた日付と、手紙の投函日にズレが生じないように注意しましょう。
メールで横書きをする場合の書き方
最も手軽で、スピーディにお礼の言葉を伝えられるのがEメールです。特に若い世代はEメールに慣れ親しんでいる人も多く、手紙に比べると敷居が低く感じられるかもしれません。しかし、普段のEメールとビジネスメールとでは、少々勝手が異なります。きちんとビジネスマナーを意識したうえで、お礼状を作成することが肝心です。お礼状をEメールで作成する場合は、件名が重要なポイントになります。件名にはかっこを付けて【御礼】など、完結に用件を記載しておくことがベターです。こうすることで、担当者がEメールを受け取ったときに、すぐ内容を把握しやすくなります。Eメールの本文にはまず、企業名と部署名、担当者名や役職を記載します。改行したら、本文を書いていきましょう。本文ではまず感謝の気持ちを伝え、次に学んだことなどを書きます。本文の最後は、あらためて感謝の言葉と結びの言葉を入れて完成です。それから、メールの最後には記号で区切りを作り、日付や大学名、氏名などの情報をまとめて記載しておくと良いでしょう。お礼状を送るときの注意点について
横書きのお礼状を作成する場合は、手紙とEメールのそれぞれに注意しておきたいポイントがあります。まず手紙の注意点から紹介しましょう。手紙は、何よりも誤字脱字に注意することが肝心です。万が一書き間違えてしまった場合は、修正テープなどは使用せずに、新しい用紙に書き直すことが大切です。書き直すのは手間がかかり、面倒だと思う人もいるかもしれません。しかし、受け取る側の気持ちになって考えてみましょう。修正だらけのお礼状をもらったら、きっと残念な気持ちになってしまうはずです。せっかく感謝の気持ちを込めたお礼状なのですから、書き間違えや修正のない、完璧な内容を目指しましょう。Eメールの場合は、見やすさを意識することが肝心です。Eメールは文章を続けて書いてしまうと、相手が読みづらいと感じてしまう場合があります。そのため、文章は全体のバランスを見ながら適度な改行を入れるようにしましょう。目安としては、20～25文字の間隔で改行を行うと、すっきりと見やすい文章になります。魅力的なお礼状で担当者にアピールしよう！
インターンシップのお礼状は、感謝の気持ちを伝えられるだけではなく、担当者にあなたの存在をアピールできる絶好のチャンスです。このチャンスを活かすためにもお礼状は必ず下書きを行い、問題点がないか確認することが肝心です。それから、担当者の心に響くお礼状を作成するには、ジョブコミットなどの専門コンサルタントに相談することも良い方法です。ビジネスマナーや文章構成を意識して、担当者の心をぐっと引き寄せるお礼状を作成しましょう。
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