説明会に遅刻しそうなときはどうする?知っておきたい適切な対処法

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就活生にとって、説明会は志望している企業の情報を得られる貴重な機会です。しかし、就活が忙しくなるにつれて寝坊や何かしらのトラブルにより説明会に遅刻しそうになった経験を持つ人も多いのではないでしょうか。遅刻しそうになると、頭が混乱したりどのように対処すべきかわからなくなったりして、気持ちが焦ってしまいがちです。ここでは、説明会に遅刻しそうになったらどのようなアクションを起こすべきなのか、知っておきたい適切な対処法について紹介します。

遅刻しそうだと判断したらすぐに企業に連絡を入れよう!

他の予定が長引いてしまったり交通機関の遅延が発生したりと、どんなに注意していてもやむを得ず遅刻をしてしまう場合もあるでしょう。説明会の開始時刻の間際になってから連絡を入れると、企業に悪い印象を与えてしまう恐れがあります。そのため、連絡は遅刻をしそうだと判断した段階で、速やかに行うことがベストです。意外にありがちなのが、遅刻をしそうだと判断した段階で「行くのをやめよう」と、約束を放棄してしまうことです。説明会の予約を入れているのにも関わらず、勝手な自己判断で約束を破ってしまうことはマナー違反に当たります。遅刻の連絡を入れる際には「怒られてしまうのでは」と勇気がいるかもしれません。しかし、きちんと事情を説明すれば理解を示してくれる企業が多く見られます。勝手な判断で約束を放棄することは避けて、遅刻をしそうな場合は速やかに企業へ連絡を入れる意識を持ちましょう。

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メールはNG!遅刻の連絡は電話でしておこう

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それでは、どのような流れで遅刻の連絡を入れたらいいのでしょうか。まず、遅刻をしそうだと判断したら必ず「電話」で企業に連絡を入れることがポイントです。メールは急いでいない用件を伝えるツールとしては便利ですが、急を要する連絡には避けたほうがベターです。メールで連絡を入れた場合、担当者が説明会の開始時刻までに気がつかず、無断欠席扱いになってしまう恐れがあります。ビジネスシーンでは、緊急性の高い連絡は電話で行うことが基本です。報告・連絡・相談の「ホウレンソウ」は社会人として覚えておくべきマナーの代表格。必ず電話で企業に遅刻をする旨と現状を説明し、指示を仰ぐようにしましょう。また、必要に応じて電話に加えて、メールでも遅刻の連絡を入れておくと丁寧です。

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どう伝えればいい?電話をかけるときのポイント

電話で遅刻を伝える際には、いくつかのポイントをおさえておくとスムーズに事情を説明しやすくなります。電話をかけたら、まず「お忙しいところ失礼します」とワンクッションを入れておくと丁寧な印象を与えられます。続いて、重要なのが「説明会を予約した時間・大学名・氏名」をきちんと伝えるという点です。この3点をセットで伝えることで、企業が誰からの連絡なのか円滑に把握できます。採用担当者に取り次いでもらったら、再度大学名や氏名を名乗ったうえで「お時間よろしいでしょうか?」と相手の都合をうかがってから用件を伝えましょう。このときに、「遅刻をしたうえで参加を希望している」という熱意を見せることも大切です。事情を説明する際には「現在地と到着予定時刻」をできる限り詳細に伝えましょう。この情報を伝えておくことで、企業がそのまま説明会に参加するように促すか、日程を調整するかという判断をしやすくなります。企業による指示を受けたら、最後にあらためて遅刻をすることへの謝罪を伝えることで、誠意が伝わるはずです。

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遅刻の連絡を入れる際に注意したいこと

電話をかける際には、「言い訳をしない」ことが大切です。特に寝坊や体調不良ではなく、公共機関の遅延や運休といった自分に非のない遅刻は、つい言い訳をしたくなるものです。しかし、いかなる理由があった場合でも「遅刻をしてしまう」という事実に変わりはありません。どんな理由があった場合にも、長々と説明をしたり言い訳をしたりすることは避けて、簡潔に現状と謝罪を伝えることが大切です。また、電話は話す内容を考えてからかけるようにしましょう。内容がまとまっていないまま電話をかけると、情報がうまく伝わらずに相手を混乱させてしまう原因につながります。遅刻をしそうになり気持ちが焦った場合は、一度深呼吸をして気持ちを落ち着けてから電話をかけるといいでしょう。

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遅刻は誰にでも起こり得る事態!対処法をきちんと学んでおこう

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遅刻は、意図せずとも誰にでも起こり得る事態です。遅刻をしそうになった場合にも、適切な対処法を覚えておくことで冷静に対処しやすくなるでしょう。誠意を持って速やかに連絡を入れれば、企業の理解を得やすくなるはずです。ビジネスマナーをしっかりと守って、就活を円滑に進めましょう。

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