はじめに
長期インターンは、申し込めば必ず参加できるわけではないので、複数社に申し込む方も当然いらっしゃいます。
逆に複数社から長期インターンの内定をもらってしまい、困ってしまうこともあるでしょう。
長期インターン内定後に、学業などの都合で、参加が難しくなることもあります。
この記事では、長期インターンの内定を得たけれど、断らなければならなくなったときの対応をまとめました。
電話やメールでの伝え方に悩んでいる方は、ぜひ参考になさってください。
長期インターンに申し込む学生が増加中！
現在は就職活動が本格化する前に、長期インターンで志望職種の仕事を経験したり業界への理解を深めたりする方が多いです。
長期インターンは、学生生活と並行するとかなり多忙になりますが、参加するメリットが数多くあります。
ビジネスマナーやコミュニケーション能力など、ビジネスに必要なスキルが身につくのも大きな魅力です。
アルバイトよりも責任が重い仕事を任され、まとまった給与が得られることで、社会人になる心の準備ができるのもメリットといえるでしょう。
学生に「即戦力」候補であることを期待する外資といった企業では、長期インターンでの働きぶりがよければ、そのまま内定に直結する可能性もあります。
長期インターンで売り上げなどの成果を出せれば、それは就職活動の立派なアピール材料です。
学生の立場でありながら2カ月ほど企業で仕事を経験するのは大変ですが、それだけやりがいやメリットも多いです。
就職活動を成功させたい方が、長期インターンに取り組もうと考えるのも納得できます。
複数のインターンへ応募する人も多い
人気企業の長期インターンとなれば、倍率がかなり高いです。
一人のインターン生を受け入れる体制を整えるだけでも社員に負担がかかるので、ひとつの部署で、何人も受け入れるわけにはいきません。
大企業でもインターン生になれる方は少数で、試験をパスした人だけが、インターンに参加できます。
逆に、学生の中には複数の企業へインターンの応募をする方がいても、不思議ではありません。
とくに業界・業種でインターン先を決めている方は、複数の企業にエントリーするほうが、希望のインターンに参加しやすくなります。
優秀な学生だと、複数の企業からインターン合格の通知を受け取ることもありうるでしょう。
複数の企業から内定をもらってしまった！長期インターンの断り方を解説
夏季の長期インターンは、どうしても日程が重複することが多く、複数のプログラムに同時参加することができません。
2社以上から同時に長期インターン内定の通知を受け取った際は、第一希望以外の企業に断りの連絡を入れることになります。
断りの電話を入れると厳しく怒られるのではないか、今後の就職活動に響くのではないかと悩む学生も多いです。
しかし、礼儀正しく断りの連絡を入れれば、問題ありません。
具体的な断り方をご紹介します。
まずは内定辞退の連絡
一番よくないのは、インターン開始ぎりぎりまで内定辞退の連絡をしない、もしくは連絡せずに済ませてしまうことです。
ドタキャンは相手企業に大きな迷惑がかかりますので、絶対に避けてください。
長期インターン内定となれば、人事・受け入れ部署の方が大学名・氏名などを覚えてしまうので、後に就職活動で、その企業を受けても相手にしてもらえない可能性があります。
複数の企業から内定をもらった際は、すぐどちらの企業を選ぶか決めましょう。
企業に連絡をする際は「内定がA社とかぶってしまいましたが、どうしたらいいでしょう」ではなく、はっきりと「申し訳ありませんが辞退いたします」と伝えます。
誠意を込めて、謝意とともにインターンに参加できない旨を伝えましょう。
メールと電話の両方を使って連絡を入れる
断りの連絡を入れる際は、電話・メール両方を使いましょう。
友達同士のやり取りであれば、LINEで一言連絡すれば、問題ありません。
しかしビジネスシーンで相手に謝るときは、電話で直接相手と話す・直接相手の企業を訪問して対面で謝り、しっかり謝意を伝えるのが基本です。
学生の場合、内定辞退の連絡で、相手企業・人事を直接訪問する必要はありません。
しかし、メールするだけでなく、電話で一言謝るようにしてください。
メールは相手が出張などで不在の場合、しばらく読まれない可能性もあります。
内定キャンセルが早く相手に伝われば、相手企業が、代わりのインターン生を受け入れられるかもしれません。
メールした上で電話し、少しでも早く連絡するのが、相手を思いやる行動です。
長期インターンを断る際のポイント
長期インターンを断る際のポイントを見ていきましょう。
以下のポイントに気を付けて連絡すれば、後の就職活動に響く心配はまずありません。
相手企業にとっても、インターン生はまだ社員ではなく、「お客様」になる可能性のある方です。
インターンの試験に合格したということは、見どころのある学生と評価されていることも意味します。
今後就職活動でもう一度その企業にエントリーする可能性も考え、礼儀正しく断りを入れ、印象をよくしておきましょう。
早めに連絡を入れる
一番大切なことは、内定辞退が決まった時点で、早めに連絡を入れることです。
早く連絡すればするほど、相手企業が、代わりの学生を受け入れるなどの対応をしやすくなります。
インターン開始直前では、企業側も学生を受け入れる準備を済ませているので、キャンセルとなれば大きな失望を与えてしまうでしょう。
内定以外のやむを得ない事態で、キャンセルの可能性がある場合も同様です。
身内が危篤になり参加できるかわからなくなった、病気やケガをしてしまいプログラム開始までに参加できる体調になるかわからない、といったケースが考えられます。
その場合も正直に今の状況を伝え、担当者の指示を仰いでください。
早いうちに連絡すれば、多少の融通をきかせてくれる可能性も高いです。
断る理由をしっかり伝える
電話で「どうして来られなくなったのですか」と相手から聞かれる可能性もあります。
そこで、嘘をつく必要はありません。
「別の企業から長期インターンの内定をもらっていて、そちらに参加するつもりです」と正直に話しましょう。
学生が複数のインターンに申し込む可能性があることは、人事担当者も十分理解しています。
相手がどこの企業のインターンに参加するか、どうしてそちらを選んだのか、さらに尋ねてくる場合も、決して怒っているわけではありません。
その質問は、同業他社に学生をとられた結果を受け止め、今後の採用活動などにフィードバックしたいという目的です。
ライバル企業の名前や、辞退理由を正直に述べても、問題ありません。
逆に正直に理由を話してくれたことを
感謝される可能性もあります。
電話は営業時間内にかける
メールはいつ出しても構いませんが、電話は相手に失礼のないよう、営業時間内にかけましょう。
この営業時間は、店舗の営業時間とは異なります。
本社機構に営業時間という概念はないのですが、連絡するなら、相手がいる可能性の高い9時～18時ごろまでにしましょう。
夜に電話をかけても、相手が不在でつながらない場合もあります。
また、土日に営業しているお店の企業でも、本社・人事担当はカレンダー通りに休んでいることが多いです。
土日祝日に内定辞退が確定した場合、休日明けの月曜日・火曜日に電話するようにしてください。
電話する際は、人事担当部署に直接つながる番号がわかっていれば、そちらにかけます。
わからない場合は、ホームページなどに記載されている番号にかけましょう。
言葉遣いに気を付ける
学生の身分とはいえ、電話・メールの言葉遣いは、ビジネスシーンにふさわしいものにしましょう。
メールの場合は、文面をよく推敲して、相手に失礼がないかよく確認してください。
電話をかける場合、あらかじめ台本を用意しておくのも、ひとつの手です。
とくに今はLINEなどでやり取りすることが増え、電話をかけること自体に慣れていない学生もたくさんいらっしゃいます。
電話でちゃんと話せるか不安だという方は、話す内容を事前に書いておくと、話しやすいです。
社会人になると、ビジネスシーンで、相手と電話で話す場面が増えます。
就職活動でも、人事の方と次の選考に進む際の連絡などで、電話することがあるでしょう。
企業に連絡する必要ができたことを、将来の練習になると前向きに考えてください。
スケジュール上の問題がなければ複数社受けても大丈夫
もし長期インターンの期間がかぶっていないのなら、複数社のプログラムを受けること自体は、問題ありません。
実際、複数のインターンにチャレンジする学生も多いです。
とくに短期インターンは、長期インターンより少ない負担で、企業の仕事内容や雰囲気を知ることができるメリットがあります。
第一志望の業界で長期インターンに臨み、ほかにも興味がある業界があれば短期インターンを利用して、企業研究するのもおすすめです。
一般的な長さの長期インターンをひとつ受ければ、夏季休暇期間はほとんど残っていないでしょう。
まだスケジュールに余裕があれば、短期インターンなどの利用をぜひ検討なさってください。
別の企業のインターンを受けることで、思わぬ視野が広がることもあります。
長期インターンの断り方！メールと電話での例文を紹介！
最後に、長期インターンの内定辞退をする際の例文をご紹介します。
メール・電話どちらも掲載するので、どのように断ればいいか困っている方は、ぜひ参考になさってください。
基本的には先にメールを出した上で、電話で確実に相手に辞退することが伝わるようにします。
メールはスマートフォンから送ると改行がずれることがあるので、パソコンから送るのが基本です。
メールのタイトルで自分からの内定辞退が目的であることがわかるよう、タイトルに大学名や氏名を入れてください。
例文：メール
（タイトル）インターン辞退のご連絡 / 〇〇大学××学部 （氏名）
お世話になっております。
〇月〇日からの長期インターンに応募した、〇〇大学の（氏名）です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
誠に勝手なお願いですが、インターンへの参加を辞退させていただきたくメールいたします。
せっかく貴重なチャンスを与えていただいたところ、大変申し訳ございません。
本来であれば直接お伺いし謝罪すべきところ、メールでご連絡することになり重ねてお詫び申し上げます。
後ほど改めて、電話にて謝罪させていただく所存です。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
◯◯大学××学部
（氏名）
（電話番号）
（メールアドレス）
例文：電話（担当者へつないでもらう場合）
お世話になっております。
〇〇大学××学部の（氏名）と申します。
インターンシップの件でお電話いたしました。
人事部の（担当者名）様（相手の氏名が不明の場合は「ご担当者様」）はいらっしゃいますか。
（不在と伝えられた場合）
いつ頃お戻りになりますか？
（相手の解答を待って）
ありがとうございます。〇時ごろ改めて電話いたします。
例文：電話（担当者にインターン辞退の旨を伝える）
お忙しいところ失礼いたします。
先日インターンシップ内定の連絡をいただいた、〇〇大学の（氏名）です。
ただいまお時間大丈夫でしょうか。
私の勝手な事情で申し訳ありませんが、インターンシップ参加が難しくなり辞退いたしたく電話いたしました。
貴重な機会をいただいたところ、大変申し訳なく思っております。
（相手から了承の返事を受け）
この度は私の勝手で大変ご迷惑をかけ、申し訳ございません。
失礼いたします。
おわりに
複数の企業から長期インターン内定の連絡を受ける可能性は、決して低くありません。
後の就職活動で悪印象を与えないだけでなく、相手企業の方の迷惑を最小限にするためにも、速やかに辞退の連絡を入れましょう。
メール・電話で言葉遣いやマナーに気を付けて丁寧に謝罪すれば、辞退しても問題は起きません。
倍率の高い人気企業の長期インターンに参加を希望する方・インターンシップのために十分なスケジュールを空けられる方は、ぜひ複数のインターンシップに応募しましょう。
