【例文】業務効率化の経験を自己PRする方法！注意点も解説

これまで効率化を図った経験がある方は自己PRにおいてもアピールしたいと思っていることでしょう。

そこで今回は業務効率化の経験を自己PRでアピールする方法や注意点などについて詳しく紹介します。ぜひ参考にしてください。

【自己PR: 業務効率化】効率化は就活で評価される？

まず、効率化が就活で評価されるのかについて理解しておかなければなりません。

結論として、効率化という能力は就活で十分評価される材料となり得ます。

しかし、効率化には成果も重要ですが、再現性も重要です。

したがって、過程について詳しく説明し、その効率化が就職後にその企業で活用できる能力であるのかについて、わかりやすく説明しなければなりません。

柴田貴司
（就活市場監修者/新卒エージェント本部幹部）

柴田貴司
（就活市場監修者）

自己PRにおいて「差別化」はとても重要です。3万人いると言われている就活生の中で、同じアピールポイントを自己PRする学生は少なくありません。そこで、その人ならではのエピソードや強みの活かし方ができる人材は重宝されるのです。この記事では差別化しつつ強みを効果的にアピールする方法をお伝えしますので、ぜひ最後までご覧ください。

【自己PR: 業務効率化】企業が自己PRを聞く理由

続いて、企業が自己PRを聞いてくる理由についても紹介します。

この理由はどのような企業にも当てはまる可能性が非常に高いため、どのような企業を受ける際にも以下の2つの項目が自然と伝わるような回答を心がけましょう。

自社とのマッチングを確認するため

企業が自己PRを求める理由の1つに、自社とのマッチングを確認したいという目的があります。採用担当者は候補者が持つスキルや価値観が企業の文化や業務内容に適しているかを見極めたいと考えています。

特に業務効率化の経験をアピールする場合、効率化に対する考え方やアプローチが自社の業務プロセスに適合するかどうかが重要な判断材料です。例えば、デジタルツールを活用して業務の自動化を推進する企業であれば、ツールを導入して時間短縮を実現した経験は大きな評価につながります。

一方で、現場作業が中心の業務も効率化する場合は、チーム内での役割分担や手順の改善といった具体的な取り組みが求められるかもしれません。

自分を客観視できているか確認するため

自己PRを求めるもう1つの理由は自分をどれだけ客観的に評価できているかを確認することです。社会人として働く上で、自分のスキルや特性を適切に理解し、それを業務にどう活かすかを考える力が必要です。

特に業務効率化の経験をアピールすれば、自分の強みや成果を冷静に分析して、それを具体的な行動として示す能力が求められます。

「アルバイトで業務フローを見直し、同じ作業を短縮できる手順を提案しました」などの内容の場合、効率化の成果を定量的に示すことで信頼性が高まります。

【自己PR: 業務効率化】効率化が評価される理由

続いて、効率化の経験がなぜ評価されるのかについて、その理由を3つ紹介します。

以下の3つの理由を踏まえた上で、あなたの魅力が伝わるような自己PRを作成しましょう。

問題を見つける力があるから

業務効率化の経験をアピールすることで、問題を見つける能力を示せます。企業は常に変化する市場や内部環境の中で問題を早期に発見し、それに対処できる人材を求めています。

業務効率化を行うには現状の作業プロセスや課題を分析し、そのどの部分に非効率が存在するのかを明らかにすることが欠かせません。

このプロセスを通じて、問題点に気づき、改善の余地を発見する力が養われます。

アルバイトやインターンで、対応に時間がかかっている問題に気づき、テンプレートを導入することで対応時間を短縮したなどの経験は問題発見の能力を具体的に示す良い例です。

課題解決のために行動する力があるから

業務効率化の経験は課題解決に向けて行動する力をアピールするのに非常に適しています。企業は問題を発見するだけでなく、それを解決するために積極的に行動できる人材を高く評価します。

問題点に気づいた後にどのように行動したかを具体的に述べることで、行動力を証明できます。

例えば「データ管理に時間がかかっている」という課題があった場合、新しいシステムの導入を提案し、その実現に向けて周囲を説得し、導入プロセスを実行したエピソードなどが説得力を持つでしょう。

また、課題解決の過程では周囲との協力やリーダーシップ、計画性といった複数の能力が必要とされます。これらの要素を含めたエピソードを盛り込むことで、業務改善の実績だけでなく、自分の多面的な能力を伝えられることでしょう。

現状をよりよくしようという向上心があるから

業務効率化の経験は現状に満足せず、より良い状態を目指す向上心をアピールする際にも適しています。

企業は変化を恐れずに挑戦できる人材を求めています。効率化に取り組む姿勢はその象徴です。現状のプロセスや仕組みを改善しようとする意識が、日常的な業務においても新たな価値を生み出すことにつながると企業は期待しています。

日常業務で非効率な部分に気づき、周囲にその問題を共有し、改善案を提案した経験は向上心を強調する絶好の機会です。このような行動を、たとえ小さな業務改善でも、組織全体にポジティブな影響を与える可能性があると示すことが重要です。

また、課題に取り組む中で生まれた困難や失敗への対処も、挑戦する姿勢や粘り強さを証明する要素となります。

【自己PR: 業務効率化】効率化を自己PRで使う際のポイント

続いて、効率化をした経験を自己PRでアピールする際のポイントについても紹介します。

以下のポイント4つを踏まえた上で作成すれば、よりあなたの魅力が伝わりやすい質の高い自己PRが完成することでしょう。

取り組んだ効率化の内容を具体的に伝える

業務効率化の経験をアピールする際には、具体的な内容を明確に伝えることが求められます。取り組んだ業務の背景や直面した課題、解決のために取ったアプローチを順序立てて説明することで、採用担当者にイメージしやすい内容となります。

例えば、資料作成に多くの時間を要していた原因が手作業でのデータ収集だった場合、自動化ツールの導入を提案し、実際に業務が改善されたエピソードを具体的に語ることが有効です。詳細な説明により、自身が状況を冷静に分析し、適切な対策を考案する能力を持っていることを示せます。

また、取り組んだ効率化の内容がなぜ重要だったのかという点を補足すると、取り組みの意義がより明確になります。効率化により、チーム全体の生産性が向上したり、ミスが減少した場合、その効果を述べて、自分の工夫が組織全体に貢献したことを強調しましょう。

過程での取り組みは定性的に伝える

業務効率化の取り組みを語る際にはその過程で自分がどのような行動を起こしたのかを具体的に述べることが重要です。結果を伝えるだけでなく、どのような視点や考え方で問題にアプローチし、どのような手順で改善を進めたのかを詳しく説明することで、プロセス重視の姿勢をアピールできます。

「非効率な業務フローを改善するために同僚へのヒアリングを実施し、改善案を提案して議論を重ねた」など、流れを説明することで、取り組みの過程が伝わりやすくなります。

また、過程を伝える際には課題解決によって自分がどのように周囲を巻き込み、協力を得たのか具体的な行動を示すことで、行動力やリーダーシップ、協調性といったスキルを自然に伝えられるでしょう。

結果は数値を用いて定量的に伝える

成果を示す際には数値を活用して具体的に説明することが大切です。例えば「手作業でのデータ処理を自動化ツールに変更した結果、処理時間を1日あたり3時間短縮した」というように、具体的な数値を交えると成果の大きさが明確に伝わります。

また、数値だけでなく、改善後にどのような付加価値が生まれたのかを述べることで、取り組みの意義をさらに強調できます。

ただし、成果を誇張しすぎることは避けるべきです。企業は真実味のあるエピソードを求めており、過剰な表現は信頼を損なう可能性があります。

また、誇張しすぎると深掘り質問で答えに詰まる可能性もあります。したがって、等身大の自分をアピールするためにも、数値は正確に、そして定量的に述べるようにしましょう。

オリジナリティを加える

業務効率化の取り組みを語る際には、自分ならではの視点やアイデアを取り入れたことを伝えることも重要です。

採用担当者は業務改善のエピソードを聞きたいのではなく、あなたの独自性や創造性を知りたいと考えています。したがって、なぜその施策を選んだのか、自分の考えや経験がどのように反映されているのかを具体的に述べる必要があります。

例えば、効率化の一環として新しいソフトウェアを導入した例を考えてみましょう。「上司の指示に従った。以上。」ではなく「業務の改善を解決するために複数のソフトを比較検討し、導入コストや運用のしやすさを考慮して、提案した」といったストーリーを伝えることが効果的です。

オリジナリティを強調することで、他の候補者との差別化を図り、採用の可能性を高めることができるでしょう。

【自己PR: 業務効率化】効率化の言い換え表現

続いて、効率化という言葉をうまく言い換える表現についても紹介します。

もちろん、言い換えずにそのままアピールしても良いのですが、多くの就活生がアピールする能力であるため、差別化が難しい場合もあります。あなたの「効率化」という能力は、以下の言い方の方がより分かりやすく説明できるかもしれません。

ぜひ以下の4つの能力の場合、どのように言い換えができるのかを確認した上で、適宜活用してみてください。

問題解決力

「問題解決力」という言葉を使用することで、具体的な課題に対して解決策を見出し、実行に移す能力を伝えられます。

効率化とはただ時間を短縮することだけではなく、根本的な問題を見つけ、それに対する適切な対応策を講じた結果として実現するものです。

この観点から、効率化のエピソードを問題解決力の一環として表現することで、企業にあなたの課題解決能力を示せます。

業務フローに非効率な部分があったことを発見し、その原因を突き止め、適切な解決策を提案した過程を具体的に説明することが重要です。

また、課題の特定や解決策の実行において直面した障壁や、それを乗り越えるための工夫について述べると、行動力や粘り強さも同時に伝わることでしょう。

状況分析力

効率化の背景には現状を的確に把握し、課題を明らかにする能力が必要です。この能力を状況分析力としてアピールすることで、あなたの洞察力や分析力を印象付けられます。

状況分析力は現場の情報を集め、課題を客観的に評価し、主体的な改善策を立案する過程で不可欠な力です。

「作業工程に時間がかかる理由を調査し、従来の手順を変更したことで効率化を実現した」といった経験を挙げてみましょう。このような例では状況分析力を強調することができます。

さらに、分析の手法やデータの活用についても触れると説得力が増すでしょう。

また、状況分析力をもとにした施策が組織全体の改善に寄与した場合、その波及効果について具体的に語ることで、あなたの提案がどれほど有益だったかを示すことが可能です。

周囲を巻き込む力

業務効率化を実現するためには個人の努力だけでなく、周囲の協力や理解が欠かせません。この能力を周囲を巻き込む力として言い換えることで、あなたのコミュニケーション力やリーダーシップをアピールできます。

効率化を提案する際に、同僚や上司の意見を取り入れながら進めた経験を具体的に説明することで、この力が伝わります。

効率化のために新しいシステムの導入を提案し、その提案が受け入れられるまでのプロセスや、チーム全体を巻き込んで実行に移した流れを詳しく述べましょう。これにより、協調性や説得力も同時にアピールできます。

また、周囲を巻き込んだ結果、チーム全体の生産性が向上した場合、そのエピソードも話すことで提案力や行動力が評価されるでしょう。

周りを見る力

周りを見る力は効率化を進める上で重要な資質です。チーム全体の動きやそれぞれのメンバーが抱える課題を的確に把握することで、全体のパフォーマンスを向上させる役割を果たせます。

この能力をアピールする際には、自分がどのように状況を観察し、それを効率化に生かしたのかを具体的に述べることが大切です。

例えば、プロジェクトの進行において、各メンバーの業務量を確認し、適切なタスク分担を提案した経験などを話すことができます。このエピソードではどのように状況を観察し、タスク分担を決めたのかを詳しく語ることで、あなたの洞察力や改善能力も同時に伝わります。

また、結果的にプロジェクトがどのように改善されたのかを示すことで、行動の成果も明確に伝えることができるでしょう。

【自己PR: 業務効率化】おすすめ文章構成

自己PRを作成する際におすすめの文章構成についても紹介します。

この構成はどのような能力をアピールする際にも活用できるため、業務効率化以外のエピソードを話す際にもぜひ活用してみてください。

まず、自己PRは自分の強みをアピールする部分であるため、強みから述べましょう。

その後、その強みを裏付けるエピソードを説明します。エピソード内で具体的にどのような行動を取ったのかを説明し、その行動がどのような結果をもたらしたのかを述べます。

さらに、その経験を通じてどのような能力を身につけたのかについても詳しく説明しましょう。

最後に、その強みや経験を通じて得た能力を、入社後にどのように活かすのかについて述べ、文章を完成させます。

このような構成で作成すれば、あなたがどのような経験を持ち、どのような能力をアピールするのかが、採用担当者にとって非常にわかりやすい文章となるはずです。

【自己PR: 業務効率化】効率化の自己PR例文

柴田貴司
（就活市場監修者/新卒エージェント本部幹部）

柴田貴司
（就活市場監修者）

非常に分かりやすい説明となっています。どのようなことが課題だったのか、その課題を解決するためにどのような工夫をしたのかの説明も非常に分かりやすいです。
効率化についてアピールする文章のNGとしてありがちなのが「簡略化しすぎて、従来の目的を満たせていない」ものです。しかしこの例ならば「保護者に生徒の学習状況を分かりやすく伝える」という目的を完璧に果たしており、さらに「データの保存やデジタル化により、記録の保存がしやすくなった」という点も伝えられているため、非常に分かりやすいでしょう。
また、将来的にどのように活躍し、その経験を活かしてどのように貢献するのかの説明も分かりやすいです。

【自己PR: 業務効率化】言い換え表現を使った自己PR例文

続いて、先ほど紹介した業務効率化を言い換える表現を用いた自己PRの例文を紹介します。

先ほどの部分を確認して「業務効率化ではなく、別の言い方をした方が良い印象を与えられるかもしれない」と思った方は特に参考にしてみてください。

例文1: 課題解決力

柴田貴司
（就活市場監修者/新卒エージェント本部幹部）

柴田貴司
（就活市場監修者）

自分の強みをまず結論で端的に説明できており、その後どのような状況で自分の強みを発揮したのかについての説明も非常に分かりやすいです。
また、問題が何であったのか、それを解決するためにどのように工夫をしたのかの説明も流れるようにできているため、採用担当者が1回で理解できる文章に仕上がっていると言えます。
さらに、どのように将来貢献するのかの説明も非常に分かりやすいため、これを読んだ多くの採用担当者はこの人を自社に迎え入れたいと思うことでしょう。

