【28卒向け】就活スケジュール管理をNotionで週次と日次に落とし込む方法、TODOが頭から漏れない仕組み

月曜の朝、Slackの通知で目を覚まして、ふと思うのではないでしょうか。

「今週、自分は何をやらないといけないんだっけ」と。

説明会の予約、ESの締切、OB訪問のお礼、自己分析の続き、テストセンターの予約。

頭の中にぼんやり浮かぶのに、紙にもアプリにも書き出せていない。

その状態で1週間が過ぎていくと、大事なタスクほどスルッと抜け落ちて、気付いたら締切前夜に焦る、というパターンを繰り返してしまいます。

就活のスケジュール管理というと、つい「いつ何があるか」のカレンダー的な発想になりがちですが、本当に詰まるのは「今週やること」「今日やること」という細かい粒度のほうです。

ここでは、Notionを使って週次・日次のタスクを取りこぼしなく回していくための仕組みを、27卒のみなさん向けに具体的に解説していきます。

就活でTODOが頭から漏れる本当の原因

「自分は意識が低いからタスクが抜けるんだ」と落ち込む就活生は多いのですが、原因は意志の問題ではありません。情報を入れる箱が足りていないだけです。

原因1. 情報源が分散しすぎている

就活のタスクは、ナビサイトのマイページ、企業からのメール、LINEの先輩との会話、説明会で配られたPDF、就活エージェントからの電話、Xで見た締切情報、と入り口がとにかく多いのが特徴です。

これだけ流入経路があると、どれか1か所にメモを集約していない限り、必ずどこかで取りこぼしが発生します。

「メールに書いてあるからいいや」と思った瞬間、人間の脳はそのタスクを記憶から外すように出来ています。

そして肝心のメールは、翌日には他社からの大量のメールに埋もれて、検索しないと出てこない場所に沈んでしまいます。

つまり、流入経路がいくら多くても構わないのですが、最終的に着地させる1か所を作っておかないと、人間の脳は安心してタスクを忘れます。

原因2. 「いつやるか」が決まっていない

TODOが頭から漏れるもうひとつの理由は、書き出した瞬間に「いつ着手するか」を決めていないからです。

「ESを書く」とだけメモしても、それは願望リストであって、行動計画にはなっていません。

「水曜の夜に1社目の設問1だけ書く」まで分解して初めて、人は実際に手を動かせます。

就活生によくある症状で、TODOリストの項目数だけが増えていって達成感ゼロ、という状態は、ほぼこの「日付欠落」が原因です。

Notionでタスクを管理するときに、最初に決めるべきプロパティが「いつやるか」を入れる日付フィールドになるのは、こういう理由からです。

原因3. 粒度がバラバラのまま並んでいる

「自己分析をする」「メールを返す」「インターン参加する」が同じリストに並ぶと、脳は処理を放棄します。

5分で終わる作業と3時間かかる作業が同じ重みで見えると、人は小さい方ばかりつまんで満足し、重い方を永遠に先延ばしします。

これは就活生だけの話ではなく、人類の共通仕様です。

NotionのタスクDBでは、見積もり時間や難易度をプロパティで持たせると、この問題はかなり緩和されます。

「重い」と分かっていれば、本人も覚悟を決めて時間を確保しに行くからです。

年間ロードマップとは別軸、日次と週次のタスク管理という考え方

就活スケジュールの管理というと年間カレンダーを想像しがちですが、日々の行動を支えるのはもっと細かい粒度です。ここでは2軸の違いと役割分担を整理します。

年間ロードマップは「地図」、日次／週次タスクは「その日の靴」

年間ロードマップは、4月にプレエントリー、6月にサマーインターン応募、8月に参加、9月に秋冬応募開始、というように、就活のおおきな流れをひと目で見るためのものです。

