何はともあれ企業側に連絡や確認をとることが大切
企業側から渡された書類には「交通費支給」という記載はあっても、どうやって請求すればいいのか分からない場面もあるでしょう。その場で確認できれば一番ですが、タイミングによっては連絡が後回しになってしまうこともあるものです。そんなときには、ためらわずに領収書をもらう習慣を身につけてみましょう。金額が高額となる飛行機や新幹線、タクシーといった交通機関を利用する場合は請求する際に領収書が必要となります。バスや電車の場合は、領収書が不要で済む場合も珍しくありません。ただ、領収書の提出を求められたときに困らないためにも、念のためもらっておくに越したことはありません。また、請求する際には受領印を求められたりもするので、印鑑を忘れないようにしましょう。
請求できるからといって無駄な支払いをしない
後から交通費を請求できるからといって、むやみに多くのお金を遣ってはいけません。切符などの領収書は、往復分をあらかじめ購入しておくようにしましょう。往復で購入した方が割引なども適用されることがあるため、企業側の負担も少なくなります。片道分を2回に分けて購入すると、事務処理も煩雑になってしまうため、お互いにメリットがないといえます。 また、領収書をもらうときに必ずといっていいほど尋ねられるのが「宛名」です。自分の名前なのか、企業名なのか、空欄でいいのか、「上様」でもらうべきなのかといった部分が出てくるでしょう。宛名については企業によって求められるものが異なるので、やはり確認が必要になります。企業ごとに経理のルールがあることを押さえておくことが肝心です。宛名書きで迷ったときも空欄は避けるのが無難
消費税法の定めでは、交通機関の領収書の宛名は必要がありません。ただ、法律上は問題がないからといって、自分勝手な判断で行動してしまっては企業側に迷惑をかけてしまいます。すぐに確認が取れない場合の手段としては、企業名で領収書をもらうようにしましょう。その際には、必ず企業の正式名称で記入してもらってください。但し書きの部分は、「インターンシップ、〇〇（個人名を入れてもらう）の交通費として」と書いてもらえば、基本的に問題はありません。企業によっては、筆跡が違ったり、ペンのインクの色が違ったりすることで請求が認められない場合もあるので注意が必要です。直前になって困ってしまう前に、あらかじめ余裕をもって企業側に確認をとっておくと安心です。郵送での請求の場合の文例
直接、交通費を精算してもらう場合の他に、郵送で請求してほしいと言われる場合もあります。経路や日付、金額、振込先などを請求書に記載するのはもちろんですが、それだけでいいのかと迷ってしまうこともあるでしょう。そういった場合には、確認の意味も込めて、一筆添えておくのが丁寧な印象を与えます。「お世話になっております。先日のインターンシップの交通費の件で、下記の通りお知らせします。詳細を記載しましたので、ご確認の程よろしくお願いいたします」といった文言の後に、経路・日付・金額を記載し、さらに振込先口座・口座名義、記入した日付と学校名・氏名などを記して印鑑を押しましょう。一度フォーマットを用意しておけば、後は必要に応じて金額欄などを変えれば大丈夫です。
領収書をもらい損ねたときのポイント
領収書をもらわなければと頭では分かっていても、つい忘れてしまうこともあるでしょう。そうした場合には、とりあえずメモに書いておくことをおすすめします。うろ覚えの数字を伝えてしまっては、印象が悪くなってしまうからです。たとえ悪意がなかったとしても、数字の間違いはあまり良いイメージにつながりません。むやみに慌ててしまわずに、きちんとメモ書きを残しておけば、後日対処のしようがあるものです。新幹線などの切符は、自動券売機で領収書が発行できるものもあるので利用してみましょう。企業側から口頭で尋ねられても、しどろもどろにならないように、きちんと証拠を残しておくことが大切です。インターンシップで支障が出ないためにも、落ち着いて行動できるように心がけておいてください。
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