webエントリーシートを印刷したい！適切な方法など詳しく解説！

就職活動を始め、エントリーシートの提出方法に悩んでいる方が多いことかと思います。

本記事では、エントリーシートを印刷する際の注意点などをまとめました。

提出する際の注意点などについてもまとめておりますので、ぜひ参考にしてみてください！

【ESを印刷】エントリーシートは合否に重く関わる

エントリーシート（ES）は、就職活動において最初の関門であり、企業が学生を選考する上で非常に重要な資料です。

内容がどれだけ優れていても、読みやすさや見た目が悪いとマイナス評価につながる可能性があります。

特に紙で提出する場合、印刷の質やレイアウトの整い具合が第一印象を左右します。

誤字脱字や行間の不自然さ、読みづらいフォントなどにも注意しましょう。

ESはあなたの「顔」となる資料です。

丁寧に作成・印刷することで、企業への真剣さや誠意をアピールできます。

【ESを印刷】エントリーシートの提出形式

エントリーシートの提出形式は企業によって異なり、以下の3つのようなものがあります。

それぞれの形式には利点と注意点があり、提出方法に応じた適切な対応が必要です。

いずれの形式においても、提出前の最終確認は欠かさずに行いましょう。

以下で詳しく解説していきます。

Web提出型

Web提出型では、企業が提供するエントリーフォームに直接情報を入力して送信する形式が主流です。

ブラウザ上で完結するため、紙の印刷は不要ですが、入力欄に制限があることが多く、内容を簡潔にまとめるスキルが求められます。

また、コピー＆ペーストによる文字化けやレイアウト崩れにも注意が必要です。

送信前には必ず全体を見直し、誤字脱字がないか、内容に齟齬がないかを確認しましょう。

提出ボタンを押す前の慎重なチェックが成功のカギです。

ファイルアップロード型

この形式では、あらかじめ作成したESをPDFなどのファイルとしてアップロードして提出します。

Wordなどで作成した後、PDF形式で保存して提出するのが一般的です。

ファイル名は企業名や氏名を含めた分かりやすい名称にしておくと、採用担当者にも親切です。

ファイルのサイズ制限や形式の指定がある場合もあるので、募集要項をよく確認しましょう。

提出前には実際に開いてレイアウトや文字のズレがないかを必ず確認することが重要です。

手書き・郵送提出型

一部の企業では、ESを手書きで記入し、郵送で提出する形式を採用しています。

この場合、丁寧な文字や整ったレイアウトが評価されやすく、誠実さや熱意を伝えることができます。

黒のボールペンで記入し、修正液は使用せず、誤字があれば新しい用紙に書き直すのが基本です。

郵送時は折れや汚れを防ぐため、クリアファイルに入れて封筒で送るようにしましょう。

また、締切に間に合うように余裕を持って投函することも大切です。

【ESを印刷】印刷用紙の種類は？

エントリーシートを印刷する前に、まずは印刷に適した紙かどうかをチェックしましょう。

紙の種類はさまざまありますが、特に印象が良いのが厚手の上質紙です。

こちらはつるつるとして手触りも良く、それだけできちんとした印象を与えます。

立派な紙を選ぼうとしてあまりに厚い紙を選んでしまうと、企業側はかえって扱いにくく、マイナス評価につながります。

一方、コピー用紙のような薄手の紙を使った場合、扱い方によっては破れてしまうことも珍しくありません。

それに見た目も貧相で、熱意や本気度が採用担当者に伝わりません。

紙の種類によって、受け取った相手に与える印象が変わってきます。

コピー用紙で妥協することなく、厚手の上質紙を使ってライバルとの差別化を図りましょう。

【ESを印刷】エントリーシートの適切なサイズ

A4やB4など紙にもさまざまなサイズがあります。

エントリーシートを印刷するときは、紙の種類だけでなくサイズにも注意しなければなりません。

サイズを間違えば、目を通してもらうことなく破棄されてしまうおそれがあります。

印刷前に必ずサイズを確認し、適切なものを選びましょう。

企業の指定サイズに合わせる

企業側からサイズの指定がある場合、その指定をしっかりと守らなければなりません。

指定のサイズを守るのは当たり前と思うかもしれませんが、その指定を見落としてしまう人も多いのです。

サイズの指定がある場合は募集要項などにきちんと記載されているので、見落としのないように確認してください。

もし指定のサイズ以外で送付してしまうと、簡単な指示さえ守れないというマイナスの印象を採用担当者に与えてしまいます。

選考が不利になってしまうため、ケアレスミスには注意しましょう。

指定がない場合はA4サイズ

企業側からの指定が特にない場合、A4サイズで印刷すると良いでしょう。

A3やB4では大きすぎて扱いにくく、逆にA5やB5では小さすぎて何が書いてあるのか読みづらくなってしまうからです。

ほかの就活生がA4で提出している中、一枚だけサイズの紙が混じってしまうと扱いにくく、マイナス評価につながるおそれがあります。

また、場合によっては「常識がない人」と判断されてしまうことも少なくありません。

くれぐれも、家に残っていたからなどの理由で違うサイズの紙を使うようなことはしないでください。

2枚以上になってしまう場合は？

エントリーシートの内容によっては、印刷したときに2枚以上になる場合もあります。

そのようなときは、A3サイズにして1枚にまとめるのではなく、A42枚で印刷してください。

A3サイズでは、封筒やファイルに入れる際にどうしても半分に折らなければならないからです。

またA41枚に両面印刷するのも、並べて見ることができないためおすすめできません。

提出する書類は、指定がない限り片面印刷が基本です。

バラバラになってしまうのが心配であれば、クリップなどで留めておきましょう。

【ESを印刷】白黒印刷・カラー印刷はどっちがいい？

企業から指定がない限り、カラーと白黒のどちらでも問題ありません。

カラーで印刷しても、企業側はそれをコピーして使い、原本はそのまま保管している場合がほとんどです。

実際に採用担当者が目にするのは白黒のコピーである可能性が高く、カラー印刷にこだわる必要は特にありません。

ただし、写真がある場合はカラー印刷を選んでください。

そして、できれば印刷時のインクにもこだわりましょう。

エントリーシートは基本的に文字が多い書類なので、文字の印刷に適した顔料インクがおすすめです。

文字がくっきりと鮮明に見え、染料インクと違って滲みもありません。

書類の作成に追われている就活生にとっては、印刷後すぐ乾く点も大きなメリットといえるでしょう。

【ESを印刷】印刷する際の注意点

エントリーシートを印刷する際には、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。

まず、プリンターの設定や印刷用紙の種類を確認し、ビジネス文書にふさわしい見栄えに整えることが大切です。

印刷後は必ず全体を目視で確認し、内容に抜けがないか、読みづらい箇所がないかを確認することが大切です。

提出用と確認用で分けて印刷する

ESは、提出用と確認用の2部を印刷するのが理想的です。

提出用は完璧な状態で仕上げ、企業に渡すことを前提に清潔なファイルに入れて保管します。

一方で、確認用は面接などで自分の記述を再確認するために活用します。

確認用があることで、面接前に自分の強みや志望動機を再整理することができ、落ち着いて受け答えができます。

いざというときの予備としても機能しますので、両方を印刷しておくことで、就活の準備がより万全になります。

ファイル形式はPDFがおすすめ

ESを印刷する際のファイル形式は、PDFが最も推奨されます。

WordやExcelなどで作成したファイルをそのまま印刷すると、使用するパソコンやプリンターによってレイアウトが崩れる恐れがあります。

PDF形式で保存しておけば、どの環境でもレイアウトが保たれるため、印刷時のトラブルを避けられます。

また、PDFファイルは編集できないため、誤って内容が変わってしまう心配もありません。

企業への提出にふさわしい安定した形式として、PDFを活用しましょう。

印刷ズレを確認する

ESを印刷した際に起こる「印刷ズレ」は、見た目の印象を大きく損ねる原因になります。

文章がページの端に寄りすぎていたり、行間が不揃いだったりすると、読みづらくなり、採用担当者に悪い印象を与える可能性があります。

印刷前にはプリンターの設定を見直し、余白や中央揃えなどをしっかり調整しましょう。

また、一度テスト印刷を行って全体のバランスを確認するのも効果的です。

細部にまで配慮する姿勢は、企業にとっても評価の対象となります。

消えていないか確認する

ESを印刷した際に、文字や図が一部消えてしまっていないかを必ず確認しましょう。

特にページの端や図の一部、記号や箇条書きのマークなどは、印刷設定によって欠けてしまうことがあります。

視認性を確保するためにも、印刷後に全ページをしっかり見直し、欠落がないか目視で確認することが大切です。

小さなミスでも「細かいところに気が回らない」という印象を与える可能性があるため、丁寧に仕上げる意識を持ちましょう。

【ESを印刷】印刷できる場所3選

一般的に、書類の印刷ができるのは近所のコンビニが思い浮かびますが、家庭用プリンターを持っていれば自宅での印刷も可能でしょう。

また、大学構内にある複合機も使用できるはずです。

このように印刷場所には複数の選択肢があり、それぞれに利点があるため、どこで印刷するのがベストなのかよく考えてから印刷しましょう。

急に印刷しなければならなくなったときも、複数の選択肢があれば安心です。

印刷に使える場所の候補をいくつかリストアップし、その都度対応するようにしましょう。

コンビニの印刷機

最近は、どのコンビニでもスマホに入れたデータをネットワーク経由で印刷することが可能です。

コンビニの印刷機なら、写真などの高度な印刷も叶います。

料金も1回数十円と比較的安価で、印刷費用もさほどかかりません。

また、突然のトラブルで急遽印刷しなければならない場合にも、近所のコンビニならすぐに行くことができます。

不測の事態に備えて必要なデータをスマホに入れておき、いつでも印刷できる状態にしておくと良いでしょう。

大学などの複合機

大学に行くと、学生用の複合機が所定の場所に設置されています。

大学の複合機は性能が良いことが多く、特に印刷品質にこだわりたい場合には最適です。

企業に提出する書類の見栄えが良いと、採用担当者への気遣いが感じられ好印象につながります。

また、大学構内にあるので授業の合間などに印刷でき、貴重な時間を有効に使えることもメリットといえるでしょう。

性能の良い複合機が気軽に使えるのは学生の特権なので、ぜひ積極的に利用してください。

家庭用プリンター

自宅に家庭用プリンターがある場合、それを活用しても良いでしょう。

自宅にプリンターがあれば、コンビニや大学に行かなくても気軽に印刷できます。

移動時間がかからないほか、小銭を用意する必要もありません。

ただし、家庭用プリンターは複合機に比べるとどうしても性能が劣ります。

そのため家庭用プリンターを使用した場合、特にインクのかすれや印刷ズレに注意しなければなりません。

印刷方式もインクジェット式を採用している場合が多く、文字だけであればそこまで気にならないかもしれませんが、写真や画像がぼやけてしまい、あまりきれいに見えないこともあります。

写真なども印刷したい場合は、家庭用プリンターではなく複合機がおすすめです。

【ESを印刷】エントリーシートを送る時の注意

エントリーシートを送付する際には、細やかな配慮が必要です。

まず、郵送の場合は送付先の宛名や担当者名を正確に記載し、封筒には「応募書類在中」と明記すると丁寧です。

また、書類は折れや水濡れを防ぐためにクリアファイルに入れ、定形外サイズの封筒を使用するのが理想的です。

Web提出やファイルアップロードの場合でも、送信直前にファイル名や中身の最終チェックを忘れずに行いましょう。

さらに、締切前日までには提出を完了させ、万が一のトラブルに備える余裕を持って行動することが重要です。

【ESを印刷】まとめ

webエントリーシートの印刷で大切なのは、内容だけでなく見た目にも気を配って企業に悪い印象を与えないことです。

印刷時に使う紙については、A4の上質紙が良いでしょう。

また、スマホにデータを入れておけば近所のコンビニでも印刷できるうえに、仕上がりもきれいです。

見栄えの良い書類を提出するのは相手への気遣いでもあります。

印刷ズレが目立つような書類では選考に通らない可能性が高く、内定への道が遠のいてしまいます。

きちんとしたエントリーシートを提出するのは選考のマナーと考え、細部までチェックしてから提出しましょう。

監修者

柴田貴司

明治大学院卒業後、就活メディア運営｜自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート