インターンシップに参加したいと連絡する時、もしくはお礼をする際に企業にメールすることがあります。
メールで合否が決まるわけではない、本番は面接だとメールを気軽に送る学生もいるでしょう。
しかし気軽に友人に送る感覚でメールを送ると、企業側に対して迷惑をかける場合や失礼といった印象を持たれるかもしれません。
メールの印象が良い場合、その学生のことを採用担当者が覚え、最終的に内定となるよう取り計らってくれる可能性もあります。
たかだかメールと考えずに、どのようにメールを送れば良いのかポイントを押さえましょう。
ここではどのようにメールを送れば良いのかポイントを紹介するとともに、テンプレート集も記載します。
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インターンシップのメールで抑えておくべきポイント
でははじめに、インターンシップのメールで押さえておくべきポイントについて紹介します。
実際メールを送る際は、テンプレート通りではなくある程度自身の言葉に置き換えると良いでしょう。
テンプレートをそのままコピーして使用すると、オリジナリティがないと採用担当者は感じます。
テンプレートを参考にしながら、どのようなポイントを押さえてオリジナルのメール文章にするのか考えてみましょう。
署名が必ず設定する
メールを送る際、署名を必ず設定しましょう。
署名は、メールの差出人のことです。
たとえばはがきであれば、宛先と差出人を書きます。
差出人のところには、自身の住所や名前やメールアドレスなど書くことが多いです。
同様にメールでも差出人が誰かわかるように、最後に署名を入れます。
就活するうえで、企業とインターンシップ以外にもメールのやり取りをする機会が増えるでしょう。
署名をあらかじめ設定しておけば、メールを送信した時に自動的に署名欄が記載されます。
Gmailをはじめとして、フリーのメールアドレスでも設定ができるのでメールの設定を見てみましょう。
署名の内容ですが、○○大学○○学部、自身の名前、メールアドレス、電話番号を記載するのが一般的です。
就活している間は、署名を設定しておくと毎回最後に署名欄を入力する手間が省けるので活用しましょう。
誤字脱字や省略がないかを確認する
メールを作成したら、送信ボタンを押すのではなく一旦内容を見直しましょう。
誤字や脱字がないか、もしくは主語を省略していないか、言葉の使い方や文章の流れはおかしくないかなど確認してください。
一旦自分でメールの文章を読み返して、おかしいところがないか確認する方法もオススメです。
心配な方は2回3回ほど読み返して、問題がなければ送信ボタンを押しましょう。
Gmailなど送信取消ボタンをすぐに押せば送信取消ができるメールもありますが、一旦送信すると取消ができないメールがほとんどです。
企業への返信は24時間以内に行う
企業に送信したメールの返信がきた時、もしくは企業側から連絡がきた時は24時間以内にこちらから返信しましょう。
24時間以内に返信すれば、スピーディーに返信しているとみなされます。
自宅にいる時など、メールを受信したことがわかり、すぐに返信できる環境であれば24時間以内といわずにすぐにメールを返信しましょう。
外出先などゆっくり返信ができない時でも、24時間以内には返信するのがベターです。
読みやすいメールになっているかを確認する
企業にメールを送る際は、読みやすいメールになっているか確認しましょう。
文章を作成する時は、ダラダラと説明せず結論から先に述べるなどわかりやすい文章にすることが大切です。
採用担当者はたくさんの学生から連絡を受け、返信作業を行っているかもしれません。
各個人のメールに時間をかけていられないため、さっと目を通せるよう読みやすいメールがベストです。
見やすいよう適度に改行する、箇条書きの方がわかりやすい場合は箇条書きにするなど工夫しましょう。
すっきりしていて、何が言いたいかよくわかるメールが喜ばれます。
件名を見るだけで、メールの内容がわかるようにする
メールを送る際、件名を入力します。
その際、件名を見るだけでメールの内容がわかるようにしましょう。
たとえばインターンシップ参加希望、インターンシップのお礼などとわかりやすいよう件名を入力するのがコツです。
メールを受信した時、何のメールだろうと人間誰しも一旦身構えます。
その際、件名を見るだけでメールの内容がわかるようにしておくと、どんなメールかわか抵抗なくメールを見られます。
また件名からだいたいの内容がわかっているので、メールを読んでも内容がすっと頭に入ります。
件名はわかりやすく、また長々入力しないようにしましょう。
メールを送り時間は企業の業務時間内にする
メールを送る時間についてですが、企業の業務時間内にしましょう。
各企業業務時間が異なりますが、平日の朝9時頃から夕方17時もしくは18時頃までであれば問題ありません。
メールを日中受信していたものの夜になってから確認し、時間が経過しているからと慌てて夜間に返信する学生もいます。
しかし夜間は企業の業務時間外であることが考えられます。
どうしても夜間に連絡をしないといけないなど、緊急時はやむを得ませんができる限り避けましょう。
24時間以内の返信を心掛けるとともに、メールは日中に送信するのがベターです。
1番オススメの時間帯は朝です。
朝9時から始業で、9時前からメールを確認する社員は多いです。
そのため朝8時頃など、朝の早いうちにメールを送信すると始業時にメールを見てもらえる確率が上がります。
朝仕事を開始する前にメールを返信してしまおうと、仕事に取り掛かる前に返信する採用担当者は多いです。
インターンシップのメールの書き方
ではここから、インターンシップのメールの書き方について紹介します。
宛先・件名・宛名・本文・署名をはじめ、メールテンプレート集を記載しますので参考にしてください。
それぞれの項目において注意すべきこと、守りたいことを把握し、良い印象を持ってもらえるメールを作成してください。
宛先
はじめに宛先ですが、こちらは相手のメールアドレスを入力します。
間違えないよう注意し、入力し終わったら見直すと良いでしょう。
件名
件名はわかりやすいよう工夫しましょう。
インターンシップ参加希望、インターンシップのお礼などパッと見てわかりやすい件名がベストです。
件名の後に、自身の大学名・学部・名前を書いても良いです。
宛名
続いて宛名ですが、メールの本文入力欄の1番はじめに入力する項目のことです。
株式会社○○、人事部、採用担当者○○様などと入力します。
たとえば仲の良い友人に手紙を書く際に、○○ちゃんへ、○○くんへと書きますが、同様に誰に対してメールを送るのか宛名の部分に入力しましょう。
本文
宛名の次に本文を入力します。
はじめてメールを送る場合、はじめてメールをお送りしますと付け加えて、その次に○○大学○○学部の○○と申します。
と、名乗りを入れます。
挨拶、そして名乗り、要件と続きます。
貴社のインターンシップにぜひ参加したいと考え連絡いたしましたなどと要件を入力します。
要件はわかりやすいよう簡潔に、ダラダラ語らないのがコツです。
署名
最後に署名です。
署名はあらかじめテンプレートを作っておき、自動的に入力されるよう設定しても良いでしょう。
○○大学○○学部、氏名、メールアドレス、電話番号は最低限入力してください。
インターンシップのメールテンプレート集
インターンシップのメールテンプレート集を紹介します。
そのままコピーするのではなく、参考にしてオリジナルの文章を作ってみましょう。
インターンを応募する際のテンプレート
宛名
はじめまして、○○と申します。
突然のメール失礼いたします。
この度、貴社のインターンシップに応募したくメールをいたしました。
数日間で、貴社の業務を体験できるという点に興味を持った次第です。
お忙しい中ですが、何卒ご検討の程よろしくお願いいたします。
署名
面接日程を調整する際のテンプレート
宛名
お世話になります。
○○と申します。
インターンシップ面接の日程ご連絡、ありがとうございます。
ご提示いただいた日程の中で、○○にお伺いさせていただきます。
当日はお時間いただきますが、よろしくお願いいたします。
署名
面接をキャンセルする際のテンプレート
宛名
お世話になります。
先日面接のご連絡をいただきました、○○と申します。
面接の調整について、ありがとうございました。
○月○日に面接のお約束をしていましたが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
この度、せっかく調整いただいたのにも関わらず申し訳ありません。
本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたことお詫び申し上げます。
署名
インターンシップに合格した際のテンプレート
宛名
お世話になっております。
○○と申します。
この度は、インターンシップ採用のご連絡ありがとうございました。
精一杯、インターンシップ中取り組みたいと存じます。
ご案内いただきました、〇月〇日○○時より参加いたします。
当日は貴重なお時間をいただきますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
インターンシップに関する質問をする際のテンプレート
宛名
お世話になっております。
○○と申します。
この度、インターンシップに参加時の服装ですがスーツで参加すればよろしいでしょうか。
工場見学ツアーも体験できるとのことで、念のためご連絡させていただきました。
お手数をおかけしますが、ご確認の程宜しくお願いいたします。
署名
インターンシップ参加後のテンプレート
宛名
お世話になっております。
○○と申します。
この度は、インターンシップに参加させていただきありがとうございました。
グループワークをはじめ、貴社の社員様と交流が持て非常に有意義な時間となりました。
以前より貴社に興味がありましたが、貴社で働きたいという気持ちが一層強くなりました。
本採用時も全力で取り組みますので、続けてよろしくお願いいたします。
署名
まとめ
インターンシップに参加する時、お礼をする時、質問する時などさまざまなケースでどうメールを送信すれば良いのか紹介しました。
手紙を書く際にルールが決まっているように、メールもルールがあります。
仲の良い友人に送るメールではないということを念頭に置き、失礼の内容送信しましょう。
