インターンシップ時に覚えておきたい交通費請求の仕方（領収書・宛名）

インターン（インターンシップ）で交通費が出ると言われ、領収書の宛名を何にすればいいか迷っていませんか。

窓口で宛名を聞かれてすぐ答えられない、券売機やICカードで乗ったので宛名が書けない、といった場面は当日になって初めて気づくことが多いものです。

結論として、企業から指定がなければ、領収書の宛名はインターン先の企業の正式名称にします。

この記事では、宛名と但し書きの書き方、交通費のもらい方3通り、乗り物ごとの領収書の取り方、宛名を間違えたときの対処と問い合わせのメール例文を解説します。

インターンの領収書の宛名は企業の正式名称にする

インターンの交通費の領収書は、企業から指定がなければ、宛名をインターン先の企業の正式名称にします。

交通費を払うのはインターン先の企業で、領収書は企業の経理が支払いの記録として保管する書類だからです。

宛名が企業名になっていれば、経理はそのまま精算の処理に使えます。

ただし、企業によっては学生本人の名前を宛名にするよう指定していることもあり、案内に指定があれば必ず指定に従います。

ここでは、正式名称の書き方、指定がある場合の考え方、但し書きの書き方を順に説明します。

窓口で宛名を聞かれたときにすぐ答えられるよう、乗車前にインターンの案内メールを開いて企業名を確かめておくと、当日に慌てません。

株式会社の位置まで正しく書いてもらう

宛名の企業名は、株式会社などの法人の種類と、その位置まで正しく書いてもらいます。

株式会社〇〇と〇〇株式会社は、法人の種類が名前の前に付くか後ろに付くかの違いで、別の書き方になります。

略称や（株）のような省略は使わず、採用サイトや案内メールに書かれている正式名称をそのまま伝えます。

窓口で口頭で伝えると聞き間違いが起きやすいため、企業名をスマートフォンのメモに表示して見せると確実です。

グループ会社が多い企業では、インターンを運営している会社と、交通費を払う会社が違うこともあります。

案内メールの差出人の会社名と、交通費の説明に書かれた会社名が違うときは、交通費の説明に書かれた会社名を宛名にします。

どちらの会社名か判断できないときは、領収書をもらう前に人事の担当者へ確認すると、書き直しの手間がかかりません。

上様や空欄の領収書は避ける

宛名を上様にした領収書や、宛名が空欄の領収書は、企業から認められていない限り避けます。

上様や空欄では、誰に宛てた支払いの記録なのかがわからず、経理が精算に使えないことがあるためです。

券売機で出した領収書のように宛名欄が空いている場合も、自分で企業名を書き込まず、窓口で書いてもらうのが確実です。

領収書は本来、お金を受け取った側が書く書類なので、学生が書き足すと企業によっては受け付けてもらえないと考えられます。

空欄のままでよいか迷ったら、提出する前に人事の担当者へ確認します。

企業から宛名の指定を受けたら、その内容を案内メールと一緒に保存しておくと、ほかの日程のインターンでも同じ書き方で迷わずにすみます。

なお、学生本人の名前を宛名にするよう指定する企業では、氏名をフルネームで書いてもらいます。

但し書きは交通費として、と書いてもらう

但し書きとは、何の代金として受け取ったかを書く欄のことで、インターンの交通費なら交通費としてと書いてもらいます。

品代のような何の支払いかわからない書き方では、経理が交通費として処理できないためです。

乗車区間を入れられる窓口では、〇〇駅から〇〇駅の乗車券代として、のように区間まで書いてもらうと、企業側の確認がさらに楽になります。

往復で買った場合は、往復分であることがわかるように書いてもらいます。

企業から但し書きの指定がある場合は、宛名と同じく指定の文言をそのまま使います。

指定の文言はメモに書き写しておき、窓口では宛名と但し書きをまとめて見せると、一度で正しく書いてもらえます。

手書きの領収書では但し書きが空欄のまま渡されることもあるため、受け取ったその場で記載を確かめます。

インターンの交通費のもらい方は当日精算・後日振込・郵送の3通り

インターンの交通費のもらい方は、当日に現金で受け取る当日精算、後日に口座へ振り込まれる後日振込、書類を郵送して請求する郵送の3通りです。

