はじめに
「メールの最後がうまくまとめられない」 「なんだかしっくりこない」 とメールの終わり方で悩んではいませんか？
とりあえず「よろしくお願いします」で締めていると言う人も多いでしょう。
メールの締めの挨拶は必要なマナーの一つです。
相手や内容に合わせた締めの挨拶を用いることで、相手へ良い印象を残すことができます。
締めの挨拶に使われることの定型文を覚えることで、メールの終わり方に悩むことも少なくなるでしょう。
この記事では例文を交えメールの内容に合わせた締めのあいさつ文や、印象の良いメールの終わり方について紹介しています。
この記事を読むことで、印象の良いメールの終わり方や、メールの内容に合わせた締めの言葉のバリエーションを増やすことができるでしょう。
メールの終わり方に悩んでいるなら、ぜひご一読ください。
【メールの締め方】メールの締めの言葉は重要？
ビジネスメールでは、どのように締めるかによって相手の感じ方も変わってきます。
社会人として中途半端なメール文章では、マナーができていないと思われてしまうこともあるでしょう。
また大切なメール内容の場合は、締めの言葉が不足しているとインパクトに欠けます。
歯切れも悪くなって、肝心な内容自体がどこか曖昧になってしまいがちです。
メールの締め方は非常に重要といえるでしょう。
締めの言葉がないと文章の歯切れが悪くなる
基本的にビジネスメールは、あいさつで始まりあいさつで終わります。
メールではなくとも人間関係においても、朝は「おはよう」で始まり別れる時は「さようなら」とあいさつします。
メールも同じで、相手が気持ち良く読むには、始まりと終わりのあいさつをきちんとすることが大切です。
ビジネスメールで締めの言葉がない場合、どこか中途半端で文章の歯切れも良くありません。
「え？ここで終わるの？」と相手に思われてしまうと、これからの取引や仕事での付き合いにも響いてしまう可能性もあるでしょう。
始まりも終わりも気持ちの良いメールにするためにも、締めの言葉を用いましょう。
歯切れの良い締め方で、「終わり良ければすべて良し」、今後の仕事もうまくいくはずです。
マナーができているかできていないかの印象がつく
メールは電話や直接会って話すのとは違い、自分の感情が伝わりにくいものです。
ただ淡々と必要な文章のみを連ねてしまうと、非常に無機質なメールになります。
仕事上でのメールなので、特に愛想良くする必要はないのかもしれません。
しかしながら相手に寄り添ったり体調の気遣いをしたりすることで、ビジネスメールの中にも社会人としての品格やマナーが見えてくるはずです。
文章の締め方が中途半端になっていると、どこか雑な印象を相手に与えてしまいます。
社会人としてのマナーがあるかどうかも、メールの締め方に関係しています。
マナーができていないと、その人を知らない相手からすると仕事ができないイメージを持たれる可能性もあるでしょう。
マナーや品格のある人間である印象を持ってもらうためにも、ビジネスメールでの締めの言葉は必要不可欠といえるのです。
【メールの締め方】基本的には「お願いいたします」
メールを締める際の基本となるのは、「お願いいたします」という言葉です。
「お引き立てくださいますようよろしくお願いいたします」「今後ともご愛顧のほどお願いいたします」というように、多くのビジネスメールにおいて「お願いいたします」という言葉が見られます。
文章だけでなく自身の気持ちとしても、へりくだった思いでメールを書くことが大切です。
そこからさらにビジネスメールの書き方スキルを向上させていくと良いでしょう。
【メールの締め方】クッション言葉を活用すると柔らかい印象になる
クッション言葉とはきつく感じてしまう言葉を先方へ柔らかく伝えるための言葉です。
メールは感情が見えづらいコミュニケーションツールです。
そのため、きつく感じてしまう文面になることもあるでしょう。
知らず識らずのうちに失礼な印象を与えてしまうかもしれません。
クッション言葉は文面の表現を和らげ、丁寧かつ相手への気遣いを見せるため工夫の一つです。
クッション言葉は特に催促や作業依頼、お断りのメールなど伝えづらい文面の時には重宝します。
例えば文章の終わり方を「よろしくお願い申し上げます。」だけではなく、「お忙しい中、誠に恐縮ですがよろしくお願い申し上げます。」とクッション言葉を使うことで相手への気遣いを感じられる文面になります。
【メールの締め方】時と場合によって使い分けられる人になろう
メールの締め方で重要ポイントは、臨機応変に締めの言葉を使い分けることです。
締めの文章例はたくさんあるわけではありません。どうしても毎回同じ文章になってしまうと悩む人もいるはずです。
ワンパターンにならないコツとして、どのようなシーンでどういった相手に送るメールなのかを定かにして、時と場合によって適切な締め方ができるよう心がけたいものです。
社内や取引先の場合
社内や取引先の場合には一般的な「よろしくお願いいたします」と言った終わり方でも問題はありません。
一般的な表現では少ししっくりこないな、と感じる場合にはクッション言葉を用いると柔らかで丁寧な印象となります。
「お忙しいところ恐れ入りますが」や「お手数をおかけいたしますが」などと締めの「よろしくお願いします」の前を飾ることで、柔らかで、相手に配慮している、という印象を残せます。
社内や取引先などへのメールの場合には、あまりかしこまった表現ではなく、一般的な表現で十分です。
一般的な表現とは「よろしくお願いいたします」「今後ともどうぞよろしくお願いします」などですが、相手によってはもう少し丁寧な表現がふさわしい場合もありますので、臨機応変に対処しましょう。
顧客の場合
顧客へメールを送る時には全体的に丁寧な文面を心がけましょう。
終わり方も同じで、クッション言葉を用い柔らかな言葉遣いを意識することで、印象のよいメールを作成できます。
また、メールの終わり方も良い印象を残すために重要な部分です。
締めのあいさつをより丁寧にすることで、謙虚な印象となります。
・「今後とも末長くお引き立てを賜りますようお願い申し上げます」
・「引き続きよろしくご厚誼のほどよろしくお願い申し上げます」
このような挨拶文を使うことで謙虚な印象となり、好印象につながるでしょう。
目上の人の場合
目上の方へのメールでの終わり方としてはこれからもご指導くださいという謙虚な気持ちを表現します。
・「今後ともご指導賜りますようお願い申し上げます」
・「今度ともご鞭撻の程をお願い申し上げます」
「ご指導」「ご鞭撻」はどちらも「教えてください」と言う意味の言葉です。
相手の経験に敬意を示し、その経験を立てることができる挨拶文です。
【メールの締め方】パターン別！締めの言葉の例文
ビジネスメールはさまざまなシーンで使われます。
お願いする時や謝る時、お礼を言いたい時などその時々で適切な締め方をすることが大切です。
どんな時でもすべて同じ締めというわけにはいきません。
また返信が必要か不要かによっても、文の締め方は変わってきます。
急ぎの際にはその旨を伝える必要もあるでしょう。
多種多様なビジネスシーンにおけるメールの締め方の事例を紹介します。
何かをお願いした時
よろしくお願いしますと相手に伝えるメールは、ビジネス上で非常に多いです。
その際は社内間でのメールなのか、それとも顧客に対するメールなのかで締め方も異なります。
社内間でのビジネスメールであれば、簡単な結びで問題ありません。
・「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」
一方、顧客や目上の人へのお願いメールの場合は、締め方もより丁寧な言葉を使うようにしましょう。
・「今後も変わらぬご厚誼を賜りますよう、何卒お願い申し上げます」
・「今後ともご指導賜りますよう、何卒お願い申し上げます」
・「今後とも、ご指導のほどよろしくお願いいたします」
質問をした時
ビジネスメールでは相手に何か質問をする機会は多いといえます。
その際には相手にわざわざ質問の回答をしてもらうことへの労いの気持ちをまずは伝えましょう。
そして相手への敬意を持って、メールを書くことが大切です。
回答返事の締め切りがある場合には、その日時も具体的に示しましょう。
・「何卒お力添えのほど、お願い申し上げます」
・「ご意見を頂戴できれば幸いでございます」
謝罪をした時
クレームや仕事の失敗などは、本当であればメールではなく直接会って謝罪することが望ましいです。
しかしながら遠方の相手であったりお互いに時間がなかったりする場合には、ビジネスメールにて謝罪することになります。
状況によっては、まずはメールを送る日を改めて会って謝るケースもあるかもしれません。
いずれにせよ謝罪メールに関しては、冒頭にてまず謝罪の気持ちを話します。
さらに文章を書いた最後に、今一度お詫びの気持ちを込めて締めるようにしましょう。
・「このたびは何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。申し訳ございません」
・「このたびは大変申し訳ございませんでした。このようなことがないよう、気を引き締めてまいります」
お礼を伝える時
お礼を言うことが目的のメールでは、どのような相手にどういった程度のお礼を伝えるかによっても文の締め方は変わってきます。
どのような場合でも、まずは冒頭にてお礼の言葉を述べるのがマナーです。
さらに深い内容のお礼メールであれば、文章の最後に改めてお礼の言葉を入れて締めることで気持ちが伝わります。
・「このたびは心より感謝申し上げます。ありがとうございました」
・「メールにて恐縮ではございますが、お礼申し上げます。ありがとうございます」
軽いあいさつ程度のお礼の場合には、再度繰り返すとくどい印象になってしまうこともあります。
くどくならないための締めの言葉として、次のような事例も参考にしてください。
・「まずはお礼まで。」
報告をした時
こちらからなんらかの報告をする必要がある時のビジネスメールの事例です。
どの相手にどういった状況での報告なのかによっても、メールの内容や締め方は変わります。
本来ならばきちんと顔を合わせて報告しなければならない場合には、メールで済ませることに対してのお詫びも入れたいものです。
上司への報告で返信不要な場合などは、問題なければ返信不要であることも書くようにしましょう。
・「以上がご報告になりますが、何かご不明な点がありましたらお知らせいただければ幸いです」
・「大変恐縮ですが、メールにてご報告とさせていただきます。何卒ご了承くださいませ」
・「以上報告となりますが、問題なければ返信は不要です」
返信が必要な時
状況によっては、必ず返信してほしい場合もあります。
返信が必要な際には、返事がいつまでに必要なのかを明確にして伝えなければいけません。
その際には上からの言い方にならないようにへりくだった言い方をすることが重要です。
また相手の状況も考えて、忙しい中申し訳ないという気持ちも込めたいものです。
返信内容に関して詳細を書いた後に、文章の締めの言葉にて返事を求めるようにしましょう。
・「恐れ入りますが○月○日までにご返事を頂戴できれば幸いに存じます。お忙しい中お手数おかけいたします」
返信不要な時
特に返事はいらない場合は、その旨を伝えることで相手に手間を取らせません。
上司とのやり取りなどで、こちらからの内容確認だけしたい時もあるでしょう。
またこちらからの気遣いで、「返信不要です」と書きたい時もあります。
そういった際には、メールの締めで返信の必要がないことを伝えるようにします。
締めの文章は特に長文にする必要はありません。
・「ご確認いただければ、ご返信にはおよびません」
・「特に問題がなければ、ご返信は無用です」
・「何か不都合がありましたら、お知らせくださいませ。問題なければご返信は不要です」
検討をお願いする時
何かしら検討してほしい事柄についてメールする機会は、仕事をしていくうえで多々あります。
検討書類を郵送した後に、メールを送ることもあるでしょう。
検討をお願いするビジネスメールにおいて、締め方はどのようにすれば良いでしょうか。
検討を催促する時には急がせたり強要させたりしないように気を付けるのがポイントです。
・「それでは、今後ともよろしくお願いいたします」
・「ご検討くださいますようお願い申し上げます」
・「ぜひご覧いただきご検討いただきますようお願い申し上げます」
断りを伝える時
謝罪とはまた違い、ちょっとしたあいさつ代わりのお詫びの言葉や断りを入れたい場合もあるでしょう。
相手方の希望に添えなかった時の詫びなども、この類に入ります。
そういった時はくどくならない程度に、きちんとした言葉遣いで文章を締めるようにすれば安心です。
・「このたびはご期待に添えず、申し訳ありませんでした」
・「ご理解の上ご容赦いただきますようお願いいたします」
・「このたびはお詫び申し上げます」
・「またの機会がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします」
急ぎの連絡をした時
ビジネスメールでは、取り急ぎのメールを送ることも多いものです。
簡単な文章内容になるからこそ、きちんと締めたいものです。
短い文章でかまいませんが、相手に失礼のない書き方を心がけましょう。
・「取り急ぎ、お礼まで」
・「取り急ぎ、お返事まで」
・「何卒ご了承くださいませ」
・「悪しからずご容赦くださいませ」
・「取り急ぎご連絡申し上げます」
・「取り急ぎお知らせいたします」
自分の意図が正しく伝わらなかった時
意図が正しく伝わらなかった時は、「自分の説明が足りなかった」「うまく伝えられなかった」ことに対して謝罪します。
そのような場合は「説明が不十分だったかもしれませんが」、「言葉足らずだったかもしれませんが」といった表現を使用すると良いでしょう。
謝罪の言葉の後には今後の対応や反省の弁を表現しましょう。
文章の終わり方としては、謝罪をし、これからの関係を継続してほしい旨を伝えるように書くと良いでしょう。
・「この度は説明不足のために多大なるご迷惑をおかけいたしました。申し訳ございません。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます」
コロナ禍を気遣う時
コロナ禍中の昨今において、ビジネスメールでもコロナに触れることが多くなっています。
メールの終わり方に相手の体調を気遣う一文を足すことで、親切な印象を残すことができるでしょう。
・「一日も早い新型コロナウィルスの終息と、〇〇様のご健康をお祈り申し上げます」
・「この状況が一日でも早く解消され、平穏な日々が取り戻せるよう心から願っております」
【メールの締め方】上級！季節に合った結び文
1年を通してビジネスにおいてもさまざまな変化があります。
会社によって繁忙期や行事、イベントことも異なります。
ビジネスメールも四季の変化に合わせて締め方を変えることができれば、仕事ができる人と思ってもらえることでしょう。
四季折々のあいさつができているメールは、品格を感じるものです。
締め方のコツとしては、「季節の話題+相手の健康を気遣う文言」で終了することが多いです。
具体的に春夏秋冬それぞれのメールの締め方を紹介します。
春
春は人事異動や新入社員の入社など、社内でも環境の変化が多い季節です。
同時に花粉症に悩む人も多く、季節の変わり目で体調を崩しやすい時でもあります。
さらにGWという大型連休もあります。
この時期のメールの締めは、季節の変化による体調を思いやることや充実した休暇を過ごせるようにというような内容が良いでしょう。
・「大型連休も近づいてまいりました。お風邪など引かず楽しい休暇をお過ごしください」
・「新緑が鮮やかな季節になりました。充実した休暇をお過ごしください」
夏
ジメジメする梅雨時期、さらに暑さで夏バテする人も多い季節、メールを締める際にも体調を気遣う一言を入れたいものです。
・「今年は特に厳しい暑さが続いております。猛暑の折、くれぐれもご自愛のほどお祈り申し上げます」
・「炎暑の折、くれぐれもお健やかに過ごされますようお祈り申し上げます」
・「暑さもいよいよ厳しくなってまいりました。くれぐれもご自愛ください」
・「いよいよ暑くなりますので、益々のご健勝をお祈り申し上げます」
秋
猛暑が過ぎてホッとする秋ですが、実際には夏の疲れが出やすい時期でもあります。
体調を案ずるとともに、紅葉など秋を感じるさわやかな光景もメールの締めに活用してみましょう。
・「季節の変わり目、お風邪など召されませんようお気を付けて週末をお迎えください」
・「夏の疲れが出やすい季節となりました。体調を崩されませんようお気を付けてお過ごしくださいませ」
冬
1年の終わりでバタバタする季節、寒さも一段と増していきます。
年末には本年の締めくくりとなる一文も、ビジネスメールに入れることを忘れないようにしましょう。
メールの文章は年の瀬のあいさつにもなります。
失礼のないよう、気を付けたいものです。
・「年末も近づき多忙な日々が続くことと存じます。時節柄、どうぞ風邪にはご用心ください」
・「これからが冬の寒さも本番となりますが、どうぞご自愛ください」
・「本年も大変お世話になりました。体調に留意され、どうぞ良い新年をお迎えくださいませ」
メールの終わり方はシチュエーションに合わせて使い分けよう
このように、ビジネスメールでは文章の締め方が非常に重要であることがわかりました。
シチュエーションによってたくさんの締め方があるので、その時々で最適なものを上手に活用してみましょう。
ビジネスメールの締めをきちんとできるようになれば、それだけで仕事の能力もアップするはずです。
はじめは難しいかもしれませんが、慣れてくればスムーズにベストな締めの言葉が見つかるようになることでしょう。
仕事のできる社会人として胸を張れるように、ビジネスメールにおいてもさらに深く学んでいきたいものです。
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