事務職として働いている方は、日本国内に約900万人以上もいるといわれています。
男女比では、女性の方が多いのも特徴です。
事務職は、オフィス内での作業がメインとなり、重たいものを運ぶといった力仕事や外回りをすることが少ないため、女性や体力に自信がない方でも働きやすいのが魅力です。
しかし、ひと口に事務職といっても、実際にはいろいろとあり、職場によって仕事内容も異なっています。
人によって向き不向きもある職業でもあるのです。
本記事で、事務職の仕事内容や事務職に向いている人の特徴について詳しくご紹介いたします。
さらに、事務職に向いていない人、事務職がつらいと感じてしまう不向きな人はどんな人かも解説しています。
これから、事務職への就職、転職を考えている方は、ぜひ参考にしてください。
事務職に向いている人とは？
事務職にはどんな人が向いているか、事務職を目指している方は気になるかと思います。
採用担当が考える「事務職に向いている人」は、以下の通りです。
- 事務職の仕事内容を理解している
- 事務職に必要なスキルを持っている
- 事務職に求められるものを満たしている
選考の中で上記の3つを満たすことができれば、採用担当によい印象を与えるだけでなく「事務職に向いている」と感じてもらうことができます。
この記事では、事務職の仕事内容、事務職に必要なスキル、事務職に求められるものを順番に説明し、その後事務職に向いている人と向いていない人の特徴を解説します。
ちゃんと知ってる？そもそも事務職とは？
まずはじめに、事務職とは一体どんなものなのかについて、ご説明します。
事務職とは、基本的にオフィス内で書類の作成や整理など業務に必要なことを行うポジションのことを指しています。
営業職や販売職のように、他社の人やお客様を相手に仕事することはほとんどなく、出張なども少なめです。
基本的にオフィス内で、業務が円滑に進められるように電話を取り次いだり、必要な書類を用意したりといったサポートを行うことが求められる職業です。
事務職につくために、特別な資格を要求されることはありません。
そのため、未経験者であっても、気軽に目指しやすい職種となっています。
ただ、職場によっては、高度なパソコンスキル、簿記や英語力などの専門的なスキルが問われることもあります。
事務職の仕事内容 -職種を知ろう-
事務職の主なお仕事内容は、オフィス内で書類を作成したり、ファイリングを行ったりなどです。
そのほかにも、電話応対や来客応対、郵便物の仕分けなどの業務も行うこともあります。会社のさまざまなデスクワークを行う縁の下の力持ち的な存在であることが求められる仕事です。
事務職のジャンル分け
事務職といっても、一般事務、経理事務、営業事務など、いろいろな仕事があります。
その中でも、一番働いている人が多いのは一般事務です。
- 一般事務：一般的な事務職
- 経理事務：経理に関する事務職
- 営業事務：営業のサポートをする事務
- その他
それぞれの職種ごとの詳しい仕事内容は、この後ご紹介します！
事務職の仕事内容 -どんな業務があるかを知ろう-
それでは、職種別にそれぞれどんなことをするのでしょうか？
仕事内容を知って、自分ならできそうか、判断してみることはとても大切です。
順番に見ていきましょう。
一般事務
一般事務は、OA事務とも呼ばれることがあります。
オフィス内でパソコンなどを使用して業務に必要な書類を作ったり、データを入力したり、電話や来客応対といった基本業務を行うポジションが一般事務と呼んでいます。
経理事務
経理事務は、伝票の仕分け、処理、帳簿の作成、経費の精算といった経理一般の業務を行う職種です。
数字を扱う仕事なので、パソコンの正確な入力スキルが求められます。
会社によっては、簿記の資格や会計事務所などでの実務経験が求められる場合もあります。
営業事務
営業事務は、営業職をサポートする業務となります。
見積書や発注書を準備したり、営業職あてにかかってきた電話やメールを取り次ぐことや、代わりに対応することが主な仕事です。
その他の業務
このほかにも、社員の採用や退職や異動などの業務に携わる人事事務、社員の社会保険の手続きや勤怠管理などを行う総務事務、輸出や輸入に関する手続きを行う貿易事務などもあります。
また、学校や病院など職場によっても、いろいろな事務職があります。
小中学校、高校、専門学校や大学などでのお仕事は、学校事務や大学事務という名称で呼ばれています。
病院やクリニック内で、受付や会計、レセプト業務などを行うお仕事は、医療事務となります。
事務職に必要な能力
ここまで、事務職にはどのような職種があり、職種ごとにどのような業務があるのかをご紹介しました。
ここからは、事務職にはどのような能力が必要なのか、どのような能力を持っていれば事務職に向いていると言えるのかを解説します。
-
ミスなく仕事をこなす能力
-
スケジュール管理能力
1.ミスなく仕事をこなす能力
ひとつめは、ミスなく仕事をこなす能力です。
事務職では、作業の正確性が求められます。
先述したように、資料作成や計算といった業務の多い事務職では、ひとつのミスが会社全体に大きな影響を与えることも少なくありません。
正確な資料作成、正確な計算ができる事務職は、会社に重宝されます。
2.スケジュール管理能力
二つ目は、スケジュール管理能力です。
事務職では決まったスケジュール通りに動くことが多いですが、日中様々な依頼を受けます。
そのため場合によっては、短時間で何種類もの業務をこなすことが求められます。
自分のスケジュールを明確にした上で、重要なタスクから処理し、周囲をみながら効率よく業務をこなせる方は、事務職に向いていると言えるでしょう。
事務職に向いている人の特徴
次に、これらの事務職に向いている人の特徴について解説します。
事務職は、基本的に内勤でのお仕事となりますので、室内にこもって作業することが苦にならない人が向いています。
電話を取り次ぎなども多いので裏方の作業が好きな方、細かい仕事も多いのでまめな性格な人も事務職向きです。
他にはどんな人が事務の仕事に向いてる人なのでしょうか？
地道にコツコツ作業ができる
事務職は、地道にコツコツ作業するのが好きな人に向いているお仕事です。
大量の書類や伝票を整理したり、パソコンを使ってデータ入力を行ったりなど、細かくて地味な作業が多いため、それらの作業が全く苦にならない方であれば、事務職に向いているといえるでしょう。
データ入力や書類作成といった作業は、長時間に及ぶこともありますので、ずっと椅子に座って、飽きずに作業ができる方も事務職の適性があります。
裏方の仕事が好き
事務職は、裏方のお仕事が苦にならない性格が向いています。
営業職の販売職のように、営業先に出向く、店頭に立って仕事をすることはほとんどなく、基本的にオフィス内でサポート業務を担当するのが主な業務となります。
営業職やほかの社員のお仕事が円滑に進められるようにさまざまなサポートを行わなくてはならず、時には先回りして対応することも求められることもありますので、臨機応変に対応できるスキルも必要です。
そのほかにも、会社の備品の買い出しや発注など、他部署が担当しない雑用などを引き受けることもあるので、そのような目立ちにくい仕事を積極的に行っていく姿勢も求められます。
また、社員や取引先だけでなく、社内の環境にも気を配ることも事務職の仕事です。
簡単な掃除を行ったり、ポットのお湯を入れ替えたり、花瓶の手入れなども事務職が担当することもあります。
縁の下の力持ちとして働くことにやりがいを感じられる方であれば、事務職向きといえます。
まめな人
事務職は、まめな性格の人が向いています。
領収証や契約書や稟議書など毎日さまざまな書類を取り扱い、入力作業やファイリング作業なども正確に行わなくてはなりません。
こまめに整理整頓ができる性格のほうが、効率良く事務の仕事がしやすいのです。
また、事務職は社内のさまざまな部署ともやり取りをすることが多いため、気遣いができるまめな性格のほうが、ほかの社員も安心して仕事が進めやすくなります。
女性で事務職として働く、いわゆるOLの方が多いのも、ここが影響しているかもしれませんね。
社員の人間関係に常に関心を持って、自分から積極的に挨拶したり、声をかけたりなど、こまめなコミュニケーションも必要な事務職の大事なお仕事の一つです。
時には、さまざまな部署に根回しを行ったり、社内や取引先などへ確認を取ったりなどの業務も必要となります。
こまめにさまざまな人と連絡を取ることが苦にならない方も事務職向きの資質といえます。
事務職に向いていない人の特徴
事務職は、未経験者でもチャレンジしやすい職種ではありますが、誰にでもできる仕事ではありません。
人によっては、事務職に不向きな場合もあります。
特に飽き性な人、高収入を求める人、人との会話が苦手だと感じてしまう人は、事務職として働くことにストレスを感じてしまう可能性が高いです。
不向きな性格にも関わらず事務職に就いてしまうことで、仕事にやりがいを感じられなくなってしまい、辞めたいと思ってしまうこともあるかもしれません。
これから事務職への就職や転職を検討されている方は、自分が向いているかどうかをよく考えてみると良いでしょう。
飽き性な人
飽き性な性格の人は、残念ながら事務職向きとはいえません。
なぜなら、事務職は地味な作業がとても多い職種だからです。
室内にこもって大量の書類を整理したり、長時間パソコンに向き合ってデータ入力を行ったりなどの仕事をこなさなくてはならないため、飽きっぽい性格の方だと、それらのお仕事を退屈に感じてしまうかもしれません。
また、事務職は毎日同じチームの人たちとお仕事を行います。
営業職や販売職のように、いろいろな取引先やお客様との出会いはほとんどなく、いつも同じメンバーと仕事をすることになります。
そのため、飽きっぽい性格だと、人間関係も退屈に感じてしまうことでしょう。
毎日同じ内容の仕事の繰り返し、毎日同じ人とオフィス内で過ごすことに飽きてしまう方は事務職以外のお仕事を検討したほうが良いかもしれません。
高収入を求める人
高収入を求めている人に関しても事務職には向きません。
なぜなら、事務職のお仕事は、営業職や技術職などと比較すると給料が低めとなっている会社が多いためです。
事務職は、営業職や販売職と異なり達成ノルマなどがない上に、定時退社しやすいという魅力がありますが、年収がそれほど高くないといったデメリットもあります。
営業職などから、一般事務職へ転職を考えている方の場合には年収が大幅にダウンしてしまうこともあるかもしれませんので、注意したほうが良いでしょう。
また最近は、一般事務の仕事は契約社員や派遣社員、アルバイトといった非正規社員に任せているという会社も増えています。
人件費節減のために、生産性のない一般事務職の仕事を外注してしまう企業も多いので、正社員の求人を探すことも非常に大変な状況となりつつあるのです。
非正規雇用の一般事務職の場合には、時給や交通費などしか支給されないことが多く、ボーナスもありませんので、収入の面で不満を持ちやすくなってしまうことでしょう。
いずれは、AIが伝票管理や会計などの事務仕事を担当する時代もくるだろうといわれてますので、もしかしたら定年まで事務職を続けることも難しくなるかもしれない不安もあります。
お金をできるだけたくさん稼げるお仕事に就きたいと思っている方は、事務職以外を目指したほうが良いかもしれません。
どうしても事務職で収入をアップさせたいのであれば、法律や会計や語学などの勉強をしたり、資格を取るなどして、専門スキルを身に着けておくとチャンスの幅が広がります。
人と話すのが苦手
事務職は、人と話すのが苦手だという人も向かないお仕事です。
営業職や販売職のように多くの人と接することはないので、コミュニケーションスキルがなくても問題ないのではと思う人もいらっしゃるかもしれませんが、事務職は人と話す機会が意外と多い仕事です。
事務職は、社内でさまざまな部署とやり取りを行うことになります。
朝から社員の勤怠連絡の対応を行ったり、各部署と綿密に連絡を取ったりなどして、仕事を進めていかなくてはなりませんので、人と話すことが苦手では業務に支障をきたしてしまう可能性があります。
新入社員のお世話をしたり、ほかの社員のサポートを行ったりと毎日たくさんの方々との会話が必要となる仕事なのです。
自分から積極的に話しかけていかないと、お仕事がスムーズに進まないこともあるので、ほかの社員から話しかけやすい雰囲気づくりを求められる場合もあります。
さらに事務職は、社長や重役など社内の高い役職者ともやり取りをしなくてはならないことがあります。
自分よりも高い役職の社員とも円滑に会話する機会も多いので、どんな人とも接することができる人でなければ、大変なストレスを感じてしまうことでしょう。
そのほかにも、電話対応も行わなくてはなりませんので、電話でのコミュニケーションが苦手だという人も、事務職の適性はあまりないといえます。
時には、お客様や取引先からクレームの電話を受けることもありますので、そんなときでもへこたれない精神力も必要だからです。
電話だけでなく、メールや手紙やファックスなどでやり取りをすることもありますので、文字でのコミュニケーションスキルも求められます。
ほかの人に自分から話しかける、話しかけられるのが苦手だという人は、ほかの職種を選んだほうがご自身にとっても働きやすく感じるかもしれません。
事務職に向いていないと感じた時の対処法
ここまで記事を読んでいただいた方の中には、事務職に就職したいけれど、事務職に向いていないのでは、と感じた方も少なくないでしょう。
そこで、事務職に就職したいが事務職に向いていないと感じたときにはどうすれば良いのか、対処法を2つご紹介します。
- エージェントに相談してみる
- 事務職に似た仕事に応募してみる
エージェントに相談してみる
就職活動エージェントに相談してみるのは、ひとつのおすすめの対処法です。
例えば、就活市場エージェントでは、紹介できる企業であればエントリーから面接対策、内定後の入社までのサポートまで幅広く、完全無料でお手伝いをしています。
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事務職に似た仕事に応募してみる
実は、一般的に事務職と呼ばれる職業以外にも、事務職に似ている仕事があったりします。
それは、パソコンを使って情報処理を行う仕事です。
具体的には、ウェブデザイナーやライター、プランナーなどですね。
一見似ても似つかないような職種ではありますが、デスクワークや事務的な作業が多くなる、という点では実は似ていたりするのです。
営業職に向いていない、開発職に向いていない、という方が事務職を目指される傾向にありますが、いったん立ち止まって、これらの職種をのぞいてみるのはいかがですか？
まとめ
事務職に向いている人、事務職に不向きな人の特徴について、いくつかご紹介しました。
事務職に向いているのは、地道にコツコツ作業ができる人、裏方のお仕事が好きだという人、まめな性格の人が挙げられます。
自社の社員だけでなく、取引先やお客様などともやり取りすることもあるので、いろいろな人と接することが苦にならない人も事務の仕事に向いています。
反対に、事務職に向いていないのは、飽き性な性格の人、高収入を求める人、人と話すのが苦手などです。
事務職はお給料が低く設定されている会社も多く、契約社員や派遣社員といった非正規職のスタッフが担当していることも珍しくないので、たくさんお金を稼ぎたい方には厳しい環境ですので不向きといえます。
電話応対も事務職が担当する職場がほとんどですので、クレーム対応といった高度なコミュニケーションスキルも求められます。
ただ、会社によってはコミュニケーションスキルがあまり問われない事務職もありますし、スキルや所有している資格次第によっては、高収入が得られる場合もあります。
事務職といっても、お仕事内容は会社によってさまざまで、人との会話が苦手な人であっても、働きやすい環境の職場もありますので、自分に合った環境かどうかをよく見極めるようにしてください。
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