就活中の質問や面接日程などに関するメール!失礼のないやり取りのポイントとは?

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就活中に企業側の担当者と連絡を取る場合、メールを活用することがあります。直接電話をしてやり取りすることもありますが、電話では相手の時間をこちらの都合で束縛してしまう恐れがあるため、まずはメールで連絡を取り合うのが一般的だといえるでしょう。しかし社会経験が浅い方の中には、ビジネスシーンにおける正しいメールの書き方がよくわからないという人もいるでしょう。そこでここでは就活中に企業側の担当者と、質問や面接日程などをやり取りする際の、失礼のないメールの書き方について解説していきます。

質問メールを送るときのポイントその1

まずはメールの件名に注意しましょう。相手側の受信メールボックスには、仕事に関するメールが大量に届いている場合があります。それゆえメールの件名は、一目見ただけである程度質問の内容がわかるような、簡潔なタイトルにするのが適切でしょう。 続いて本文の最初には、メールを送りたい相手の宛先を明記しましょう。相手が勤務する会社名、所属する部署名、役職名、担当者の名前などを書き記します。例えば「株式会社○○○人事部係長×××様」というような形になります。もしも担当者の名前がわからない場合は「株式会社○○○人事部ご担当者様」とするといいでしょう。個人ではなく部署全体に向けたメールであれば「株式会社○○○人事部御中」と記載します。

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質問メールを送るときのポイントその2

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宛先のあとには、挨拶を書き記すのがマナーです。初めて連絡を取る担当者なら「初めまして」を文頭に持ってくるようにします。すでに面識がある相手にメールを送る場合は「お世話になっております」から文章をスタートさせましょう。 挨拶の次は自己紹介をしましょう。自分が何者なのかを説明するため、「○○○大学×××学部3年の☆☆☆と申します」というような形で、簡潔に身分を明かします。 次いで、肝心の質問内容について明記します。質問に関しては件名でも触れているので、それを補足するイメージで簡潔に書いていきましょう。件名とは関係のない質問がある場合も、可能な限り短くわかりやすい文章でしたためます。 それから、メールを読んでくれたことへの感謝や思いやりの気持ちを表した、締めの一文を記載します。「ご多忙とは存じますが~」や「お忙しい中恐れ入りますが~」、「~ご連絡いただければ幸いです」や「~引き続きよろしくお願いします」といったフレーズを使うのが一般的でしょう。 最後に、自分の連絡先を記載します。自己紹介で名乗った大学名と名前、メールアドレスや電話番号などを書いておきましょう。

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面接日程をやり取りするときのポイント

就活中の面接日程についてやり取りするメールも、基本的には質問メールの場合と注意すべきポイントは同じです。全体の構成は「件名→宛先→挨拶と自己紹介→相手に伝えたい事柄→締め→連絡先署名」となります。件名については「面接の日程に関して」などのように、わかりやすいタイトルにしましょう。 こちらの都合で面接日程を指定する際は、相手側のスケジュール調整も配慮して、希望の日程を3つ以上送るようにします。時間帯にもなるべく幅を持たせておくと、相手側の選択肢が広がります。 指定された日程で面接に参加できなかったり、確定していた日程を改めて変更してもらったりする場合は、必ず謝罪文を入れるようにしましょう。

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その他にも気をつけたいマナーとは?

メールを送信する時間帯は、午前9時から午後10時までに調整するのが常識的です。そして企業側の担当者からのメールに対する返信は、可能な限り迅速におこない、最低でも24時間以内に返答するようにしましょう。 また、メールに返信するときは件名を変更せず、タイトルの頭に「Re:」をつけて返すようにしましょう。そのほうがメールの管理や処理がやりやすくなるため、担当者の負担を減らすことができます。加えて、メールの本文を残したまま返信するようにすれば、過去のメール内容の確認が容易にできるため、担当者もやり取りしやすくなります。

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最低限の文章力も必要!

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就活におけるメールでは、適切な文章構成やマナーなど以前に、当然ながら日本語として通じる最低限の文章力が必要になります。「てにをは」に注意し、誤字脱字がないよう心がけましょう。敬語の使い分けは難度が高いので、例文や定型文を参考にするのもいいでしょう。 正しい日本語と簡潔な文章を意識しつつ、こちらで紹介したポイントに気をつけながらメールを作成すれば、就活中やビジネスシーンにおいても、失礼のないやり取りが可能となるでしょう。

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