OB訪問の依頼やその後のお礼をする際にメールを送り必要があります。
しかし、その際に印象が悪くなると良い話を聞けないだけでなく、OB訪問自体をキャンセルされる可能性もあります。あなたもしっかりとマナーを知り、印象の良いメールを送るようにしましょう。
本記事の最後にシチュエーション別のメールテンプレートをご紹介しておりますので、こちらを参考にメールを作成していただければと思います。
目次［目次を全て表示する］
OB訪問でのメールマナー
就活で送るメールは、友達や家族に送るメールやLINEとは異なりますので、まずはどんなマナーがあるのかをしっかりと理解しておきましょう。
短く、簡潔な文章を作成する
OB訪問をする相手というのは、仕事で多数のメールを受け取っております。そのため、全てのメールの内容を確認するだけでかなりの時間がかかってきます。そのため、メールの文章は短くかつ簡潔にする必要があります。
件名を見ただけでメールの内容が理解できるものにする
短く簡潔にするのはメールの本文だけではありません。特に件名は見ただけでメールの内容がわかるものにする必要があります。
社会人の方々は基本的にメールの件名で自分が確認する必要があるのかを判断しております。そのため、件名がわかりにくいものだと開封もされずにあなたのメールが見過ごされてしまう可能性があります。そのため、メールの件名を工夫して、まずはメールを開封してもらうことが重要になります。
悪い例
件名：〇〇様と○日にOB訪問をお願いしたく思います。
何が言いたいのかわからなくもないですが、少し考える必要が出てきます。また、あなたの名前が件名に記載されていないので、はじめての連絡だと不信感を持たれてしまう可能性があります。
そのため、メールの件名には、
- 依頼内容
- 氏名
- 大学名
の3つを入力するようにしましょう。
良い例
件名：OB訪問のお願い／〇〇大学 就市 太郎
こちらでは、「OB訪問のお願い」というようにメールの内容を簡潔に説明しています。また、あなたが誰なのかも記載されているので、母校の学生がOB訪問を依頼してきたのかなどの判断がしやすくなります。
誤字脱字や読みやすさなどに注意
当たり前のことなのですが、誤字脱字はNGです。また、メールが読みやすいかどうかも注意しておきましょう。特に改行は読みやすさを考える際にはかなり重要なものになってきます。
必ずメールを送る前に誤字脱字や読みやすさなどは確認するようにしましょう。
悪い例
このように改行をしないとかなり読みづらくなります。そのため、しっかりと文の切れ目などで改行することをおすすめします。
良い例
上記の悪い例を改行したものがこちらになります。読みやすさだけでいうと一目瞭然ですよね。この通り、内容は変えなくてもかなり読みやすくなりますので、しっかりとメールを作成するときは改行するようにしましょう。
メールの返信は必ず行う
こちらも当たり前と思われるかもしれません。OB訪問に関する重要な連絡であればすぐに返信すると思いますが、「時間変更の件、了承しました」などあまり重要でないメールに対しても返信は必要になります。
「時間変更の件、了承しました」というメールであれば、「ご確認ありがとうございます。当日はよろしくお願いします」など簡単な内容でいいので返信しましょう。
返信をすることによって、相手はメールを見たかどうかの判断もできるため、どんなメールの内容でも返信することを心がけておきましょう。
また、相手からの返信が不要な場合は、メールの文末に「ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。」と記載するといいでしょう。
メールを送信する時間帯に気を配る
ob訪問のメールを送信する時間帯は伝える内容によって異なります。
例えば依頼メールは日中が良いとされています。
また、お礼メールの場合は訪問をしたその日に送信するべきですが、夜中に送信してしまうとマナー違反になってしまいます。
もし終業時間を超えてしまいそうな場合はお礼メールを送信することを控え、翌日の朝に送信するようにしましょう。
ただし、ここで注意するべきなのが急を要する用件の場合です。
例えばOB訪問前日にキャンセルや時間の変更をする場合、夜中にメールを送信せざるをえないシーンも考えられます。
その場合は夜中であっても冒頭に「夜分遅くに失礼いたします。」などの一文を添え、夜分遅くに送信することになった理由もきちんと述べるようにしましょう。
正しい敬語表現を用いる
当たり前のことですがob訪問の相手は自分よりも目上の方になります。
必ず正しい敬語表現を用いるようにしましょう。
ここで間違えやすい敬語表現をいくつかご紹介します。
×します ⚪︎いたします
×了解です ⚪︎承知いたしました
×確認してください⚪︎ご確認のほどよろしくお願いいたします
×お願いします ⚪︎よろしくお願いいたします
×行きます ⚪︎伺います
これで全てではないので気になる方はご自身で調べたり、あとで述べる例文を見るようにしましょう。
署名を忘れない
OB訪問のメールで署名を書くことを忘れてしまう方も多くいます。
しかし、メールにおいて署名はとても重要な役割を果たしているのです。
というのもメールに署名を書くことで相手に連絡先を伝えることができ、送信者が何者であるかの証明にもなるからです。
相手が分かりやすいようにレイアウトはシンプルなものにしておくことが望ましいです。
後ほど署名についても詳しく解説するので是非参考にしてください。
また、ご自身の署名のテンプレートを作っておくことも時間短縮に効果的です。
必ず署名を忘れないようにしましょう。
直前に時間や日程の変更をしない
OB訪問でのメールマナーとして直前に時間や日程の変更はしないようにしましょう。
というのも訪問される側はただでさえ貴重な時間を割いて学生に時間を作ってくれています。
それにもかかわらず、自分から迷惑な行為をしてしまうのは大変失礼な行為に当たります。
そのため、体調不良や緊急性のある事態ではない限り日時を変更をしなくても良いようなスケジュール管理をしておきましょう。
OB訪問以外でも使えるビジネスメールの基本構成
OB訪問で相手とやり取りする際、メールは必要不可欠なツールです。
訪問の依頼や返信、訪問後のお礼など、メールの内容はいくつか種類がありますが、どのように書いたら良いのか、迷う人も多いのではないでしょうか。
OBは、学生時代先輩だったかもしれませんが、社会人です。
またOB訪問は就活の延長線といっても、社会人としての行動やマナーが求められます。
なのでOB訪問のメールは、友人に送る場合と区別して考える必要があります。
OB訪問で送信するメールの基本構成は、ビジネスメールとほぼ変わりません。
社会人になった後も役に立ちますので、この機会に覚えておくことをオススメします。
内容にかかわらず、訪問メールは「宛先」「件名（メールの要件）」「宛名（相手の情報）」「本文」「署名（あなたの情報）」で構成されていて、この順で進めていきます。
宛先：誰に送るのか
宛先は、相手のメールアドレスになります。
相手といってもOB個人のメールアドレスではなく、通常は会社のものです。
ポイント
会社のメールアドレスは、ホームページに記載されていることは少ないですが、もしホームページに記載されている場合は、そのメールアドレスを宛先欄に、コピー＆ペーストします。
1文字1文字入力すると、間違える可能性がありますので、コピー＆ペーストが無難です。
入力ミスをしないことと打ち終わった後にしっかりと見直すことがポイントになります。
例文
件名：メールの要件を端的に説明
件名は、メールの内容を示唆するものが望ましいとされます。
といっても、なんでもかんでも詰め込もうとすると、何の用件なのか、相手に伝わりにくくなりますので、注意が必要です。
ポイント
依頼のメールであれば、「依頼すること」が一番伝えたいことになりますので、「OB（OG）訪問のお願い」と、端的に表現するようにしましょう。
ただ、件名の情報が「OB訪問のお願い」だけですと、ほかの訪問メールのタイトルと同じという可能性が高くなりますので、「大学名」と「氏名」も忘れずに入れることがポイントです。
学部や学科を入れたらよりわかりやすくなるのでは、と考えるかもしれませんが、件名が長くなりすぎると、表記枠よりも長くなってしまい、用件が伝わりにくくなるおそれがあります。
件名には、1番伝えたいことに加え「大学名」と「氏名」のみを入力するようにしましょう。
OB訪問のお願い（ABC大学・山田一郎）
先輩訪問のお願い ABC大学・山田一郎
宛名：相手の情報
宛名は誰宛のメールかがわかるように、名前を含めた相手の情報を入力するようにします。
入力する順は、会社名・部署名・名前です。
部署のほかに役職もわかっていれば、その情報も含めるようにしましょう。
ポイント
入力する情報が長くなるほど間違える可能性が出てきますので、一度入力したら、誤字・脱字がないかどうかチェックするようにします。
会社名は省略せずに、正式名で書くことも忘れないようにしましょう。
相手の情報は一行にすべて入力せず、改行することもポイントです。
営業部
鈴木二郎様
株式会社ABC
総務部 情報システム課
鈴木二郎様
本文：メールの本文
本文の流れは、挨拶文・自己紹介・本題・締めの言葉になります。
初めて相手にメールをする場合は、「はじめまして」「初めてメールいたします」などの挨拶から始めると良いでしょう。
ポイント
自己紹介は、「大学名」「学部」「学科」「氏名（フルネーム）」で十分です。
本題は、できるだけ簡潔にすることがポイントです。
回りくどい言い方は、相手に負担をかけるだけでなく、言いたいことが伝わりにくいというデメリットもあります。
伝え方に加え、読みやすさも考慮する必要があります。
改行が入らない文章は読みづらいので、適度に空行を入れるようにしましょう。
2回目以降のメールでは、「はじめまして」の代わりに「お世話になっております」などの挨拶の言葉を使います。
ABC大学経済学部経済学科3年生の山田一郎と申します。
本日は大学のキャリアセンターで鈴木様のことを知り、OB訪問をお願いできないかと思い、メールいたしました。
私は就職活動中で、モノづくりやサービスに関係した仕事に興味を持ち、これまで貴社が開発した製品や、モノづくりに対する姿勢に感銘を受けました。
そのため、ぜひ鈴木様からお話を伺い、貴社についてより理解を深めることができたらと考えております。
よろしければ再来週、鈴木様のご都合の良い日時をお聞かせいただけませんか。
ご多忙の中、大変恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願いします。
署名：あなたの情報
メールの一番最後に挿入する部分です。
ポイント
ここには、「大学名」「学部」「学科」「学年」「フルネーム」「連絡先（電話番号や住所、メールアドレスなど）」などの情報が入ります。
毎回メールをする度に入力するのは大変ですので、署名部分を入力したテンプレートを用意しておくと便利です。
OB訪問メールを送る時のポイント
OB訪問メールを送る際には、得に注意していただきたいポイントが2点あります。
ここではその、メールの件名とメールを送るタイミングに関する2つのポイントを解説します。
ポイント1.メールの件名の選び方に気を配る
メールの件名は、相手がメールを開くかどうかを決める重要な要素です。
特に、忙しいOBへの訪問メールでは、一目で内容が伝わり、相手の関心を引くことが求められます。
この章では、OB訪問メールの件名の選び方について詳しく説明します。
まず、具体的な日時や場所、目的を明確にすることで、相手にメールの内容を一目で理解してもらうことができます。
また、礼儀と敬意を持って表現することも忘れてはいけません。
さらに、適切な長さを保つことも重要です。
長すぎると読む気を失せるかもしれませんし、短すぎると内容が伝わらない可能性があります。
そして、何よりも大切なのは、相手を尊重し、感謝の気持ちを忘れないことです。
ポイント2.OB訪問メールをいつ送るべきかに気を配る
OB訪問後のメールは、訪問の感謝とともにその内容を振り返り、自身の思考や学びを伝える重要なコミュニケーションツールです。
では、その送るタイミングはいつがベストなのでしょうか。
理想的には、OB訪問直後、具体的には訪問日の翌日までに送ることが一般的です。
なぜなら、訪問の内容が新鮮なうちに感謝のメッセージを伝えることで、受け取り側も印象に残りやすいからです。
しかし、ただ早く送るだけでなく、内容に深みと丁寧さを持たせることも重要です。
そのため、訪問内容をしっかりと反省し、学びを整理してからメールを作成しましょう。
また、再度訪問を希望する場合や、質問が残った場合など、メールの目的によっても送るタイミングは変わってきます。
これらの点を考慮しつつ、自分が何を伝えたいのか、相手にどう受け取ってもらいたいのかを考え、最適なタイミングを見極めることが求められます。
OB訪問でのメールで伝えるべきこと
OB訪問でのメールは状況によって伝えるべきことがいくつか存在します。
そこでここからはOB訪問でのメールで伝えるべきことを3点ご紹介します。
1.相手を知った経緯を伝える
一つ目は相手のどこでどのように知ったかという経緯を伝えるという点です。
相手としてはどこから自分の情報を入手して連絡をしてきているのかが分からないと不安に感じてしまいます。
そのため、顔見知りではない人の場合は特に相手をどう知ったのかを冒頭に述べるようにしましょう。
例)
2.事前に質問する内容を伝える
二つ目はOB訪問で質問しようと考えている内容をあらかじめメールで伝えておくという点です。
事前に質問する内容を伝えておくことで、相手は回答を準備することができ、訪問時間の短縮に繋がります。
それに加え、自分の熱意を示すこともできるため良い印象を与えることもできるでしょう。
質問の数は5つ〜8つ程度に抑えるようにしましょう。
3.ご馳走してもらったらお礼を伝える
OB訪問をする際に相手から飲み物や食事をご馳走してもらうこともあります。
もしご馳走してもらったらOB訪問のお礼メールの中で感謝を伝えるのが良いでしょう。
その際は本文中でも良いですが、追伸やPSで「貴重なお時間を頂いただけでなく、お食事代までお支払いいただきありがとうございました。」と軽く述べるのでも良いでしょう。
OB訪問でするべき質問
OB訪問でのメールマナーや書き方をマスターできたところで、メールを送る前に、当日どんな質問をするべきか今一度確認しておきましょう。
ここでは、「企業について」「仕事内容について」「就職活動について」に分けて紹介します。
1.企業について
企業について、説明会や会社のホームページからではわからない部分も多くあると思います。
実際に内部で働いている人だからこそわかる情報を聞いてみましょう。
- 企業内の雰囲気
- 社員に対する評価方法
- 風通しのよさや転勤・配属先移動の割合
- よく聞く退職理由
内部の雰囲気やカルチャーを理解しておくことで、ミスマッチが減り、自分に合いそうな職場かどうかを検討することができます。
2.仕事内容について
業務内容について具体的な質問は、OB訪問をすることで聞ける有力な情報のひとつです。
- １日のスケジュール
- やりがいを感じる仕事
- 大変だと感じる仕事
- 今後のキャリアプランについて
3.就職活動について
先輩が学生時代、どんな就職活動をしていたのか聞くことで、今の自分との照らし合わせをすることができます。
また、今就職活動で悩みがあれば、相談してみることもおすすめです。
- 先輩の志望動機
- 入社を決めた理由
- 選考に受かるためのポイント
- 自分の志望動機や人柄が企業と合っているか
- 先輩の志望動機
【シチュエーション別】OB訪問のお礼メールで使える例文13選
それでは、ここからOB訪問のときに使えるメールの例文を紹介していきます。OB訪問前と、OB訪問を行った後のメール例を13個ご用意しておりますので、あなたが必要とする例文を参考にメールを送るようにしていただければと思います。
1.OB訪問前
OB訪問前に送るメールには、
- OB訪問の依頼
- OB訪問の日時決め
- OB訪問の日時変更
- OB訪問のキャンセル
- OB訪問の前日リマインド
- OB訪問に関する質問
の6種類あります。それぞれ、OB訪問においては使用用途の高いテンプレートになりますので、確認するようにしましょう。
1-1.OB訪問の依頼
1-2.OB訪問の日時決め
1-3.OB訪問の日時変更
1-4.OB訪問のキャンセル
1-5.OB訪問の前日リマインド
1-6.OB訪問に関する質問
2.OB訪問後
次に、OB訪問を行った後のメールの例文を紹介します。
OB訪問を行った後に送るメールは、
- お礼メール
- OB訪問を行った後の質問
- 進路の決定
の3つになります。特にお礼メールは今後の印象に大きく関わってきますので、しっかりと確認するようにしましょう。
2-1.OB訪問のお礼
2-2.OB訪問後の質問
2-3.進路決定の報告
3.返信のメール
最後に、OB訪問の様々なシチュエーションで使える返信メールの例文を紹介します。
3-1.OB訪問を受け入れてくれた際の返信
3-2.OB訪問を断られた際の返信
3-3.OB訪問の日程変更への返信
3-4.返信がない場合の後追い
メール本文をコピーする不安な時はエージェントを使おう！
就職活動をする中で、よくありがちなこととして一人ですべてやり切ろうとしてしまい、不安を抱えてしまうケースが挙げられます。
そのようなときは、就活エージェントを活用してみるとよいでしょう。
プロから客観的な視点で意見を貰うことによって、自分自身のキャリアプランを見直すことができます。
OB訪問後のメールの注意点
OB訪問後にビジネスメールを送る際には、いくつかの注意点があります。
まず、メールの内容は、訪問の感謝や具体的な学び、そして今後の意気込みを表現することが重要です。
しかし、同時にあまりに長いメールは読む側の負担となり得るので、要点をしっかりと伝えることが求められます。
また、メールの件名は具体的で分かりやすいものにすること、送信する時間帯は相手の就業時間を考慮することなど、基本的なメールマナーも忘れずに。
そして何よりも、OB訪問の主旨を理解して、自分の質問や要望が相手にとっての負担とならないよう、配慮深くコミュニケーションを行うことが大切です。
これらの注意点を押さえ、OB訪問メールを上手に活用して、自身のキャリア形成に役立てましょう。
まとめ：OB訪問のお礼メールは丁寧に！
OB訪問に関するメールマナーやテンプレートをご紹介しました。
たかがメールでありますが、1つのメールで評価が逆転してしまう可能性もあります。
しかし、メールのマナーをわきまえていれば悪い評価にはならないため、紹介したテンプレートを参考にしてOB訪問のメールを送るようにしましょう。
明治大学院卒業後、就活メディア運営｜自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート
