事務の仕事やバックオフィス業務にはさまざまな仕事があり、その中でも特に幅広い業務内容を備えているのが総務です。
総務は企業の働きやすさや会社の組織運営に大きな影響を与える部署となり、存在は地味でも活躍の幅はとても広いのがメリットです。
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【総務とは】総務の仕事
総務の仕事というとピンと来る人は少なく、あまり明確にイメージできる人は多くはないのではないでしょうか。
ここでは総務の仕事内容や総務という仕事の範囲を知りましょう。
さまざまな事が仕事の範囲となる
まず、結論からいうと本当にさまざまなことが事務の仕事の範囲といえるのです。
たとえば一般的な備品管理もそうですし、給料計算や人事・労務管理、文書管理、福利厚生、設備の管理や部屋の管理なども含む場合があります。
中には企業運営のためのさまざまなことを行う部署という言われ方をすることもあり、多くの作業や業務がこの範囲に当てはまることもあります。
実際は企業の業務運営に携わるさまざまなことで、そのうちあまり上手に分類できないことやその他のさまざまな業務と考えるのが良いでしょう。
専門分野を担当する場合も
次に、さまざまな専門分野を担当する場合もあります。
というのも大企業なら一般的に専門分野が他にある経理や法務なども担当する場合があり、帳簿を付ける場合や法律にまつわる知識が必要とされる場合もあるでしょう。
特に中小企業の場合はさまざまな細かいことを総務部が管理する場合もあり、経理や法務なども包括して行う場合もあります。
当然、多くの仕事を行うことや業務を行うことも求められる場合があります。
採用や組織編成を行う場合も
また、総務の中でも重要な仕事が人事にまつわることです。
具体的には採用や組織編成、労務管理に限らずどんな人を募集するかという求人や面接、採用や退職に至るまでのさまざまなことを行うのが基本となっています。
また、どういう人が欲しいかという組織の編成や人の異動にまつわることを担当する場合も少なくありません。
このため、意外とセンシティブな情報を扱う場合や人の将来やモチベーションを左右することにもつながる場合があるのが総務の仕事の面白みといえるでしょう。
仕事は本当に多様化している
最後に、基本的に企業の中でも多くの分野を担当することが多いのが総務の仕事といえるのです。
総務の仕事の場合、さらにウェブサイトの管理やSNSの運営、会社とお付き合いのある冠婚葬祭のことや社内・社外イベントにまつわることなどを担当する場合もあります。
特に明確に担当が決まっていない業務を一時的に任されるようなこともあり、幅広くさまざまな仕事ができるのが面白い点といえるでしょう。
【総務とは】総務に必要なスキルとは
総務で働く場合、さまざまなスキルが必要となることもありますが、実際は未経験者でも働ける場合もあります。
具体的にどういうスキルが必要なのかは一般事務とは少々違うようです。
人事系なら「社会保険労務士」
まず、人事層向けの仕事の最高峰といわれる資格としては、社会保険労務士という資格があります。
これは各種社会保険といわれる健康保険・年金・雇用保険にまつわる資格で、主にこの資格は労務士として独立して働いたり、企業内で年金の手続きをしたり、健康保険の手続きをするような場合に役立つことが多いでしょう。
社機保険労務士の資格となると、さまざまな法律にまつわる資格や実務にまつわる資格で大変難しいものです。
ですが、取得しておくと今後も総務で働くときにはかなり有利になるでしょう。
パソコンスキルとビジネスマナー
とはいえ、難しいスキルが絶対的に必要なのかというとそうでもありません。
中には未経験者でもまずは庶務・雑務をこなすために総務に採用されることもあり、その内容はさまざまです。
このため、一般的にはパソコンスキルとビジネスマナーの2つがあれば問題はないとされています。
これは一般事務で働くときと同じなのですが、基本的にビジネスマナーを理解し、なおかつある程度パソコンを使えることがアピールできれば問題はありません。
雑用でも積極的に行う姿勢
これはスキルというよりは気分の持ちようや姿勢にまつわることなのですが、総務の仕事をやっていると雑用係という感じがする人もいます。
これがモチベーションを下げることもありますが、実際はこの仕事がないとまともに企業運営ができないほど影響を持つ場合も少なくありません。
総務が的確に仕事を行うことで会社の評判を維持したり、会社がさまざまな無礼や非常識を行わずに済む場合が多いのです。
また、さまざまな仕事を行うことで広く社内の人を知ることができたり、社内の人に知ってもらえるでしょう。
多くの人に感謝されるようになるためにも、雑用でも積極的に行う姿勢が重要です。
簿記やITスキルが活用できる場合も
その他にもスキルとしては簿記やITスキルが活用できる場合もあります。
簿記まで行う中小企業の総務部や、一般常識として簿記の知識が必要になる総務部も少なくありません。
