はじめに
就職活動を進めていく中で、企業にメールを送る機会があると思います。
説明会や選考、体調不良など様々な場面で必要となるため、自分なりのテンプレートをパターン別に作っておくことをオススメします！私は先日、パソコンの画面を見るのも辛いほどの体調不良を経験し、予めメールのテンプレを用意しておくことの大切さを感じました。
この記事では、就活メールのマナーや書き方、パターン別の例文をご紹介しているので、ぜひ参考にテンプレを作ってみてくださいね！
【就活メール】マナー3点（心構え、即レス、アドレス）
メールを送る際の心構え
企業に対する直接的な連絡には抵抗や不安、緊張を抱くこともあると思います。しかし、相手が誰であったとしても「相手の読みやすさ」を考えることが大切です。メールもコミュニケーションツールの一つとして丁寧なやりとりを心がけましょう。
また、基本的には人事担当者とのメールのやりとりが選考に影響を与えることはないでしょう。しかし、言葉遣いやマナー、伝えたいことを簡潔に文章化できるかといった社会人としての素養や人柄は文面から自ずと見えてきます。メールは記録として残ることを忘れずに扱いましょう。
なる早で返信！
企業からメールが送られてきた場合は、即レスを意識しましょう。忙しい社会人にとっては基本マナーとなります。返信が遅いことで、スケジュール調整が間に合わなくなったり後回しにせざるを得なくなったりします。
また、メールを送る時間は企業の営業時間内にしましょう。送る時間によっては相手に迷惑をかけてしまったり、生活習慣の面で悪い印象を与えたりします。もし止むを得ず夜に送る場合などは「夜分遅くに申し訳ございません」という一言を添えるべきでしょう。
ちなみに、始業時間前後と終業時間前はメールの確認業務を行う場合が多いため、すぐに読んでもらいやすいと思います。
アドレスは就活専用
就活専用メールアドレスの作成をオススメします！理由は、変わったアドレスや特殊なアドレス名は印象が良くないという点と企業からのメールが埋もれる可能性を防ぐという2点からです。
基本的には、学生からのメールと分かりやすいように大学指定のアドレス、またはネームバリューの高いGoogle提供のGmilのどちらかの使用をオススメします。アドレス名は、名前や誕生日などビジネスシーンに相応しいシンプルな構成にしましょう。
私はGmailアドレスを新たに作成しました。ドライブにメールやESのテンプレ、これまで提出した企業情報のドキュメントを纏めておくことができて、とても便利でした！
【就活メール】書き方（件名、宛名、本文、署名）
件名
件名には、「メールの用件・大学名・名前」を簡潔に書きましょう。誰が何のために連絡をしているのか相手がすぐに判断できるように記載します。
例
【お礼】◯月◯日◯◯時開催のインターン（◯◯大学 ◯◯◯◯）
宛名
宛名は、「会社名・部署名・名前・肩書きor様」を書きましょう。
また、メールの宛先には、To・CC・BCCの3つの機能があります。送る時に役立つだけでなく、送られてきた時に返信すべきか否かなどを判断することができるので、しっかりと把握しておきましょう。
Toは、そのメールを送る対象となる相手です。CC(カーボンコピー)は、この人にも把握しておいて欲しいという意味で利用します。BCC(ブラインドカーボンコピー)は、ToとCCの人のメールには表示されません。
例
株式会社◯◯◯ 人事部 ◯◯◯◯様
株式会社◯◯◯ 人事部 採用ご担当者様
株式会社◯◯◯ 人事部 御中
本文
本文は「相手の読みやすさ」を意識して、見やすく分かりやすく簡潔に纏めましょう！
20〜30行くらいで改行、内容ごとに段落分けをすることで見やすさを意識します。誤字や敬語に気をつけ、文章が長くなりすぎないよう調整します。そして、やりとりを増やさないよう簡潔に纏めましょう。
また、「お忙しいところ恐れ入りますが」などの読む相手を労うクッション言葉を添えると丁寧になります。
署名
文面の最後は、「氏名・大学名・電話番号・メールアドレス」の署名で締めましょう。名前の読み方が特殊な場合はふりがなも入れると丁寧です。
例
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◯◯◯◯（◯◯◯ ◯◯◯）
◯◯大学 ◯◯学部 3年生
電話番号：×××-××××-××××
メール ：×××××××××@gmail.com
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【就活メール】例文紹介（説明会、面接、インターン、内定）
説明会
説明会 参加申し込みのお願い
株式会社◯◯◯
人事部 ◯◯ ◯◯様（採用ご担当者様）
突然のご連絡失礼いたします。
◯◯大学 ◯◯学部 3年生 ◯◯◯◯と申します。
現在就職活動を行っておりまして、この度◯月◯日◯◯時から開催予定の貴社の説明会に参加させていただきたく、ご連絡申し上げました。
お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
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◯◯◯◯（◯◯◯ ◯◯◯）
◯◯大学 ◯◯学部 3年生
電話番号：×××-××××-××××
メール ：×××××××××@gmail.com
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説明会 参加後のお礼
株式会社◯◯◯
人事部 ◯◯ ◯◯様（採用ご担当者様）
◯◯大学 ◯◯学部 3年生 ◯◯◯◯と申します。
本日開催されました貴社の会社説明会に参加させていただきました。
お忙しい中このような貴重な機会を設けてくださり誠にありがとうございました。
実際に就業する社員の方から具体的なお話を伺う貴重な機会に恵まれたたため、有益な経験となりました。
今回の会社説明会を通して、貴社で働きたいという思いがより一層強くなりました。
取り急ぎお礼を申し上げたくメールいたしました。
ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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◯◯◯◯（◯◯◯ ◯◯◯）
◯◯大学 ◯◯学部 3年生
電話番号：×××-××××-××××
メール ：×××××××××@gmail.com
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説明会 キャンセルのお詫び
株式会社◯◯◯
人事部 ◯◯ ◯◯様（採用ご担当者様）
お世話になっております。
◯◯大学 ◯◯学部 3年生 ◯◯◯◯と申します。
先日参加申し込みをさせていただきました◯月◯日◯◯時から開催の会社説明会なのですが、急用が入ってしまい参加出来なくなってしまったため、取り急ぎメールにてご連絡いたします。
せっかくご案内いただいたにもかかわらず、参加することができず大変申し訳ございません。お忙しいところお手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
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◯◯◯◯（◯◯◯ ◯◯◯）
◯◯大学 ◯◯学部 3年生
電話番号：×××-××××-××××
メール ：×××××××××@gmail.com
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面接（選考）
面接 参加後のお礼
株式会社◯◯◯
人事部 ◯◯ ◯◯様（採用ご担当者様）
お世話になっております。
◯◯大学 ◯◯学部 3年生 ◯◯◯◯と申します。
本日はご面接のお時間をいただき誠にありがとうございました。
◯◯様のお話を伺い、〜が印象的で、貴社が質の高いサービスを提供し続ける理由が理解できました。
以前より貴社を第一志望としておりましたが、面接を通して貴社で働きたいという思いがますます強くなっております。
取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。
末筆ながら、重ねてお礼を申し上げますとともに、貴社の益々のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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◯◯◯◯（◯◯◯ ◯◯◯）
◯◯大学 ◯◯学部 3年生
電話番号：×××-××××-××××
メール ：×××××××××@gmail.com
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選考 通過のお礼
株式会社◯◯◯
人事部 ◯◯ ◯◯様（採用ご担当者様）
お世話になっております。
◯◯大学 ◯◯学部 3年生 ◯◯◯◯と申します。
この度は選考通過のお知らせをいただきまして、誠にありがとうございます。次の選考の機会を頂戴できるとのことで、大変嬉しく思っております。
必要書類を持参の上、下記の日時にお伺いいたします。
◯月◯日（◯）◯◯時〜◯◯
お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
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◯◯◯◯（◯◯◯ ◯◯◯）
◯◯大学 ◯◯学部 3年生
電話番号：×××-××××-××××
メール ：×××××××××@gmail.com
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下記の日程であれば、お伺いできます。
ご調整いただけますと幸いです。
1. ◯月◯日（◯）◯◯時〜◯◯
2. ◯月◯日（◯）◯◯時〜◯◯
3. ◯月◯日（◯）◯◯時〜◯◯
上記の日程でのご調整が難しい場合、再度提示させていただきます。
お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
選考 日程調整のお願い
株式会社◯◯◯
人事部 ◯◯ ◯◯様（採用ご担当者様）
お世話になっております。
◯◯大学 ◯◯学部 3年生 ◯◯◯◯と申します。
本日は、◯月◯日◯◯時の◯次のお約束でした面接の日程を変更させていただきたく、ご連絡いたしました。
◯月◯日に大学での講義が重なりお約束の時間にお伺いすることが厳しくなってしまいました。私のスケジュール管理不足にもかかわらず、誠に勝手なお願いで申し訳ございません。もし可能でしたら、別の日程で面接を受けさせていただけないでしょうか。
お忙しいところお手数おかけして大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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◯◯◯◯（◯◯◯ ◯◯◯）
◯◯大学 ◯◯学部 3年生
電話番号：×××-××××-××××
メール ：×××××××××@gmail.com
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選考 辞退のお詫び
株式会社◯◯◯
人事部 ◯◯ ◯◯様（採用ご担当者様）
お世話になっております。
◯◯大学 ◯◯学部 3年生 ◯◯◯◯と申します。
本日は、◯月◯日◯◯時の◯次のお約束でした面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
大学での試験日時と重なりお約束の時間にお伺いすることが厳しくなってしまいました。
私のスケジュール管理不足で誠に残念ではありますが、この度の選考を辞退させていただきたいと思います。
本来、直接お伺いしてお詫びするべきところ、メールでのご連絡となりますこと重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
お忙しいところお手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
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◯◯◯◯（◯◯◯ ◯◯◯）
◯◯大学 ◯◯学部 3年生
電話番号：×××-××××-××××
メール ：×××××××××@gmail.com
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インターン
インターン 参加後のお礼
株式会社◯◯◯
人事部 ◯◯ ◯◯様（インターンシップご担当者様）
◯◯大学 ◯◯学部 3年生 ◯◯◯◯と申します。
先日開催されました貴社のインターンシップに参加させていただきました。
お忙しい中このような貴重な機会を設けてくださり心より感謝申し上げます。
実際に業務の一端を経験してみると、目標を持って業務に取り組み、チーム員との円滑なコミュニケーションを意識した課題を解決する難しさを感じることが出来ました。また、業務内容について、実際に就業している社員の方から具体的なお話を伺う貴重な機会に恵まれたため、進路を選択する上で有益な経験となりました。
インターンシップに参加して得た気づきを今後の就職活動、ひいては就職後のキャリアに活かしていきたいと思います。
取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。
末筆ながら、貴社の益々のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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◯◯◯◯（◯◯◯ ◯◯◯）
◯◯大学 ◯◯学部 3年生
電話番号：×××-××××-××××
メール ：×××××××××@gmail.com
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内定
内定 通知連絡のお礼
株式会社◯◯◯
人事部 ◯◯ ◯◯様（採用ご担当者様）
お世話になっております。
◯◯大学 ◯◯学部 3年生 ◯◯◯◯と申します。
この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
貴社を第一志望にしておりましたので、嬉しい限りでございます。
謹んで貴社からの内定をお受けいたします。
一日も早く貴社の戦力として活躍できるよう精一杯頑張ります。
これからもどうぞよろしくお願いいたします。
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◯◯◯◯（◯◯◯ ◯◯◯）
◯◯大学 ◯◯学部 3年生
電話番号：×××-××××-××××
メール ：×××××××××@gmail.com
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内定 保留のお願い
株式会社◯◯◯
人事部 ◯◯ ◯◯様（採用ご担当者様）
お世話になっております。
◯◯大学 ◯◯学部 3年生 ◯◯◯◯と申します。
この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
本来であればすぐにでも承諾のお返事をすべきではありますが、他にも選考中の企業が複数あり、そちらのお返事を伺った上で判断させていただきたいと考えております。
こちらの事情で誠に恐縮ではありますが、◯日後（最長1週間が限度）の◯月◯日までお返事を待っていただけないでしょうか。
内定をいただいたにもかかわらず身勝手な申し出をいたしまして誠に申し訳ございません。
ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。
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◯◯◯◯（◯◯◯ ◯◯◯）
◯◯大学 ◯◯学部 3年生
電話番号：×××-××××-××××
メール ：×××××××××@gmail.com
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内定 辞退のお詫び（基本的には一度電話で伝える）
株式会社◯◯◯
人事部 ◯◯ ◯◯様（採用ご担当者様）
お世話になっております。
◯◯大学 ◯◯学部 3年生 ◯◯◯◯と申します。
先ほど電話でご連絡をさせていただきましたが、ご不在のようでしたので、メールにて失礼いたします。
この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
このようなうれしいお知らせをいただいたにもかかわらず、誠に恐縮ですが、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
選考や面接など貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、このようなご連絡になりますことを大変心苦しく感じております。
本来であれば貴社へお伺いして直接お詫びするべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたことを何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。
面接をご担当いただいた◯◯様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには心より感謝申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
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◯◯◯◯（◯◯◯ ◯◯◯）
◯◯大学 ◯◯学部 3年生
電話番号：×××-××××-××××
メール ：×××××××××@gmail.com
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おわりに
以上、就活メールに関するマナーや書き方、例文を紹介しました！
ここで紹介したマナーを押さえ、結論をわかりやすく伝えることを意識しましょう。
紹介した例文を参考に、オリジナルのテンプレートを作ってみてください！
