はじめに
就活を始めたばかりのころは、わからないことばかりで戸惑うでしょう。
入学当時からインターンシップに参加するなどして準備していた学生もいると思いますが、大半の学生は大学3年になってはじめて本格的に、就活の市場に足を踏み入れるのではないでしょうか。
働きたいと思う企業に出会えたら、応募するための第一ステップとしてまずエントリーシートを作成しなければなりません。
エントリーシートの入手方法について、さまざまなパターン別に解説していきます。
エントリーシートとは？
ほとんどの企業が選考に導入しているエントリーシートとは、どういったものなのでしょうか。
エントリーシートは、学生が自分の強みや能力などを企業にアピールするための書類です。
人気企業では、エントリーシートの提出が書類選考として採用の第一段階となるほど、選考において非常に重要視されています。
企業は自社にマッチする人材であるかを入念に判断するため、また面接の補助材料とするために、エントリーシートの提出を求めているのです。
履歴書との違いは？
「エントリーシートが長所や特技をアピールするものなら、履歴書と同じではないか」と考える学生も多いでしょう。
しかし、2つは似ているようで、役割は大きく異なるのです。
エントリーシートは、企業が選考のために使用するあくまで「採用活動のための書類」であり、選考終了後は多くの企業で破棄されます。
記入欄も志望動機や自己PRなどの学生の能力や強みなど、内面にスポットを当てたものが多くなるでしょう。
それに対して履歴書は、個人情報を記載した公的書類の扱いになり、入社後も人事で従業員の個人情報として保管されます。
記入欄も氏名や学歴、保有資格などの最低限の個人情報が中心です。
2つに記入する内容は重複してもかまいませんが、使用目的が異なることは頭に入れておきましょう。
エントリーシートは市販されていない
履歴書は JIS規格のものが一般的で、コンビニエンスストアなどでも気軽に入手できますが、エントリーシートは市販されていません。
志望動機やガクチカなど、頻出で定番の項目はいくつかありますがエントリーシートのフォーマットは企業によって異なります。
そのため、企業に入社したいとなんらかのアクションを起こした学生にしか、エントリーシートは入手できないのが特徴です。
そして、エントリーシートの入手方法も企業によって大きく異なるのも特徴です。
エントリーシートの入手方法は？パターン別に解説
採用活動において重要な役割を担うエントリーシートはなるべく早く手に入れて、対策を講じたいと思うでしょう。
さらに「エントリーシートの提出は早いほうが好印象」という説もあるため、早期提出のためにもできるだけ早く取り掛かることをおすすめします。
それでは、具体的にどのような方法でエントリーシートは入手できるのでしょうか。
企業の求める人物像が異なるように、企業のエントリーシートの配布方法もそれぞれです。
数パターンに分けて解説します。
①企業ホームページからダウンロード
企業のHPから、エントリーシートのフォーマットをダウンロードするパターンも近年増えています。
PDFなど編集不可のソフトで作られたものを印刷して、手書きで記入して郵送するパターンもあれば、Excelに入力してそのままWeb上で提出できるパターンもあります。
印刷する場合は用紙のサイズとカラーに注意しましょう。
節約のためにわら半紙や手元にある色のついた紙に印刷するのはマナー違反です。
企業ごとに指定されているパターンがほとんどなので、必ず要項を読み込んでから印刷してください。
Webで送る場合は、受付のフォームが整っているか、指定されたメールアドレスに送るパターンが大半です。
どちらの場合も指示を守って企業に対して失礼のないよう提出しましょう。
②就活サイトからダウンロード
マイナビやリクナビなどの就活サイトからエントリーシートをダウンロードできるケースもあります。
就活ナビサイトは、学生の大半が使用しているため、多くの企業が採用のフェーズを任せており、エントリーシートも任せられているケースが多く見受けられるでしょう。
この場合は、多くの場合でエントリー後に「〇月〇日ごろからダウンロード可能です」とメールで指示があります。
就活はさまざまな企業の選考を並行して進行するため、スケジュールを整理しなければ高確率で漏れが出てしまいます。
エントリーシートのダウンロード開始日も手帳やスマートフォンのスケジュール機能に入れて、失念しないようにしましょう。
③郵送
エントリー後、企業が学生の自宅までエントリーシートを郵送してくれるケースもあります。
就活サイトを介さず直接問い合わせ住所や氏名を伝えて送付してもらうパターンや、企業のWebサイトでエントリーしたら後日エントリーシートが発送されるパターンもあります。
ダウンロード版のエントリーシートは全国の学生が使用できる普遍的な内容であるのに対し、郵送で送られてくるエントリーシートは学生の名前や住所が印字してあるなど、パーソナルな仕様である傾向が見られるでしょう。
わざわざ手間をかけて書きやすい状態で企業が郵送してくれたことを念頭に置き、こちらも一字一句丁寧に記入するよう心がけてください。
エントリーシートの提出方法は、郵送もしくは面接時に持参など企業によってさまざまです。
同封の送付状を確認しましょう。
④メールで配布
エントリー後企業からメールが届き、そこに記載されたURLや添付ファイルからダウンロードする方法もあります。
規模の小さい企業では、直接企業にエントリーすると「エントリーシートを送付してほしい」とメールで連絡が来るケースもあります。
この場合は提出期限などはメール本文に記載されているケースが多いので、すぐに控えておきましょう。
エントリー後しばらく待ってもメールが届かない場合、まずは迷惑メールのフォルダに振り分けられていないかチェックしてください。
それでも届かない場合は、メールアドレスを誤って入力したか、企業のミスでメールが発信されていないケースもあります。
数日待っても届かないのであれば、採用担当者のアドレス宛てに問い合わせて催促して良いでしょう。
⑤説明会で配布
企業の説明会へ参加した学生にだけエントリーシートを直接配布するパターンもあります。
人気企業では説明会に参加した人数にのみエントリーシートを配ることで、志望度の高い学生のみをエントリーさせ、採用人数を絞り込むというねらいがあります。
つまり、説明会に参加しなければエントリーすらできなくなるのです。
企業によっては説明会でエントリーシートを配布すると募集要項で公開していますが、告知なしにこの直接配布の形式が取られている場合もあります。
人気企業では、説明会に参加する権利すら激戦となるため、説明会参加の申し込み開始数分で席が埋まるケースも珍しくありません。
そのため、志望度の高い企業はこまめに採用スケジュールを確認し、必ず説明会に参加しましょう。
⑥企業に請求する
最後に、直接企業にエントリーシートを請求して送付してもらうパターンがあります。
この場合、企業に資料を請求する際にエントリーシートを同封してもらう、直接メールや電話で企業の選考に参加したいためエントリーシートを送付してほしい旨を伝えるなど、さまざまなケースが考えられます。
学生にとってはダウンロード形式よりも手間のかかる方法ですが、企業にとっては採用人数が把握できるのと、いわゆる「就活の練習」や「記念受験」など、志望度の低い学生を振り落とせるというメリットがあるのです。
また、直接請求することで企業の採用担当者も学生の名前や学部が印象に残ることが多いために、そのあとの面接などのステップがスムーズに進むこともあります。
請求する際はビジネスマナーに沿った文書や電話の応対を心がけましょう。
エントリーシートがダウンロードできない場合の対処法を解説
このように、エントリーシートの配布方法は企業によって異なるため、必ず募集要項で確認しておきましょう。
さまざまな方法はありますが、近年ではIT化の流れを受け、Web上でダウンロードさせる方式を採用している企業が増えています。
手軽に予備の用紙も手に入れられる非常に便利な方法ですが、まれにエントリーシートをダウンロードできないというトラブルが見受けられます。
もしお困りの際は、以下の3つの方法を試してみてください。
まずはブラウザを確認する
まずは、自宅で使用しているPCのブラウザ状態を確認してください。
エントリーシートがダウンロードできないというトラブルは多くの場合、原因はPCのブラウザが対応していないことです。
このケースは、ブラウザをアップデートすれば解決します。
それでもダウンロードできない場合は、学校のPCで試してみましょう。
大学には図書室や就職支援課やパソコンなど至る所にPCとプリンターがあるため、どこかのPCではダウンロードできるでしょう。
また、WordやExcel、PDFなどのソフトも搭載されているため、大抵のファイルは開けるはずです。
学校や図書館のPCでエントリーシートを印刷だけでなく入力もする場合は、パーソナルな情報が含まれるため、必ずデータが残らないように注意してください。
ダウンロード環境を変えてみる
マンションやアパートなどの集合住宅で、回線が同じ会社のものに棟内で統一されている場合は、スマートフォンやPCの使用が集中する朝や夜や休日には Wi-Fi の回線が混雑し、つながりにくくなることがあります。
ブラウザに問題なく、ファイルの形式にもPCが対応しているのであれば、Wi-Fiの接続状況が悪い可能性もあるかもしれません。
また、Wi-Fiルーターの設定・認証ミスの場合もありますし、シンプルにルーターをコンセントから抜いて指し直せば解決することもあります。
もし原因がどうしてもわからないのであれば、回線事業者やプロバイダ業者に問い合わせてみましょう。
時間がないのであれば、先ほど述べたように、大学のパソコンを使用するなど、ほかの環境でダウンロードを試してください。
企業に問い合わせる
ブラウザをアップデートしても、Wi-Fiの接続状況を改善しても、大学のPCでもダウンロードできない場合、もしかしたら企業側のミスでダウンロードできなくなっている可能性があります。
注意事項に何か記載がないか、そのほかに何か対処法がないのか、自分にできることをすべて試してもどうしてもダウンロードできない場合は、企業の採用担当者宛てにメールで問い合わせてみましょう。
しかし、これはあくまで最後の手段です。
学生側に原因があるのに企業に過失があると思い問い合わせたら、「自己解決能力に欠ける」「問題に向き合う際視野が狭い」などの大きなマイナスイメージを企業に抱かせてしまいます。
焦らず慎重になってから、問い合わせるか否か判断してください。
エントリーシートをダウンロード・提出する際の注意点は？
トラブルが解決したら、さっそくエントリーシートをダウンロードして作成に取り掛かりましょう。
エントリーシートは自己分析や企業研究と合わせた、納得のいく内容になるよう余裕をもったスケジュールで、時間をかけて取り組むことをおすすめします。
しかし、ダウンロードして提出する際に注意すべき点が4つあります。
企業への第一印象を決める大切なエントリーシートがケアレスミスで台無しにならないよう、ぜひチェックしてください。
拡張子を確認しておこう
まず、ダウンロードする際に拡張子、つまりファイル形式を確認してください。
ファイル形式とは、指定のファイルをどのアプリケーションで扱うかを決めた規格のことです。
「PDF」「Word」「Excel」「zip形式」などがあり、企業によって形式はさまざまなので、どのファイルにも対応できるよう準備しておきましょう。
間違った拡張子でファイルを開けてしまうと、最悪の場合ファイルが破損してしまいます。
また、Excelでダウンロードした紙を手書きし、さらにPDFで提出するなど複雑なケースもあるので、きちんと要項を確認しましょう。
また、Web上で提出する場合は、写真のダウンロード形式も jpgやpngなどの指定があるか確認してください。
印刷サイズには注意
エントリーシートを印刷して提出する場合は、用紙のサイズにも注意を払ってください。
まずは、企業が指定するサイズはないかを募集要項や注意書きを見て確認してください。
見落として違うサイズで提出してしまうと、注意散漫な印象を与え、面接のステップに進めない確率が高くなります。
企業からの指定がない場合は、A4サイズに印刷してください。
なぜなら、A4はオフィスでも日常的に使用されているサイズです。
クリアファイルなどにも対応しているため、企業が扱いやすいからです。
記入欄が多く2枚になる場合は、A3などの大きいサイズ1枚に収めようとせず、A4サイズ2枚に印刷をしてください。
この場合は、クリップで用紙をまとめましょう。
提出方法や記載内容も要確認
提出方法や記載内容についても、十分に注意を払ってください。
内容がすばらしいエントリーシートでも、指定された方法で提出されなければ、選考の対象にすらなれないかもしれません。
最初に、手書きなのか、Webで入力してオンライン上で提出するのかといった違いがあります。
さらに手書きの場合は郵送する、またはデータを読み込みメールで提出する場合もありますし、面接時に持参するケースもあります。
どのようなケースでも、提出期限ぎりぎりではなく、余裕をもって提出してください。
期日間近に速達で出されたエントリーシートは「志望度が低い」「期日を守れない学生」などの悪い印象を与えかねません。
また、郵送の場合は料金不足などのトラブルを防ぐためにも、ポスト投函ではなく郵便局に持参して送るのがおすすめです。
提出する前にコピーを取っておこう
エントリーシートを作成したら、提出前にコピーを取り、選考が終わるまで手元に置いておきましょう。
書類選考後の面接の質疑応答はエントリーシートの内容をもとに行われるケースが多いため、面接の対策や練習に活用できます。
「コピーしなくても内容を忘れない」と思うかもしれませんが、他社の選考が始まると、エントリーシートも多数記入しているために記憶が混同する可能性は高くなります。
また、原本ではなくコピーを送るのはNGとしている企業が多いので注意しましょう。
もしコピーを忘れてしまった場合も、企業に問い合わせてはいけません。
コピーはあくまで任意なので、企業にコピーを取らせてしまうと、無駄な仕事を増やしてしまい、常識がない印象を与えます。
一字一句正確に覚えて暗唱できるようになる必要はなく、概要がわかれば十分なので、覚えている範囲で内容を書き出してください。
おわりに
エントリーシートの入手方法からダウンロードや提出の際の注意点やトラブルの対処法についてまとめました。
エントリーシートは企業と学生のファーストコンタクトの機会であり、また選考の第一ステップでもあるとても大切なツールです。
そのため、なるべく早く入手し取り掛かることをおすすめします。
トラブルや不明点がある際は、なるべく自分の力で解決できるように尽力してください。
企業への熱意が伝わり、次の面接の段階へステップアップできるようベストを尽くして、エントリーシートを提出しましょう。
