【新卒向け】就労証明書とは？内定者が必要になるシーンと依頼方法を解説

「内定後に就労証明書が必要と言われたけど、どう準備すればいい？」という新卒・内定者の方へ。

就労証明書とは、就労の実態や予定を公的に証明するための書類であり、保育施設の入所申請・奨学金の返還猶予・住宅ローン審査など、様々な場面で提出を求められます。

内定者（入社前の新卒）が就労証明書を必要とするシーンは限定的ですが、求められた際に慌てないよう、基本的な知識を持っておくことが大切です。

この記事では、就労証明書の概要・内定者が必要になるシーン・企業への依頼方法をわかりやすく解説します。

就労証明書とは何か

就労証明書とは、現在就労していること（または就労予定であること）を証明するための書類です。

主に保育園・認定こども園への入所申請の際に自治体が求める書類として知られており、勤務先の企業・事業所が記載・発行します。

様式は市区町村によって異なるため、申請先の自治体のホームページからフォームをダウンロードして使用するのが一般的です。

「就労証明書」と「採用証明書」は似た名前ですが、使用目的が異なります。就労証明書は主に保育・福祉申請向け、採用証明書はハローワークへの提出や奨学金・ローン関連で使われる書類です。

内定者が必要とするシーン別に、どの書類が求められるかを正確に確認することが重要です。

内定者が就労証明書を必要とするシーン

入社前の内定者（新卒）が就労証明書や採用証明書を必要とする主なシーンを紹介します。

書類の名称・様式・発行元は目的によって異なるため、提出先に何の書類が必要かを事前に確認することが最初のステップです。

保育施設の入所申請（内定後の就労証明書）

子育て中の親が保育園・認定こども園に子供を入所させる際、自治体に就労証明書の提出を求められます。

内定者の場合、「入社予定日から働く予定」という形で就労予定を証明するために、内定先の企業に就労証明書（就労予定証明）の作成を依頼するケースがあります。

内定者 就労証明書 親のケースとしては、親（保護者）が子供の保育施設申請のために、自分の就職先（内定先）に就労証明書を依頼する場面が代表的です。

保育園の入所申請には期限があるため、内定後なるべく早く採用担当者に相談することが重要です。

様式は自治体ごとに指定されているため、役所のホームページからダウンロードして企業に提出し、記入を依頼します。

奨学金の返還猶予・採用証明書の提出

日本学生支援機構の奨学金を利用している新卒が、卒業後の返還猶予や減額返還を申請する際に「採用証明書」の提出を求められることがあります。

採用証明書は企業の人事担当者が発行する書類で、「○月○日付で採用することを証明します」という内容が記載されます。

就活が終わり内定先が決まったタイミングで、奨学金の継続や返還の手続きを確認し、必要であれば採用担当者に発行を依頼しましょう。

様式は日本学生支援機構のホームページで確認できます。

卒業直前・就職直後に手続きが集中するため、早めに確認・準備を進めることをおすすめします。

住宅・ローン審査における内定証明

一人暮らしを始めるための賃貸契約や奨学金の条件確認の際に、内定先の収入見込みを証明するための書類を求められることがあります。

この場合は「内定通知書」または「採用証明書」が書類として機能するケースが多く、厳密な意味での就労証明書とは異なります。

賃貸審査で収入を証明したい場合は、まず内定先から内定通知書のコピーを取っておき、審査機関に何を求められているかを確認してから対応しましょう。

求められる書類の種類は審査機関によって異なるため、事前に問い合わせた上で準備することでスムーズに対応できます。

就労証明書・採用証明書の依頼方法

内定先に就労証明書・採用証明書の発行を依頼する際の手順と注意点を解説します。

内定者が企業に書類作成を依頼する場合、担当窓口（採用担当・人事部）に丁寧に連絡することが基本です。

企業への依頼手順と連絡方法

就労証明書・採用証明書の発行を依頼する際は、メールまたは電話で採用担当者に連絡します。

連絡する際は「何のために必要か（保育施設申請・奨学金・賃貸審査等）」「どの様式を使うか（自治体指定の様式を添付）」「いつまでに必要か」を明確に伝えましょう。

企業側は書類の作成に数日〜1週間程度かかることがあるため、提出期限の2週間前には依頼することが理想です。

依頼時の例文：「このたびは内定をいただきありがとうございます。〇〇申請のため、就労証明書（様式添付）のご記入・ご捺印をお願いできますでしょうか。提出期限が〇月〇日のため、〇月〇日までにご対応いただけると大変助かります」という形が丁寧で伝わりやすいです。

記載内容に不備があると申請が無効になるケースもあるため、受け取った後に内容の確認を怠らないようにしましょう。

就労証明書に記載される主な項目

就労証明書に記載される項目は自治体の様式によって異なりますが、一般的には勤務先名称・所在地・就労開始予定日・勤務形態・週の勤務日数・1日の勤務時間・雇用形態などが含まれます。

内定者の場合は「就労予定」として記載するため、採用担当者に「まだ入社前だが書いてもらえるか」を事前に確認しておくことが重要です。

多くの自治体では内定者の就労予定証明にも対応していますが、自治体によってルールが異なるため、申請先の役所に事前確認することをおすすめします。

企業側も内定者からの就労証明書依頼には慣れているケースが多いため、遠慮せず早めに相談しましょう。

就労証明書 内定者に関するよくある質問

内定者の就労証明書についてよく寄せられる質問をまとめました。

まとめ

就労証明書は、就労の実態または予定を証明するための書類であり、内定者が必要とするシーンとしては保育施設の入所申請・奨学金の返還猶予・住宅ローン審査などがあります。

企業への依頼は提出期限の2週間前を目安に、必要な様式と期限を明示した上でメールで連絡することが基本です。

「就労証明書」と「採用証明書」は目的が異なるため、提出先に何の書類が必要かを事前に確認してから企業に依頼することが、スムーズな手続きの鍵です。

内定後の各種手続きは、時期が重なりやすく慌てがちになります。内定が決まったら早めに必要書類の有無を確認しておきましょう。

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監修者

柴田貴司

明治大学院卒業後、就活メディア運営｜自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート