はじめに
「面接後のお礼メールは絶対に送らないとダメなの？」 「面接後にお礼メールを送りたい場合、何を書いたらいいの？」 「面接後のお礼メールを送る適切なタイミングは？」 現在、就活中という方で、面接後に送るお礼メールについて疑問がある方は多いのではないでしょうか。
この記事では、お礼メールが必要な理由やお礼メールを送る適切なタイミングに加え、面接後のお礼メールの構成のポイントなどを紹介しています。
この記事を読むことで、面接後に送るお礼メールの基本をマスターできるため、スムーズに文章が浮かぶでしょう。
また、面接後のお礼メールの例文も紹介していますので、書き方を参考にできます。
面接を控えている方は、ぜひこの記事を参考にしてください。
面接後のお礼メールは必要？
面接のお礼メールを送っても、選考には影響を与えないという意見もあります。
ですが、実際には選考通過の最後のひと押しになることは少なくありません。
たとえば、あなたを次の面接に進ませるか悩んでいる時、面接だけでは今一つ人柄がわからず選びあぐねている時、ほぼ同等な評価の応募者を前にいずれかを選ぶ必要がある時などには、お礼メールが後押しになることがあり得ます。
お礼メールを送れば評価が高まるというのではなく、感謝ができる心やメールをすぐに送るという配慮ができる点がポイントが高いのです。
ビジネスをしていくうえでは顧客や取引先、職場の同僚など多くの人と関係を持ちます。
常に感謝の気持ちを忘れず、伝えられる人は一緒に働いていても気持ちが良いですし、顧客や取引先の前に出しても安心できる人材と評価してもらえます。
面接後のお礼メールを送るタイミングはいつ？
就活の選考では、面接は複数回にわたって段階的にステップアップした選考が実施されます。
そのため、果たして一次の後なのか、二次の後なのか、最後のひと押しになるのか迷われる方もいるかもしれません。
面接のお礼メールが与える印象からいえば、すべての面接の段階で、面接ごとに送るのが基本です。
人に感謝する気持ちを持っている人柄である、礼儀やマナーをわきまえていることを示すためには、段階を問わず、必要となることは言うまでもありません。
定められたタイミングはない
面接のお礼メールを送るかはあくまでも任意なので、どの段階で送るかの定められたタイミングはありません。
最初の一次面接は受験者も多数いたので、いちいちお礼メールが送られてもかえって迷惑ではと心配する方もいるかもしれません。
一方、面接時の担当者の反応が悪かったので、きっと落とされるに違いないと思い、にもかかわらずお礼メールをするのは笑われそうで恥ずかしいと不安な方もいることでしょう。
ですが、お礼メールは感謝の気持ちを持てる人、礼儀正しい人であることをアピールできるチャンスです。
面接で失敗したと感じた人こそ、誠意を込めて送れば挽回できるかもしれません。
一方、一次面接ではお礼メールを送ったのに、二次面接後には送らないと、他社に気持ちが向いているのではと詮索されかねないので、毎回送るようにしましょう。
面接をした当日中に送ろう
面接のお礼メールにタイミングは定められていないとはいえ、面接のお礼ですので、選考結果の通知が届いてからでは意味がありません。
ベストなタイミングは面接を受けた当日中です。
ほかの面接や就活に時間がかかり、当日中に送ることができなかった場合でも、遅くとも翌日には送るようにしましょう。
面接官は複数の方と1日何度も面接しているケースがほとんどです。
時間が空いてしまうと、どんな人物だっけと思い出すにも時間がかかります。
当日中にお礼メールをすることで、「あの学生さんはおとなしそうだったけれど、礼儀がきちんとしているんだ。」など印象を変えることもできるかもしれません。
一次面接後のお礼メールの基本
一次面接を終えた後にお礼のメールを送ろうとしている方はお礼メールを書く際の基本的なポイントを抑えておくと、よりよい印象を与えられるようになるでしょう。
そこでここでは一次面接後のお礼メールの基本を3つご紹介します。
メールアドレスはわかりやすいものを使う
1つ目は担当者からみて学生の見分けがつきやすいメールアドレスを使うという点です。
人事担当者は１日でいくつものメールを受信し、確認しています。
そのため、少しでも楽に判別できるように自分の名前が入っているメールアドレスを用いるのが良いでしょう。
大学指定のメールアドレスはドメインの信用度もあり、名前が入っている場合が多いため、非常におすすめです。
できる限り、好きなキャラクターや趣味の名前が入っているメールアドレスは控えるようにしましょう。
絵文字や色文字を使用しない
2つ目は絵文字や色文字を使用しないという点です。
これはビジネスマナーでもありますが、目上の人に絵文字や色文字を使用することはあまり好ましくありません。
人事担当者への敬意を示すためにも、絵文字や色文字を使用するのは控えましょう。
正しい敬語を用いる
3つ目は正しい敬語を用いるという点です。
人事担当者に送るメールであるがために丁寧な文章を意識しすぎて、誤った敬語を使ってしまう人もいるかと思います。
誤った敬語の使い方をしていると人事担当者からは正しいマナーが身についていない人であると捉えられてしまうかもしれません。
そのようなことがないように、あらかじめ正しい敬語の使い方を身につけておきましょう。
お礼メールで間違えやすい敬語の例
お世話になっています→お世話になっております 話を聞いて→お話を伺って 忙しいと思いますので→ご多忙かと存じますので よろしくお願いします→よろしくお願いいたします、よろしくお願い申し上げます
面接後のお礼メールの例文
面接のお礼メールでの基本的なポイントを身につけたら、次はお礼メールの例文を実際にみてみましょう。
例文
件名：○月×日 採用面接のお礼（○○大学 氏名）
○○株式会社 人事部△△様 お世話になっております。 ○○大学の○○ ○○（氏名）と申します。 本日はお忙しい中、面接をしていただき、誠にありがとうございました。 面接を通して△△様のお話を伺い、貴社の魅力や将来性の理解が深まり、貴社で働きたい気持ちが、ますます強くなりました。 取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたく、メールさせていただきました。 ご多用かと存じますので、ご返信は不要です。 このたびは貴重な機会を頂きまして、ありがとうございました。 今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。 --------------------------------------------------------------- ○○大学○○学部○○学科 氏名：○○ ○○ 住所 ：×××××××××××× 電話：××××××××× e-mail：××××××××× ---------------------------------------------------------------
面接後のお礼メールの構成のポイント
お礼のメールは基本的に宛先、件名、宛先、本文、署名で構成されています。
そこで、ここではお礼メールの5つの構成部分とそこでのポイントを解説していきます。
あらかじめ目を通しておくと間違いを減らすことにつながるので確認しておきましょう。
- メールの宛先は採用担当者にする
- 件名をシンプルでわかりやすいものにする
- 宛名に間違いがないようにする
- 本文は読みやすさを意識する
- 結びの文を添える
- メールの署名を忘れないようにする
メールの宛先は採用担当者にする
面接のお礼だから、実際に面接をした面接官に送るのかと思われるかもしれません。
ですが、新卒採用の面接では、面接官と就活生が直接、名刺を頂戴するケースは稀であり、面接を受ける応募者が多い企業などでは、面接官がどの部署の誰なのかもわからないことさえあります。
面接官は1人ではなく、2人、3人と身構えているケースも少なくありません。
その一人ひとりに送るというのは現実的ではなく、面接官はあくまでもチェックシートなどを通じて報告を行い、意見を言う立場にあり、それらをとりまとめて最終的に選考を行うのは人事部の採用担当者です。
エントリーした最初の段階から内定を出し、入社する段階まで一貫して窓口となる人です。
就活生とメールや電話、郵便などのやり取りをする窓口となり、メールアドレスなども面接の段階でわかっているはずなので、あなたを担当する採用担当者に対して送りましょう。
件名をシンプルでわかりやすいものにする
件名を必ず付ける必要があります。
事前に採用担当者から貰ったメールへのリプライといった形はNGです。
ましてや、面接の日程調整や日程変更のメールへのリプライを件名にすれば、相手を混乱させてしまいかねません。
件名はシンプルに「面接のお礼」といった形でかまいません。
逆に「本日の面接について」などと件名を書けば、何か問題でもあったのか、選考辞退でもされるのかと焦らせてしまうので気を付けましょう。
ただし、採用担当者の元には、面接のお礼メールをはじめ、ほかの就活生から多くのメールが届いている可能性があります。
そのため、件名にも大学名と氏名を入れるようにしましょう。
宛名に間違いがないようにする
宛名は基本的に企業の正式名称、採用担当者の所属部署、採用担当者の名前の3点を記載します。
そこで特に気をつけるべきことは名前の間違いです。
まず、企業の名前は「〇〇株式会社」のように正式名称で書くようにしましょう。
また、宛名でお相手の名前を間違えてしまうと失礼に当たるので、必ず事前に確認して間違いがないかを確認しましょう。
本文は読みやすさを意識する
企業へのお礼メールというと、時節のあいさつや「ご清栄のことと存じます」など企業向けのお決まりのあいさつを入れたほうが良いのかとか、選考に少しでも配慮してもらえるような文面を書くべきかと悩むかもしれません。
または、面接官と、どのような話をしたか、面接の感想などを伝えたほうが良いのかと悩まれる方もいることでしょう。
面接のお礼メールはほかの就活生からもどんどん送られてくる可能性があるので、時節のあいさつや余計な社交辞令は必要ありません。
機会を設けていただいたことへのお礼と面接で印象に残ったこと、次の面接への意欲を示せば十分です。
内容面の読みやすさとともに、見た目の読みやすさを意識してください。
一文は30文字程度に抑え、適宜、行間を空けるなど読みやすさを意識しましょう。
企業に対して感じた魅力や面接の印象を簡潔に伝える
本文中には面接のお礼だけでなく、企業に対して感じた魅力や面接の印象を前向きな表現で書くこともポイントです。
採用担当者は一日に何通ものメールを受け取り、読まなくてはいけません。長々書いてしまうと余計な時間を使わせてしまうことになります。
「面接でお話を伺い、貴社の経営方針に深く共感いたしました」「貴社で働く姿をイメージできた」など、簡潔に企業に感じた魅力や面接での印象を伝えるようにしましょう。
結びの文を添える
面接のお礼メールの冒頭には、面接の機会や時間を取っていただいたことのお礼となりますが、最後の結びの言葉も欠かせません。
もちろん、選考に受かるよう懇願するような結びでは、相手も引いてしまうので、お礼メールで下駄を履かせてもらおうなどという意図は見せないことが大切です。
とはいえ、さりげなく、次の機会を望んでいることを示すのは問題ありません。
採用担当者も就活生が自社以外にも複数の企業にエントリーして面接を受けてることは理解していますので、入社意欲の高さを示すことはむしろ必要です。
結びとしては、「今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。」や最初と最後にお礼を述べる「本日は誠にありがとうございました。」が一般的です。
メールの署名を忘れないようにする
件名や本文に大学名や氏名を入れたから問題ない、採用担当者は自分のメールアドレスも知っているからと、大学名と氏名が入った本文だけで送信するのは良くありません。
相手が知っていても、ビジネスメールをやり取りするうえでは、署名を付けるのが基本です。
就活生の場合は、大学名と学部名、氏名に加えて、連絡先となる住所、連絡がつきやすい電話番号、やり取りをしているメールアドレスを記載します。
今後も多数の企業と何度もメールのやり取りが発生することになりますので、企業を問わず使える、就活用の署名を作成しておきましょう。
面接後のお礼メールで押さえておきたいこと
面接のお礼メールは基本的な構成に沿って、企業ごとや実際の面接に即した内容でまとめることが必要です。
もっとも、具体的な文面は実際に受けた面接に応じて、適宜、合わせる必要がありますが、企業を問わず、面接の内容を問わず、押さえておきたい大切なポイントがあります。
それは選考の通過や内定獲得を目指した面接に関わるお礼のメールだからこそのポイントと社会人としての第一歩として、ビジネスの現場で求められる相手への配慮です。
面接のお例メールに必ず記載したい、採用担当者からの返信は必要としない旨の記載と送る時間帯の配慮は就活ならではの事情と社会人としての配慮の双方を兼ね備えます。
また、面接で質問した内容に触れる点は、選考を目指した面接ならではのポイントです。
返信不要と記載をする
「返信不要」とは、送った面接のお礼メールへの返信は結構です、という意味です。
「ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。」とか、「ご多用かと存じますので、ご返信は不要です。」といったフレーズを必ず一文添えましょう。
忙しい採用担当者の業務を煩わせないための、マナーであり、配慮です。
新卒採用の時期は毎日何人もの就活生と面接を行い、日程調整や選考通知の連絡のために多くの就活生とメールでのやり取りが発生します。
さらに面接のお礼のメールも多数の就活生から集中的に届くことも予想され、いちいちそれに返信するとなると時間も足りなくなります。
採用担当者に余計な負担をかけない気遣いを示せることも、印象アップにつながり、ビジネスの基本をわきまえていることを伝えられる大切なポイントです。
面接で質問した内容に触れる
面接のお礼をシンプルに述べるだけでもあいさつメールとしては十分ですが、選考通過の最後のひと押しにつなげたいなら、面接で質問した内容にも触れましょう。
面接官から言われた一言や伺った話があなたの印象に強く残っていることを伝えることで、面接に意欲を持って集中して臨んでいたことを伝えることができます。
多くの就活生が何社もエントリーして面接を受けるので、どれだけ本気で面接を受けていたのか、採用担当者としては気になるところです。
シンプルな文面は、どの企業でも汎用性があり、本命度や真剣度が伝わりにくく、形式的に送信している印象さえ与えてしまいます。
実際の面接の際の内容に触れることで、入社意欲の高さや本気度をアピールでき、最後のひと押しにもつながりやすくなります。
送る時間帯に注意する
面接のあいさつメールを送るタイミングは特に定めはなく、理想は当日中、遅くとも翌日までにという基本をお伝えしました。
ですが、いつでも良いのではなく、送る時間帯には注意が必要です。
会社のパソコンを開くのは営業時間中だし、メールは何時に送ろうと相手に迷惑をかけないのではと思われるかもしれません。
ですが、送信時間が深夜3時などとなれば、どんなライフスタイルを送っているのかと、懸念を持たれてしまう可能性があります。
当日がベストですが、面接の時間が遅くなってしまった場合には、翌日の出社時までには届くように、大学に行く前や就活をスタートさせる前の朝7時から9時頃までに送っておくか、業務が始まった朝9時から10時頃の早い時間帯に、昨日の面接のお礼メールを送ると良いでしょう。
電話でのお礼はできる限り避ける
面接後のお礼は、「直接伝えた方が丁寧で印象が良いのではないか」と考える方もいるでしょう。しかし、直接電話でやり取りすることは業務の妨げになり、相手の時間を奪ってしまう結果になります。
面接官や人事担当者から「電話で」という指示がない限り、お礼はメールで送るのがマナーです。
メールであれば、担当者の手が空いた時や好きなタイミングで読むことができるため、電話のように業務の妨げになることは少ないでしょう。
フランクな面接だったとしても礼儀をわきまえたメールを送る
面接の方法は、企業によって様々です。
雑談形式などフランクな形で面接が行われることもあれば、カッチリした面接でも面接官がフレンドリーな対応をしてくれることもあるでしょう。
たとえフランクな面接だったとしても、礼儀をわきまえたメールを送ることが大切です。
面接の雰囲気の、ままフランクなメールを送ってしまうと、マイナスな印象を与えてしまうことになります。
前述したように、敬語を正しく使う、絵文字や色文字を使わないなど、ビジネスマナーに沿ったメールを送るようにしましょう。
丁寧にメールを作成することを意識し、自分で自分の印象を下げてしまわないように注意してください。
面接後に使えるお礼メールの例文
面接のお礼メールのイメージが湧くよう、例文をいくつかご紹介します。
あくまでも一例であり、実際に書く際には、面接を受けた企業や面接でのやり取りに対応させて、書く必要があります。
例文1は一次面接、二次面接問わず、どの面接でも応用が可能です。
面接官とのやり取りで印象に残ったことを1つだけ挙げたうえで、入社意欲の高さをアピールしている点がポイントです。
例文2は、面接後のお礼メールを送る間もなく、選考通過の案内メールを受け取った際の、面接へのお礼と選考通過のお礼を兼ねたメールの例文です。
中小企業や面接の段階が進んで絞り込まれた段階では、当日や翌日に選考通知が届くこともあるため、お礼のメールを送ろうと思ったら、選考通過のメールが届いてしまったケースに使えます。
例文3は、会社の役員や社長へ送る場合のお礼メールの例文です。
社長や役員面接は、採否の決定がすぐに行わることも多いため、速やかにお礼のメールを送りましょう。
このときの宛先については、採用担当者宛に「くれぐれもよろしくお伝えください」という文章を添えて送るのが一般的です。
ただし、社長などと長く話すことができた場合は、直接社長宛に送っても良いでしょう。
例文4は、直属の上司になる可能性がある、社員や現場のマネージャーに送る場合の例文です。
この場合は、入社後、深くかかわることが想定されるため、部署名や相手の名前を正確に記載するようにしましょう。
いずれの場合も、普段は人事に関わりのない方が面接を担当していることが多いため、感謝が伝わるような内容にすることが大切です。
【例文1】一次面接や二次面接へのお礼の場合
件名：【◯◯大学 氏名】本日の面接のお礼
株式会社◯◯ 総務人事課 △△様 お世話になっております、 ◯◯大学◯◯学部の○○○○（氏名）と申します。 本日は面接のお時間いただき、ありがとうございました。 面接を担当された××様のお話を伺い、改めて貴社への志望意欲が高まりました。 社員に求めることについてお伺いした際に、「限界への挑戦」とのお答えを頂いたのが、強く印象に残っております。 貴社への入社が叶った際は、チャレンジ精神を忘れず、常に成長を追い続けて貴社の業績に貢献できればと考えております。 ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。 本日は誠にありがとうございました。 --------------------------------------------------------------- ○○大学○○学部○○学科 氏名：○○ ○○ 住所 ：×××××××××××× 電話：××××××××× e-mail：××××××××× ---------------------------------------------------------------
【例文2】選考を通過した場合
件名：【◯◯大学 ○○ ○○（氏名）】一次面接選考通過の御礼
株式会社○○ 人事部 △△様 お世話になっております。 ◯◯大学の◯◯◯◯（氏名）と申します。 昨日は面接のお時間を取っていただき、本日、一次面接選考通過のお知らせを頂きまして、誠にありがとうございます。 面接官の××様に入社後に一番印象に残っているお話を伺い、貴社で活躍したいとの思いが、ますます強まりました。 次の機会を頂けて、大変嬉しく思っております。 お忙しい中恐縮ですが、次回の選考でも、どうぞよろしくお願い申し上げます。 ご多忙と存じますので、ご返信には及びません。 --------------------------------------------------------------- ○○大学○○学部○○学科 氏名：○○ ○○ 住所 ：×××××××××××× 電話：××××××××× e-mail：××××××××× ---------------------------------------------------------------
【例文3】会社の役員や社長へ送る場合
件名：【◯◯大学○○○○（氏名）】本日の最終面接のお礼
株式会社◯◯ 代表取締役社長△△様 お世話になっております。 本日●時より面接していただきました、◯◯大学◯◯学部の○○○○（氏名）と申します。 本日は面接のお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。 面接では、今後の事業展開や企業理念のお話に、感銘を受けました。 貴社の一員として働きたいという気持ちが、ますます強くなりました。 貴社への入社が叶った際は、より一層努力し、貢献したいと考えております。 ご多忙かと存じますので、返信には及びません。 末筆ながら、貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。 --------------------------------------------------------------- ○○大学○○学部○○学科 氏名：○○ ○○ 住所 ：×××××××××××× 電話：××××××××× e-mail：××××××××× ---------------------------------------------------------------
【例文4】社員や現場のマネージャーに送る場合
件名：【◯◯大学○○○○（氏名）】本日の面接のお礼
株式会社◯◯ 〇〇部〇〇課〇〇様（氏名） お世話になっております。 本日●時より面接していただきました、◯◯大学◯◯学部の○○○○（氏名）と申します。 本日は面接のお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。 面接では、貴社が現在手掛けているプロジェクトのお話や、○○様の「○○」というお話に感銘を受けました。 貴社の一員として働きたいという気持ちが、ますます強くなりました。 面接の機会を与えていただいたお礼を申し上げたく、メールをお送りました。 ご多忙かと存じますので、返信には及びません。 末筆ながら、貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。 --------------------------------------------------------------- ○○大学○○学部○○学科 氏名：○○ ○○ 住所 ：×××××××××××× 電話：××××××××× e-mail：××××××××× ---------------------------------------------------------------
面接後のお礼メールについて理解を深めよう
面接のお礼メールを送るべきか迷っているなら、送るのがベストです。
感謝の気持ちを持てる人柄や礼儀正しさを伝えることができ、一緒に働きたい人物、安心して仕事を任せられる人物との印象を与えることができます。
選考通過の最後のひと押しとなる可能性も少なくありません。
送るタイミングはできる限り当日中に、採用担当者宛てに送りましょう。
件名を明確にし、読みやすく、シンプルでありながらも、入社意欲の高さがさりげなく伝わる内容がベストです。
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