新卒は忘れがち？履歴書の添え状の書き方のポイントと注意点を解説！

はじめに

就活をしていると、企業に履歴書を郵便で送付する機会もあるでしょう。

そのときに、必要になるのが添え状です。

企業から添え状は必要ないといわれることもありますが、大抵の場合は添え状を同封して提出します。

新卒の方だと、書いたことがないどころか、添え状という単語さえはじめて聞く方も多いかもしれません。

しかし、書類を郵送するときに添え状を同封するのは、社会人なら当然のマナーです。

今回は、履歴書の添え状を書くときのポイントと注意点について解説します。

【履歴書の添え状とは】添え状とは

添え状とは、書類を郵送するときに同封する書類のことです。

内容は書類の送付者、宛先、同封する書類の概要、部数を記載します。

誰が、どんな書類を、誰に送ったのかを明らかにするのが添え状を同封する目的です。

送付状・挨拶状・送り状と呼ぶこともありますが、添え状と同じものと考えて差し支えありません。

企業に履歴書を郵送で送る場合は、応募書類と一緒に添え状も送るのが、一般的なマナーとされています。

毎日たくさんの応募書類を受け取らなければならない採用担当者も、添え状があればいちいち中身を確認する手間が省けるでしょう。

添え状があれば、採用担当者にスムーズに自分の履歴書を見てもらえます。

履歴書を送付するときは添え状を同封しましょう。

添え状を同封する理由

企業には毎日たくさんの書類が送られてきます。

しかし添え状があれば、送付した目的や書類の概要を伝えられます。

受け取る側は、誰がどんな書類を送付してきたのか瞬時に理解できるのです。

特に大企業では、いちいち中身を確認していられないくらい大量の書類が届いているでしょう。

チェックしなければならない書類が大量にあるなかで、添え状が同封されていれば確認作業の手間を省けます。

添え状を同封するのは、社会人であれば当然のマナーです。

しかし、新卒の方は添え状を同封する習慣のない方もたくさんいるでしょう。

書類送付のマナーを守れていれば、社会人としてのマナーがすでに身についているというプラスのイメージを与えられるかもしれません。

【履歴書の添え状とは】添え状を同封しなくていい場合

企業側から添え状を同封しなくてよいと言われることもありますが、この場合は指示どおりにしましょう。

企業から添え状は必要ないと言われたのに同封してしまうと、かえって失礼にあたります。

指示をきちんと守れない学生だと思われて、かえって不利になってしまうこともあるでしょう。

また、直接持参して手渡す場合も、添え状を同封する必要はありません。

添え状を同封するのは、書類を郵送したときやFAXで送信したときだけのマナーです。

同封しなくていいと言われた場合

応募先の企業から応募書類の説明の際に、添え状を同封する必要はないと言われることもあります。

添え状は必要ないと言われたのであれば、必ずその指示にしたがい、添え状は同封しないようにしましょう。

企業側にも理由があって、そのように就活生へ指示していると考えられます。

いくら一般的なマナーに即した行動であっても、相手の意向に沿っていなければ失礼です。

指示をよく聞いていないと思われて、あまり印象はよくないかもしれません。

直接渡す場合

添え状は、書類を郵送する場合に必要なビジネスマナーです。

同封する目的は、誰が、誰に、何を、どれだけ、送付したのかをはっきりさせることです。

したがって、本人が持参して直接採用担当者に手渡すのであれば、添え状は必要ありません。

持参して手渡したときに、その旨を口頭で伝えれば、それだけで必要なことは先方に伝わるからです。

このように採用担当者に直接履歴書を手渡せるのであれば、添え状を同封するのはやめておきましょう。

【履歴書の添え状とは】添え状の書き方

履歴書に同封する添え状にも、書き方のルールがいくつかあります。

そのルールが守られていなければ、添え状を同封した意味がありません。

まず添え状は、基本的にA4サイズの用紙に横書きで記入してください。

書く項目も大抵決まっているので、余計なことを書いたり、記載もれがあったりしないように注意しましょう。

記載する位置や順番にもルールがあります。

しかし書き方のルールを押さえておけば、難しくありません

ここからは、添え状の書き方を確認していきましょう。

手書きかパソコンか

添え状を手書きにするか、パソコンで書くか、迷っている方もいらっしゃるでしょう。

基本的には、パソコンと手書きのどちらでも問題はありません。

ただ、手書きのほうが気持ちを伝えやすくなる印象があります。

しかし、手書きの場合は、相手が読みやすい文字で丁寧に書かなければなりません。

間違えてしまったときも、修正ペンや修正テープは使用しないでください。

数字は漢数字にする、西暦を使用するなど、ポイントも少し異なってきます。

項目

添え状に必要な項目は以下の6項目です。

そして、それぞれに書き方があります。

そのルールどおりに記載する必要があります。

添え状は、あくまで郵送した書類の種類や部数を確認するための書類です。

必要事項を余すことなく記載するのは当然ですが、余計なことも書かないようにしましょう。

添え状が採否に直結することはあまりないかもしれませんが、添え状1通でもビジネスマナーを守る必要があります。

作成時のポイント

履歴書を送付する際に同封する添え状には、作成時のポイントがいくつかあります。

このポイントさえ押さえておけば、添え状の作成は決して難しくありません。

添え状の作成に時間がかかりすぎて、本来の目的である履歴書の作成がおろそかになるようでは困ってしまいます。

ここでは、パソコンで添え状を作成する場合に注意しなければならないポイントを紹介します。

ポイントをきちんと押さえて、正しい添え状を作成できるようにしておきましょう。

提出日

まず、添え状には提出日を記載しなければなりません。

この提出日にも注意しなければならないポイントがあります。

それは書類の「作成日」ではなく、「提出日」（書類を投函した日）を記載することです。

履歴書を書いてから提出日まであいだがあるときには、特に注意してください。

年号の書き方は、和暦でも西暦でも問題ありません。

しかし、書類内ではどちらかに統一して記載しましょう。

和暦と西暦が混在していると、正しい年月日がわかりにくくなってしまいます。

宛先

宛先には、応募先企業名と採用担当者の所属部署と名前を記入してください。

ただし、採用担当者の名前がわからないこともあるでしょう。

そのようなときは、「採用ご担当者様」と記載しておけば問題ありません。

「御中」という言葉をご存知の方であれば、宛名の敬称で迷ってしまう方もいらっしゃるかもしれません。

「御中」と「様」の使い分けは、宛先が組織なのかそれとも個人なのかで決まります。

履歴書の送付先が会社や部署になっている場合は、「○○株式会社御中」、「人事部御中」など、「御中」という敬称を使いましょう。

そして、採用担当者個人に宛てる際は、「○○〇〇様」など、「様」という敬称を使ってください。

これは基本的なビジネスマナーです。

自分の個人情報

自分（履歴書の送付者）の個人情報は、用紙の右上（提出日の下）に記載します。

まず自分の所属大学・学部・学科名を書き、その下に氏名をフルネームで書いてください。

その下には、ご自分の住所、電話番号、メールアドレスの順番で記載します。

また、自分の住所は、必ず郵便番号都道府県名から省略せずに記載してください。

集合住宅にお住まいの場合は、アパート・マンション名もきちんと書いておいておきましょう。

住所が長くなりすぎるようであれば、適宜改行を入れてください。

電話番号は、もっとも連絡が取りやすい番号を記載します。

ご自分の携帯電話の番号を書いておけば大丈夫です。

上にあげた項目以外は、添え状に記載する必要はありません。

タイトル

書類を送付する際の添え状には、必ずタイトルが必要です。

どんな書類の添え状なのかを、受け取った側が瞬時に判断できるようにするためです。

前項までで説明した提出日、宛先、自分の個人情報を記載したあとに、用紙の中央にタイトルを記載してください。

タイトルは、「応募書類の送付につきまして」「応募書類送付の件」などすっきりしたものがよいでしょう。

要件のみを述べた、簡潔でわかりやすいタイトルをつけるように心がけてください。

本文

そのつぎに記載するのが本文です。

履歴書を送付する際の添え状は、頭語の「拝啓」から始まり、結語の「敬具」で終わります。

「前略」、「草々」は略式なので、履歴書の送付の際は使用しません。

拝啓のあとに続いて、簡単な挨拶文を書きましょう。

「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」など、応募した企業の発展を喜ぶ言葉や時候の挨拶がこれにあたります。

時候の挨拶は、月によって言葉が変わります。

記載するのであれば、提出日に合わせた挨拶を書いてください。

本文に書くべき内容は、まず名乗り、その企業の求人に応募する旨、面接の機会を与えてほしい旨の3点です。

ここに、簡単な自己PRや志望動機をつけ加えてもよいでしょう。

添え状を見た採用担当者に、「この学生の応募書類を読んでみたい」と思わせるようなアピールがあれば、なおさら効果的だからです。

ただし長々と自己PRを書いたり、希望条件を書いたりするのはやめましょう。

希望条件は、履歴書の「本人希望欄」への記載でとどめておいてください。

添え状はあくまでも履歴書を送付したときに、どのような書類が同封されているのかを伝える書類です。

採用担当者に余計だと思われるようなことは、記載すべきではありません。

本文の例文

では、ここで実際に添え状の本文の例文を紹介します。

以上が、履歴書を送付する際に同封する添え状本文の例文です。

時候の挨拶は時期によって変わってしまうので、ビジネス文書では季節に関わらず使える挨拶を書くこともよくあります。

必要事項だけを書いても問題ありませんが、志望度の高さがアピールできる一文を入れておくと、採用担当者の印象がよくなるかもしれません。

ぜひ一言だけ自己PRを加えておきましょう。

同封書類

本文を書いたら、つぎは同封書類について記載します。

これも、どのような書類が何部同封されているのか明らかにするための大切な箇所です。

最後まで気を抜かないように書きましょう。

同封書類は、用紙の中央に「記」と一言だけ書いた下に、箇条書きで同封した書類の名称と枚数を記載してください。

この際、特に枚数を間違えて記載しないように気をつけましょう。

ここまですべて記載し終えたら、最後に用紙の右下「以上」と書いて、添え状は終了です。

【履歴書の添え状とは】添え状の作成・送付時の注意点

添え状の作成にも注意点はありましたが、送付する際にも気をつけなければならないことがあります。

細かいことのように思えるかもしれませんが、受け取る相手のことを気づかうのであればすべて当然のマナーです。

もしかしたら新卒には、そこまで厳しくビジネスマナーは求められないかもしれません。

しかしこういう細かいところで、採用担当者のイメージがよくなる可能性もあります。

以下で、添え状の作成ならびに送付するときの注意点を詳しく確認していきましょう。

誤字・脱字に注意

履歴書同様に、添え状でも誤字・脱字は当然許されません。

書いたあとに見直しをして、誤字・脱字を防ぎましょう。

手書きした場合、誤字・脱字を見つけたら書き直すのも、社会人としてのマナーです。

修正ペンや修正テープを使って直したものを提出するのは、採用担当者や企業に対して失礼です。

送付する書類の枚数にも注意してください。

添え状に記載する枚数や部数に関しても、正しく記載できているか確認してから送付しましょう。

書類を重ねる順番

書類を重ねて封筒に入れる際は、上から添え状、エントリーシート、履歴書、その他の必要書類の順に重ねてください。

特に添え状は先方にどのような書類を何通送付したのか伝える書類です。

一番上にないと意味がありません。

書類を重ねる順番はビジネスマナーでもありますが、実際に大量の書類を確認する採用担当者のことを思えば当然でしょう。

新卒の場合だと、同時期に複数の企業に応募書類を送付することもあるでしょう。

もし送付する書類を間違えてしまうと、大変失礼な印象を与えてしまいます。

基本的には、応募書類は企業ごとに区別して作成するようにしましょう。

そして、送付する際は封筒の宛名と送付する書類が合っているか、しっかり確認してから送付してください。

書類はクリアファイルに入れる

企業に送付する書類は、透明なクリアファイルにまとめてから封筒に入れましょう。

クリアファイルに入れておけば、雨で大切な書類が濡れてしまったり、配達の途中で折れ曲がったりすることを防げます。

書類を丁寧に扱っていることで、先方にもよいイメージを与えられる可能性もあるでしょう。

応募書類を入れるのは、必ず透明なクリアファイルにしてください。

瞬時に中身を判別できないようなクリアファイルでは、先方が確認作業をするときの邪魔になります。

切手の過不足に注意

応募書類を郵送する際は、郵便局の窓口で料金をたしかめたうえで、過不足ない金額の切手を貼るようにしましょう。

もし貼った切手の料金が足りなければ、返送されてしまったり、企業側が不足分を支払うことになったりしてしまいます。

特に料金不足は先方に対してとても失礼です。

不足のないように十分に気をつけましょう。

また余分な切手が貼られていると、企業側からコスト意識がないと悪印象につながってしまう恐れがあります。

郵送に使用する切手は、「普通切手」です。

キャラクター柄の切手や慶弔用の切手は使わないように注意しましょう。

自宅にあった切手をそのまま貼ってしまった場合は、郵送する前に郵便局の窓口で普通切手かどうかたしかめてもらいましょう。

提出期限を守る

履歴書を企業に郵送する場合は、必ずその提出期限を守らなければなりません。

締め切りを過ぎてから到着したものは、受理してもらえない可能性が高いでしょう。

書類を提出する場合は、締め切りに間に合わせるのは最低限のマナーです。

したがって、応募書類は余裕をもって作成し、締め切りより前に余裕をもって届くように心がけましょう。

そして企業に郵送する書類は、基本的に普通郵便で送ります。

もし書類を用意するのに手間取るなど、送るのが締め切り間際になってしまったら、追加料金はかかりますが速達で送るようにしましょう。

また到着するまでにかかる日数は、差出人の住所と宛先によって変わります。

履歴書を郵送する前に、郵便局の窓口やWebサイトで確認しておきましょう。

まとめ

企業に履歴書などの応募書類を郵送で提出する際は、添え状が必要になります。

添え状は、書類の送付者と宛先、どのような種類の書類を何部送付したのか、はっきりさせるための書類です。

書類を郵送するときに添え状を同封するのは、社会人であれば当然のビジネスマナーです。

就活の際も必ず添え状を同封するようにしましょう。

なお直接手渡しする際は、添え状は必要ありません。

添え状には、提出日、宛先、自分の個人情報、タイトル、本文、同封書類の6つの事項を記載します。

書き方にもいくつかルールがあります。

はじめて添え状を作成するのであれば、必ず確認してください

履歴書に同封して郵送する際には、書類を入れる順番にも気をつかわなければなりません。

また書類は、クリアファイルに入れてから封筒に入れると、雨に濡れたり折れてしまったりするのを防げます。

郵送するときに貼る切手は過不足なく、普通の切手を使いましょう。

提出期限を守るのも最低限のマナーなので、時間に余裕をもって書類を作成しましょう。