【コピペ可】OB訪問のメールマナーや例文をシチュエーションごとに完全網羅!

はじめに

OB訪問の依頼やその後のお礼をする際にメールを送り必要があります。しかし、その際に印象が悪くなると良い話を聞けないだけでなく、OB訪問自体をキャンセルされる可能性もあります。あなたもしっかりとマナーを知り、印象の良いメールを送るようにしましょう。

本記事の最後にシチュエーション別のメールテンプレートをご紹介しておりますので、こちらを参考にメールを作成していただければと思います。

OB訪問でのメールマナー

OB訪問のメールマナー

就活で送るメールは、友達や家族に送るメールやLINEとは異なりますので、まずはどんなマナーがあるのかをしっかりと理解しておきましょう。

短く、簡潔な文章を作成する

OB訪問をする相手というのは、仕事で多数のメールを受け取っております。そのため、全てのメールの内容を確認するだけでかなりの時間がかかってきます。そのため、メールの文章は短くかつ簡潔にする必要があります。

件名を見ただけでメールの内容が理解できるものにする

短く簡潔にするのはメールの本文だけではありません。特に件名は見ただけでメールの内容がわかるものにする必要があります。

社会人の方々は基本的にメールの件名で自分が確認する必要があるのかを判断しております。そのため、件名がわかりにくいものだと開封もされずにあなたのメールが見過ごされてしまう可能性があります。そのため、メールの件名を工夫して、まずはメールを開封してもらうことが重要になります。

悪い例

件名:〇〇様と○日にOB訪問をお願いしたく思います。

何が言いたいのかわからなくもないですが、少し考える必要が出てきます。また、あなたの名前が件名に記載されていないので、はじめての連絡だと不信感を持たれてしまう可能性があります。

そのため、メールの件名には、

  1. 依頼内容
  2. 氏名
  3. 大学名

の3つを入力するようにしましょう。

良い例

件名:OB訪問のお願い/〇〇大学 就市 太郎

こちらでは、「OB訪問のお願い」というようにメールの内容を簡潔に説明しています。また、あなたが誰なのかも記載されているので、母校の学生がOB訪問を依頼してきたのかなどの判断がしやすくなります。

誤字脱字や読みやすさなどに注意

当たり前のことなのですが、誤字脱字はNGです。また、メールが読みやすいかどうかも注意しておきましょう。特に改行は読みやすさを考える際にはかなり重要なものになってきます。

必ずメールを送る前に誤字脱字読みやすさなどは確認するようにしましょう。

悪い例

悪い例:OB訪問の読みやすさ

このように改行をしないとかなり読みづらくなります。そのため、しっかりと文の切れ目などで改行することをおすすめします。

良い例

例文:OB訪問の依頼メール

上記の悪い例を改行したものがこちらになります。読みやすさだけでいうと一目瞭然ですよね。この通り、内容は変えなくてもかなり読みやすくなりますので、しっかりとメールを作成するときは改行するようにしましょう。

メールの返信は必ず行う

こちらも当たり前と思われるかもしれません。OB訪問に関する重要な連絡であればすぐに返信すると思いますが、「時間変更の件、了承しました」などあまり重要でないメールに対しても返信は必要になります。

「時間変更の件、了承しました」というメールであれば、「ご確認ありがとうございます。当日はよろしくお願いします」など簡単な内容でいいので返信しましょう。

返信をすることによって、相手はメールを見たかどうかの判断もできるため、どんなメールの内容でも返信することを心がけておきましょう。

また、相手からの返信が不要な場合は、メールの文末に「ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。」と記載するといいでしょう。

メールを送信する時間帯に気を配る

ob訪問のメールを送信する時間帯は伝える内容によって異なります。

例えば依頼メールは日中が良いとされています。

また、お礼メールの場合は訪問をしたその日に送信するべきですが、夜中に送信してしまうとマナー違反になってしまいます。

もし終業時間を超えてしまいそうな場合はお礼メールを送信することを控え、翌日の朝に送信するようにしましょう。

ただし、ここで注意するべきなのが急を要する用件の場合です。

例えばOB訪問前日にキャンセルや時間の変更をする場合、夜中にメールを送信せざるをえないシーンも考えられます。

その場合は夜中であっても冒頭に「夜分遅くに失礼いたします。」などの一文を添え、夜分遅くに送信することになった理由もきちんと述べるようにしましょう。

正しい敬語表現を用いる

当たり前のことですがob訪問の相手は自分よりも目上の方になります。

必ず正しい敬語表現を用いるようにしましょう。

ここで間違えやすい敬語表現をいくつかご紹介します。

×ご苦労様です  ⚪︎お疲れ様です
×します     ⚪︎いたします
×了解です    ⚪︎承知いたしました
×確認してください⚪︎ご確認のほどよろしくお願いいたします
×お願いします  ⚪︎よろしくお願いいたします
×行きます    ⚪︎伺います

これで全てではないので気になる方はご自身で調べたり、あとで述べる例文を見るようにしましょう。

署名を忘れない

OB訪問のメールで署名を書くことを忘れてしまう方も多くいます。

しかし、メールにおいて署名はとても重要な役割を果たしているのです。

というのもメールに署名を書くことで相手に連絡先を伝えることができ、送信者が何者であるかの証明にもなるからです。

相手が分かりやすいようにレイアウトはシンプルなものにしておくことが望ましいです。

後ほど署名についても詳しく解説するので是非参考にしてください。

また、ご自身の署名のテンプレートを作っておくことも時間短縮に効果的です。

必ず署名を忘れないようにしましょう。

直前に時間や日程の変更をしない

OB訪問でのメールマナーとして直前に時間や日程の変更はしないようにしましょう。

というのも訪問される側はただでさえ貴重な時間を割いて学生に時間を作ってくれています。

それにもかかわらず、自分から迷惑な行為をしてしまうのは大変失礼な行為に当たります。

そのため、体調不良や緊急性のある事態ではない限り日時を変更をしなくても良いようなスケジュール管理をしておきましょう。

【シチュエーション別】OB訪問のお礼メールで使える例文13選

OB訪問で使えるメールの例文

それでは、ここからOB訪問のときに使えるメールの例文を紹介していきます。OB訪問前と、OB訪問を行った後のメール例を13個ご用意しておりますので、あなたが必要とする例文を参考にメールを送るようにしていただければと思います。

OB訪問前

OB訪問前に送るメールには、

  • OB訪問の依頼
  • OB訪問の日時決め
  • OB訪問の日時変更
  • OB訪問のキャンセル
  • OB訪問の前日リマインド
  • OB訪問に関する質問

の6種類あります。それぞれ、OB訪問においては使用用途の高いテンプレートになりますので、確認するようにしましょう。

OB訪問の依頼

例文:OB訪問の依頼メール

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OB訪問の日時決め

例文:OB訪問の日程決め

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OB訪問の日時変更

例文:OB訪問の日程調整

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OB訪問のキャンセル

例文:OB訪問のキャンセル

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OB訪問の前日リマインド

例文:OB訪問の前日確認

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OB訪問に関する質問

例文:OB訪問の質問

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OB訪問後

次に、OB訪問を行った後のメールの例文を紹介します。

OB訪問を行った後に送るメールは、

  • お礼メール
  • OB訪問を行った後の質問
  • 進路の決定

の3つになります。特にお礼メールは今後の印象に大きく関わってきますので、しっかりと確認するようにしましょう。

OB訪問のお礼

例文:OB訪問の御礼

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OB訪問後の質問

例文:OB訪問後の質問

メール本文をコピーする

進路決定の報告

例文:OB訪問後の進路確定

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返信のメール

最後に、OB訪問の様々なシチュエーションで使える返信メールの例文を紹介します。

OB訪問を受け入れてくれた際の返信

例文:OB訪問確定の返信

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OB訪問を断られた際の返信

例文:OB訪問を断られた返信

メール本文をコピーする

OB訪問の日程変更への返信

例文:OB訪問の日程変更への返信

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返信がない場合の後追い

例文:OB訪問後の返信がないときの後追い

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OB訪問以外でも使えるビジネスメールの基本構成

OB訪問で相手とやり取りする際、メールは必要不可欠なツールです。

訪問の依頼や返信、訪問後のお礼など、メールの内容はいくつか種類がありますが、どのように書いたら良いのか、迷う人も多いのではないでしょうか。

OBは、学生時代先輩だったかもしれませんが、社会人です。

またOB訪問は就活の延長線といっても、社会人としての行動やマナーが求められます。

なのでOB訪問のメールは、友人に送る場合と区別して考える必要があります。

OB訪問で送信するメールの基本構成は、ビジネスメールとほぼ変わりません。

社会人になった後も役に立ちますので、この機会に覚えておくことをオススメします。

内容にかかわらず、訪問メールは「宛先」「件名(メールの要件)」「宛名(相手の情報)」「本文」「署名(あなたの情報)」で構成されていて、この順で進めていきます。

宛先:誰に送るのか

宛先は、相手のメールアドレスになります。

相手といってもOB個人のメールアドレスではなく、通常は会社のものです。

ポイント

会社のメールアドレスは、ホームページに記載されていることは少ないですが、もしホームページに記載されている場合は、そのメールアドレスを宛先欄に、コピー&ペーストします。

1文字1文字入力すると、間違える可能性がありますので、コピー&ペーストが無難です。

入力ミスをしないことと打ち終わった後にしっかりと見直すことがポイントになります。

例文

inquiry@abcbusiness.ne.jp

件名:メールの要件を端的に説明

件名は、メールの内容を示唆するものが望ましいとされます。

といっても、なんでもかんでも詰め込もうとすると、何の用件なのか、相手に伝わりにくくなりますので、注意が必要です。

ポイント

依頼のメールであれば、「依頼すること」が一番伝えたいことになりますので、「OB(OG)訪問のお願い」と、端的に表現するようにしましょう。

ただ、件名の情報が「OB訪問のお願い」だけですと、ほかの訪問メールのタイトルと同じという可能性が高くなりますので、「大学名」と「氏名」も忘れずに入れることがポイントです。

学部や学科を入れたらよりわかりやすくなるのでは、と考えるかもしれませんが、件名が長くなりすぎると、表記枠よりも長くなってしまい、用件が伝わりにくくなるおそれがあります。

件名には、1番伝えたいことに加え「大学名」と「氏名」のみを入力するようにしましょう。

例文:

OB訪問のお願い/ABC大学・山田一郎
OB訪問のお願い(ABC大学・山田一郎)
先輩訪問のお願い ABC大学・山田一郎

宛名:相手の情報

宛名は誰宛のメールかがわかるように、名前を含めた相手の情報を入力するようにします。

入力する順は、会社名・部署名・名前です。

部署のほかに役職もわかっていれば、その情報も含めるようにしましょう。

ポイント

入力する情報が長くなるほど間違える可能性が出てきますので、一度入力したら、誤字・脱字がないかどうかチェックするようにします。

会社名は省略せずに、正式名で書くことも忘れないようにしましょう。

相手の情報は一行にすべて入力せず、改行することもポイントです。

例文:

株式会社ABC
営業部
鈴木二郎様
株式会社ABC
総務部 情報システム課
鈴木二郎様

本文:メールの本文

本文の流れは、挨拶文・自己紹介・本題・締めの言葉になります。

初めて相手にメールをする場合は、「はじめまして」「初めてメールいたします」などの挨拶から始めると良いでしょう。

ポイント

自己紹介は、「大学名」「学部」「学科」「氏名(フルネーム)」で十分です。

本題は、できるだけ簡潔にすることがポイントです。

回りくどい言い方は、相手に負担をかけるだけでなく、言いたいことが伝わりにくいというデメリットもあります。

伝え方に加え、読みやすさも考慮する必要があります。

改行が入らない文章は読みづらいので、適度に空行を入れるようにしましょう。

2回目以降のメールでは、「はじめまして」の代わりに「お世話になっております」などの挨拶の言葉を使います。

例文:

初めてメールいたします。
ABC大学経済学部経済学科3年生の山田一郎と申します。
本日は大学のキャリアセンターで鈴木様のことを知り、OB訪問をお願いできないかと思い、メールいたしました。
私は就職活動中で、モノづくりやサービスに関係した仕事に興味を持ち、これまで貴社が開発した製品や、モノづくりに対する姿勢に感銘を受けました。
そのため、ぜひ鈴木様からお話を伺い、貴社についてより理解を深めることができたらと考えております。
よろしければ再来週、鈴木様のご都合の良い日時をお聞かせいただけませんか。
ご多忙の中、大変恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願いします。

署名:あなたの情報

メールの一番最後に挿入する部分です。

ポイント

ここには、「大学名」「学部」「学科」「学年」「フルネーム」「連絡先(電話番号や住所、メールアドレスなど)」などの情報が入ります。

毎回メールをする度に入力するのは大変ですので、署名部分を入力したテンプレートを用意しておくと便利です。

OB訪問でのメールで伝えるべきこと

OB訪問でのメールは状況によって伝えるべきことがいくつか存在します。

そこでここからはOB訪問でのメールで伝えるべきことを3点ご紹介します。

相手を知った経緯を伝える

一つ目は相手のどこでどのように知ったかという経緯を伝えるという点です。

相手としてはどこから自分の情報を入手して連絡をしてきているのかが分からないと不安に感じてしまいます。

そのため、顔見知りではない人の場合は特に相手をどう知ったのかを冒頭に述べるようにしましょう。

例)

「〇〇サイトで〇〇様のことを知り、OB訪問をさせていただきたいと思いご連絡を差し上げました。」

事前に質問する内容を伝える

二つ目はOB訪問で質問しようと考えている内容をあらかじめメールで伝えておくという点です。

事前に質問する内容を伝えておくことで、相手は回答を準備することができ、訪問時間の短縮に繋がります。

それに加え、自分の熱意を示すこともできるため良い印象を与えることもできるでしょう。

質問の数は5つ〜8つ程度に抑えるようにしましょう。

ご馳走してもらったらお礼を伝える

OB訪問をする際に相手から飲み物や食事をご馳走してもらうこともあります。

もしご馳走してもらったらOB訪問のお礼メールの中で感謝を伝えるのが良いでしょう。

その際は本文中でも良いですが、追伸やPSで「貴重なお時間を頂いただけでなく、お食事代までお支払いいただきありがとうございました。」と軽く述べるのでも良いでしょう。

まとめ:OB訪問のお礼メールは丁寧に!

OB訪問に関するメールマナーやテンプレートをご紹介しました。たかがメールでありますが、1つのメールで評価が逆転してしまう可能性もあります。しかし、メールのマナーをわきまえていれば悪い評価にはならないため、紹介したテンプレートを参考にしてOB訪問のメールを送るようにしましょう。

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