【メールの締め方】締めの言葉とは?締めの言葉の重要性や例文を紹介

はじめに

仕事をするうえで上司や取引先の人などと欠かせないのがビジネスメールです。

メールの文章だけでなく締め方においても、社会人としてのマナーがあります。

メールの締め方がおかしい場合、相手に失礼なこともあり、自分の印象も悪くなってしまいます。

しかしながらどのように文章を終わらせれば良いのか締め方に悩む人も多いのではないでしょうか。

ここではメールの締め方について守るべきマナーや例文について紹介します。

【メールの締め方】メールの締めの言葉は重要?

ビジネスメールでは、どのように締めるかによって相手の感じ方も変わってきます。

社会人として中途半端なメール文章では、マナーができていないと思われてしまうこともあるでしょう。

また大切なメール内容の場合は、締めの言葉が不足しているとインパクトに欠けます。

歯切れも悪くなって、肝心な内容自体がどこか曖昧になってしまいがちです。

メールの締め方は非常に重要といえるでしょう。

締めの言葉がないと文章の歯切れが悪くなる

基本的にビジネスメールは、あいさつで始まりあいさつで終わります。

メールではなくとも人間関係においても、朝は「おはよう」で始まり別れる時は「さようなら」とあいさつします。

メールも同じで、相手が気持ち良く読むには、始まりと終わりのあいさつをきちんとすることが大切です。

ビジネスメールで締めの言葉がない場合、どこか中途半端で文章の歯切れも良くありません。

「え?ここで終わるの?」と相手に思われてしまうと、これからの取引や仕事での付き合いにも響いてしまう可能性もあるでしょう。

始まりも終わりも気持ちの良いメールにするためにも、締めの言葉を用いましょう。

歯切れの良い締め方で、「終わり良ければすべて良し」、今後の仕事もうまくいくはずです。

マナーができているかできていないかの印象がつく

メールは電話や直接会って話すのとは違い、自分の感情が伝わりにくいものです。

ただ淡々と必要な文章のみを連ねてしまうと、非常に無機質なメールになります。

仕事上でのメールなので、特に愛想良くする必要はないのかもしれません。

しかしながら相手に寄り添ったり体調の気遣いをしたりすることで、ビジネスメールの中にも社会人としての品格やマナーが見えてくるはずです。

文章の締め方が中途半端になっていると、どこか雑な印象を相手に与えてしまいます。

社会人としてのマナーがあるかどうかも、メールの締め方に関係しています。

マナーができていないと、その人を知らない相手からすると仕事ができないイメージを持たれる可能性もあるでしょう。

マナーや品格のある人間である印象を持ってもらうためにも、ビジネスメールでの締めの言葉は必要不可欠といえるのです。

【メールの締め方】基本的には「お願いいたします」

メールを締める際の基本となるのは、「お願いいたします」という言葉です。

「お引き立てくださいますようよろしくお願いいたします」「今後ともご愛顧のほどお願いいたします」というように、多くのビジネスメールにおいて「お願いいたします」という言葉が見られます。

文章だけでなく自身の気持ちとしても、へりくだった思いでメールを書くことが大切です。

そこからさらにビジネスメールの書き方スキルを向上させていくと良いでしょう。

【メールの締め方】時と場合によって使い分けられる人になろう

メールの締め方で重要ポイントは、臨機応変に締めの言葉を使い分けることです。

締めの文章例はたくさんあるわけではありません。

どうしても毎回同じ文章になってしまうと悩む人もいるはずです。

ワンパターンにならないコツとして、どのようなシーンでどういった相手に送るメールなのかを定かにして、時と場合によって適切な締め方ができるよう心がけたいものです。

【メールの締め方】パターン別!締めの言葉の例文

ビジネスメールはさまざまなシーンで使われます。

お願いする時や謝る時、お礼を言いたい時などその時々で適切な締め方をすることが大切です。

どんな時でもすべて同じ締めというわけにはいきません。

また返信が必要か不要かによっても、文の締め方は変わってきます。

急ぎの際にはその旨を伝える必要もあるでしょう。

多種多様なビジネスシーンにおけるメールの締め方の事例を紹介します。

何かをお願いした時

よろしくお願いしますと相手に伝えるメールは、ビジネス上で非常に多いです。

その際は社内間でのメールなのか、それとも顧客に対するメールなのかで締め方も異なります。

社内間でのビジネスメールであれば、簡単な結びで問題ありません。

・「よろしくお願いいたします」

・「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」

一方、顧客や目上の人へのお願いメールの場合は、締め方もより丁寧な言葉を使うようにしましょう。

・「今後とも末永くお引き立てを賜りますよう、お願いいたします」

・「今後も変わらぬご厚誼を賜りますよう、何卒お願い申し上げます」

・「今後ともご指導賜りますよう、何卒お願い申し上げます」

・「今後とも、ご指導のほどよろしくお願いいたします」

質問をした時

ビジネスメールでは相手に何か質問をする機会は多いといえます。

その際には相手にわざわざ質問の回答をしてもらうことへの労いの気持ちをまずは伝えましょう。

そして相手への敬意を持って、メールを書くことが大切です。

回答返事の締め切りがある場合には、その日時も具体的に示しましょう。

・「お手数ですが、ご返事いただければ幸いです。お忙しい中恐れ入りますが、○月○日までにご回答いただければ幸いです」

・「何卒お力添えのほど、お願い申し上げます」

・「ご意見を頂戴できれば幸いでございます」

謝罪をした時

クレームや仕事の失敗などは、本当であればメールではなく直接会って謝罪することが望ましいです。

しかしながら遠方の相手であったりお互いに時間がなかったりする場合には、ビジネスメールにて謝罪することになります。

状況によっては、まずはメールを送る日を改めて会って謝るケースもあるかもしれません。

いずれにせよ謝罪メールに関しては、冒頭にてまず謝罪の気持ちを話します。

さらに文章を書いた最後に、今一度お詫びの気持ちを込めて締めるようにしましょう。

・「このたびの件につきましては、謹んでお詫び申し上げます」

・「このたびは何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。申し訳ございません」

・「このたびは大変申し訳ございませんでした。このようなことがないよう、気を引き締めてまいります」

お礼を伝える時

お礼を言うことが目的のメールでは、どのような相手にどういった程度のお礼を伝えるかによっても文の締め方は変わってきます。

どのような場合でも、まずは冒頭にてお礼の言葉を述べるのがマナーです。

さらに深い内容のお礼メールであれば、文章の最後に改めてお礼の言葉を入れて締めることで気持ちが伝わります。

・「このたびの件につきまして、謹んでお礼申し上げます」

・「このたびは心より感謝申し上げます。ありがとうございました」

・「メールにて恐縮ではございますが、お礼申し上げます。ありがとうございます」

軽いあいさつ程度のお礼の場合には、再度繰り返すとくどい印象になってしまうこともあります。

くどくならないための締めの言葉として、次のような事例も参考にしてください。

・「取り急ぎ、メールにてお礼申し上げます。」

・「まずはお礼まで。」

報告をした時 

こちらからなんらかの報告をする必要がある時のビジネスメールの事例です。

どの相手にどういった状況での報告なのかによっても、メールの内容や締め方は変わります。

本来ならばきちんと顔を合わせて報告しなければならない場合には、メールで済ませることに対してのお詫びも入れたいものです。

上司への報告で返信不要な場合などは、問題なければ返信不要であることも書くようにしましょう。

・「取り急ぎ、ご報告申し上げます」

・「以上がご報告になりますが、何かご不明な点がありましたらお知らせいただければ幸いです」

・「大変恐縮ですが、メールにてご報告とさせていただきます。何卒ご了承くださいませ」

・「以上報告となりますが、問題なければ返信は不要です」

返信が必要な時 

状況によっては、必ず返信してほしい場合もあります。

返信が必要な際には、返事がいつまでに必要なのかを明確にして伝えなければいけません。

その際には上からの言い方にならないようにへりくだった言い方をすることが重要です。

また相手の状況も考えて、忙しい中申し訳ないという気持ちも込めたいものです。

返信内容に関して詳細を書いた後に、文章の締めの言葉にて返事を求めるようにしましょう。

・「ご多用中誠に恐縮ですが、お返事をお待ちしております。○月○日までにお返事頂戴できれば幸いです」

・「恐れ入りますが○月○日までにご返事を頂戴できれば幸いに存じます。お忙しい中お手数おかけいたします」

返信不要な時

特に返事はいらない場合は、その旨を伝えることで相手に手間を取らせません。

上司とのやり取りなどで、こちらからの内容確認だけしたい時もあるでしょう。

またこちらからの気遣いで、「返信不要です」と書きたい時もあります。

そういった際には、メールの締めで返信の必要がないことを伝えるようにします。

締めの文章は特に長文にする必要はありません。

・「なお、ご返信は不要です」

・「ご確認いただければ、ご返信にはおよびません」

・「特に問題がなければ、ご返信は無用です」

・「何か不都合がありましたら、お知らせくださいませ。問題なければご返信は不要です」

検討をお願いする時

何かしら検討してほしい事柄についてメールする機会は、仕事をしていくうえで多々あります。

検討書類を郵送した後に、メールを送ることもあるでしょう。

検討をお願いするビジネスメールにおいて、締め方はどのようにすれば良いでしょうか。

検討を催促する時には急がせたり強要させたりしないように気を付けるのがポイントです。

・「メールにて失礼いたします。ご検討お願いいたします」

・「それでは、今後ともよろしくお願いいたします」

・「ご検討くださいますようお願い申し上げます」

・「ぜひご覧いただきご検討いただきますようお願い申し上げます」

断りを伝える時

謝罪とはまた違い、ちょっとしたあいさつ代わりのお詫びの言葉や断りを入れたい場合もあるでしょう。

相手方の希望に添えなかった時の詫びなども、この類に入ります。

そういった時はくどくならない程度に、きちんとした言葉遣いで文章を締めるようにすれば安心です。

・「お詫び申し上げます」

・「このたびはご期待に添えず、申し訳ありませんでした」

・「ご理解の上ご容赦いただきますようお願いいたします」

・「このたびはお詫び申し上げます」

・「またの機会がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします」

急ぎの連絡をした時

ビジネスメールでは、取り急ぎのメールを送ることも多いものです。

簡単な文章内容になるからこそ、きちんと締めたいものです。

短い文章でかまいませんが、相手に失礼のない書き方を心がけましょう。

・「まずはお礼まで」

・「取り急ぎ、お礼まで」

・「取り急ぎ、お返事まで」

・「何卒ご了承くださいませ」

・「悪しからずご容赦くださいませ」

・「取り急ぎご連絡申し上げます」

・「取り急ぎお知らせいたします」

【メールの締め方】上級!季節に合った結び文

1年を通してビジネスにおいてもさまざまな変化があります。

会社によって繁忙期や行事、イベントことも異なります。

ビジネスメールも四季の変化に合わせて締め方を変えることができれば、仕事ができる人と思ってもらえることでしょう。

四季折々のあいさつができているメールは、品格を感じるものです。

締め方のコツとしては、「季節の話題+相手の健康を気遣う文言」で終了することが多いです。

具体的に春夏秋冬それぞれのメールの締め方を紹介します。

春は人事異動や新入社員の入社など、社内でも環境の変化が多い季節です。

同時に花粉症に悩む人も多く、季節の変わり目で体調を崩しやすい時でもあります。

さらにGWという大型連休もあります。

この時期のメールの締めは、季節の変化による体調を思いやることや充実した休暇を過ごせるようにというような内容が良いでしょう。

・「年度の変わり目でお忙しいかと存じますが、どうぞお体を大切にお過ごしください」

・「大型連休も近づいてまいりました。お風邪など引かず楽しい休暇をお過ごしください」

・「春の息吹が聞こえ始めましたが、まだ寒さも残っております。体調崩されませんよう」

・「新緑が鮮やかな季節になりました。充実した休暇をお過ごしください」

ジメジメする梅雨時期、さらに暑さで夏バテする人も多い季節、メールを締める際にも体調を気遣う一言を入れたいものです。

・「梅雨の長雨で体調を崩されませんよう。どうぞご自愛ください」

・「今年は特に厳しい暑さが続いております。猛暑の折、くれぐれもご自愛のほどお祈り申し上げます」

・「炎暑の折、くれぐれもお健やかに過ごされますようお祈り申し上げます」

・「暑さもいよいよ厳しくなってまいりました。くれぐれもご自愛ください」

・「いよいよ暑くなりますので、益々のご健勝をお祈り申し上げます」

猛暑が過ぎてホッとする秋ですが、実際には夏の疲れが出やすい時期でもあります。

体調を案ずるとともに、紅葉など秋を感じるさわやかな光景もメールの締めに活用してみましょう。

・「紅葉が鮮やかな季節となりました。体調に留意され楽しい週末をお過ごしください」

・「季節の変わり目、お風邪など召されませんようお気を付けて週末をお迎えください」

・「夏の疲れが出やすい季節となりました。体調を崩されませんようお気を付けてお過ごしくださいませ」

・「紅葉の映える季節になりましたが早晩冷え込みもいたします。どうぞお風邪など召されませんようお気を付けてお過ごしください」

1年の終わりでバタバタする季節、寒さも一段と増していきます。

年末には本年の締めくくりとなる一文も、ビジネスメールに入れることを忘れないようにしましょう。

メールの文章は年の瀬のあいさつにもなります。

失礼のないよう、気を付けたいものです。

・「厳冬の折、お風邪など召しませんようくれぐれもご自愛くださいませ」

・「年末も近づき多忙な日々が続くことと存じます。時節柄、どうぞ風邪にはご用心ください」

・「これからが冬の寒さも本番となりますが、どうぞご自愛ください」

・「本年も大変お世話になりました。体調に留意され、どうぞ良い新年をお迎えくださいませ」

まとめ

このように、ビジネスメールでは文章の締め方が非常に重要であることがわかりました。

シチュエーションによってたくさんの締め方があるので、その時々で最適なものを上手に活用してみましょう。

ビジネスメールの締めをきちんとできるようになれば、それだけで仕事の能力もアップするはずです。

はじめは難しいかもしれませんが、慣れてくればスムーズにベストな締めの言葉が見つかるようになることでしょう。

仕事のできる社会人として胸を張れるように、ビジネスメールにおいてもさらに深く学んでいきたいものです。

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