また、ITスキルがあるとウェブサイトの管理やデジタル端末の管理に有利になる場合もあります。
さまざまな知識や技術が活用できる可能性がある部署といえるでしょう。
【総務とは】総務に向いている人の特徴
総務の仕事には向き・不向きというのもありますが、一般的にはこういう人が向いているという傾向は見られます。
いくつかの特徴を紹介しましょう。
一般常識がある
まず、最も大事なのが一般常識があるということです。
基本的にさまざまな人と関わり、特に社外の人間とも関わることが多いのが総務の特性といえるでしょう。
このため、とにかく一般常識があることが重要です。
特に最近ではセクハラやパワハラなど、言葉や態度でのマナーやルールとなるようなことが増えており、これらについて常識がないと社内の問題解決ができずこじらせてしまう場合や大きな問題につながる場合もあるでしょう。
少なくとも一般的な常識があり、ある程度理解をしていることが大事です。
当然未経験者でも採用されることは多いのですが、本当にさまざまな人と関わることになりますので一般常識は身に付けておきましょう。
人と関わるのが好き
次に、総務の仕事はさまざまな人と関わります。
このため、人と関わるのが最低限苦痛ではないか、人と関わることが好きな人に向いてる傾向があります。
特に人数が多くなる大企業ほどさまざまな人と関わりますし、当然社外の人とも関わることが多いでしょう。
このため、人と関わるのが苦痛だという人には向いていませんし、人と交流するのが苦手な人にはおすすめできません。
とはいえあまり難しいことをするわけでもないので、最低限のコミュニケーション能力が必要になりますし、話の上手・下手ではなく、きちんと意思の疎通ができることが重視されます。
細かいところにも気がつく
また、細かいところにも気がつく人にも向いています。
というのも総務仕事の一つに庶務・雑務と呼ばれる雑用や備品の管理などがありますので、そういった細かいところにも気を使ってきちんと管理できることが重要になる場合もあります。
たとえば備品がなくなりそうならなくなる前に発注するとか、社内の細かいところも改善して快適になるように気を使える人のほうが向いています。
特にデリケートな冠婚葬祭や行事ごと、また人事にまつわることは細かい配慮が必要になる場合もあります。
ストレスケアやメンタルケアについての知識が必要な場合もありますので、細かいところに気がついて配慮ができる人のほうが向いている傾向があるのです。
【総務とは】総務の仕事のやりがいとは？
総務で働く場合、いくつかのメリットがあり、また働き甲斐があります。
いろいろなことで感謝される場合ややりがいを感じる場合も多いのです。
人をサポートする業務
まず、人をサポートする楽しさを知ることができるでしょう。
人をサポートすることでその人がより高いパフォーマンスを出すことができ、いろいろな場面で人助けができるのはとても大きなメリットです。
たくさんの人をより働きやすい状態に導き、さまざまな人にありがとうと言ってもらえる事務職となります。
やりがいも感じやすい仕事といえるでしょう。
企業を裏から支える仕事
次に、仕事内容は企業を裏から支える、あまり目立たない仕事ですが企業を裏から支える仕事になります。
さまざまな人を支えるだけではなく、経営陣や企業を支えることにもつながり、多くの作業や業務がそのまま人の役に立っていることや企業の役に立っていると感じられることが多く、会社とそこで働く人の中間に立つこともあります。
会社を改善できる立場
また、会社を改善することや会社組織を大きく変えられることもできる立場なのも総務のメリットです。
総務の仕事はたくさんの人と関わりますし、会社内のスローガンや会社の方針を決めるような業務に携わる場合もあります。
このため、会社の問題点を改善することや積極的に問題解決に取り組むこともできるでしょう。
会社で問題となっている部分を改善しやすい立場でもあるのです。
幅広い仕事につながる可能性も
総務の仕事というと、さまざまなことと関わることができます。
一見すると一つの分野に特化しないということですが、裏を返せば幅広い仕事に携われる可能性があります。
パソコンやデジタルに関するIT系の部署、経理や人事などの専門分野について知ることもできますし、総務の業務のプロフェッショナルになることもできるでしょう。
将来性も高くマルチなスキルを得ることができるのも、総務ならではのメリットといえます。
まとめ
いろいろな部署と関わり、多くの人に感謝されやすいのが総務の仕事のメリットといえるでしょう。
また、いろいろな仕事を行うので一見すると雑用にも感じるかもしれませんが、会社の奥深くまでを知ることができます。
やりがいも多く顔も知られやすいので、人と関わるのが好きな人や一般事務では物足りない人におすすめの仕事といえるでしょう。
明治大学院卒業後、就活メディア運営｜自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート
