やりとりが確認できる!インターンシップのメール利用方法と注意すべきポイント

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就活生がインターンシップに参加する場合、申し込みからインターンシップ実施に関する連絡、終了後のお礼までメールを活用する場面がたくさんあります。メールには手紙や電話にはないメリットがありますので、インターンシップにおいても積極的に活用されています。就活生としてもメール利用に関するマナーや書き方などについてよく理解しておく必要があるでしょう。そこで、インターンシップの各場面におけるメールの利用に関して書き方や返信時の注意点、やりとりが確認できるメリットなどについてお伝えします。

インターンシップの申し込みメールの書き方

インターンシップへの参加を申し込む場合はメールで応募するケースが多いです。興味がある会社のインターンシップに関する募集要項を確認したらメールで申し込むことになります。申し込みメールを作成する場合の注意点は3つあります。1つ目は件名です。忙しい担当者はメールの件名を確認して処理の優先順位を決めていることもあります。インターンシップの申し込みメールであることが一目で確認できる件名にしましょう。2つ目は形式です。まず申し込み先の会社名、担当者の部署、役職そして氏名を書きます。会社名は正式名称を記載することがポイントです。3つ目は自己紹介や志望動機を書く際に、長すぎる文章にならないようにすることです。エピソードなどを入れてインパクトがある簡潔な文章を目指しましょう。

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インターンシップ参加時におけるメール返信時の注意点

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インターンシップへの参加が決まると、会社から日程や場所、仕事内容などに関する情報が送られてきます。お互いに履歴を残しながらやりとりできるため、こういった連絡もメールで行われることが多いです。インターンシップの実施内容に関するメールが届いたら内容を確認したうえで返信メールを書きましょう。返信時のポイントは2つあります。1つはすぐに返信することです。できれば当日、遅くとも24時間以内には返信するのがビジネスマナーだといわれています。もう1つは先方が送ってきた内容を正しく理解したことを記載することです。質問事項があれば返信メールの中で確認するように心がけましょう。単に「受け取りました」という返信ではなく、内容を確認したうえで返信することがポイントです。

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メールのやりとりを行う場合に注意すべきこと

インターンシップへの参加が決まったら、最初に送られてくる実施内容の連絡メール以外にも会社とやりとりすることが発生するはずです。就活生がインターンシップ先の会社とメールでやりとりする場合には2つの点に注意するといいでしょう。1つ目は、時間に余裕がある場合は確認事項についてメールで問い合わせることです。電話は相手の都合に割り込むことになりますので、余裕があればメールで問い合わせるようにしましょう。履歴を残し、あとで確認できるメリットもあります。2つ目はメールを送る時間帯に注意することです。早朝や夜中は避けたほうがいいでしょう。担当者は緊急時に備えてメールの着信音が鳴る設定にしていることが多いです。緊急の案件以外は就業時間内、外れても前後2時間以内までの時間帯に送ることをおすすめします。

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インターンシップ終了後のお礼メールのポイント

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インターンシップの終了後もメールを使って連絡する機会があります。終了後はお礼のメールを送りましょう。インターンシップに参加することで就活生は多くのメリットを享受することになります。例えば、実際の職場を見ることで会社の雰囲気がわかりますし、仕事を体験することで業務内容を明確にイメージできるようにもなります。そのメリットは会社側が多大な労力をかけて受け入れてくれたことを忘れてはいけないでしょう。その方法としてはお礼メールを送るのが適切です。お礼メールはお世話になった人に感謝の気持ちを伝える目的だけでなく、どのように成長できたのかを報告したり志望する強い気持ちを伝えたりすることもできます。

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インターンシップに関するメールについてプロのアドバイスを受ける

インターンシップではメールを利用する頻度が高いです。就活生はメールの書き方やマナー、内容確認のポイントなど知っておくべきことがたくさんあります。メールの利用方法についてジョブコミットの就活支援サービスを活用して、プロのアドバイスを受けてみることをおすすめします。

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