これは地図のようなもので、「自分がいま全体のどのあたりにいるか」を知るのに役立ちます。

ただ、地図を眺めているだけでは目的地に着きません。

実際に歩くためには「今日履く靴」が必要で、それが日次・週次のタスク管理にあたります。

ロードマップは月1回見れば十分ですが、日次タスクは1日に何回も開きます。

同じ「スケジュール管理」という言葉でも、見る頻度も解像度もまったく違うので、Notion上では別ページ・別DBとして持つのが正解です。

カレンダーアプリでは代用できない理由

「Googleカレンダーで十分じゃない?」と聞かれることが多いのですが、カレンダーは時間が決まっている予定を扱うのが得意で、時間が決まっていないTODOを扱うのは苦手です。

「来週のどこかでESを書く」のような未確定タスクをカレンダーに入れると、たいてい無視されて流れます。

逆に、Notionのようなタスク特化型のツールは、優先度・進捗・期日・関連企業をプロパティで持てるので、未確定タスクでもちゃんと棚に並びます。

就活生の場合は、Googleカレンダーで「日時固定の予定」を、Notionで「日時未定の作業タスク」を持つのが、いちばん事故が少ない構成です。

これだけで、ダブルブッキングと締切忘れの大半が消えます。

GTD的な考え方を就活に当てはめる

タスク管理の世界には、GTD（Getting Things Done）という有名な手法があります。

頭の中にあるタスクをすべて1か所に書き出し、それぞれに「次にやる行動」をひもづけて、定期的に棚卸しする、という考え方です。

これを就活にそのまま当てはめると、企業情報・選考予定・自己分析の続き・先輩への返信といった、性質がバラバラの情報を、ひとつのタスクDBに集めることになります。

情報源は分散していてOKですが、行動単位は1か所に集約する。

これがNotionで就活を回すときの背骨になります。

NotionタスクDBの設計、最初に決めるプロパティ

タスク管理の精度はDB設計でほぼ決まります。ここではプロパティとステータスを最小構成から組み立てる手順を紹介していきます。

必要最小限のプロパティ7つ

プロパティを増やしすぎると、入力が面倒になって運用が止まります。

就活のタスクDBで最初に持つべきは、タスク名／期日／ステータス／優先度／見積もり時間／関連企業／カテゴリの7つです。

これ以上は要りません。

「期日」は必須プロパティにしておくと、入力時に必ず日付を入れる癖がつきます。

「見積もり時間」は5分・30分・1時間・3時間・半日、くらいの選択式にしておくと、入力1秒で済みます。

「関連企業」は別DBの企業マスタとリレーションで結ぶと、企業ページからタスクを逆引きできるようになります。

就活が進むにつれて、この7つで物足りなくなったら追加していく方針が安全です。

最初から完璧を目指すと、たいていDBが完成する前に就活が終わります。

ステータスは「Inbox / Today / This week / Waiting / Done」の5段階

進捗ステータスは、就活向けには5段階がちょうどよく機能します。

新しく書き出したばかりのタスクはInbox、今日着手するものはToday、今週中にやるものはThis week、相手の返事待ちはWaiting、終わったらDoneに動かします。

Waitingが独立しているのが地味ながら重要で、「人事の返信待ち」「先輩のスケジュール待ち」を可視化しておかないと、自分のせいでないボトルネックを自分の漏れと勘違いしてしまいます。

ステータスごとにビューを分けると、Today/This week のタスクだけが画面に並んだ状態を作れて、頭がすっきりします。

WaitingにはNotionのリマインダー機能を仕込んでおき、3日以上動かないものは催促アクションとして自分のTodayに戻す運用にしておくと、停滞案件が消えます。

カテゴリで「自分のため／他人のため」を分ける

カテゴリプロパティには、ES作成・OB訪問・自己分析・選考事務・情報収集・休息、くらいを入れておきます。

地味ですが「休息」を選択肢に入れておくのがコツで、就活生は休む予定をタスク化していないから潰れます。

カテゴリがあると、週末に「あれ、今週ES作成しか入ってない、自己分析が止まってる」とバランスの偏りに気付けます。

ESばかりやっていると面接力が伸びず、自己分析ばかりやっていると応募が進まない、というのが就活のジレンマなので、カテゴリで全体感を見ておくのは想像以上に効きます。

Notionのチャート機能やボードビューでカテゴリ別に並べると、偏りが一目で見えるようになります。

「今日やること」「今週やること」ビューの作り方

DBを作っただけでは使い物になりません。実際に毎日開くのは、フィルタとソートで磨き上げた専用ビューです。ここではその組み方を解説します。

Today ビュー、フィルタは「期日が今日 OR ステータスがToday」

朝起きてNotionを開いたとき、最初に目に入るべきは「今日やること」です。

そのために、Todayというビューを作って、フィルタを「期日が今日 OR ステータスがToday」に設定します。

ソートは優先度が高い順、その次に見積もり時間が短い順にしておくと、朝イチで重いタスクから入って、隙間時間で軽いタスクを片付けるリズムが作れます。

表示形式はリストかボードがおすすめで、テーブルは情報量が多くてスマホでは見づらいです。

このTodayビューをNotionのトップページにピン留めしておけば、アプリを開いた瞬間に「今日の戦線」が見えます。

就活生にとっては、この1画面が朝の精神安定剤になります。

This week ビュー、月曜起算で7日間を表示

週次ビューは、Today よりもう一段引いた視点で、「今週中に終わらせる予定のタスク」を見るためのものです。

フィルタは「期日が今週」または「ステータスがThis week」のどちらかに該当するもの、という組み方にします。

Notionのフィルタには「今週中」という相対日付が用意されているので、自分で日付計算をする必要はありません。

表示形式はカレンダーかタイムラインが見やすく、月曜から日曜まで7マスでズラッと並べると、どの曜日にタスクが偏っているかが視覚的に分かります。

水曜だけ何もタスクが入っていなかったら、そこに自己分析を差し込む、といった調整がワンクリックでできます。

これが冒頭で書いた「今週何をやらないといけないんだっけ」問題の答えになります。

Inbox ビューで取りこぼしを救う

3つ目に作っておきたいのが、Inboxビューです。

これは「ステータスがInbox、つまりまだ仕分けされていないタスク」だけを表示するビューで、新しく書き出したけど期日もステータスも決めていないタスクをひとまず溜める場所です。

1日の終わりにこのInboxビューを開いて、ひとつずつ Today か This week か来週以降に振り分けます。

Inboxを作らずに最初から完璧に分類しようとすると、書き出すこと自体がおっくうになって、結局メモが残らなくなります。

だから、書き出し時点では「あとで仕分けるからとりあえず突っ込む」という逃げ場があるほうが、運用は続きます。

Inboxを毎日空にする習慣ができると、頭の中も同時に空になります。

【28卒向け】就活スケジュールをNotionで管理する方法、年間ロードマップを1ページに収める設計術

週次レビューの30分ルーティンで来週を仕込む

タスクDBが回るかどうかは、毎週日曜の30分レビューで決まります。ここでは具体的に何をどの順番でやればいいかを紹介します。

Step1. 先週の Done を眺めて自分を褒める

レビューの最初は、Doneビューを開いて先週終わらせたタスクをざっと眺めるところから始めます。

これは精神論ではなく実用的な手順で、人間は完了したタスクを意識的に振り返らないと達成感がゼロのまま週を終えるからです。

就活の進捗は数値で見えにくいぶん、Doneの一覧を見ないと、自分が前進している実感を持てません。

「今週はESを2本書けた、自己分析を1テーマ進めた、説明会に3社出た」と数えるだけで、ぐっと気持ちが軽くなります。

そのうえで、来週のタスクに取りかかると、エネルギーの残量が違います。

レビュー=反省ではなく、レビュー=自己肯定の場として設計するのがコツです。

Step2. 残ったタスクを「翌週へ繰越 / 削除 / 待ち」に仕分ける

次に、先週終わらなかったタスクを1個ずつ見ていきます。

このとき、機械的に翌週に繰り越すのではなく、「本当にやる必要があるか」を毎回問い直します。

就活初期に書き出したタスクは、2週間も経てば状況が変わって不要になっていることが多いです。

不要なら削除、まだ必要なら期日を更新して翌週へ、自分が動けないものはWaitingに移して相手のアクション待ちにする、という3択で仕分けます。

これをやらずに繰越し続けると、タスクDBに「3週間前から残ってる幽霊タスク」が溜まり、見るのが嫌になって運用が止まります。

30分の中で幽霊タスクを成仏させるのが、レビューの最大の意義です。

Step3. 来週の Big 3 を決める

仕分けが終わったら、最後に「来週これだけは絶対やる」というタスクを3つだけ選びます。

3つに絞るのが大事で、5個も10個も選ぶと結局どれもやれません。

このBig 3には、Notionのプロパティで「重要度=High」のタグを付けておき、Todayビューに自動で上のほうに表示されるようにします。

27卒の就活で言えば、「企業A のES提出」「自己分析の強み3つを言語化」「インターン参加企業の振り返りメモ」みたいなレベル感です。

Big 3 だけは何があってもやり切る、と決めておけば、他のタスクが多少こぼれても「今週は前進した」と言い切れる週になります。

これが続くと、就活が「終わらないTODOリストとの戦い」から「毎週の小さな勝利の積み上げ」に変わります。

緊急度×重要度マトリクスを就活タスクに落とし込む

タスクが20個も30個もあると、どれから手をつけるかで毎回迷います。ここでは緊急度と重要度の2軸で、迷いを消す仕組みを紹介します。

4象限の意味を就活に翻訳する

「緊急かつ重要」「重要だが緊急ではない」「緊急だが重要ではない」「どちらでもない」という4象限の考え方は、就活との相性がかなり良いです。

「緊急かつ重要」は、明日締切のES、明後日の面接準備。これは問答無用で最優先です。

「重要だが緊急ではない」は、自己分析、業界研究、長期的な志望理由の言語化。実はここが就活の勝敗を決めますが、ほとんどの就活生は緊急タスクに追われて手をつけません。

「緊急だが重要ではない」は、説明会の予約変更、メールの返信処理など、すぐやる必要はあるけど未来を作らない作業です。

「どちらでもない」は、Xで他人の選考状況を見てる時間とか、合同説明会に何となく行く予定とかです。

この4象限のうち、就活生がもっとも増やすべき時間は「重要だが緊急ではない」枠で、ここに毎週何時間使えたかが、3か月後の手応えを決めます。

Notionプロパティで2軸を持たせる

マトリクスをNotionに落とし込むには、「緊急度（高・中・低）」と「重要度（高・中・低）」の2つの選択プロパティを持たせます。

そのうえで、ボードビューで「重要度」をグルーピング、フィルタで「緊急度=高」を抜き出すと、4象限のうち1つだけを画面に表示できます。

毎週レビューのときに、「重要度高×緊急度低」のビューを開いて、来週のどこかにこのタスクを必ず1つ差し込むのがおすすめです。

このひと手間で、自己分析と業界研究が止まる現象がほぼ消えます。

就活生のあるあるな失敗パターンが、このビューを作るだけで防げるのは、ちょっとした感動があります。

「やらないタスク」リストを作る

マトリクスとセットで強力なのが、「やらないタスク」リストです。

4象限の右下、「どちらでもない」に分類されたタスクは、Notionの「Not to do」という別ビューに放り込んでしまいます。

合説の何となく参加、ナビサイトの目的のないスクロール、興味薄い企業のメルマガ精読、こうしたものを明示的に「やらない」と決めることで、空いた時間が重要タスクに回ります。

就活生は時間が無限にあると勘違いしがちですが、3年生の冬から4年生の春までは、あっという間に過ぎます。

「何をやるか」と同じくらい「何をやらないか」を決めるのが、Notionでスケジュール管理する最大の効能かもしれません。

続けるためのモチベ設計とリマインダー

仕組みは作っただけでは意味がなく、続けてこそ価値があります。ここではNotionでスケジュール管理を続けるための小さな工夫を集めました。

通知とリマインダーは「最小限」が正解

「Notionにタスクを入れたら毎日通知が来てやる気がなくなった」という相談をよく受けます。

通知は多すぎると逆効果で、人間は鳴り続ける通知を無視する筋力のほうを鍛えてしまいます。

就活タスクの通知は、朝8時にTodayビューのリマインドを1回、夜21時にInboxの仕分けリマインドを1回、これだけで十分です。

個別タスクごとの通知は基本オフ、本当に大事な締切前日だけ手動でリマインダーを追加する、くらいの粒度がちょうどいいです。

通知は「タスクを思い出させる装置」ではなく、「タスクDBを開く合図」だと考えると設計しやすくなります。

開きさえすれば、あとはNotion側の構造が動かしてくれます。

達成の可視化で「進んでる感」を自家発電する

続けるためのもうひとつのコツは、進捗を数字で見ることです。

Notionのカウント機能やチャートで、「今週Doneにしたタスク数」「今月応募した企業数」を表示しておくと、開くたびに自分の前進が見えます。

就活はフィードバックが遅い活動で、結果が出るまでに数か月かかるので、途中で達成感を補給しないとメンタルが持ちません。

「今週Done 12件」と数字が出るだけで、不思議と頑張れます。

もう少し凝るなら、週次でDone数の棒グラフを作っておくと、波を確認できて「先週よりは持ち直した」という小さな実感が得られます。

このちょっとした可視化が、地味ながら離脱を防ぎます。

ペアレビューで強制力を作る

ひとりで運用が続かない人は、就活仲間とNotionをシェアするのも手です。

毎週日曜にお互いのTodayビューを共有して、Big 3 を口頭で報告するだけで、強制力がぐっと増します。

「来週の月曜に〇〇のESを出す」と他人に宣言した瞬間、人間はそのタスクの優先度を勝手に上げます。

27卒の就活仲間が周りにいない場合は、就活市場のような会員サービスを通じて同じ27卒の人とつながるのも選択肢です。

NotionはGuest招待で特定ページだけ共有できるので、自分のタスクDB全部を見せる必要はありません。

Big 3 だけ書いた共有ページを作って、そこを毎週更新する運用が一番ハードルが低いです。

27卒就活生のリアルな1週間運用例

抽象論だけだとイメージが湧きにくいので、ここでは仮の27卒の1週間を例に、Notionタスクがどう回るかを具体的に追っていきます。

月曜の朝、Todayビューを開くところから

仮のAさんは、月曜の朝8時にスマホでNotionのTodayビューを開きます。

そこには「企業BのES設問1ドラフト」「先輩への返信」「業界研究ノート1社追加」の3件が並んでいます。

これは前日のレビューでBig 3 として選んだものたちです。

Aさんは朝の通学電車で先輩への返信を片付け、午前の空きコマで業界研究ノートを進め、夜にESドラフトを書きます。

1日の終わりにDoneを3件にチェックを入れて、Inboxを開くと、その日に追加した「説明会のお礼メール」「面接日程調整」が並んでいます。

これらをThis weekステータスに振って、期日を水曜と木曜に振り分け、寝ます。

このくらいの5分の仕分け作業で、火曜の朝も迷わず動けます。

水曜の昼、緊急タスクが飛び込んできたとき

水曜の昼、企業Cから「金曜に追加面接をしたい」とメールが届きます。

Aさんは即座にNotionのタスクDBに「企業C 金曜面接の準備」を新規追加し、ステータスをTodayに、優先度を高に設定します。

同時に、もともと木曜に入れていた「業界研究ノート3社追加」を翌週に繰越します。

このとき大事なのは、何かを入れたら何かを出すという入れ替え発想です。

容量は決まっているので、追加だけしていると必ず破綻します。

NotionでDB管理していると、この入れ替え操作がドラッグだけで済むので、頭の負担が圧倒的に軽くなります。

日曜の夜、30分レビューと来週のBig 3

日曜の21時、Aさんは前述の30分レビューを実行します。

Doneビューを見ると、今週は12タスク完了、ES2本提出、面接1回、業界研究2社の進捗があります。

残ったタスクのうち、3つを翌週に繰越し、2つは状況が変わったので削除、1つはWaitingに移します。

そして来週のBig 3 として、「企業Dの最終面接準備」「自己分析の強み再構築」「ガクチカ書き直し」を選びます。

翌週月曜の朝、AさんのTodayビューにはこの3つが上から並んだ状態で表示され、また新しい1週間が始まります。

このサイクルを4か月続けるだけで、就活の景色はガラッと変わります。

就活タスク管理に関するよくある質問

ここまで読んで「自分の場合はどうなんだろう」と気になる部分をQ&A形式でまとめました。みなさんのつまずきを先回りで解消していきます。

スマホだけでも運用できますか?

結論、できます。

Notionのスマホアプリは年々改善されていて、Today/This week ビューを開いてチェックを付けるだけなら、PCを開く必要はありません。

ただし、DB設計やビューのフィルタ設定はPCのほうが圧倒的にやりやすいので、最初のセットアップだけはPCでやることをおすすめします。

運用が始まってしまえば、入力はスマホで音声入力、確認もスマホ、で十分回ります。

就活生は移動時間が長いので、スマホで完結する仕組みにしておくと、隙間時間が学習時間に変わります。

【28卒向け】Notionで就活を始める完全ガイド！情報を一元管理できる無料テンプレートも紹介

「PCを開く時間がない」と感じている人ほど、スマホ運用を前提に設計するのが正解です。

カレンダーアプリと併用するならどう使い分けますか?

Googleカレンダーは「日時が決まった予定」、Notionは「日時未定の作業タスク」、という役割分担がいちばんシンプルです。

説明会・面接・テストセンターの時間枠はGoogleカレンダー、ESを書く時間や自己分析を進める時間はNotion、という棲み分けです。

NotionにもGoogleカレンダー連携機能がありますが、最初は2つを別物として運用する方がシンプルでおすすめです。

慣れてきたら連携を試して、自分に合えば使う、合わなければ戻す、で十分です。

大事なのは、「予定」と「タスク」を頭の中で分けて捉えることそのものです。

3日でやめてしまった経験があります、続けるコツは?

続かない原因は、たいていの場合最初のDBが複雑すぎるか、入力のハードルが高すぎるかのどちらかです。

最初の1週間は、プロパティを「タスク名」と「期日」と「ステータス」の3つだけに絞って、ビューもTodayだけを作る、というミニマム運用から始めるのがおすすめです。

これに慣れたら、優先度や見積もり時間を足していく、という後乗せスタイルのほうが続きます。

最初から完璧なDBを目指すと、たいてい設計途中で力尽きます。

それから、「3日続いたらえらい」と自分を褒める癖をつけるのも、地味ながら大事です。

就活市場の無料Notionテンプレは、最初から3日運用を想定した最小構成になっているので、設計に詰まる時間がそもそも発生しません。

まとめ

就活でTODOが頭から漏れるのは、意志の問題ではなく情報の入れ物が足りていないだけ、というのが本記事の結論です。

年間ロードマップとは別軸で、日次・週次のタスク管理という細かい粒度の仕組みを持つことで、毎日と毎週の景色が変わります。

NotionのタスクDBは、プロパティ7つとステータス5段階の最小構成から始めて、Today・This week・Inboxの3ビューを作るところから着手すれば十分です。

毎週日曜の30分レビューでDoneを眺め、残タスクを仕分け、来週のBig 3 を決めるサイクルを回せば、就活が「終わらないTODOとの戦い」から「小さな勝利の積み上げ」に変わります。

緊急度×重要度のマトリクスで「重要だが緊急ではない」枠を毎週1つ確保するのが、3か月後に効いてくる勝負どころです。

そして仕組みは作るだけでは意味がなく、通知を最小限にし、達成を可視化し、ときに仲間と宣言し合うことで、ようやく続きます。

27卒のみなさんがこの記事を読んだ今日から、まずはTodayビュー1個を作るところから始めてみてください。

就活市場では本記事で紹介した運用がそのまま動くNotionテンプレを完全無料で配布しているので、設計に時間を使う前に一度受け取ってみることをおすすめします。

監修者

柴田貴司

明治大学院卒業後、就活メディア運営｜自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート