はじめに
「メールで連絡したいけれど、書き方がわからない」 「そもそも企業にメールを送っていいのかしら？」 「メールに基本マナーってあるの？」 長期インターンの件で企業にメールを送りたいけど、どのように書けばよいかわからず不安を感じている人もいるでしょう。
本記事では、メールを使う理由や基本マナー、シーン別のメール例文やメールを書くときの注意点を紹介しています。
本記事を読めば、メールの基本マナーを理解できるため安心してメールを作成できます。また、シーン別のメール例文を紹介しているため、実際のシーンでメールを書くときの参考になるでしょう。
長期インターンで、メールを企業に送信しなければならない人は、ぜひ本記事を確認してください。
インターンではなぜメールをよく使う？
インターンではなぜメールをよく使うのでしょうか。おもな理由としては「聞き間違いの防止」「履歴が記録されるため事後の確認が可能」「担当者が忙しい時間帯に連絡する心配がない」といったことが挙げられるでしょう。
緊急性がなく、日程に余裕があるときはメールがおすすめです。メールを利用すれば、担当者のタイミングを気にせず連絡できます。ただし、メールにもビジネスマナーが求められるため、書き方には注意してください。
長期インターンのために覚えておきたいメールの基本マナー
長期インターンで企業にメールを送信するとき、何に気をつければよいのでしょうか。採用担当者は企業に所属しているため、基本的なビジネスマナーを踏まえたメールを送信してください。
友人にメールやSNSで連絡するときは、メールの構成を気にする必要はないでしょう。しかし、企業にメールを送信するときは、基本的な書き方や構成を踏まえた内容を作成してください。
ここでは、メールの基本的な構成について解説しています。今後、長期インターンでメールを使用する人はぜひ参考にしてください。
本文の始めに宛て名を記す
メール本文の冒頭に宛て名を書きましょう。宛て名は「企業名・部署名・担当者の名前」の順番で記載してください。
企業名を書くときは、株式会社を省略せず正式名称で書きましょう。万が一、担当者の名前がわからないときは「ご担当者様」と書いてください。もちろん、部署名と担当者の名前がわかっていれば記入します。
企業名や担当者名などを間違うことは、非常に失礼です。誤字や脱字がないかどうか、しっかり確認しましょう。
自分の名前も記入する
本文はいきなり用件から始めるのではなく、自己紹介から書き始めてください。自己紹介では「大学名・学部名・自分の名前」を正式名称で書きましょう。初めてメールを送信する場合は「はじめまして」、2回目以降は「お世話になります」という一文から始めます。
たとえば、初めてメールを送る場合は「初めてメールをお送りいたします。〇〇大学〇〇学部〇〇と申します。」といった内容で書きましょう。
用件の説明は自己紹介の後に記す
本文の冒頭であいさつと自己紹介を記入した後に、用件を書いてください。用件はできる限り簡潔な内容にまとめましょう。
用件を書いた後は、「何卒宜しくお願い申し上げます」といった締めの言葉を記載してください。
用件ごとに改行して記入していく
メールを書くときは、文章内に適宜、改行を入れましょう。メッセージ全体を読みやすくするためにも、文章内に改行を入れることは大切です。
たとえば、段落と段落の間に1行の空きスペースを入れるだけで読みやすくなります。
本文の最後に署名を行う
本文を書き終えたら、文末に署名を入れてください。署名の構成は「名前、大学名、学部・学科・学年、電話番号、メールアドレス」となっています。
就職活動では、企業とメールのやり取りを頻繁に行う可能性があるでしょう。あらかじめテンプレートとして登録しておくと、インターン後の就職活動においても活用できます。
件名は簡潔に記す
企業にメールを送信するときは、忘れずに件名を入れてください。件名を書くときは、担当者がメールを開封しなくても用件の内容が伝わり、見てもらえるような件名にすることが大切です。
企業の担当者は、多くののメールを毎日受信しています。したがって、件名がなかったり内容がわかりにくい件名だったりすると、メールを見てもらえない可能性があります。
就活生は、採用担当者に見てもらえるよう簡潔な件名を記載しましょう。また、件名に学校名と名前を入れておけば、メール検索もしやすくなります。
長期インターンのために参考にしたいメール例文
長期インターンで参考にしたいメール例文を紹介しましょう。企業の採用担当者にメールを送信するときは、基本マナーを踏まえた上で用件を簡潔に伝えることが大切です。
本章では、長期インターンに関するさまざまなシーンのメール例文を取り上げました。ぜひ、メールを作成するときの参考にしてください。
応募メールの例文
【件名】 ［〇〇大学〇〇］インターンシップの参加申込
【本文】 株式会社〇〇 〇〇部〇〇課 ご担当者様
突然のメールでのご連絡失礼いたします。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年生の〇〇と申します。
この度は、貴社でおこなわれますインターンシップに応募したく、ご連絡申し上げました。 貴社のホームページを拝見し、〇〇や〇〇に強い関心を持ちました。実務を通して学生のうちから貴社で多くのことを学びたく、今回のインターンシップの応募に至りました。
ぜひ、インターンシップ採用をご検討いただけますと幸いです。 お忙しいところ恐れ入りますが、何卒宜しくお願い申し上げます。
【署名】 以下「署名」挿入
長期インターンへの参加を了承する返信メール例文
【件名】 ［〇〇大学〇〇］インターンシップ選考通過のお礼
【本文】 株式会社〇〇 〇〇部〇〇課 ○○様
お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。
この度は、インターンシップ採用のご連絡をいただきありがとうございました。ご案内いただいた、〇月〇日（〇）〇：〇〇に貴社本社ビルにお伺いします。
今回のインターンシップを通じて、貴社の業務やサービスの一端に触れさせていただける貴重な機会をいただいたこと、本当に嬉しく思っています。
期間中はご迷惑をお掛けすることもあるかと思いますが、ご指導のほど、宜しくお願い申し上げます。
【署名】 以下「署名」挿入
長期インターンへの参加連絡を待ってほしいときの返信メール例文
【件名】 ［〇〇大学〇〇］インターンの参加申込
【本文】 株式会社〇〇 〇〇部〇〇課 〇〇様
お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。
この度は、インターンシップ採用のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。ぜひ、参加をさせていただきたいのですが、〇月〇日（〇）のスケジュールが確定していないため、すぐにご連絡することが難しい状況です。
誠に勝手ではございますが、〇月〇日（〇）まで返事を保留させていただけないでしょうか。
お手数をお掛けして申し訳ございませんが、ご確認宜しくお願いいたします。
【署名】 以下「署名」挿入
企業から提示された日程で面接が可能であるときの返信メール例文
【件名】 ［〇〇大学〇〇］インターンシップ面接日程の件
【本文】 株式会社〇〇 〇〇部〇〇課 〇〇様
お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。
この度は、インターンシップの選考通過の結果につきまして、ご連絡をいただきありがとうございました。ご提示いただいた日程の内、〇月〇日（〇）に貴社本社ビルにお伺いします。
どうぞ宜しくお願い申し上げます。
【署名】 以下「署名」挿入
企業が提示した以外の日程で面接したいときの返信メール例文
【件名】 ［〇〇大学〇〇］インターンシップの面接日の件
【本文】 株式会社〇〇 〇〇部〇〇課 〇〇様
お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。
この度は、面接日のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変恐縮なのですが、ご提示いただいた面接日に予定が入っており、貴社にお伺いすることが難しい状況です。
勝手ばかりで申し訳ございませんが、以下の日程であればお伺いすることが可能です。
〇月〇日（〇） 〇月〇日（〇） 〇月〇日（〇）
お手数をお掛けして申し訳ございませんが、何卒宜しくお願い申し上げます。
企業から都合が良い面接の日程を尋ねられたときの返信メール例文
【件名】 ［〇〇大学〇〇］インターンシップの面接日の件
【本文】 株式会社〇〇 〇〇部〇〇課 〇〇様
お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。
インターンシップの面接日のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。ご連絡いただいた日程の内、下記の日程でお伺いさせていただきたく存じます。
〇月〇日（〇）〇〇時～
お手数をお掛けしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。
【署名】 以下「署名」挿入
選考中に質問があるときのメール例文
【件名】 ［〇〇大学〇〇］インターンシップの参加申し込み
【本文】 株式会社〇〇 〇〇部〇〇課 〇〇様
お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。
インターンシップの日程について、ご連絡いただきありがとうございました。
当日の服装について教えていただきたく、ご連絡いたしました。先日いただいたメールには、服装の指定がございませんでした。当日はスーツでお伺いしても問題ございませんか。
お手数をお掛けしますが、何卒ご確認の程宜しくお願いいたします。
【署名】 以下「署名」挿入
辞退メールの例文
【件名】 ［〇〇大学〇〇］インターンシップ辞退のお詫び
【本文】 株式会社〇〇 〇〇部〇〇課 〇〇様
お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。
この度、〇月〇日から貴社で行われるインターンシップに申し込みをいたしましたが、諸事情により辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴重な機会をいただいたにもかかわらず、このようなお返事になってしまい、誠に申し訳ございません。
本来であれば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫びいたします。
ご多忙のところ、ご迷惑をお掛けして申し訳ございません。 何卒、宜しくお願い申し上げます。
【署名】 以下「署名」挿入
お礼メールの例文
【件名】 ［〇〇大学〇〇］インターンシップ参加のお礼
【本文】 株式会社〇〇 〇〇部〇〇課 〇〇様
お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。
この度は〇週間のインターンシップ期間中、ご指導いただき誠にありがとうございました。 さまざまなアドバイスをいただき、皆さまには大変感謝しております。
インターンシップを通じて貴社の業務を経験でき、業界全体への理解が深まりました。また、〇〇様には仕事に対する姿勢や顧客目線の考え方など、プロとしての向き合い方について教えていただきました。
ぜひ貴社に相応しい人材になれるよう、今後就職活動で努力してまいる所存です。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
【署名】 以下「署名」挿入
長期インターンのメールで注意したいこと
企業の採用担当者とメールでやり取りするとき、どのような点に注意すればよいのでしょうか。
企業の採用担当者にメールを送るときはビジネスマナーが求められ、それと同時に注意したいことが3つあります。ここでは、それら3つの注意点について解説していくため、ぜひ参考にしてください。
夜の時間帯に送信しない
企業の採用担当者にメールを送信するとき、夜の時間帯を避けましょう。メールを送る時間帯は、通常の業務時間プラスマイナス2時間前後が目安です。
夜中の2時や3時にメールを送っても、企業の採用担当者は対応できません。もし、夜中にメールを作成したときは一旦保存し、翌朝読み直してから送信しましょう。
誤字脱字をなくす
メールを書き終えたら、誤字脱字がないかチェックしてください。チェックするときは声に出して読むことがおすすめです。発声しながらメールを読めば、誤字脱字に気づきやすくなります。
また、誤字脱字のチェックは複数回おこなってください。もし可能ならば、第三者に見てもらいましょう。
緊急度・重要度が高い場合はメールでなく電話する
緊急度あるいは重要度が高い用件は、メールではなく電話を利用しましょう。
たとえば、長期インターンで急きょ欠席する場合、あるいは何らかのトラブルで遅刻する場合は電話連絡が基本です。
長期インターンにおいてのメールマナーを覚えよう
インターンでは企業の採用担当者とメールのやり取りをする機会が多くあります。状況によっては、どのようなメールを書けばよいかわからなくて、不安を感じる人もいるでしょう。そのようなときは「就活市場インターン」の利用を検討してください。
「就活市場インターン」では、専属のエージェントがインターン先の紹介から選考対策までサポートしてくれます。企業とのやり取りに不安を感じる人に対して「就活市場インターン」の専属エージェントが適切なアドバイスをしてくれます。
インターンに参加することは、業界や企業のリアルな姿を体験できる良い機会です。ぜひ、「就活市場インターン」の利用を検討してみましょう。