例文2: 状況分析力

柴田貴司
（就活市場監修者/新卒エージェント本部幹部）

柴田貴司
（就活市場監修者）

こちらの文章では、まず自分の強みが何であるのかについて端的かつ非常に詳しく説明できており、その後その能力を活かしてどのようにアルバイト先で貢献したのかの説明も分かりやすくできています。
さらに、一番良い印象を与えられる可能性が高い部分は「自分がどのような能力を持っているか」そして「入社後どのように貢献できるのか」の説明が流れるようにできている点です。
データに強い人物であるという印象をエピソードで与え、そのデータを用いてどのように企業で貢献するのかの説明が非常に分かりやすい文章と言えるでしょう。

例文3: 周囲を巻き込む力

柴田貴司
（就活市場監修者/新卒エージェント本部幹部）

柴田貴司
（就活市場監修者）

周囲を巻き込む力について説明するならば、比較的大規模なメンバーを動かしたことを具体的に説明すると良いでしょう。
この例文も同様に、200人規模で行ったイベントを成功に導く際の問題や工夫、そして結果についてわかりやすく説明できています。
また、将来その能力を活かして業務においてどのように活躍できるのかの説明も分かりやすくまとめられているため、非常に良い文章であると言えるでしょう。

例文4: 周りを見る力

柴田貴司
（就活市場監修者/新卒エージェント本部幹部）

柴田貴司
（就活市場監修者）

周りを見る力を活かしてどのように貢献したのかについての説明が非常に分かりやすくできています。
問題がどのようなものであったのかの説明も非常に詳しくできていますし、問題を解決するために取り組んだ対策も非常に具体的であるため、魅力的な文章となっています。
将来入社した後にどのように貢献するのかの説明も非常にスムーズにできているため、企業の採用担当者はこの人を自社に迎え入れたいと思うことでしょう。

【自己PR: 業務効率化】作成の際の注意点

続いて、自己PRを作成する際に気をつけなければならない点について紹介します。

特に以下の2点は業務効率化のエピソードをアピールする際に注意すべきポイントであるため、覚えておいてください。

具体的なエピソードがないと説得力がない

業務効率化を自己PRで伝える際に、具体的なエピソードがないと内容に説得力を欠いてしまい、相手に強い印象を残せません。効率化というテーマは抽象的であり、どのような行動を取り、何を達成したのかが明確でなければ、取り組みの実績が伝わりません。

「作業効率を上げました」という表現だけではどのように効率を上げたのか、どの程度改善させたのか全く見えません。そこで、具体的な事例を盛り込むことが重要です。

例えば「アルバイト先で在庫管理業務に課題を感じ、エクセルを活用した在庫管理表を作成し、在庫確認の時間を30%短縮した」などと話しましょう。

このように、課題を発見し、解決策を考え、実行した過程を詳しく描写することで、採用担当者にあなたの考え方や行動力が具体的に伝わることでしょう。

過程と定量の双方に注意

過程と成果の両方をバランスよく伝える必要があります。

過程だけを詳しく述べても「結果は出なかったのか？」という印象を与えかねません。一方、成果だけをアピールすると、過程におけるあなたの考え方や行動力が見えず、ただ偶然の結果と受け取られてしまう可能性もあります。したがって、両者を適切に織り交ぜることが重要と言えます。

上記の在庫管理の例を挙げるならば「課題を発見し、具体的な解決策を実行した」という過程をまず詳細に述べます。その後、自分がどのような観点で問題を分析し、改善策を考えたのかを明確にすることで、論理的な思考力をアピールできます。その上で「結果として在庫確認の時間を30%短縮でき、作業効率が向上した」と具体的な数値を挙げて、成果を示しましょう。

こうすることで行動と結果を結びつけ、あなたが業務効率化に貢献できる人物であることを納得してもらいやすくなります。

【自己PR: 業務効率化】効率化をアピールして選考を突破しよう

今回は効率化を自己PRでアピールする際のポイントや注意点、例文の解説など、様々な部分を非常に詳しく紹介しました。

効率化はうまくアピールすることで企業の採用担当者に良い印象を与えられるだけでなく、他の就活生と差別化を図れる素晴らしい経験です。

ぜひ本記事で紹介した内容を踏まえた上で、あなたの効率化をした経験を自己PRでうまくアピールし、第一志望の内定を獲得してください。

監修者

柴田貴司

明治大学院卒業後、就活メディア運営｜自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート