就活中のエントリー辞退の連絡はどうすればいいのか?詳しく解説!

はじめに

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就職活動が順調に進んでいる方は、後半戦で複数の企業の役員面接・最終面接に呼ばれる日が出てきます。

すべて受けるのが難しい場合、志望度の低いところに辞退の連絡を入れなければなりません。

そこで今回は、辞退の連絡をする際の注意点を紹介します。

エントリー辞退には連絡が必要なのか

面接の案内がなされていながら、それ以上の選考に進むのを辞退する場合は必ず連絡するのがマナーです。

企業は面接予定の就活生一人ひとりに、貴重な時間を割いてくれます。

連絡なく面接に行かない場合、面接に関わる方を20~30分無駄に待たせてしまうことになるでしょう。

一方、面接まで進んでいない、エントリーしたばかりの時期であれば連絡なしに説明会・筆記試験を欠席しても問題ありません。

企業側も、就活生が志望度の高い企業の説明会・試験を選んで出席することを承知しています。

欠席者が出たところで、予定が大きく狂うこともありません。

ただし自分から予約する形で参加意思を表明していた場合、多くの方が集まる形式の試験でも行けなくなったことを謝罪するのがスマートです。

何で伝えたらいいのか?

選考辞退を伝える場合の連絡手段について悩むケースも少なくありません。

友人同士の連絡はLINEなどで簡単に済ませられますが、ビジネスシーンでは相手に電話をかけなければいけないシーンも多いです。

選考辞退の連絡も、電話をかけた方が丁寧な印象を与えます。

メールでOK

基本的には、メールで選考辞退の意思を伝えて問題ありません。

メールの良いところは、受信箱に連絡を入れた証拠が残ることです。

採用担当者にとっても、一次・二次面接で就活生がたくさん残っている場合は電話よりメールの方がありがたい場合があります。

たとえば辞退する人数が多くなる場合、電話で丁寧な連絡をもらうより、メールで辞退した人を一度に把握する方が楽です。

ただしリクルーター・人事担当者にお世話になった企業・最終面接(内定直前)まで進んでいる企業には電話で丁寧に辞退を伝えることをおすすめします。

メールだけでも辞退の旨を伝えられますが、これまでお世話になったこと・評価して選考に残してくれたことを感謝した方が気持ちよく他企業の選考に専念できるでしょう。

電話が必要な場合

試験の前日・当日など、緊急の場合はメールで連絡してもすぐ確認してもらえない場合が多いので、その場合は電話で辞退の連絡を入れましょう。

面接の直前に第一志望から内定が出た場合など、就職活動終盤には電話でキャンセルの連絡をしなければいけないことが増えます。

また、次の選考に進む際の合格通知・スケジュールの相談が電話だけでなされる企業も多いです。

その場合も企業のメールアドレスを調べてメールするのではなく、電話で辞退を伝えてください。

エージェントを介している場合

もし就活エージェントを介して選考に参加していた場合、企業の採用担当者だけでなくエージェントの方にも連絡しましょう。

エージェントは選考そのものに参加しないので、電話で急いで連絡する必要はありません。

メールで連絡しても大丈夫ですが、これまでお世話になったことを感謝したり迷惑をかけることを謝罪したりしたい場合は電話の方が丁寧です。

就活エージェントは就活生を企業に紹介し、入社してもらって初めて仕事の成果が出ます。

自分の進路希望を第一に考え辞退するのは悪いことではありませんが、エージェントのこれまでの苦労を無駄にしてしまうことも事実です。

ただし、エージェントとの連絡がLINEやエージェントサイト上で交わされるメッセージ中心であった場合、そちらで簡単に連絡を入れるだけでも問題ありません。

連絡する際の注意点

選考辞退の連絡を入れる場合の注意点も、簡単に紹介しておきます。

ちょっとした気遣いをするだけで採用担当者にかける迷惑を減らすことができるので、ぜひ実践してください。

最終面接まで残っている場合などは、選考辞退することに罪の意識を覚える就活生も多いです。

しかし、就活生は選考を辞退することがあると企業側もあらかじめ認識しています。

縁がないと感じた企業に選考辞退の連絡を入れることは、決して失礼なこと・悪いことではありません。

早めに連絡する

辞退の連絡は早ければ早いほど相手に迷惑をかけずに済むため、辞退を決めた時点で早めにメールか電話をしましょう。

役員面接・最終面接となれば、企業のトップが忙しいスケジュールを空けて就活生を迎えます。

面接の準備も、一次・二次より大変になっていることが多いです。

たとえば人事担当者が面接前に、社長・役員に有力候補の資料を渡したりプレゼンをしたりしている可能性があります。

役員に「ぜひ採用したい」と推していた方が辞退となれば、かなりがっかりされてしまうでしょう。

特に迷惑をかけるのは、内定が出てからの内定辞退です。

ほかの就活生には、すでに不合格の通知を出している場合がほとんどでしょう。

内定通知前に辞退することが確定した場合は、最終面接後でもこちらから内定辞退の連絡をしてください。

連絡する時間帯に気を遣う

電話連絡をする場合、連絡する時間帯に気を配ることも大切です。

夜遅い時間や早朝など、担当者が会社にいない可能性の高い時間は避けましょう。

多くの企業では、人事部門(本社機構)の方はカレンダー通りに出勤し土日が休みとなっています。

そのため、土日祝日に連絡しても担当者につながらないケースが多いです。

平日の9時~18時ごろに電話を入れましょう。

土日に辞退が確定した場合は先にメールで辞退の連絡をし、メールで「平日の営業時間にあらためて電話でも謝罪したい」と伝えることもできます。

採用活動が本格化する時期は、人事担当者があまりオフィスにいないことも多いです。

メールを確認したり電話があったことを同僚から伝えられたりして、担当者側から電話をいただけることもあります。

マナーのある言葉遣いで連絡する

メールや電話で辞退の連絡をしても構いませんが、ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いが必須な点は同じです。

入社しないと決めた企業に対しても、最後まで礼を尽くしてください。

その企業を同じ大学の同期・後輩が志望することも十分考えられるでしょう。

大学名・サークル名に悪いイメージを持たれては、来年度以降の後輩たちに迷惑をかける可能性もあります。

敬語の使い方に不安がある場合、電話する前に練習しておくこともおすすめです。

社会人となってからも、相手にお断りや謝罪など気の進まない電話をしなければいけないシーンは多々あります。

ビジネスにおける連絡や謝罪に慣れておく意味でも、礼儀正しく丁寧に連絡したい場合は電話で辞退の旨を伝えるようにしてください。

辞退連絡の例文

以下に、辞退の連絡に活用できる例文をご紹介しますので、自身の状況に合わせて使用してみてください。

タイトル「役員面接辞退のご連絡/〇〇大学××学部(氏名)」

〇〇株式会社
総務部人事課 〇〇次長様

お世話になっております。
〇月〇日に役員面接を予定していた、〇〇大学の(氏名)です。

先日は役員面接のご案内をいただき、誠にありがとうございました。

急な話で申し訳ありませんが、この度の選考について一身上の都合により辞退させていただきたくご連絡いたします。
これまで説明会や面接で貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような形となり大変申し訳ありません。

本来なら電話で辞退のご連絡をすべきところ、メールでの連絡となった無礼も重ねて謝罪いたします。

お手数をおかけして申し訳ありませんが、選考辞退の件ご了承いただければ幸いです。
末筆ながら、貴社のより一層のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

(以下署名欄)

〇〇大学××学部
(氏名)
E-Mail:(メールアドレス)
電話番号:xxx-xxxx-xxxx

まとめ

有力な就活生からの選考辞退という連絡は、採用担当者にとって非常に残念なお知らせとなります。

就活生にとっても、これまでお世話になった企業・担当者の方に辞退を伝えるのは心苦しくて当然です。

しかし連絡をしないと余計迷惑がかかるので、早めに連絡を入れるのがマナーです。

これまでの感謝の気持ちを込め、丁寧な言葉遣いで気持ちを伝えることも忘れないでください。

なお、就職活動後半では複数の企業に辞退の連絡を入れなければならないこともあるので、今残っている企業がどこなのかをリストで管理しておくようにしましょう。

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