どの方法でも、いつ・どの経路で・いくら払ったかを示す領収書か乗車記録が必要になる点は同じです。

どの方法になるかは企業が決めるため、案内メールや当日の説明で指定された方法に従います。

3通りのもらい方で準備するものと学生がすることは、次の表のとおりです。

表のどれに当たるかが案内に書かれていないときは、インターンの前日までに企業へ確認しておくと、当日に必要な書類をそろえられます。

当日精算は受付か終了後に領収書を渡す

当日精算では、受付か終了後に領収書を渡し、その場で交通費を現金で受け取ります。

受け取るときに受領書への署名や押印を求められることがあるため、印鑑を持参するよう案内があれば忘れずに持っていきます。

行きの領収書しかない場合でも、帰りの金額を自己申告で書くよう求められることがあります。

帰りの経路と金額は、乗り換え案内のアプリで事前に調べてメモしておくと、その場で慌てずに書けます。

現金を受け取ったら、金額をその場で確かめ、封筒に入れてかばんにしまいます。

受け取った金額が申告した金額と違うときは、その場で担当者に伝えると、後から問い合わせる手間がかかりません。

複数日のインターンで毎日精算する企業もあるため、日付ごとに領収書を分けて保管しておくと、渡すときに迷いません。

後日振込と郵送は精算書に経路と金額を書く

後日振込や郵送の場合は、企業から渡される精算書に、日付・経路・金額・振込先の口座を書いて提出します。

精算書の様式が無い場合は、A4の紙に次の5つを書いて領収書と一緒に提出すれば足ります。

• 件名（インターン交通費の精算）
• 参加日とインターンの名前
• 経路（〇〇駅から〇〇駅、往復）
• 金額（片道と往復の合計）
• 大学名・学部・氏名・電話番号・メールアドレス

口座情報は、銀行名・支店名・口座の種類・口座番号・名義のカナを、通帳やアプリの画面を見ながら書き写します。

振込先を1字でも間違えると振込が戻ってしまい、交通費を受け取るのが遅れる原因になります。

郵送するときは、領収書をのりで貼らずにクリップで留めると、経理が中身を確かめやすくなります。

送ったあとに、人事の担当者へ郵送した日を一言メールで伝えると、書類の行き違いを防げます。

提出期限が書かれていれば期限の数日前に届くよう送り、送る前に精算書と領収書をスマートフォンで撮影して控えにします。

電車・新幹線・ICカード別の領収書の取り方

交通費の領収書は、乗り物ときっぷの買い方によって取り方が変わります。

特に、ICカードで改札を通る場合と、新幹線をネットで予約した場合は、窓口で宛名を書いてもらう流れにならないため、事前に取り方を知っておく必要があります。

ここでは、JRの券売機と窓口、ICカード、新幹線のネット予約の3つに分けて取り方を説明します。

どの方法で乗るかは、企業が求める領収書の形に合わせて選ぶと、精算のときに書類が足りなくなりません。

企業が宛名入りの領収書を求めている場合は、宛名を書いてもらえる買い方を選びます。

JRの券売機は領収書ボタン、宛名は窓口で書いてもらう

JRのきっぷを券売機で買った場合は、支払いのあとに画面に出る領収書のボタンを押すと領収書が出ます。

JR東日本は、領収書のボタンを押しそびれたときは、みどりの窓口か改札にきっぷを持って行けば発行してもらえると公式のよくある質問（JR東日本）で案内しています。

券売機の領収書は宛名が空欄のため、宛名入りが必要なら、みどりの窓口できっぷを買うのが確実です。

窓口では、購入のときに領収書が欲しいことと、宛名と但し書きを伝えます。

窓口が混む時間帯もあるため、宛名入りの領収書が必要な日は、出発の20分ほど前に駅へ着くようにすると乗り遅れの心配がありません。

私鉄や地下鉄の領収書の出し方は会社ごとに違うため、使う路線の駅で確かめます。

ICカードは乗車履歴を印字して提出する

SuicaなどのICカードで改札を通った場合は、券売機で乗車履歴を印字した紙を、領収書の代わりに提出します。

JR東日本の公式のよくある質問によると、Suicaの履歴は自動券売機や多機能券売機で直近の最大100件まで印字でき、利用から26週間を超えた履歴は印字できません。

交通費の精算が数か月後になる企業もあるため、インターンが終わったらその週のうちに印字しておくと安心です。

乗車履歴には宛名を入れられないため、企業が宛名入りの領収書を求めている場合は、ICカードではなくきっぷを窓口で買います。

履歴にはプライベートの乗車も並ぶので、インターンの往復の行に印を付けてから提出すると、担当者がすぐに確認できます。

モバイルSuicaの場合は、アプリから利用履歴や領収書を表示できるため、使っているアプリの案内で手順を確かめます。

新幹線のネット予約は予約サイトで宛名を入れて発行する

新幹線をネット予約で買った場合は、予約サイトやアプリで宛名を入力して領収書を発行します。

東海道・山陽新幹線のスマートEXでは、公式のよくある質問のとおり、予約完了日の翌日から最大15か月後まで、アプリの購入履歴から宛名を入力して領収書を表示できます。

予約した当日は発行できないため、提出の前日までに発行して印刷しておきます。

宛名にはインターン先の企業の正式名称を入れ、印刷したものかPDFを企業の指定に合わせて提出します。

スマートEX以外の予約サービスを使う場合も、購入履歴から領収書を出せるかを予約の前に確かめておきます。

学割を使う場合は、学割で浮いた分を含めて企業の規定に従って精算することを、事前に企業へ確かめておきます。

交通費を抑える方法と学割の扱いは、次の記事で詳しく解説しています。

就活の交通費支給と学割は？費用を抑える方法と確認のマナー

宛名を間違えた・領収書をもらい忘れたときの対処

宛名を間違えた領収書や、もらい忘れた領収書は、きっぷを買った駅の窓口で発行し直してもらえる場合があります。

発行し直せないときも、正直に企業へ伝えれば、乗車記録や自己申告で精算してもらえることがあります。

どちらの場合も、自分で宛名を書き直したり、領収書が無いまま黙って金額を書いたりしないことが前提です。

ここでは、JRで再発行してもらう方法と、企業へ伝えるときの考え方を順に説明します。

動くのが早いほど再発行や精算の期限に間に合いやすいため、気づいたその日のうちに窓口か企業に相談します。

JRの領収書は窓口で宛名を書き直してもらえる

JRの領収書の宛名を間違えた場合は、JR東日本では手元の領収書と引き換えに、新しい宛名の領収書を発行してもらえます。

みどりの窓口か改札の係員に申し出ればよく、公式のよくある質問によると、新しい領収書の発行日と発行駅は手続きをした日と駅になります。

領収書をもらい忘れた場合も、JR東日本の駅で買ったきっぷなら、購入内容がわかるものを持ってみどりの窓口へ行けば、後から発行してもらえます（JR東日本 公式のよくある質問）。

購入内容がわかるものとは、使ったきっぷやクレジットカードの利用票などのことです。

クレジットカードで払った場合は、但し書きにクレジットカードによる利用分と書かれた利用明細としての発行になります。

改札できっぷを回収される前にきっぷの写真を撮っておくと、後で購入内容を説明するときの手がかりになります。

再発行できないときは正直に企業へ伝える

領収書が再発行できないときは、領収書が無いことを正直に企業へ伝え、どう精算すればよいかを聞きます。

企業によっては、ICカードの乗車履歴や、乗り換え案内で調べた運賃の画面で代わりにできることがあります。

実際より高い金額を書いたり、乗っていない経路で申請したりすると、信頼を失い、選考に響くおそれもあります。

伝えるときは、何が無いのか、代わりに出せるものは何かを添えると、担当者が判断しやすくなります。

出せるものが何も無い場合も、いつ・どの駅からどの駅まで乗ったかを書いて伝えれば、担当者は経理と相談しやすくなります。

電話よりメールのほうが記録に残り、担当者も経理に転送しやすいため、まずはメールで相談します。

メールの書き方は、次の章の例文を使えば、そのまま送れます。

精算方法がわからないときの問い合わせメール例文

交通費の精算方法がわからないときは、インターンの前日までに人事の担当者へメールで確認します。

聞くことを1通にまとめ、宛名・但し書き・もらい方・提出方法の4点を一度に確かめると、やりとりが1往復で終わります。

ここでは、参加前に精算方法を確かめるメールと、領収書をもらい忘れたときのメールの2つの例文を紹介します。

どちらも、件名だけで用件がわかるように書き、本文は大学名と氏名の名乗りから始めます。

例文の〇〇の部分を自分の情報に置き換え、送る前に企業名と担当者名の漢字を案内メールと見比べて確かめます。

参加前に宛名と精算方法を確かめるメール

参加前に確かめるメールは、インターンの3日前から前日までに送ると、当日の準備に間に合います。

送る時間は平日の日中にすると、担当者がその日のうちに確認しやすくなります。

例文は、交通費支給の案内はあるが宛名や提出方法が書かれていない場合を想定しています。

返事が来たら、指定された宛名と但し書きをメモに残し、当日はそのメモを窓口で見せます。

前日になっても返事が無い場合は、宛名を企業の正式名称、但し書きを交通費としてにして領収書をもらっておくのが、この記事でおすすめする進め方です。

返事が無いまま当日を迎えたら、受付で交通費の精算方法をひと言確かめると、帰りの領収書を正しく取れます。

交通費の確認メールのほかの例文や、返信のマナーは次の記事で解説しています。

就活の交通費を確認するメール例文は？書き方とマナーを解説

領収書をもらい忘れたときのメール

領収書をもらい忘れたときのメールは、気づいた日のうちに送り、代わりに出せるものを添えて相談します。

例文は、ICカードで乗ったため宛名入りの領収書が無い場合を想定しています。

おわびは1文にとどめ、代わりに出せるものと金額を具体的に書くと、担当者が経理に確認しやすくなります。

担当者から指示が来たら、その日のうちに指示どおりの書類を用意し、提出した日を返信で伝えます。

件名に相談と入れておくと、担当者が返事の必要な用件だと気づきやすくなります。

インターンから日がたつほど経路や金額を確かめにくくなるため、帰宅した日に領収書がそろっているかを確かめる習慣をつけておきます。

代わりの書類も認められなかった場合は、企業の判断に従い、次のインターンからは窓口で宛名入りの領収書をもらうようにします。

よくある質問

インターンの交通費の領収書は片道ずつもらう？往復でまとめる？

往復のきっぷをまとめて買った場合は往復で1枚、片道ずつ買った場合は片道ごとにもらえば問題ありません。

精算書には片道と往復の合計の両方を書くと、企業が確かめやすくなります。

領収書の宛名を自分の名前にしてもいい？

企業から学生本人の名前を指定されている場合は、自分の名前にします。

指定が無い場合は、インターン先の企業の正式名称にするのが基本です。

交通費が支給されないインターンもある？

交通費の支給は企業ごとに決めるもので、支給しないインターンもあります。

支給の有無は募集ページか案内メールで確かめ、書かれていなければ参加前に問い合わせます。

交通費が支給されないときの考え方と、支給のパターンは次の記事で解説しています。

インターンで交通費支給がされないときは？支給の4つのパターン

まとめ

インターンの交通費の領収書は、企業から指定がなければ、宛名をインターン先の企業の正式名称、但し書きを交通費としてにしてもらいます。

交通費のもらい方は当日精算・後日振込・郵送の3通りで、どれも領収書か乗車記録が必要です。

券売機の領収書は宛名が空欄になり、ICカードの乗車履歴は26週間を過ぎると印字できないため、宛名入りが必要ならみどりの窓口できっぷを買います。

宛名を間違えたときは窓口で書き直してもらい、自分では書き足しません。

乗り物ごとの取り方を知っておけば、宛名入りの領収書を当日にそろえられ、精算で企業とやりとりする手間も減ります。

宛名や提出方法が案内に書かれていなければ、インターンの前日までに人事の担当者へメールで確認します。

監修者

柴田貴司

明治大学院卒業後、就活メディア運営｜自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート