【大学の事務で働くには？】志望動機の書き方を解説！

はじめに

就活を考える上で、教育業界に興味がある人も多いのではないでしょうか？その中でも、教職をとり、先生を目指すというよりは教育を扱う企業に就きたいと考える人や、学校の事務として関わりたい人もいるのではないでしょうか。

その中でも、実際の大学生活で事務の方にお世話になったり、相談に乗ってもらったりした経験から自分も大学の事務を志す人もいると思います。

この記事では、大学の事務における志望動機の書き方を紹介しますので、ぜひ読んでいただき、良い志望動機を書けるようにしましょう。

【大学の事務で働くには？】大学事務の仕事内容とは

大学の事務は大学全般に関わる業務を行う職業です。さまざまな課に分かれており幅広い業務を行っており所属する課によって大きく変わります。また、ずっと同じ課にとどまり、同じ仕事をするのではなく、数年ごとに所属する課や担当業務が変わります。

主な事務の仕事として挙げられるのは「窓口業務」や「教材の管理・発注」「広報活動」「経理」などがあります。自分が興味がある業務だけでなく、幅広く知っておきましょう。

【大学の事務で働くには？】大学事務に求められる能力とは？

コミュニケーション能力

大学の事務で働く場合、コミュニケーション能力は必須となります。

学生課や就活支援課などに配属になると、学生や留学生などとコミュニケーションをとる必要があります。さらに、大学の生徒だけでなく、入学を希望する高校生や、保護者などと接する可能性もあります。

また、学生と関わりが薄い課であっても、同じく大学で働く職員や、教育機関、企業など、さまざまな外部との関わりが必要とされます。

PCのスキル

事務職では、書類作成や経理処理、労働管理といった仕事が基本とされています。書類の作成や経理処理、勤務管理はPCを用います。特に多用されるのはExcelです。大学でなくても学校の事務の求人情報を見ると必要なスキルにExcelが明記されてある場合が多いため、基本的な使い方を身につけておきましょう。

また、広報に関わる業務についた場合には、広報に関わる資料の作成や、WEBサイトの運営などの業務を行う場合があります。高度な技術は必要とされませんが、基本的なスキルや使い方は取得しておきましょう。

作業におけるスピードと正確性

事務職においてスピードと正確性は必須とされます。書類を期限内に処理することは、もちろん重要ですが、入力ミスや計算ミスがないか十分に確認することも怠ってはいけません。

また、日々の業務は一つの事だけでなく、さまざまなことも同時進行で行わなくてはなりません。例えば、学生と接する業務を兼ねている業務の場合などは、学生対応と同時並行で業務を行わなければなりません。このように、マルチタスクスキルも重要になってきます。

スケジュールを管理する力

大学の事務では、スケジュールを管理する能力は必須です。書類や資料の提出期限の把握などは必須になります。さらに外部とのイベントや、打ち合わせなどがある場合はその予定を組み管理する必要があります。

生徒との距離が近い業務についた場合は、不定期で対応をしなくてはならない場合があります。そのため、余裕をもったスケジュールを組む必要があります。

【大学の事務で働くには？】大学事務の志望動機を書く前にやるべきこと

いきなり志望動機を書こうとしても躓いてしまうことが多いですよね。志望動機を書く前に、「なぜ大学の事務を志望するのか」「なぜその大学の事務に応募したのか」といった理由や、自分が活かせるスキルを整理しておくことが重要です。

なぜ大学事務を志望するかを整理する

志望動機では、なぜ、大学事務として仕事がしたいかをはっきりさせることが重要です。

自己分析や過去の自分を振り返ることで自分が大学の事務職に興味がでた経緯や動機、エピソードを書き出しましょう。

この理由を整理することで、自分がどのようなところに魅力を感じ大学の事務として貢献していきたいと思ったのかを明確にすることができ、志望動機の軸を作ることができます。

なぜその大学の事務なのかを明確にする

大学の事務といっても、大学は沢山存在します。志望動機を書く際には、なぜ他の大学ではなく、この大学である必要があるかを明確にする必要があります。この理由を明確にしていくためには、志望する大学の分析をすることが重要です。

志望する大学がどのような取り組みを行っているか、自分がこの大学のどこに魅力を感じているかを書き出しておきましょう。

アピールできる資格やスキルを確認する

大学の事務を志望する上で、必要とされる資格はありません。しかし、先ほども述べたようにWord・Excel・PowerPointなどの基本的なパソコンのスキルは必要です。

また、留学生と接する機会もあるため、英語などの語学を学んでおくと良いでしょう。

大学在学中に、スキルを磨いておきましょう。

【大学の事務で働くには？】大学事務の志望動機でのアピールポイント

大学の事務ではどのような、自分の強みを活かせるのでしょうか。大学事務に求められる力は何かを理解することで、自分の強みとの共通点を見つけ、志望動機を書く際に活かしましょう。

コミュニケーション能力

大学事務において、活かせる強みとして挙げられるのは、コミュニケーション能力です。先ほども述べたように、大学では、学生や職員だけでなく他大学や、研修者、留学生やこれから進学を考えている高校生、保護者などと幅が広いです。さらに、課によっては地域の関係者や企業などともコミュニケーションをとる必要があります。

そのため、コミュニケーション能力のアピールはとても重要になります。

大学時代に取り組んだ、他大学との交流やアルバイトなどの外部との関わりや、留学生との関わりなどの具体的なエピソードを活用することで説得力をあげましょう。

人に頼られる力

大学の事務では、一般的な事務作業に加えて、学生のサポート役となる業務も多くあります。そのため、学生の悩みに対して丁寧に対応することが重要になります。

ゼミや学生団体などで、人の悩みの解決に導いた経験がある場合は積極的にアピールしましょう。

教育現場への思い

一般の企業ではなく、教育現場で教育に関わりたいという理由を明確にすることで情熱をアピールすることができます。自分がなぜ大学という環境に関わっていきたいと思ったのか、動機やエピソードを語れるようにしましょう。

国際的な視野

大学には様々な国からの留学生が通っており、留学生へのサポートも必要になります。また、近年は大学においてもグローバル化も求められているため、文化や習慣に対して国際的な視野を持つ必要があります。

そのため、留学などの経験や、英語などの語学に打ち込んだ経験もアピールに繋げることができます。

【大学の事務で働くには？】大学事務の志望動機の例文

大学事務を志望する際の例文を紹介します。志望動機を書く際に役立てましょう。

大学事務の志望動機の例文

自分の通っている大学を志望する際にやっておくと良いこと

私の通っている大学では、夏休みの間に、所属している学生向けに大学の課でインターンシップを募集していました。その際、エントリーシートが必要であり、志望動機などを書く必要がありました。

自分が通っている大学を志望する際は、大学からの情報をこまめにチェックして、早めに志望動機を考えてエントリーしましょう。また、教授に相談することでチャンスを掴める可能性もあるため、大学職員を志望することを伝えましょう。