【例文あり】内定辞退の電話も怖くない！ 誠意が伝わる電話マナーを徹底解説

「電話で辞退を伝えるのは緊張する」

「辞退の理由を聞かれた時、なんて返せばいいの？」

「内定を辞退したいけど何を話せばいいかわからない」

上記のように電話での対応に慣れておらず、困っている内定者は多いでしょう。

内定の辞退は大切な連絡です。

電話を使うことで誠意がこもった辞退の連絡になります。

この記事を最後まで読むことで、自信を持って内定を辞退できます。

緊張する電話対応をスムーズに乗り越えてください。

【内定辞退の電話】なぜ内定辞退の連絡は「電話」がベストなのか？

内定辞退の連絡に電話を選ぶことで、確実に意思を伝えつつ誠意がアピールできます。

内定辞退は企業の採用計画に大きな影響を与えます。

できる限り早く、確実にあなたの気持ちを伝えることが大切です。

電話は「迅速性」と「確実性」に加え、口頭で謝罪と感謝を伝えられます。

メールだけでは伝わりにくいあなたの誠意を示せるため、最良の手段とされています。

以降の章では電話がベストな対応である理由について解説するので参考にしてください。

理由1：最も早く、確実に辞退の意思を伝えられるため

電話は最も早く、確実に辞退の意思を伝えられるため採用されます。

電話はメールのように「担当者が気づかない」「迷惑メールフォルダに入る」「メールシステムに不具合が生じる」といったリスクがありません。

メールを送った場合、採用担当者がいつ開封し、処理するかは相手の都合に依存します。

しかし、電話であれば採用担当者に直接、もしくは人事部の誰かに辞退の意思を伝えることが可能です。

あなた自身が辞退を連絡するため情報伝達の確実性が担保されます。

結果、企業は辞退の事実を最速で把握し、次の候補者への連絡など、必要な対応に速やかに移行できます。

つまり、電話での辞退連絡は企業側への配慮が感じられる方法です。

理由2：メールよりも誠意や謝罪の気持ちが伝わりやすいため

電話はメールよりも誠意や謝罪の気持ちが伝わりやすい連絡方法です。

内定辞退は、企業側にとっては残念な決定です。

そこで、選考に時間を割いてくれたことへの謝罪と感謝を伝えてください。

メールの文章は、どれほど丁重な言葉を使っても、事務的な連絡として受け取られます。

一方で電話は、声のトーンや話すスピード、会話の間といった非言語的な要素があります。

あなたの真剣さや申し訳ないという気持ち、感謝の念をより深く伝えることが可能です。

電話で辞退を伝えることで、採用担当者に最後まで礼を尽くしたという印象を残せます。

「インターンでお世話になった」「企業説明会で真摯に対応してくれた」など、あなたなりに恩を感じているなら電話での辞退が有効です。

理由3：採用担当者への感謝を直接伝えられるため

電話は採用担当者と話せるため感謝が直接伝えられます。

採用担当者は、あなたのために多大な労力を費やしてくれました。

内定辞退というネガティブな連絡の機会であっても、直接「ありがとうございました」と伝えることは、社会人として相手の労力をねぎらう大切なビジネスマナーです。

メールでお礼を伝えるよりも、電話で感謝を伝える方が、あなたの言葉に重みが増します。

今後、ビジネスの場で採用担当者と再会する機会があったとしても、円満な関係を保つことが可能です。

就活はあなたと企業との関係性に見えます。

しかし、採用担当者との関係性も忘れてはいけません。

お世話になった採用担当者には、あなた自身の言葉で感謝を伝えることで、良好な関係を維持したまま内定を辞退できます。

【内定辞退の電話】内定辞退の電話をかける前に押さえるべき5つのマナー

内定辞退の電話をかける前に押さえるべきマナーは以下の5つです。

マナーは、企業の採用担当者の負担と感情に配慮し、最後まで礼儀正しく、円満に終了させるための作法です。

採用担当者に気遣うために細かい配慮や手間はかかります。

しかし、辞退の連絡をスムーズに済ませるためにも欠かせません。

辞退を決めたら「できる限り早く」連絡する

辞退を決めたら「できる限り早く」連絡してください。

スピードが大切なのは、企業の採用計画への影響を最小限にするためです。

企業はあなたの辞退を受け、次に内定を出す候補者への連絡や採用スケジュールの調整に移行します。

連絡が遅れるほど、日程調整が難しくなり、他の就活生にも迷惑がかかります。

辞退の意思が固まった瞬間が連絡のベストタイミングです。

遅くとも翌営業日の午前中までには、メールの連絡と合わせて電話を入れてください。

企業の時間とコストを無駄にしないための誠意と配慮です。

迅速な行動は、あなたの責任感の強さを示すことにもつながります。

気まずさから伝えるのにためらう気持ちは理解できます。

しかし、時間が経つほど腰が重くなるので注意してください。

電話をかける時間帯に配慮する

電話をかける場合、時間の配慮が必要です。

時間のマナーは、採用担当者の業務時間を尊重するビジネスマナーの基本です。

電話は相手の時間を拘束するため、採用担当者が多忙な時間帯を避けてください。

具体的には、始業直後の朝礼時間や社員が休憩に入る昼休み（12時〜13時）、そして終業間際（17時以降）の時間帯は避けましょう。

就業間際は急ぎの案件を処理しているからです。

比較的落ち着いている午前10時〜11時半や午後14時〜16時半などがおすすめです。

事前にメールで「◯時頃にお電話します」と伝えておくと、丁寧な印象を与えられます。

時間への配慮は相手に伝わりにくいマナーです。

しかし、欠かせないビジネスマナーになるので覚えておいてください。

静かな場所で、電波状況を確認してからかける

電話をかける前に静かな場所かつ、電波状況に問題がないか確認してください。

環境や電波の確認は、辞退という重要な情報を確実かつスムーズに伝えるためです。

騒がしい場所や電波の不安定な場所から電話をかけると会話が途切れたり、あなたの言葉が遮られたりする可能性があります。

結果、正確な情報伝達が難しくなります。

とくに騒音は採用担当者に不快感を与え、失礼にあたります。

自宅の自室のように1人になれる場所がおすすめです。

電話する前に、周囲の環境を確認し、あなたの声が聞こえる場所を選んでください。

電話の環境確認は、採用担当者の貴重な時間を無駄にしないために欠かせない配慮です。

伝えるべき内容を簡潔に整理しておく

電話する前に伝えたい内容を整理しておきましょう。

情報の整理は、採用担当者の負担を最小限に抑えられます。

加えて、あなたの意思を明確に伝えるために重要です。

電話で緊張すると話が長くなったり、結論が曖昧になったりします。

事前に「感謝」→「結論（辞退）」→「理由（簡潔に）」→「謝罪」の流れをメモやトークスクリプトとして確認してください。

事前に整理しておくことで、冷静に要点だけを伝えることが可能です。

簡潔でわかりやすい説明は、あなたのビジネスパーソンとしての能力と配慮を示します。

結果、採用担当者の余計な詮索や引き止めを防ぐ効果もあります。

以下の章では詳しい流れを解説しているので参考にしてください。

【内定辞退の電話】【例文あり】内定辞退の電話のかけ方・話し方（トークスクリプト）

感謝と謝罪の気持ちを忘れない

感謝と謝罪の気持ちは忘れないようにしてください。

内定辞退の結果は変わりませんが、誠意を伝えることで円満な関係を保つために必要です。

企業はあなたを採用するために多大なコスト（時間・労力・費用）をかけています。

採用担当者の努力を無駄にすることに対する申し訳ない気持ちを伝えてください。

メールでは伝わりきらないあなたの真摯な気持ちは「ありがとうございました」「誠に申し訳ございません」という言葉に込められます。

最後まで礼を尽くすことで、将来ビジネスの場で予期せぬ再会があったとしても、気まずさを感じずに済みます。

あなたは社会人になることを認識し、ビジネスマナーを守るようにしてください。

【内定辞退の電話】【例文あり】内定辞退の電話のかけ方・話し方（トークスクリプト）

続いて、内定辞退を伝える電話のかけ方・話し方を理解しておきましょう。

採用担当者の時間を尊重し、重要な情報を確実に伝えるためです。

電話は相手の時間を拘束するため、話が長くならないようにしてください。

本章で解説する5段階の構成を採用することで、採用担当者は電話の目的（辞退）を早期に把握でき簡潔さ・丁寧さ・誠意を同時に伝えられます。

電話で話す構成の作り方

電話で話す内容を構成するなら以下の順番で作成してください。

5段階構成に沿って電話をかけることで、あなたは礼儀正しく、かつ迅速に辞退の意思を伝えられます。

辞退することになっても最後まで誠意ある就活となります。

1. 名乗りと挨拶

まずは自分の名前を名乗り、挨拶から始めてください。

冒頭に名前を名乗ることで、自分の正体を明かし、採用担当者につないでもらうためです。たとえば「〇〇大学の〇〇です」と名乗ってください。

電話を取った人はすぐにあなたが誰であるか把握できます。

採用担当者が電話に出たら「今、2、3分お話しするお時間はよろしいでしょうか？」と相手の状況を確認してください。

多忙な業務中に貴重な時間を奪うことへの配慮を示します。

結果、採用担当者は落ち着いて話を聞く体制に入れるため辞退する旨が確実かつ、伝わりやすくなります。

いきなり本題に入るとメモを取る準備ができていないかもしれません。

辞退を伝えることは大切ですが、相手の体制にも気をつけてください。

2. 内定へのお礼

電話では内定へのお礼も欠かせません。

最初にお礼を伝えることで、ネガティブな本題に入る前の緩衝材の役割を果たします。

内定辞退の連絡は企業に迷惑をかける行為です。

まずは「内定をいただいたこと」「選考に時間を割いていただいたこと」に対する心からの感謝を述べてください。

採用担当者に対して、あなたの誠意と敬意を伝えます。

感謝を先にすることで、辞退の意思表示が事務的な連絡ではなく「真剣に悩んだうえでの判断である」という印象につながります。

直接の表現を避けることで、相手の心証を和らげることが可能です。

お礼は緊張から伝え損ねやすい項目です。

電話する前にメモを用意し、忘れないよう対策してください。

3. 内定辞退の意思表示と謝罪

続いて、内定辞退の意思を表示し、謝罪しましょう。

内定辞退を伝えるパートは電話の目的を伝える核心部分です。

お礼の直後に「辞退させていただきます」という結論を伝えることで、ビジネスの基本である結論ファーストを遵守し、担当者の時間を尊重します。

同時に「ご期待に沿えず申し訳ございません」という謝罪を添えることで、採用担当者に手間をかけてしまうことへの申し訳なさを伝えられます。

内定辞退の意思表示では曖昧な表現を避けてください。

言いにくい気持ちは共感できますが、毅然とした態度で結論を伝えることで円満かつ迅速な辞退になります。

採用担当者は、電話の雰囲気から辞退する内容だと察してくれるので安心してください。

4. 辞退の理由（簡潔に）

辞退の理由は簡潔に述べてください。

結論（辞退）に至った背景を、企業を否定しないよう自己都合の形で伝えるのが有効です。企業は今後の採用に活かすため、辞退理由を質問します。

そこで「熟慮（じゅくりょ）の結果」「自身のキャリアプランを鑑みて」などと説明してください。

真剣に検討したうえでの決断であることを強調できます。

具体的な深掘りを避けるためには、長々と説明せず「一身上の都合です」といった表現で留めることが賢明です。

端的に伝えることで企業側に納得感を与えつつ、余計な詮索を防げます。

正直に答えても問題ない人は、質問に回答しましょう。

辞退理由に気まずさを感じている人は、最低限の情報にしてください。

5. 改めての謝罪と結びの挨拶

電話の最後は改めての謝罪と結びの挨拶で終えましょう。

全体のやり取りを丁寧かつ円満に締めくくるためです。

電話の最後に再度謝罪と感謝を述べることで、最後まで礼儀を尽くした印象を与えます。

たとえば「貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます」という結びの言葉は、今後ともビジネスパーソンとして敬意を払う姿勢を示すものです。

内定を辞退した企業とビジネス関係になる可能性があるので、誠実に対応してください。

さらに、書類返却の確認など、事務的な連絡もここで済ませてください。

すべての対応を電話内で完結させることで、企業の負担を最小限に抑えられます。

あなたは聞き漏らさないためにメモを準備しておきましょう。

【シチュエーション別】電話例文

シチュエーション別に電話で内定を辞退する際の例文を紹介します。

内定の辞退連絡は「簡潔さ」「誠実さ」などが求められます。

あらかじめ話す内容を想定しておくことで、スムーズなやり取りが可能です。

本章では、基本的な内定辞退の電話と担当者が不在の場合の2パターンを解説します。

例文を読んでおくことで話す内容に困らず辞退することが可能です。

例文1：基本の内定辞退の電話

例文2：担当者が不在だった場合の対応（かけ直す旨を伝える）

【内定辞退の電話】内定辞退の電話で伝える「辞退理由」はどうする？

内定辞退の理由を電話で伝える際、企業の深掘りを防ぎつつ、円満に選考を終える必要があります。

電話では、簡潔な表現を基本としつつ、聞かれた場合に備えた角の立たない回答を用意してください。

本章では採用担当者との関係性を維持したまま、適切に辞退を伝えられる最適な理由を解説します。

辞退することは決めたものの、理由をどうするか迷っている内定者は参考にしてください。

基本は「一身上の都合」や「検討した結果」で問題ない

内定辞退の理由として「一身上の都合」や「慎重に検討した結果」という表現を用いるのが基本です。

あなたは、企業側に具体的な理由を説明する義務がないためです。

簡潔な表現にすることで、あなたの個人的な判断によるものであることを示します。

さらに、企業を否定する要素を一切含みません。

したがって、採用担当者に余計な詮索をさせず、スムーズに話を進められます。

言葉の後には「勝手ながら、熟慮（じゅくりょ）の末の決定ですので、どうかご理解ください」といった、決意の固さを伝える一文を添えてください。

粘り強く聞かれても「個人的な理由のため、これ以上の詳細はお伝えできません」と毅然として答え、謝罪と感謝を繰り返せば問題ありません。

理由を具体的に聞かれた場合の答え方

企業側が辞退理由を深掘りしてきた場合でも、企業の欠点を挙げるのは避けてください。

正直に答えたつもりでも採用担当者からの印象が悪くなるからです。

「給与に不満がある」「社風が合わない」などの表現は本当であったとしても言わないでください。

代わりに「自身の将来のキャリアプランをあらためて深く考えた結果、他の道に進むことを決意いたしました」のように伝えてください。

すべて自己都合による前向きな理由にすることで企業を尊重できます。

さらに、あなたの決断が自己分析にもとづいた結果だと強調できます。

ビジネス上のやり取りだと考え、相手への配慮を忘れないようにしてください。

他社から内定をいただいた

他社からの内定は、採用担当者に納得感を与えるため効果的です。

企業はあなたが複数の選考を受けていることを理解しています。

他社と比較した結果であれば「よりフィットする場所を選んだ」という、客観的で合理的な判断として受け止めてもらえます。

具体的には「同時期に選考を受けた会社から内定を頂戴し、自身の適性を鑑みてそちらにご縁をいただく決断をいたしました」と伝えましょう。

企業を否定することなく、あなたの決断が前向きなキャリア選択であることを示せるため、スムーズに話を進めることが可能です。

辞退理由が他社が関係する場合、正直に伝えつつ採用担当者に納得してもらいましょう。

社風が自分に合わないと判断した

社風が自分に合わないと伝えることも有効です。

「自己適性の問題」として伝えることで、企業への配慮を示しつつ辞退の決意の固さを強調できます。

「社風が合わない」と直接的に伝えると角が立つため、「自分に貴社の仕事に対する適性がないと判断しました」と説明してください。

他には「自身の能力では貴社に貢献することが難しいと判断しました」といった表現を用いてください。

企業側には何の落ち度もなく、あなたの判断であるという姿勢を示すため、採用担当者はそれ以上の引き止めや詮索が難しくなります。

社風を辞退の理由にするのはあなたの自己決定権を尊重させるのに有効です。

家族の反対があった

家族の反対は、企業が立ち入りにくい個人的な領域の事情になるため効果的です。

具体的には「家族と相談して慎重に検討した結果、今回の内定を辞退させていただく決断をしました」などと伝えます。

家族という要素は、あなた一人の判断ではない最終的な決定事項であることを示します。

企業側がビジネス的な論理で反論したり、引き止めたりすることは困難です。

結果、あなたの意思が固く、覆らないことを明確に示せます。

感情的な深掘りを避けたい場合に有効な理由です。

ただし、家族の意見を丸呑みしたような言い方は避けてください。

あくまでも最終決断は自分であることをアピールしましょう。

嘘の理由はNG！批判や失礼な表現は避ける

内定辞退の理由を伝える際、嘘をつくのはNGです。

企業への批判やネガティブな表現も避けてください。

相手に不快な思いをさせない発言はビジネスマナーの基本です。

辞退した後も信頼性を保持し、円満な関係を維持するためです。

内定辞退の連絡は、あなたと企業との最後のやり取りです。

連絡後の気分が悪くなるような表現や態度は避けてください。

もし嘘が発覚した場合、社会人としての信頼性が失われます。

将来、内定を辞退した企業とビジネス関係になるかもしれません。

給与や社風の不満が原因だったとしても、そのまま伝えないのが社会人です。

最後まで礼を尽くして円満な就活にしてください。

【内定辞退の電話】電話だけでOK？内定辞退メールの役割と例文

内定辞退の連絡は、電話で誠意を伝え、メールで記録を残すという組み合わせが基本です。

企業への配慮とビジネスマナーを両立させた丁寧で確実な方法になるからです。

内定辞退は、企業の採用計画に直結する重要事項です。

電話とメールを併用することで、口頭での誠意ある謝罪とメールによる辞退の記録という、両方のメリットを享受できます。

結果、連絡の確実性が高まり、後々のトラブルを未然に防ぐことが可能です。

電話＋メールで連絡するのが最も丁寧な対応

内定辞退は、本来であれば直接会って伝えるべきとされるほど重要な連絡です。

しかし、時間や場所による制限があるため省略されがちです。

結果、現代のビジネスにおいて、電話での口頭連絡が最も誠意を示す手段と見なされます。電話で直接、謝罪と感謝の気持ちを伝えることで、メールだけでは伝わりにくいあなたの真摯な姿勢が採用担当者に届けられます。

メールで辞退の意思を伝えた後、あらためて「電話をかける」という対応が、社会人として丁寧で責任ある行動です。

電話とメールの両方で対応すると時間と手間がかかります。

一方で、最後まで誠意を持って対応することで、別れ際の印象が良くなります。

なぜメールも送るべきなのか

電話で内定辞退の意思を伝えた後、念のためメールを送ってください。

メールを送ることで、内定を辞退したことを客観的な証拠として残すためです。

電話でのやり取りは口頭のみで記録に残りません。

時間が経って「言った」「言わない」の認識のズレが生じる可能性があります。

不要なトラブルを回避するために「いつ、誰が、辞退の意思を伝えたか」という事実をメールという書面で確実に残してください。

企業側も正式な記録として残るため、事務処理をスムーズに進めることが可能です。

電話での内定辞退に加えてメールも送り、あなたの身を守ってください。

電話口では揺らいでしまった気持ちをメールであらためることで

【例文】電話で辞退を伝えた後の確認メール

【補足】電話がどうしても繋がらない場合のメール例文

【内定辞退の電話】27卒が抱える「内定辞退の電話」の怖いQ&A

内定辞退の電話に対する不安は、「誠意ある適切なマナー」で解消できます。

内定辞退はあなたが持つ正当な権利です。

多くの内定者が不安や疑問に対する回答を集めました。

本章の解説を読むことで、安心した状態で内定を辞退できます。

内定辞退の電話は心理的な負担が大きい作業です。

以下のQ&Aを通じて、マナーを守れば問題ないという安心感を持ち、毅然と対応する準備をしましょう。

【内定辞退の電話】まとめ

この記事では、内定辞退を電話で伝えるための方法について解説してきました。

電話での辞退はあなたの誠意を直接伝えられるため有効な連絡手段です。

一方で、採用担当者と話すのに緊張する内定者も多いでしょう。

そこで、例文を掲載しているので、何を話すか迷っている人は参考にしてください。

内定辞退はあなたの気持ちが大切です。

例文は参考程度に留めていただき、素直な気持ちを採用担当者に伝えてください。

監修者

柴田貴司

明治大学院卒業後、就活メディア運営｜自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート