【新卒必見】これで完璧！履歴書を郵送する際の注意点を解説！

はじめに

就活中の皆さんのなかには、「履歴書を郵送したことはない」という方も多いと思います。

新卒であれば、なおさらのことでしょう。

企業によっては、郵送での提出を指定される場合もあります。

宛名の書き方や封筒への入れ方、郵送方法など、押さえておくべき基本のマナーを頭に入れておければ、いざというときでも安心です。

本記事では、履歴書を郵送する際の注意点をいくつかご紹介いたします。

もしはじめて郵送を指定されたとしても、不安なく対応できるよう確認していきましょう。

【履歴書の郵送方法とは】郵送までの流れを確認しよう

はじめに、郵送までの大まかな流れを把握しておきましょう。

履歴書が完成したら封筒を用意し、表面に宛名と「履歴書在中」の文言、裏面に自宅の住所と氏名を書きます。

新卒の場合は、在籍する学校名や学部・学科なども忘れずに記入してください。

封筒の準備ができたら履歴書を封入して投函、というのが一連の流れです。

行程だけを見ると、ほかの郵便物と比べても特に変わった点はなさそうですが、実は履歴書郵送時特有のマナーや書き方があります。

それでは、それぞれの行程における注意点を確認しましょう。

【履歴書の郵送方法とは】封筒に書く際の注意点

宛名は縦書きで、右側から住所・社名・採用担当者名の順で記入します。

社名は略称を使わず、必ず「株式会社（有限会社）〜」や「〜株式会社」などのように正式名称で書きましょう。

同様に、住所も「丁目、番地、号」まで書き、数字は漢数字を使ってください。

宛名は、社名や部署名までしかわからない場合は、それらの後ろに「御中」をつけ、「採用ご担当者様」宛に書きます。

しかし、担当者名までわかっている場合は「御中」が不要となり、担当者名のあとに「様」をつけましょう。

なお、表面左下には必ず赤字で「履歴書在中」と記入し、赤枠でかこってください。

企業に届く多くの郵便物のなかから、履歴書であることが一目でわかるようにするためです。

ビジネスマナーではありますが、企業側への思いやりがマナーを守ることにつながります。

封筒の選び方

封筒を選ぶ際は、履歴書を折らずに入れられる角形2号サイズの、白色を選びましょう。

履歴書を三つ折りや四つ折りすることは、広げる手間がかかり、印象はよくありません。

また白色の封筒にはフォーマルさや清潔なイメージがあります。

そのため、茶封筒などではなく白色の履歴書を二つ折りより細かく折らないサイズが最適です。

使用するペンは、「黒色の油性フェルトペン」がよいでしょう。

一般的なボールペンでは細すぎてしまい、水性のペンだと雨でにじんだり、太すぎて読めない字になってしまったりしてしまいます。

太さは1.0mm〜1.5mm程度（もしくは、「細」や「中」の太さ）、さらに耐水性があれば間違いありません。

フリクションタイプのペンは、高熱で消えてしまう性質があるので使用は控えましょう。

宛名の書き方

前述のとおり、宛名を書く際も気をつけなければならない点があります。

郵送先の会社名・部署名だけでなく、採用担当者の名前もわかっている場合は、「会社名＋部署名＋採用担当○○様」と書きましょう。

採用担当者名の記載はなく、企業宛に宛名を書く場合は、「会社名＋部署名御中（＋採用ご担当者様）」と書きます。

もちろん企業によって違いはあるので、事前に送り先の名称はしっかり確認しておきましょう。

なお封筒によっては、すでに「○○行」と印字されているものもあります。

その場合は「行」を二重線で消し、状況に合わせて、正しい書き方の例にそって記入してください。

一般的には、「行」を二重線で消した横に「御中」と書くことが多いです。

「履歴書在中」と書くのを忘れずに！

封筒の表面左下に、赤字で「履歴書在中」と書き、定規で四角くかこむという作業を必ず行いましょう。

使用するペンは、赤色の油性ボールペンか油性のフェルトペンがおすすめです。

就活時、履歴書は一般企業だけでなく、病院や施設などに郵送する場合もあると思います。

日々、多くの郵便物が届く場所で、履歴書のような重要書類が届いていることを見逃されないよう忘れずに記入しましょう。

封筒によっては、すでに印字されているものもあります。

また、そのような封筒がない場合や手書きが不安な場合は、「履歴書在中」のスタンプがおすすめです。

Webショップや文具店でも購入できますが、100円ショップであれば約1／10の価格で手に入るので、探してみるとよいでしょう。

【履歴書の郵送方法とは】封筒に入れる際の注意点

履歴書が完成し、封筒の宛名書きも終えたところで、封筒に必要書類を入れていきます。

実は、この際も気をつけなければならない点はいくつかあるのです。

履歴書の入れ方1つをとっても、相手へ与える印象は変わり、選考時の評価にも影響を与えかねません。

用意する書類は履歴書だけではなく、また、封筒に入れる際の書類の順番や入れ方、封字の書き方など、最低限のビジネスマナーとして覚えておきたい点を下記で確認していきましょう。

入れる書類を確認しよう

郵送する書類として、履歴書以外に「添え状（送付状）」が必要になります。

添え状が入っているかどうかでビジネスマナーの有無を判断されてしまうので、必ず作成して同封してください。

あわせて、企業から指定された必要書類があれば、忘れずに用意しましょう。

一般的には、ES（エントリーシート）や卒業見込証明書、場合によっては、成績証明書や健康診断証明書の提出が必要になります。

郵送後に入れ忘れたことに気づく、なんてことがないよう、事前にチェックリストを作っておくとよいでしょう。

添え状を忘れずに

ビジネスシーンでは、書類送付の際に添え状を同封するのがマナーです。

新卒でこれを知らずに、履歴書やESだけを送ってしまい企業からの印象が落ちてしまう、ということは避けたいものです。

添え状とはあいさつ文であり、同封書類の中身を記載したものを指します。

下記の内容を一般的なフォーマットにそって作成してください。

書き出しには「拝啓」、締めには「敬具」といった頭語と結語も、例にしたがって正しく使いましょう。

書類の順番に気をつけよう

書類を封入する際は、その順番にも気をつけなければなりません。

新卒の場合、1枚目に添え状、2枚目に履歴書、指定された書類がある場合は3枚目以降に重ねて封筒に入れます。

もし、ポートフォリオなどがある場合は3枚目に入れます。

書類を入れる向きは、封筒の表面側に1枚目の添え状の文面がくるようにして重ねましょう。

封を開けたらはじめに添え状が目に入り、それから履歴書、という順で担当者がスムーズに確認できるようにすることが大切です。

透明のクリアファイルに入れよう

また、書類は必ずクリアファイルに入れたうえで、封筒に入れることをおすすめします。

万が一、封筒が雨に濡れるなどしても、書類が濡れないための対策です。

同様に郵送中、封筒が折れたり曲がったりすることがあっても、書類が綺麗な状態で届くようにクリアファイルを活用しましょう。

企業側も、ファイルに入った状態で届くと管理しやすくなり、好印象につながります。

手持ちのファイルを使い回すのではなく、新品の無色透明なクリアファイルを数枚事前に用意しておきましょう。

封字を忘れないようにしよう

書類をすべて封入したら、のりづけをして、最後に忘れずに封字を書きましょう。

封筒の折り曲げた部分と封筒の背面の両方にかかるように、「〆」という文字を大きく書きます。

これはたしかに封をしたという印で、相手に届くまでに一度も開封されていないことを意味します。

色は宛名書きと同様に、黒字で問題ありません。

なお、封字として「×」が書かれていることもありますが、そもそも「〆」は「締」という漢字を簡略化したマークです。

意味が変わってしまうので、間違えないように気をつけましょう。

またビジネスシーンでは、重要書類を送る際に「緘（かん）」という印もよく利用されます。

履歴書を郵送する際も、より丁寧な印象にするために「緘」や「封」を使うのもよいでしょう。

こういった細かい点までビジネスマナーを守って応募してくる学生には、企業側からの期待値も高まります。

どんなのりを使えばいいか

最後に封をする際、のりづけにも気を抜いてはいけません。

どんなに綺麗な書類や封筒を用意しても、封をする際に汚くなってしまえば台無しです。

ポイントとなるのりは、粘着力の高いスティックのりがおすすめです。

メーカーによっては粘着力が低く、封が開いてしまう可能性もあるので、確実に安心できるメーカーのものを使いましょう。

液体のりでも問題ありませんが、塗りすぎて封筒が波打ってしまわないよう注意しましょう。

ちなみに、あらかじめ封筒に両面テープが貼ってある場合はそれだけで問題ありません。

「のりだとイマイチ心配」という方も、両面テープを封筒の内側に貼って封をすれば、綺麗に仕上がります。

いずれにしても、見た目は綺麗に、かつ途中で開いてしまうことがないよう、しっかりと封をしましょう。

【履歴書の郵送方法とは】郵送時の注意点

郵送時についても、頭に入れておきたい注意点がいくつかあります。

主に気をつけるべき点は、切手の貼り方と郵送方法です。

少しでも「これでいいか」と手を抜いてしまうと、企業に与える印象は大きく変わっていきます。

また、募集締め切り日から逆算して、いつまでに発送しなければならないかも注意しましょう。

あせって速達を使うなどするだけでも、マイナスなイメージを与えてしまうものです。

企業に履歴書が無事到着するまでの全行程において、丁寧にビジネスマナーを守れるよう確認していきましょう。

切手を貼る際の注意点

切手の貼り方といった一見些細に思える部分でも、マナーを理解しているかどうかで企業側へ与える印象は大きく変わります。

切手は宛名書きと合わせて、企業が最初に目にする部分です。

綺麗に宛名が書かれていても、切手が何枚も貼ってあったり、柄が派手なものであったりすれば履歴書としての見栄えは悪くなってしまいます。

マナーの細かい部分に関しては、疑問をもっている方も多いのではないでしょうか。

あいまいになりがちな切手を貼る際の注意点を、こちらでしっかり押さえておきましょう。

切手は丁度の金額分を貼ろう

切手を貼る際は、必ず過不足が発生しないように貼りましょう。

万が一、料金が不足していた場合は企業側に不足分が請求されてしまい、印象が悪くなってしまう可能性も高いです。

このような事態はできる限り避けましょう。

同様に料金不足が原因で返送されてしまい、応募締め切りに間に合わなくなってしまうことも考えられます。

せっかく時間をかけて丁寧に履歴書を書いても、それでは元も子もありません。

このようなトラブルを避けるために、履歴書を郵送する際はできるだけ郵便窓口から発送するのがよいでしょう。

間違いなく届くという点では、必要料金より多く切手を貼ることもできますが、それはおすすめしません。

企業には「大雑把な人」という印象を与えてしまい、第一印象がいいとは決していえないのです。

逆をいえば、このような切手のマナーを正しく理解しておくだけで、高評価につながることもあります。

発送時は余裕をもって準備し、できるだけ郵便窓口から郵送するようにしましょう。

切手の枚数に気をつけよう

履歴書を郵送する際の料金は、140円になることがほとんどです。

一般的に履歴書はA4サイズで、角形2号の封筒に入れ、定形外郵便物に分類されます。

また、B5サイズの履歴書を角形3号の封筒に入れる場合も、定形外郵便物となります。

50〜100gで140円、50g以下であれば120円となり、それぞれ1枚の切手で済ませることができるのです。

自分で切手を貼って出す場合は、見栄えの観点から多くても2枚でおさまるようにしましょう。

金額が丁度だからといって、切手を何枚も貼るのはおすすめできません。

ビジネスマナー的にもよい印象にはならないので、気をつけましょう。

また、120円切手や140円切手は、コンビニなどでは販売していない場合もあります。

急いで買いに行ったところ販売しておらず、複数枚を合わせて多めの金額で貼ってしまった、という事態は避けたいものです。

事前に電話で確認しておくか、早めに郵便局で購入しておきましょう。

普通の切手を貼ろう

切手にはさまざまな種類があります。

キャラクターなどが印刷された特殊切手や限定切手、慶弔用もありますが、ビジネスシーンにおいては普通切手と呼ばれるシンプルな切手を選びましょう。

インパクトを出そうと派手なデザインを選んでも、一般常識がないと思われてしまうだけです。

もし、手持ちに記念切手や慶弔用切手しかない場合は、郵便局で普通切手に交換してもらうこともできます。

就活中は、140円の普通切手を常備しておくとよいでしょう。

郵送方法を選ぶときの注意点

履歴書の郵送は、普通郵便での発送が一般的です。

郵送方法にも種類があります。

なかには、ビジネスマナーとして避けたほうがよい郵送方法もあります。

確実に届いたかどうかが気になるあまり、企業に迷惑がかかる形で郵送してしまうと、評価は下がってしまうでしょう。

また締め切りが近く、どうしても速達で出さなければならない場合も、企業にはどのような印象を与えるでしょうか。

郵送方法についても注意点を確認しておきましょう。

速達は極力使わない

応募締め切り直前に速達を使った履歴書が届いたとしても、企業としては「期限にルーズ」、「計画性がない」という印象を受けるでしょう。

ギリギリにあせって用意をすることで、必要書類の入れ忘れなどが起こるリスクもあります。

何事も余裕をもっておくことが一番です。

しかし、やむを得ない理由で速達を使って送るしかない場合は、中身をしっかり確認し、ほかの部分でさらにマイナスなイメージを与えることがないようにしましょう。

なお速達で発送しても、郵送中のトラブルなどで締め切りに間に合わない可能性もゼロではありません。

こういったことからも極力速達は使わず、普通郵便で締め切りに余裕をもって到着するよう、逆算した行動が大切です。

書留は使わない

ビジネスマナーとして、履歴書を書留で送ることはご法度です。

書留の場合、郵便局で引き受けた時点から送付先に到着するまでの過程が記録されます。

配送状況や必ず到着したことを確認できるメリットがありますが、代わりに受け取り手は受領印を押さなければなりません。

応募する企業に時間を取らせ、手間をかけさせてしまううえ、受け取りできなかった場合は再配達となり、到着も遅れます。

そのため、企業から指定された場合以外は、書留は使わないようにしましょう。

どうしても配達状況を確認したい場合は、特定記録郵便がおすすめです。

普通郵便の料金に別途160円かかりますが、受け取り手の受領印は不要なため、企業側に迷惑をかけることはありません。

郵便追跡サービスによって、Webから配達状況を確認できます。

このサービスが使えるものにレターパックもありますが、「レターパックプラス」だと受領印が必要なため、おすすめできません。

また、「レターパックライト」は受領印不要ですが、一律370円で特定記録郵便より料金は高くなります。

これらのことからも、履歴書の郵送には、基本的に普通郵便を使うようにしましょう。

消印有効と必着に注意

最後に、応募締め切りについて確認しましょう。

締め切りには2種類あり、「○月○日消印有効」の場合と「○月○日必着」の場合があります。

消印有効の場合、押印された消印が指定された日までであれば、期限内として受け付けられます。

指定日当日に郵便窓口から発送できれば間に合う、という認識です。

締め切り日と「当日消印有効」というワードでセットになって記載されることも多いでしょう。

それに対し、必着の場合は郵便物が指定日までに企業へ届いていなければなりません。

ギリギリに発送し、締め切り当日に届いたとして、期限内ではありますが好印象にはなりづらいでしょう。

状況によっては、担当者が退勤したあとに届いてしまう可能性もあります。

どちらの場合も、できれば1週間前には届くようにしたいものです。

まとめ

今回は、履歴書を郵送する際の注意点を、さまざまな角度からお伝えいたしました。

要所ごとのポイントをつかむことで、企業からも信頼を得られる思います。

不安な点があればあいまいなままにせず、丁寧に準備をしてから履歴書を郵送しましょう。

どれも、余裕をもって行動しておければ、難しいことではありません。

封筒・宛名・必要書類・切手などの項目ごとに、注意点のチェックリストを作り、発送前に確認することをおすすめします。

なお、今回ご紹介したことは、どれもビジネスマナーの基本であり、就職後も同様に気をつけていてまったく損はありません。

就活での履歴書作成や郵送作業を通して、社会人としてのビジネスマナーを学び、今後に活かしていきましょう。

監修者

柴田貴司

明治大学院卒業後、就活メディア運営｜自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート