就活のマナー!面接の時間変更のメール例文

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“就活の選考が進むと、面接の日程調整に苦労する場面も出てきます。例えば、同じ日時に面接が被ってしまった場合には1つの企業を優先する必要があるため、一方の企業には面接時間の変更を依頼しなければいけません。一度設定した面接時間を変更することは相手に迷惑をかけることになるため、慎重かつ丁寧に対応をすることが大切です。ここでは、就活中に面接の時間変更をする場合に気をつける点と、ビジネスメールのルールについて説明します。

時間変更依頼はメールと電話どちらがいい?

時間変更したい面接までまだ時間がある場合には、メールで連絡をするほうがいいでしょう。これは、メールのほうが情報の伝達が確実であることとログが残ること、また、忙しい採用担当者が時間のあるときに対応できるためです。しかし、前日や当日の面接の予定を変更したい場合には電話をする必要があります。メールでの連絡は、学生にとって時間をかけて対応できるというメリットがありますが、同時にメールのマナーに気をつけなければマイナス評価につながる恐れもあります。件名、挨拶、本文の流れなどわかりやすく端的かつ誠意を込めたメール文が求められます。

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メールを作成する際のポイント

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メールを作成するときのポイントは、簡潔であることと相手への配慮があることです。まず、件名はすぐに本文の内容が予想できるように「〇月〇日面接日程変更のお願い」などにしましょう。すぐ目に入るように大学名や氏名を入れてもいいでしょう。次に、メールを出す理由を簡潔に述べます。時間変更をしたい理由については「就活中に他社の選考が入ったため」などとは書かずに、「都合により」または「大学の学期末試験と重なってしまい」などとするのが正解です。新しい日程の候補日については、こちらから提案することがマナーです。箇条書きにしていくつか提示するか、「〇月〇日以降」のように指定することが大切です。最後には必ず謝罪の一文を添えて、相手の手間をとらせてしまうことに対して誠意を込めて謝りましょう。また、就活中にメールをやりとりする際には、メールの最後に署名を入れましょう。署名には、大学名、学部名、氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。

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面接日時変更メール例文

一般的な面接の日時変更のメール文面の例は以下のとおりです。1時間だけずらしてほしいなどという場合でも、別日程も含めて複数候補日を提示するといいでしょう。

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
この度は、面接日程変更をお願いしたくご連絡いたしました。
〇月〇日〇時に貴社の面接にお伺いする予定でしたが、大学の期末試験と重なってしまったため、急遽お約束の時間にお伺いすることができなくなってしまいました。
誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、以下の日程より、貴社のご都合が宜しい日程をご指定いただけないでしょうか。
ご都合が難しい場合、再度日程をご提案させていただきます。
○月○日(○曜日)○時〜○時
○月○日(○曜日)○時~○時
○月○日(○曜日)○時~○時
お忙しい中ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

〇〇(氏名)

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返信が来たお礼のメールを

無事に担当者から返信があり、日程調整ができた場合には必ず確認とお礼のメールをしましょう。メールは簡潔に感謝の気持ちを表し、間違いなく新しく設定された時間に面接へ行くという意思表示をするものです。このメールがないと、本当にメールが届いたのか先方が心配してしまう恐れがあります。

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素早い対応が大切!

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就活の面接時間変更のメールは、簡潔かつ丁寧に行う必要があります。注意したいのは、変更がわかった時点でなるべく早く対応することと、先方からのメールにはすぐ返信することです。企業の採用担当者は日々選考の日程調整に追われているため、直前の変更は手間をかけることになってしまいます。言葉遣いとマナーに気をつけて、わかりやすいメールを送るようにしましょう。”

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