【例文付き】OB訪問で使えるメールテンプレート13選

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※この記事は2018年3月に公開された記事の再掲載です。

OB訪問の依頼やその後のお礼をする際にメールを送り必要があります。しかし、その際に印象が悪くなると良い話を聞けないだけでなく、OB訪問自体をキャンセルされる可能性もあります。あなたもしっかりとマナーを知り、印象の良いメールを送るようにしましょう。

本記事の最後にシチュエーション別のメールテンプレートをご紹介しておりますので、こちらを参考にメールを作成していただければと思います。

このページのまとめ

 

✓メールは短く、簡潔に

 

✓メールは読みやすさが命

 

✓OB訪問で使えるメールテンプレートが13種類も掲載

 

OB訪問のメールマナー

OB訪問のメールマナー

就活で送るメールは、友達や家族に送るメールやLINEとは異なりますので、まずはどんなマナーがあるのかをしっかりと理解しておきましょう。

短く、簡潔な文章を作成する

OB訪問をする相手というのは、仕事で多数のメールを受け取っております。そのため、全てのメールの内容を確認するだけでかなりの時間がかかってきます。そのため、メールの文章は短くかつ簡潔にする必要があります。

件名を見ただけでメールの内容が理解できるものにする

短く簡潔にするのはメールの本文だけではありません。特に件名は見ただけでメールの内容がわかるものにする必要があります。

社会人の方々は基本的にメールの件名で自分が確認する必要があるのかを判断しております。そのため、件名がわかりにくいものだと開封もされずにあなたのメールが見過ごされてしまう可能性があります。そのため、メールの件名を工夫して、まずはメールを開封してもらうことが重要になります。

悪い例

件名:〇〇様と○日にOB訪問をお願いしたく思います。

何が言いたいのかわからなくもないですが、少し考える必要が出てきます。また、あなたの名前が件名に記載されていないので、はじめての連絡だと不信感を持たれてしまう可能性があります。

そのため、メールの件名には、

  1. 依頼内容
  2. 氏名
  3. 大学名

の3つを入力するようにしましょう。

良い例

件名:OB訪問のお願い/〇〇大学 就市 太郎

こちらでは、「OB訪問のお願い」というようにメールの内容を簡潔に説明しています。また、あなたが誰なのかも記載されているので、母校の学生がOB訪問を依頼してきたのかなどの判断がしやすくなります。

誤字脱字や読みやすさなどに注意

当たり前のことなのですが、誤字脱字はNGです。また、メールが読みやすいかどうかも注意しておきましょう。特に改行は読みやすさを考える際にはかなり重要なものになってきます。

必ずメールを送る前に誤字脱字読みやすさなどは確認するようにしましょう。

悪い例

悪い例:OB訪問の読みやすさ

このように改行をしないとかなり読みづらくなります。そのため、しっかりと文の切れ目などで改行することをおすすめします。

良い例

例文:OB訪問の依頼メール

上記の悪い例を改行したものがこちらになります。読みやすさだけでいうと一目瞭然ですよね。この通り、内容は変えなくてもかなり読みやすくなりますので、しっかりとメールを作成するときは改行するようにしましょう。

メールの返信は必ず行う

こちらも当たり前と思われるかもしれません。OB訪問に関する重要な連絡であればすぐに返信すると思いますが、「時間変更の件、了承しました」などあまり重要でないメールに対しても返信は必要になります。

「時間変更の件、了承しました」というメールであれば、「ご確認ありがとうございます。当日はよろしくお願いします」など簡単な内容でいいので返信しましょう。

返信をすることによって、相手はメールを見たかどうかの判断もできるため、どんなメールの内容でも返信することを心がけておきましょう。

また、相手からの返信が不要な場合は、メールの文末に「ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。」と記載するといいでしょう。

OB訪問で使えるメールの例文

OB訪問で使えるメールの例文

それでは、ここからOB訪問のときに使えるメールの例文を紹介していきます。OB訪問前と、OB訪問を行った後のメール例を13個ご用意しておりますので、あなたが必要とする例文を参考にメールを送るようにしていただければと思います。

OB訪問前

OB訪問前に送るメールには、

  • OB訪問の依頼
  • OB訪問の日時決め
  • OB訪問の日時変更
  • OB訪問のキャンセル
  • OB訪問の前日リマインド
  • OB訪問に関する質問

の6種類あります。それぞれ、OB訪問においては使用用途の高いテンプレートになりますので、確認するようにしましょう。

OB訪問の依頼

例文:OB訪問の依頼メール

メール本文をコピーする

OB訪問の日時決め

例文:OB訪問の日程決め

メール本文をコピーする

OB訪問の日時変更

例文:OB訪問の日程調整

メール本文をコピーする

OB訪問のキャンセル

例文:OB訪問のキャンセル

メール本文をコピーする

OB訪問の前日リマインド

例文:OB訪問の前日確認

メール本文をコピーする

OB訪問に関する質問

例文:OB訪問の質問

メール本文をコピーする

OB訪問後

次に、OB訪問を行った後のメールの例文を紹介します。

OB訪問を行った後に送るメールは、

  • お礼メール
  • OB訪問を行った後の質問
  • 進路の決定

の3つになります。特にお礼メールは今後の印象に大きく関わってきますので、しっかりと確認するようにしましょう。

OB訪問のお礼

例文:OB訪問の御礼

メール本文をコピーする

OB訪問後の質問

例文:OB訪問後の質問

メール本文をコピーする

進路決定の報告

例文:OB訪問後の進路確定

メール本文をコピーする

返信のメール

最後に、OB訪問の様々なシチュエーションで使える返信メールの例文を紹介します。

OB訪問を受け入れてくれた際の返信

例文:OB訪問確定の返信

メール本文をコピーする

OB訪問を断られた際の返信

例文:OB訪問を断られた返信

メール本文をコピーする

OB訪問の日程変更への返信

例文:OB訪問の日程変更への返信

メール本文をコピーする

返信がない場合の後追い

例文:OB訪問後の返信がないときの後追い

メール本文をコピーする

まとめ

OB訪問に関するメールマナーやテンプレートをご紹介しました。たかがメールでありますが、1つのメールで評価が逆転してしまう可能性もあります。しかし、メールのマナーをわきまえていれば悪い評価にはならないため、紹介したテンプレートを参考にしてOB訪問のメールを送るようにしましょう。

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