インターンシップ受け入れのお礼状のポイント

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インターンシップの採用可否についてはメールなどで通知がきます。その通知に対して返信をすべきかどうか、返信するとすればどのような内容にすればよいのかわからないという就活生もいるでしょう。そこで、インターンシップ受け入れに対するお礼状のポイントについて、ビジネスマナーの観点から返信のタイミングや書き方のコツなどについてお伝えします。お礼状の書き方ひとつで、ほかの就活生と差をつけることができる可能性がありますので、しっかり理解しておくことをおすすめします。

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インターンシップ受け入れのお礼状でも差をつける意識が大切

インターンシップの受け入れ可否については、メールで送られてくるのが一般的です。受け入れ決定の通知を受け取ったら、そのまま放置するのではなくお礼状の形をとって返信するようにしましょう。返信することによって、間違いなくメールを受け取ったことを知らせる必要があります。これは社会人としてのビジネスマナーにも通じることですので必ず実行しましょう。また、受け入れに対する感謝の気持ちを伝えることも重要です。感謝の気持ちを込めた文章を返信することによって、ほかの就活生などに遅れをとることを避けられます。しかし、それだけでは差をつけることまではできません。インターンシップ受け入れのお礼状を送る行為は、アピールの絶好のチャンスでもあります。ほかの就活生などと差をつけることができるように工夫するようにしましょう。

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お礼状のポイントは件名と本文冒頭

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インターンシップ受け入れ通知に対するお礼状をメールで返信する場合に、大切なポイントは主に2つあげられます。1つ目は件名のつけ方です。届いたメールに対して単純に返信すると、先方が送ってきた件名の最初に「re:」がついたものが自動的に設定されます。それを見た担当者は「通知メールの返信だな」とわかりますが、それだけでは芸がないでしょう。返信したメールがお礼状であることがわかるように、件名も工夫したものにすることがポイントです。2つ目は本文の冒頭です。ビジネスメールでは、本文の最初に通知を送ってきた企業の採用担当者が所属する企業名と部署名、担当者の氏名を記載するのがビジネスマナーです。メールというより手紙を書くつもりで記載しましょう。誤字がないようにしっかりチェックする必要があることはいうまでもありません。

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受け入れ決定通知への返信タイミングもポイント

受け入れ決定の通知メールをもらった場合は、お礼状返信のタイミングも重要になります。メールを受け取ってから最低でも24時間以内に返信するようにしましょう。焦っておかしな文章を返信してしまうのは避けるべきですが、お礼状の内容を長時間検討した結果、返信に2日以上かかってしまうとなると逆効果です。あまりにも返信が遅ければ、インターンシップに参加する意思がないものとみなされてしまい、参加できなくなる可能性もあります。メールはできるだけ早くレスポンスをするのがビジネスマナーですので、すぐにでも返信する心構えを持ちましょう。

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要件を的確に伝えるコツ

インターンシップ受け入れ決定の通知を受け取ったあとに出すお礼状は、だらだらと長い文章を書くのは避けましょう。そのお礼状を読む担当者の立場に立って、伝える要件をまとめて的確に伝えるように意識することが大切です。具体的には長文にならないように短文でまとめることがコツです。メールでの返信でお礼状を送信する場合は、数行で改行して読みやすくするとよいでしょう。また、内容についても感謝の気持ちを伝えるだけでなく、具体的にどのようなことをインターンシップで学びたいか、どのような気持ちで臨むかを記載することをおすすめします。ありきたりの内容や出回っている例文をそのまま記載するのでは、ほかの就活生などと差をつけることは難しいですので、自分の言葉で書くことを心がけましょう。

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お礼状ひとつで差が付くことを意識

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インターンシップ受け入れ決定の通知をもらうと、インターンシップでどのように過ごそうかといった先のことに意識が集中しやすいものです。しかし、通知を受けてお礼状を送付するまでは気を抜かないことが大切です。もっと詳しく書き方などについて知りたい場合は、ジョブコミットの就活サービスを活用して確認してみるとよいでしょう。

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