【就活】事務職の仕事内容～向いてる人、向いてない人の特徴～

会社には必ずと言っていいほど欠かせない事務職。

その仕事内容はオフィスでのデータ入力業務や書類の対応、電話対応や来客対応など多岐に渡ります。

事務職は主に女性から人気のある職業の一つですが、実は他の職種と比較しても専門職としての能力が求められる職種です。

そのため、向いてる人と向いてない人の特徴も顕著に現れる職種といえるでしょう。
今回は新卒学生の皆様に向けて、事務職の仕事内容や向いてる人・向いてない人の特徴についてご紹介させていただきます。

【事務職の仕事内容】事務職とは

事務職とは、企業内のさまざまな業務をサポートする職種です。

たとえば、営業職が商談するにあたって、必要な資料を作成したり、応接室を手配したりします。

直接的に会社の利益に貢献するわけではありませんが、陰ながら支える仕事です。

また、求められるスキルは多いものの、未経験でもOKという求人は多く存在します。

事務職を志望する就活生は、パソコンやオフィスワークなどの基本的なビジネススキルを身につけましょう。

【事務職の仕事内容】主な仕事内容

事務職の主な仕事内容は、以下の5つです。

事務職は、さまざまな部署をサポートする仕事です。

そのため、多岐にわたる業務内容をこなします。

どの企業に入社しても担当する可能性があるため、本章を読み仕事内容を理解しておきましょう。

書類作成やファイリング

事務職は書類作成やファイリングを担当します。

契約に必要な書類一式や報告書などの書類を作成します。

完成したのち、内容を整理して保管します。

さまざまな部署の業務を記録する大切な役割です。

現在は、紙での保存ではなくデータ上での保存が浸透しています。

共有のファイルを作成することで、管理が楽になるという意図もあります。

ただし、すべての企業が採用しているわけではありません。

重要度の高い書類については紙で保管している場合もあります。

データ入力

事務職は、データ入力も仕事の1つです。

来訪した顧客の情報や売上データを集計し、専用システムに入力します。

企業の規模や顧客数によってデータ量は異なります。

日々、入力していかないと別の業務に支障が出るでしょう。

そのため、データ入力はスピードと正確さが求められる業務です。

最初は慣れない業務であるため、別の従業員とWチェックしたり、細かくデータを確認したりしましょう。

備品管理

備品管理も事務職が担当します。

文房具やコピー用紙など、オフィスで使う備品の在庫を管理します。

重要度は高くないものの、常に使うものであるため、定期的に確認することが大切です。

必要な備品をリスト化し、不足したものについては発注しましょう。

備品の到着には、時間がかかるため、足りなくなる前に発注することが大切です。

また、掃除道具や電球といった物も担当します。

社内に必要なものをあらかじめ把握しておきましょう。

電話やメール

電話やメール対応も事務職の仕事です。

社内外からの問い合わせに電話やメールで対応します。

とくに電話対応は即座に対応する必要があるため、社内に関する幅広い情報を頭に入れておく必要があります。

事務職の対応が会社の印象に直結する仕事です。

丁寧な言葉遣いと迅速な対応が求められます。

入社後のビジネスマナー研修や社内に用意されているマニュアルを使い、適切に対応しましょう。

来客対応

事務職は来客対応までこなします。

来客対応は、来社されたお客様を受付し、目的と身元を確認する仕事です。

「本日はどのようなご用件でしょうか？」と話しかけましょう。

もし、商談や打ち合わせの予定があれば、担当者に電話をかけ取次ぎます。

また、飛び込み営業の場合は、企業の規則に沿って適切に対応します。

来客対応は、会社の第一印象を左右する重要な仕事です。

会社の“顔”となる業務であることを認識しましょう。

【事務職の仕事内容】事務職の種類

事務職は、会社の規模や業界によっても仕事内容は異なります。

本章では、以下の8種類について解説します。

あなたが志望する業界や企業はどれに当てはまるかチェックしてください。

1.一般事務（OA事務）

一般事務は、主な仕事内容で解説した内容と同一です。

書類作成やデータ入力、電話応対など、オフィス全体のサポートをする役割になります。

1つの作業に特化するのではなく、同時進行でさまざまな業務を担当します。

たとえば、1日のスケジュールを立てても、営業部から突然仕事の依頼がくることもあるでしょう。

その際は、優先順位を考え、適切に対応しなければなりません。

また、作業効率を上げるためには、パソコンスキルと事務処理能力を身につけましょう。

2.営業事務

営業事務は、営業のサポートがメインの仕事です。

営業担当者に代わって、見積書や契約書の作成、受発注管理などを担当します。

営業担当者は、顧客との商談や外出が多く、事務作業に時間を割けません。

もちろん、自分で作成する場合もあります。

しかし、営業事務と役割分担することで、お互いの仕事に専念できます。

営業事務は、社内外とのやり取りが多く、コミュニケーション能力も重要です。

3.経理事務

経理事務は、会社の経理部として伝票処理や仕訳、入出金管理、月次決算の補助をする仕事です。

たとえば、営業部が商談に利用した領収書に不備がないかチェックします。

もし、金額が通常より高い場合、本当に利用したのか問い合わせることもあるでしょう。

経理事務は、ほかの事務職と比較して数字に強く、正確性が重要な職種です。

「少しくらいのミスなら大丈夫」と油断していると、経営に大きな悪影響を与えるため、責任感が求められます。

4.総務事務

総務事務は、社内イベントの運営や備品管理、施設管理など会社全体を支える仕事です。

他部署での仕事が膨大となり、時間が足りない場合、総務事務が代行することがあります。

そのため、幅広い知識とスキルが必要になる職種です。

一方で、他部署と関わる機会が多いため、人脈が広がる職種でもあります。

総務としてサポートすることで、社内から感謝される機会が多くなるでしょう。

5.人事事務

人事事務は、従業員の入社から退社までを総合的に対応する仕事です。

ほかにも、採用活動のサポートや勤怠管理なども担当します。

社内外問わず、人と関わる機会が多いため、適切に信頼関係を築くことが重要です。

また、人事事務は仕事上、従業員の個人情報を扱います。

外部への漏出は信用を大きく失うため、高い倫理観が必要です。

会話でも同様です。

誰も聞いていないと思い込み、安易に話すと第三者に伝わる可能性があるので注意してください。

6.金融事務

金融事務は、口座開設や契約手続き、顧客対応をする業務です。

主に銀行・証券・保険会社などの業界で配置される職種になります。

金融業界は、別業界と異なり、高い正確性と専門知識が求められる業界です。

入社前から身につける必要はありませんが、入社後は日々の業務を通じて勉強する必要があります。

金融に興味のある就活生は、簿記やファイナンシャルプランナーの資格を目指してみるのも有効です。

7.医療事務

医療事務は、病院やクリニックでの受付対応や診療報酬請求(レセプト業務)を担う事務です。

一般業務の仕事を基準とし、医療要素が加わります。

たとえば、診察券や保険証の確認です。

医療事務特有の仕事であるため、医療の基礎知識が必要になります。

一方で、来院する患者はさまざまな悩みや症状を抱えているため、丁寧な接遇が重要です。

医療事務に関する資格を取得しておくことで、未経験からでも内定を獲得しやすくなります。

8.貿易事務

貿易事務は、輸出入に関する書類作成や通関手続き、海外とのやり取りを行う業務です。

国内取引と比較して、必要になる書類や手続きが増加します。

さらに、貿易事務が輸送の手配まで行います。

どの国と貿易しているかによりますが、書類や連絡が日本語であるとは限りません。

英語を始めとし、さまざまな国の言語を習得しましょう。

また、貿易事務はほかの事務と比較し、専門知識が必要とされる職種です。

【事務職の仕事内容】事務職に向いてる人と向いてない人の特徴

さて、ここまで事務職の仕事内容や種類について紹介をしてきましたが、事務職は向いてる人と向いてない人がはっきりしている職種でもあります。

単純作業、退社時間が調整しやすいなどの楽なイメージが先行している事務職ですが、向いてない人が選んでしまうと後で後悔をしてしまうかもしれません。

自分が事務職に向いてるか向いてないか、仕事内容をよく理解した上で判断してください。

事務職に向いてる人

事務職は、さまざまなスキルが一度に求められます。

一方で、研修やマニュアルがあるため、未経験でも入社できるチャンスがあります。

事務職に向いている人についてより詳しく知りたい人は、こちらの記事を参考にしてください。

事務職に向いている人の特徴はこれ！業務内容から必要な能力まで徹底解説！

事務職に向いてない人

さて、逆に事務職に向いてない人はどんな人でしょうか。

まず、事務職の仕事内容は基本的に一歩引いて他の職種の仕事をサポートするものがほとんどです。
そのため、必然的に地味でルーチンワークが多いといえます。

華やかな成績を残して周りから評価されたり高い給与をもらいたいという人や、決まった仕事ではなく裁量が大きい仕事をしたいという人には向いてないといえるでしょう。

また、仕事内容を考えると細かな作業が苦手な人や面倒くさがりの人も、向いてないといえます。

スキルの面から考えると、事務職にパソコンのスキルは必須です。

特にExcelやWordなど、Microsoft Office製品は毎日と言っていいほど扱うことになります。

基本的な文字入力はもちろん、これらのソフトの操作も一通りできるようにしておかないと事務職をするのは難しいでしょう。

パソコンの操作が苦手だったり、1日中オフィスの中で単純作業を繰り返すのは嫌だという人は、事務職に向いていないといえます。

【事務職の仕事内容】事務職で働くメリット・デメリット

事務職には向いてる人と向いてない人がいますが、向いてないからといって必ずしも事務職を断念しなければいけないわけではありません。

事務職ならではのメリットやデメリットもありますので、事務職に魅力を感じるのであれば向いてないとしてもそれを克服して志望するのも一つの選択肢です。

では、事務職にはどんなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

どんな仕事にもメリット・デメリットはつきものですので、よく考えて選ぶようにしましょう。

まとめ

事務職の仕事内容や、事務職に向いてる人と向いてない人の特徴について、参考になりましたか？

事務職は高い専門性が求められる仕事であると同時に、基本的なビジネススキルが網羅されている職種です。

地味で評価されにくい側面もありますが、陰から会社の経営を支えることができ、他の社員から感謝されることも多い仕事といえます。

また、どの会社にも大抵事務職は必ず1人はいるものです。
それは、それだけ事務職という職種が会社から必要とされているということです。

新卒学生の皆さんにとって、新卒で入社できる会社はひとつだけです。

皆さんが就職を通してどうなりたいか、何を実現したいかを考えて就活に臨むようにしましょう。
そして、事務職の仕事内容に興味がある人は、ぜひ一度企業説明会や選考に参加してみてください。
 

監修者

柴田貴司

明治大学院卒業後、就活メディア運営｜自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート