採用時の審査をスムーズに、そして応募者の人柄をストレートにアピールするのにもってこいのエントリーシート。作成自体は難しくないのですが、企業宛にメールで送るマナーがわからず、困っている人も多いのではないでしょうか？
今回はエントリーシートをメールで送る場合のポイントや注意点などについて、詳しく解説していきます。
目次［目次を全て表示する］
エントリーシートをメールで送る際のマナー
エントリーシートをメールで送る際にはマナーが存在します。
そのため、正しいマナーをしっかりと身につけて少しでも人事担当者に良い印象を与えられるようにしましょう。
ファイルの形式はPDFに変換する
エントリーシートのファイルの形式はPDFに変換しておくことが望ましいです。
理由としてはPDFに変換することで内容を改ざんされるリスクが減り、人事担当者にこの学生はセキュリティにも気を遣えるという印象を抱かせることができるからです。
データを添付する際はPDFに変換しておくことはビジネスマナーでもあるため、必ず忘れないようにしましょう。
また、PDFに変換するだけではなく、パスワードを設定することもセキュリティ対策の一つです。
セキュリティをさらに強化したい方はパスワードも設定することをお勧めします。
営業時間内に送る
人事担当者は学生のエントリーシートを確認する以外にもたくさんの業務があります。
営業時間外に送ってしまうと自分のメールの存在に気づかず、エントリーシートを見てもらえないという状況に陥る可能性もあります。
そのため、エントリーシートをメールで送る際は必ず営業時間内、さらにいえば担当者の業務時間内に送信するようにしましょう。
メールの書式設定はテキスト形式にする
理由としてはHTMLやその他テキストは、フォントのサイズやカラーなどが固定されてしまい、人事担当者のパソコンによっては文字化けを起こしてしまう可能性があるからです。
一方でテキスト形式の場合は基本的に文字情報だけを送るため、文字化けが起こる可能性を減らすことができます。
メールの書式設定は必ずテキスト形式に設定しておきましょう。
エントリーシートをメールで送る際の文面例
最近は手書きの履歴書だけでなく、採用の申し込みにエントリーシートの提出を求める企業が増えています。
ほとんどの企業がメールでエントリーシートを送るように応募者に働きかけていますが、実は、このメールの送り方で採用時の印象が大きく変わるって知っていましたか？
件名のつけ方やファイルに添えるメール文、宛先の指定やファイル名のつけ方まで、マナーをわきまえたものでなければ、「社会人としてどうか？」という疑問を持たれるかもしれません。
エントリーシートを送るにふさわしい、ビジネスメールの文例はこちらです。
お世話になっております、〇〇大学の△△と申します。
さて首記の件、添付ファイルにてエントリーシートを送付いたします。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご査収のほど、何卒宜しくお願いいたします。
お世話になっております、〇〇大学の△△と申します。
貴社指定のエントリーシートを作成いたしましたので、添付ファイルにてお送りいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。
先日はありがとうございました。〇〇大学の△△です。
貴社の選考に必要なエントリーシートを、添付ファイルにてお送りいたします。
ご都合のよろしい折にでもご確認いただきますよう、お願いいたします。
そっけない印象を受けるかもしれませんが、ビジネスメールは簡潔明瞭が基本です。
「挨拶と自己紹介＋本文＋挨拶＋署名」の構成で充分なのですが、最後に「お忙しいところ…」と相手への気遣いを示す言葉を加えておくと、相手の印象が格段に良くなります。
宛先
宛先はエントリーシートを送る際に気をつけるべき箇所の一つです。
というのも宛先を１文字でも間違えて入力してしまうと相手にメールが届かなくなってしまうからです。
そのため、できる限りホームページに記載されているメールアドレスをコピー&ペーストして打ち間違いがないように気を付けましょう。
メールの件名
メールを送る際の件名も「エントリーシート送付の件」もしくは「エントリーシートの提出について」などとシンプルに。
宛名
メールの宛先は、「〇〇株式会社 採用担当 〇〇様」と書きますが、「（株）」と略するのはNG。
採用担当者の名前がわからない場合は「採用担当者 様」とするか、「人事部 御中」としておくといいでしょう。
本文
本文では必ず最初に自己紹介を述べるようにしましょう。
内容は
で十分です。
なるべく簡潔でわかりやすいメールを意識しましょう。
メールの署名
メールの最後には、必ず署名を入れましょう。
新卒者であれば「大学名＋学部・学科名＋住所＋氏名＋電話＋Eメールアドレス」の内容を盛り込んでおけば間違いはありません。
メールに添付するエントリーシートのファイル名は、企業側が番号や形式を指定していることが多いので、必ずそれに従いましょう。
結構間違えがち！エントリーシートをメールで送る際の注意点
ちなみに、エントリーシートをメールで送る際のNG文例はこちらです。
始めまして、〇〇大学の△△でございます。
御社の新人採用の選考に際しまして、貴社ご指定のエントリーシートを作成いたしましたので、提出をさせて頂きたく存じます。お忙しいところに、誠に恐縮でございますが、お手すきの際にでもご確認を頂ければ、幸いでございます。
上記につきまして、どうぞよろしくお願い申し上げます。
受け取る相手方も忙しいので、ビジネスメールは簡潔明瞭に、用件だけを伝えるのがマナーです。敬語の使い方の間違いは社会人としての品性を疑われますし、読みにくい0改行や必要以上に丁寧な言葉をダラダラと使うのも、相手をイライラさせてしまいます。
添付するエントリーシートも、ワードやエクセルファイルのままになっていませんか？エントリーシートには応募者や将来の社員の名前や顔写真などの、個人を特定する情報が含まれています。
これは企業にとって、情報流出に配慮をすべき文書。第三者が編集できないpdfファイルに変換するか、パスワードをかけるのがビジネスの鉄則です。簡潔で良いとはいっても、必要な部分を省略するのはいけません。
メールの文中にエントリーシートを添付ファイルで送る旨を記載しないと、担当者がファイルを見逃してしまう可能性もあります。これらのポイントをわきまえて、送信前は不備がないか、しっかりメールの内容をチェックしましょう。
エントリーシートがメールで送信できない時の対処法
エントリーシートがメールで送信できなくて不安になることもあるかもしれません。
そういった場合はまずメールアドレスが間違って入力されていないか確認するようにしましょう。
もしそれでも送信できない場合はファイルの容量が大きすぎて送れていない可能性があります。
そうした場合はエントリーシートのファイルを一度zipファイルへと圧縮してみるのも一つの手です。
これらを試しても送信できない場合は大学用のものや他に所持しているメールアドレスを利用するようにしましょう。
企業から返信が来たら？送付後のやり取りについて
エントリーシートを提出した後に企業から「受け取りました」と返信がきた場合は、次のような返礼メールを送っておくことをおすすめします。
お世話になっております、〇〇大学の△△と申します。
ご査収ありがとうございます。何卒よろしくお願いいたします。
こういった企業からの返信メールの意図は、ビジネスマナーとしてやメールアドレスが間違っていないかの確認などです。
長ったらしくお礼を重ねたり、余計な文章を記載したりする必要はありません。あくまでも受け取りの確認だけでよいので、簡潔に返しておけばいいでしょう。
ただし、返信にあわせて面接や書類の不備などを連絡してくるケースもあります。返信を受けたらスルーするのではなく、しっかり内容を確認しておきましょう。
まとめ
エントリーシートの提出は、採用合格の第一歩。社会人としての常識が試されているのです。基本的な文例と注意点をわきまえて、しっかり能力を示しましょう。
