はじめに
企業のインターンシップに応募する場合には、エントリーをする際に課題の提出を求められることがあります。
特に人気企業においては毎年非常にたくさんの応募があるため、書類選考を厳格化する傾向にあるでしょう。
課題の内容が重要なのはもちろんですが、企業担当者へメールを送付する際のマナーにも細心の注意を払いたいものです。
ここでは、インターンシップの課題提出をメールで行う場合に気をつけたいポイントについて説明します。
インターンシップの課題とは？
インターンシップの実施は、以前と比較して大幅に増加しています。
背景には、採用後のミスマッチを防ぎたい、優秀な学生を早期に囲い込みたいという企業側の意図があります。
学生にとっても、志望度の高い企業で実際に働く経験ができることはその後の選考に有利になるうえ、入社後のイメージも湧きやすいでしょう。
その企業に入社を決めなくても、他社を受験する際にもインターンシップの経験をアピールすることができます。
そのため、応募数が多い人気企業のインターンシップのエントリー時に、課題提出を求められる可能性があります。
もしくは、参加後にインターンシップの報告書を提出するということも考えられるでしょう。
いずれの場合も、その後の選考に関わる重要な資料となります。
じっくり内容を精査して、メールの送り方にも気をつけましょう。
インターンシップの課題提出での注意点
メールで課題を提出する際には注意しなければいけないポイントがいくつも存在します。
しかし、少し気をつければ解決できることばかりなので意識して書くようにしましょう。
簡潔かつ具体的な文章で伝える
インターンシップのレポートという課題提出を求められた場合には、だらだらと感謝の気持ちや感想を述べるのはよくありません。
インターンシップの経験から具体的にどのような学びがあったのか、その経験がその後の社会人人生にどう影響するのか、なるべく数値や具体例を入れて説明しましょう。
適度に改行をし、文末には「お忙しいところ恐縮ですが、ご査収頂けますと幸いです」など、相手を配慮する一文を添えるといいでしょう。
わかりやすい件名にする
日々多くのメールを確認している採用担当者にとって、メールの整理をするのは大変な作業です。
そのため誰からのメールでどんな内容なのかがひと目で分かるような件名で送ることが重要です。
また名前や大学名は件名だけでなく本文にも記入する必要があり、メールの最後にも署名を入れておきます。
署名にはメールアドレスや電話番号も記入しておきましょう。
添付文書はPDFで送る
課題のデータを提出するファイルは、企業側からの指定がなければPDFで送るようにしましょう。
PDFファイルは最も一般的であり誰でも使いやすいファイル形式である上に、第三者からの変更も防ぐことができます。
WordやExcelで提出する場合にも、設定で他の人が設定できないようにしておくと良いでしょう。
誤字脱字がないか確認する
誤字脱字は普段から注意しておけば起こりにくいミスですが、焦っているときには特にミスが起こりやすいため、落ち着いて文章を打ち込むようにしましょう。
またメールを作成し終えてから少し時間をおいて確認してみるとミスに気づきやすくなります。
送信する前に何度も確認して、ミスのないようにしましょう。
メールを送る時間帯に気をつける
メールはいつでも送ることができるのがメリットですが、相手側のことを考えて勤務時間内に送るのが良いでしょう。
就業前や終業後、深夜の時間帯にメールを送ってしまうのは社会人としての配慮にかけていると評価されかねません。
基本的には勤務時間内、遅くとも20時までに送るようにしましょう。
アドレスに注意する
メールアドレスによってはパソコンからの受信ができなかったり迷惑メールに分類されてしまう可能性があるため、キャリアメールを使用するのは避けた方が良いです。
またアドレスにフルネームを入れるなどわかりやすいものにすることで企業側も誰からのメールなのかわかりやすくなります。
絵文字や好きなアイドルの名前などを使っている人は、就活用に新規のメールアドレスを作りましょう。
締め切り日にも気をつける
メールの書き方も大切ですが、課題提出の締め切りをしっかり守ることが大前提です。
報告書を出す場合に締切日を伝えられなかった場合には、念のため目安の締切日はいつがいいか相談するといいでしょう。
例えば「来週中くらいで」と言われた場合には来週末ではなく、遅くても来週金曜日の営業時間内に提出することが好ましいです。
結局は翌週の月曜日以降に確認するでしょうが、締め切りギリギリよりも印象が良いと言えます。
課題提出後に担当者から「確かに受領しました」という旨の返信があることもありますが、そのメールには返信不要です。
また、必ずあるわけではないので、確認メールがなくても心配する必要はありません。
一般的なメールの書き方
ここではメールを作成する際の一般的な構成を紹介します。
普段メールを使うことが少なく、書き方がわからないという人は参考にしてみてください。
①宛先
よくあるミスとして、作成途中のメールを間違えて送信してしまうことが挙げられます。
作成中の誤送信を防ぐために、宛先は本文が完成してから入力するようにしましょう。
また企業のホームページなどにアドレスが記載されている場合は、コピー＆ペーストをすることでアドレスの入力ミスを防ぐことができます。
②件名
採用担当者には1日に多くのメールが届きます。
そのため、件名をわかりやすいものにしておかないと見逃されてしまうこともあります。
「課題送付：大学名・名前」など簡潔でわかりやすい件名にしておきましょう。
誰からでどんな内容のメールかがひと目で分かるものを意識すると良いでしょう。
③宛名
本文の最初には必ず宛名を書きます。
社名・部署名・相手の名前の順番で入力するのが一般的です。
社名は略さずに正式名称で入力しましょう。
部署宛の場合は「御中」、個人宛の場合は「様」を使いましょう。
④本文
本文では「お世話になっております。」などの簡単なあいさつをしてから大学名・名前を述べ、そこから本題に入ります。
内容は簡潔かつ具体的なものを心がけて、長々とした文章にならないよう注意しましょう。
適度に改行をし、文末には「お忙しいところ恐縮ですが、ご査収頂けますと幸いです」など、相手を配慮する一文を添えるといいでしょう。
⑤署名
本文の最後にはもう一度自分の名前・大学名を述べ、連絡先も記載しておきます。
名前は読み方がわかるように、平仮名やローマ字で振り仮名をつけておくと良いでしょう。
どんなメールにも署名をつける必要があるので、あらかじめテンプレートを作っておくと便利です。
まとめ
ビジネスのメールは、企業に入社した後には毎日利用することになる重要なツールです。
学生とはいえ、わかりにくい文章やマナー違反はネガティブな印象を与えてしまいます。
インターンシップの課題提出の際には、メールのマナーにも気をつけるようにしましょう。
