はじめに
就活中の学生の中には、受けようとしている企業のエントリーシートをWebで提出しなければならないこともあるでしょう。
提出方法だけではなく、そもそもWebエントリーシートの書き方に不安がある人のために、どのような準備をすべきかを紹介します。
紙との違いは？
エントリーシートとは各企業がそれぞれ用意する用紙のことで、応募に必要な書類の1つです。
記すべき内容はそれぞれ異なるものの、志望動機など一般的なものから自分の強みや学生時代に力を入れたことなど、さまざまではあるものの、大きく異なることはないでしょう。
かつては用紙に手書きして郵送することが一般的でした。
しかし、インターネットの普及とともにＷeb提出は当たり前になってきています。
それによって、同じような内容を何度も書く手間がなくなりました。
インターネット環境が必要
紙で提出する時代には、どの企業でも共通するような質問に対する回答をすべて手書きしなければならないため、時間がとてもかかりました。
しかし、Ｗeb提出の場合はパソコンで文章を作成するため、データの使いまわしが可能になり、圧倒的に作業が楽になったと言えるでしょう。
基本的な操作で長文も別の場所に貼り付けられるため、いくつもの書類を同時に作成することなども可能になりました。
その一方で当たり前のこととはいえ、自宅でインターネットを使えるように環境を整えておくことは必須です。
それがなければ作業の手間を語る以前に、応募すらままならない状況に陥りかねません。
導入には工事が必要で、時間がかかる場合もあるため、一人暮らしの場合などは特に自宅のインターネット環境を確認しておきましょう。
文字数が正確にわかる
パソコンで作業ができるようになって大きく変わったことは、時間が削減されるなど、効率が著しく良くなったことでしょう。
具体的には、文字数を正確にカウントできるようになったことでしょう。
たとえば「〇〇文字以内で答えなければならない」など、文字数に制限がある場合を想像してみてください。
大学入試で小論文の出題があった人もいるかもしれませんが、そのときには原稿用紙のマス目を目安にしていたはずです。
つまり、いちいち文字を数える必要はなかったわけですが、まっさらな用紙に書かなければならないケースでは事情が異なります。
その点パソコンで作業をすれば、無料のソフトやサービスによって、文字数を簡単かつ正確に数えられるようになりました。
字の綺麗さに自信がなくても安心
紙からパソコンの時代となったことにより、文字数の正確な算出だけではなく、手書きする必要がなくなったことは大きな変化と言えるでしょう。
それによって、自分の字に自信がない、または下手だと自覚している人にとって、追い風になったのではないでしょうか。
「字が汚いとそれだけでイメージが悪くなったり、不利になったりしてしまうのではないか」という不安もなくなり、堂々と書けるようになったはずです。
綺麗さだけではなく文字の大きさなども気にすることなく、決められたフォーマットに沿って入力するだけで、余計な心配をすることもなくなりました。
その一方で自信があった人にとっては「特技の1つをアピールする機会がなくなった」と感じているかもしれません。
短時間での作成が可能
字がうまいかどうかにかかわらず、パソコンで作業するメリットは、作業時間を短縮できることでしょう。
もっともタイピング能力が劣っていれば、手書きの場合とそれほど時間は変わらないかもしれませんが、それなりのスキルがあればその差は歴然です。
文字を書く、タイピングする作業自体はもちろんのこと、手書きの場合は、気を使うことが多すぎるのも難点と言えるでしょう。
「字を綺麗に書かなければならない」と意識したり、丁寧に書こうと心掛けたりすれば、必然的に時間がかかってしまうものです。
さらに、書き損じて修正するにも、手書きでは最初からやり直さなければなりません。
その一方、パソコンでは修正の手間もそこまでかかりません。
Webエントリーシートを作成するうえでの注意点
手書きではなくパソコンでエントリーシートを作成すれば、作業時間がかからないうえに、字の綺麗さに自信がなくても不安にかられることはないでしょう。
ボールペンで手書きをする場合は、間違いがないように細心の注意を払わなければなりません。
しかし、パソコンでは作業の途中で、いくらでも書き直せる気軽さもあるでしょう。
これらのように、パソコンでエントリーシートを作成することにはメリットしかないようにも思えますが、実際に作業をするうえで注意すべきことはどのようなことがあるのでしょうか。
インターネットの接続切れに注意する
まず注意したいのは、自宅内のインターネット環境が安定していることです。
もし仮に、送信時に回線が遮断されてしまうと、データそのものが送れなくなってしまいます。
場合によっては送ろうとしていたデータそのものが消えてしまい、また一から作り直さなければならないかもしれません。
もっとも、ネット環境の良し悪しは目に見えるものではなく、素人にはなかなか判断がつかないことでもあるでしょう。
そこで最低限の対策として講じておきたいのは、送信するデータを手元に保存しておくことです。
パソコンにインストールしてあるアプリケーションなどを利用して、オフラインの環境でも文字の入力と保存ができる状態にしておけば、いざというときにも安心です。
文字数は8割以上埋める
インターネット環境をしっかり整えたうえで、いざエントリーシートを書く際は、文字数をしっかりと確認しましょう。
特に質問や課題の文字数に制限がある場合はなおさらです。
文字数をオーバーすることはもちろん、大きく下回ってしまってもいけません。
それではどれくらいを目安にすればいいのかというと、厳密な指定がない限り、8割以上書くことを目標としましょう。
たとえば自己アピールで余白がありすぎると、意欲がないのかと思われる、また良い印象につながることはほとんどありません。
しかしながら8割を記入することだけを意識すると、無駄が多い冗長な文章になりがちで、読み手を不快にさせてしまうおそれがあることも注意しておきましょう。
保存を必ずしておく
エントリーシートを書き上げて送信したあとも、テキストデータは必ず手元に保存しておきましょう。
これはインターネットの接続切れなど、いざというときの備えや対策というばかりではありません。
データとして保存しておけば、あとから見返すことも可能で、今後の面接への対策としても必要になるからです。
これは手書きの場合でも同様で、コピーを保存しておかなければなりません。
面接へ進んだときには、面接官はエントリーシートに書かれた情報をもとに質問してくるでしょう。
つまり手元に残しておけば、面接の当日まで振り返ることができるため、しっかり面接へ備えられるのです。
「何を書いたか忘れてしまった」という事態に陥らず、万全な状態で面接に挑めるでしょう。
見やすさを意識する
内容はもちろん大切です。
加えて、読みやすいように仕上げなければ、読み手になかなか響きません。
もっともパソコンで作成する場合は、手書きのように「綺麗に書かなければ」などというプレッシャーもかからないでしょう。
「字のうまさにかかわらず、平等な条件で判断してもらえる」と安心しがちですが、実はパソコンでも見た目を工夫することができるのです。
たとえば長文の場合、改行することで読みやすくなり、整然とした印象を与えられ、ほかの応募者と差をつけられます。
工夫できることは改行だけではなく、記号を使うことも効果的で、伝えたいことを強調できるはずです。
これらのように、パソコンでも手書きと同じように見た目を意識すれば、読みやすさは大きく変わるでしょう。
誤字脱字に注意する
パソコンでも手書きでも共通することとして、誤字や脱字がないか、提出前にしっかり確認してください。
手書きに比べれば、誤字は圧倒的に減るはずです。
また、予測変換や辞書機能などを使えるパソコンで作業すれば、ミスも少なくなります。
画数が多い、また手書きでは正しいかどうか自信がないような漢字でも、パソコンならばすんなり変換してもらえてとても便利です。
その反面、パソコンで作業すると手書きではありえないような失敗をすることは、誰にでも経験があるのではないでしょうか。
画面を見ていなくてもキーボードを叩けば文字が打ててしまうため、文面にそぐわない1文字をうっかり入れてしまうこともあるでしょう。
そうしたタイピングミスにも十分に注意して、何度も繰り返し確認してください。
手書きの場合とも共通して言えること
ここまで見てきたように、パソコンで作業をすれば作業時間を大幅に短縮できるなどのメリットがあります。
さらに手書きのように「文字を綺麗に書かなければいけない」と神経をとがらせたりしなくて済むでしょう。
便利な機能を使えば誤字が減るなど、メリットばかりのようですが、手段が異なるだけであって、目的まで変わるわけではありません。
ここからは、手書きとパソコンとでいずれにも共通して言える、どのようなことを意識すべきかについて確認しておきましょう。
内容が大事
内容を充実させることが何よりも大切で、これはどのような手段であったとしても揺らぐことはありません。
字が綺麗であることは望ましいですが、たとえ下手でも内容がしっかりしていて、熱意が読み手に伝われば問題ありません。
「パソコンだから作業が楽になった」と思わず、書くべき内容をじっくり考えましょう。
そのうえで手書きにはない改行などの工夫をして、読みやすさを追求すると、良いエントリーシートに仕上がるはずです。
自己分析をしっかり行おう
内容を充実させるためには、事前に入念な準備をする必要があり、自分自身をしっかり分析しておかなければなりません。
これまでにどのような経験をしてきたのかを振り返りながら、自分の強みだけではなく、弱みもしっかり見つめ直しましょう。
そのためには、頑張って継続してきたことや楽しかったことなど、簡単なエピソードであっても書き出してみるとやりやすいはずです。
そうすることで、効率的かつ明確に自己分析ができるようになるでしょう。
企業研究は忘れずに
自分の強みをはっきり把握するなど自己分析をし、いわゆる就活の軸を明確にすると同時に、志望動機を固めるためにも入念な企業研究をおこたってはいけません。
どんなに見栄えの良いエントリーシートを作成したところで、求められている人物像と合致していなければ、次の段階に進むことはできないのです。
つまり逆算するようなやり方で、志望する企業がどのような人材を求めているのか、具体的に知れば知るほど、エントリーシートも書きやすくなるでしょう。
まとめ
今やエントリーシートをWebで提出することも珍しくなくなり、何枚も何枚も手書きをするような手間がなくなりました。
データを使いまわしたり加工したりすることも容易なため、時間がかからなくなり、利便性が高まったと言えるでしょう。
それでも、作業が楽になったからといって、やることまで簡単になったわけではなく、むしろ以前となんら変わりありません。
しっかりとした自己分析のに加えて、企業研究も忘れずに、内容の濃いエントリーシートになるよう心掛けてください。
