【27卒】内定辞退メールの書き方例文！電話は必要？気まずさを解消するマナーを徹底解説

【内定辞退の連絡は必ずしよう】辞退メール作成AIで辞退メールを作ろう

内定辞退の連絡、どう切り出せばいいか悩んでいませんか？特に「内定承諾しちゃったけど、やっぱり辞退したい…」という時は、本当に気が重いですよね。

そんなあなたの強い味方が「辞退メール作成Ai」です！承諾前はもちろん、言い出しにくい承諾後の辞退メールも、Aiがしっかりサポート。

失礼のない、誠意が伝わる文章をサクッと作成します。

悩んでいる時間を、次のステップへの準備に使いましょう！

【内定辞退メール】内定辞退メールの基本構成と書き方

内定を辞退するメールを送りたい人は基本構成と書き方を覚えてください。

一度流れを理解しておくことで、今後の就活や転職に利用できます。

また、内定辞退の連絡は、企業にとって採用活動をやり直す必要がある重要な情報です。

採用担当者は多忙であるため、メールを開封しただけで内容がすぐに理解できるようにしてください。

メールでは簡潔さと明確さが求められます。

基本構成を満たすことで誰から、何の連絡か、結論を迅速に伝えることが可能です。

件名：一目で「内定辞退」と分かるように

メールの件名は一目で「内定辞退」と分かるようにしてください。

件名を明確にすることで採用担当者に優先度の高さをアピールできるからです。

採用担当者は日々、大量のメールを受け取ります。

内定辞退のメールは、企業の採用計画に直結する重要かつ緊急性の高い連絡です。

件名に「内定辞退」を含めることで、採用担当者はメールを見逃しにくくなります。

良い件名は、内容・差出人・重要度が完璧に伝わり、最優先で対応できます。

一方で悪い件名は誰からの連絡か、何についての連絡かがまったくわかりません。

迷惑メールと間違われる可能性があるので注意してください。

本文の構成

内定辞退メールは「挨拶と内定へのお礼」「内定辞退の意思表示」「辞退理由」「結びと署名」の4段階構成が基本です。

採用担当者が即座に内容を把握し、誠意が伝わるように構成は最低限に留めてください。

文章を増やすことで、気持ちが伝わりやすくなると考える人は多いでしょう。

しかし、実際は逆です。

簡潔に辞退する旨を述べることで、内容が把握しやすくなります。

さらに、最後まで文章を読んでもらえるため、あなたの考えが正確に伝わるでしょう。

以降では各構成の内容を詳しく解説します。

メールの構成を細分化しているので、辞退メールを作成したい人は参考にしてください。

挨拶と内定へのお礼

内定辞退メールの挨拶とお礼は「誰からの連絡か」を明確にし、「内定への感謝」を簡潔に伝えてください。

メールの冒頭は、採用担当者がまず目にする部分です。

「〇〇大学の〇〇です」と名乗ることで、応募者の中からあなたを迅速に特定できます。

辞退の連絡であっても同様です。

選考に時間を割いていただき、内定という機会を与えてくれた企業に対し、まずは感謝の意を述べましょう。

感謝の意思を伝えるのはビジネスマナーであり、誠意を示すのに欠かせません。

採用担当者名が分かっている場合、「人事部 採用ご担当者様」ではなく、「人事部 〇〇様」と個人名を記載すると、より丁寧です。

細かい配慮ですが、採用担当者に誠意が伝わりやすくなります。

内定辞退の意思表示

内定辞退の意思表示は感謝と謝罪の言葉を添えて、結論を明確に伝えてください。

迅速な情報伝達と誠意ある連絡をするためです。

採用担当者は、あなたの辞退を把握した後、すぐに採用計画を調整したり、選考中の候補者に連絡を取ったりする必要があります。

したがって、内定辞退の意思表示では婉曲な表現を避けてください。

結論を最短かつ明確に伝えることが、企業への最大の配慮となります。

ただし、結論の前に選考への感謝と辞退への謝罪を置くことで、形式的な連絡ではなく誠意のあるメールに変わります。

「辞退します」ではなく「辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」など、丁寧な謙譲語が有効です。

辞退理由

内定辞退の理由は具体的に述べる必要はありません。

「熟慮の結果です」と伝えることで採用担当者への配慮となり、角の立たない表現にすることが可能です。

内定辞退の理由を具体的に述べる義務は、あなたにはありません。

辞退する理由を詳細に伝えると、企業側から引き止められたり、詳細な質問をされたりする可能性があります。

したがって、「熟慮の結果」「他にご縁をいただいた」など、当たり障りのない表現で留めることをおすすめします。

もしより詳細に、内定辞退の理由を述べなければならない場合は以下の3つの理由がおすすめです。

謝罪

内定辞退のメールで謝罪する場合、選考への感謝と「本来は電話（または直接）で伝えるべきところをメールにしたこと」への謝罪を盛り込んでください。

ビジネスマナーを守りつつ、企業への配慮を示すためです。

内定辞退は、企業にとって採用活動をやり直す必要を生じさせる重要かつ、ネガティブな連絡です。

日本のビジネス慣習では、重要な辞退の意思は口頭（電話）で伝えるのが最良のマナーとされています。

したがって、メールの文面に謝罪と配慮を示すことで、最後まで礼儀を尽くした印象を与えることが可能です。

電話したい人は、メール謝罪の後「つきましては、後ほどあためてらお電話させていただきます」という一文を添えてください。

後で電話をかけることで、メールでの謝罪が形だけではないことの証明になります。

結びの挨拶

結びの挨拶では、入社辞退という個人的な事情にもかかわらず最後まで対応してくれたことへの感謝を述べてください。

そして、企業の発展を祈る言葉を添えて締めくくることで円満に終われます。

内定辞退の連絡は、あなたと企業との最後の公式なやり取りです。

最後まで丁寧なビジネスマナーを貫くことで、企業側に不快な感情を残さず、円満に就職活動が終えられます。

企業の発展を祈る言葉は、「貴社とのご縁がありませんでしたが、今後益々のご活躍を願っております」という、社会人としての敬意を示すものです。

早くメールを完成させたい気持ちはわかります。

しかし、最後まで手を抜かずにメールを作成してください。

【内定辞退メール】承諾「前」の辞退メール例文

【内定辞退メール】承諾「後」の辞退メール例文

【内定辞退メール】内定辞退の連絡「6つの基本マナー」

内定を辞退する場合、以下の6つのマナーを守ってください。

内定辞退は企業との最後の接触です。

あなたは社会人としての第一歩を踏み出しています。

各マナーは、感情論ではなく、ビジネス上の合理性と礼節にもとづいています。

マナーを実践することで、たとえ辞退しても、企業側に不快な感情を残さず、円満に終えることが可能です。

できる限り早めに連絡を入れる

内定辞退を決断したら即座もしくは、遅くとも翌営業日までに連絡してください。

企業は内定辞退を受けたら、すぐに補欠候補者への連絡や新たな採用計画の調整を始める必要があるからです。

連絡が遅れるほど、企業の採用活動に多大な混乱とコスト（時間・労力）を生じさせます。連絡のスピードは誠意の表れです。

企業の負担を最小限に抑えようとするあなたの配慮を示します。

メールで第一報を入れた後、時間を置いて電話で連絡し、辞退の意思を迅速かつ確実に伝えましょう。

伝えにくい気持ちは理解できます。

しかし、時間が経つほど辞退しにくくなるため、早い段階からの連絡をおすすめします。

選考や内定へのお礼を伝える

辞退の連絡であっても、メールの冒頭や結びにおいて、企業が割いてくれた選考時間や内定という機会に対する感謝を丁寧に伝えてください。

辞退というネガティブな内容のメールであっても企業に敬意を示せるからです。

たとえば「貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました」といったお礼を具体的に述べてください。

感謝の言葉は、形式ではなく、企業への敬意と感謝の気持ちを示すものです。

社会人としてのマナーを身につけたことの証明になります。

礼儀正しくお礼を伝えることで、辞退という事実のみが残るのではなく、丁寧な印象を残すことが可能です。

メールの文章には選考や内定への感謝を伝えてください。

ネガティブな理由を伝えない

内定辞退のメールにネガティブな理由を記載する必要はありません。

ありのままをメールに記載すると企業との関係性が悪化するからです。

具体的には、内定辞退の理由として「給料が低い」「残業が多い」などの待遇や体制を批判するネガティブな内容は避けてください。

採用担当者は人間です。

文章を読むことで気分を不快にさせたり、余計な議論を招いたりする可能性があります。

代わりに「自身の適性を熟慮した結果」「キャリアプランを考えた結果、他社にご縁をいただくこととした」など、自己都合かつ前向きな決断であったと伝えてください。

理由は簡潔に留め、企業を否定しないことで円満な辞退が可能になります。

嘘をつかない

内定辞退の理由やあなたの就職活動の状況について、嘘をつくのは避けてください。

嘘は時間が経ったのち発覚するリスクがあるからです。

嘘がバレるとあなたの信用は完全に失います。

とくに電話で詳細を聞かれた際、辻褄が合わなくなるかもしれません。

辞退理由は「一身上の都合」と簡潔に述べるなど、回答を最小限に留めてください。

一方で、採用担当者から辞退の理由を質問される可能性があります。

誠実に対応しつつ、直接的な回答は避けることをおすすめします。

社会人として求められる信頼性を守るためにも、正直な態度で臨むことが大切です。

内定を辞退するのに嘘をつくのは簡単です。

しかし、嘘をつく行為は企業への敬意に欠ける行為であることを覚えておきましょう。

内定先の会社名は伏せる

辞退連絡において、入社を決めた他社の具体的な会社名を伝える必要はありません。

会社名を伝えると余計な詮索や引き留めに合う可能性があるからです。

そこで「他の企業にご縁をいただきました」「自身の将来の目標に合致する別の企業で働くことを決断いたしました」といった表現に留めてください。

内定を辞退するのは自分の判断による結果だと伝えることが大切です。

採用担当者からの深掘りを回避できます。

さらに、あなたの信頼性にも影響します。

ビジネス上の機密を守り、あなたの決断が他社の影響によるものではないと示すためにも、会社名は伏せてください。

詳しく説明することが誠意になるとは限りません。

内定先の会社名がなくても辞退の意思は伝えられるので安心してください。

深夜・早朝・休日の送信

深夜・早朝・休日の送信は避けてください。

営業時間外の連絡はビジネスマナーを欠く行動だと認識されるからです。

内定辞退のメールや電話は、企業の営業時間内（平日9時〜18時ごろ）にしてください。

採用担当者のプライベートな時間を侵害しないようにしましょう。

とくにメールは、休日や深夜に届くと緊急性を高め、採用担当者に負担をかけます。

相手の自由時間を尊重するのはビジネスの基本です。

電話とメールは、おおよそ採用担当者が対応できる時間帯を選んでください。

採用担当者によっては「いつでも連絡していいよ」と仰る人もいます。

しかし、言葉を鵜呑みせず深夜・早朝・休日の連絡は控えるのが無難です。

【内定辞退メール】電話で内定辞退を伝える場合の例文と流れ

続いて、電話で内定辞退を伝える場合の例文と流れを紹介します。

あなたの口から辞退する旨を伝えることで、採用担当者に誠意を示すことが可能です。

口頭での謝罪と感謝は、メールの文章よりもあなたの真剣な気持ちを深く伝えられます。

しかし、電話は採用担当者の時間を奪うかもしれません。

本章では電話をかけてもいい時間帯と伝える内容について解説するので参考にしてください。

電話をかける時間帯の配慮

電話をかけるにあたって避けるべき時間帯は以下の3つです。

電話する場合は以下の時間帯がおすすめです。

採用担当者は面接や会議などがあるため、多忙なスケジュールを過ごします。

相手への配慮を忘れずに連絡するようにしてください。

【会話例文】電話で辞退を伝えるトークスクリプト

電話で辞退を伝えるなら、話す内容を想定しておきましょう。

言葉に詰まったり、伝え漏れたりすると採用担当者の時間を奪うからです。

以降で紹介する内容を参考にして、スムーズに辞退を伝えてください。

上記の会話はあくまで一例です。

相手の相槌や返事によっては柔軟に内容を変更してください。

内定辞退を電話で伝える方法について詳しく知りたい内定者は、こちらの記事も参考にしてください。

【例文あり】内定辞退の電話も怖くない！ 誠意が伝わる電話マナーを徹底解説

【内定辞退メール】内定辞退の気まずいあるあるQ&A

まとめ

この記事では内定辞退の連絡をメールで伝える方法とマナーについて解説しました。

メールは簡単に伝えられる反面、読み飛ばされる可能性があります。

そこで、メールと電話をセットにすることで、より確実に辞退の意思が伝えられます。

内定辞退はあなたの権利です。

誠意を持って対応することで、気まずさや後腐れなく辞退できます。

メールを作成するのが面倒に感じる場合、この記事で紹介した例文を参考にして、スマートに辞退を伝えてください。