説明会の欠席をメールで連絡!その際に守るべきマナーとNG行為

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就活期間中はいろいろ忙しく、予定していた会社説明会にどうしても参加できなくなったという場合があります。しかし、参加できないのは仕方がないとしても、無断で欠席するのはNGです。その時点でマナーが守れない人だと判断されてしまいます。そして、断りの連絡をする場合にも守るべきマナーは存在し、その対応で相手の印象を大きく変えてしまう可能性があります。そこで、説明会の欠席をメールで連絡する時に守るべきマナーについて説明していきます。

メールでのキャンセルの連絡は前日までに行うのが常識

説明会当日になって、急病で倒れたなどといった場合は別ですが、メールによる欠席の連絡は前日までに行うのが常識です。それも、前日の夜とかではなく、会社がまだ営業中の17時ころまでにはメールを送りましょう。もし、当日になって急に参加できなくなった場合はメールではなく、電話で事情を伝えてください。ビジネスの世界においては、急な予定変更は電話で伝えるのがマナーだからです。また、現在では企業のホームページで欠席の手続きができるようになっている場合があります。実際にそういったシステムがあるのであれば、そちらからの連絡を優先しましょう。ちなみに、web上から欠席の手続きを行う場合、処理は機械によって自動的に行われているため、キャンセルに伴う謝罪は特に必要ありません。

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これだけは必要!会社にメールを送る際の本文以外の記載事項

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説明会をキャンセルするメールを送る場合、本文以外に書かなければならないのは件名、宛名、署名の3つです。まず件名は、「○月×日開催予定の会社説明会キャンセルのお願い」などといった具合に、ひと目で用件がわかるタイトルをつけてください。次に宛名ですが、説明会を行う企業の名前を「(株)○○商事」などと略称で書くのは失礼にあたります。「株式会社○○商事」といった具合に、必ず正式名称で書いてください。そして、その後に「人事部○○様」という具合に担当部署と担当者の名前を続けます。担当者の名前が分からない場合は「ご担当者様」と書けばよいでしょう。それから本文を書いて最後に署名を記載します。著名に最低限必要なのは「名前、住所、電話番号、メールアドレス」です。学生の場合は名前の次に、学校名、学部、学年などが入ります。

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説明会へのキャンセルメール!本文を書く際のポイント

本文を書く時は、最初に簡単な挨拶と自己紹介を行います。「お世話になっております。○○大学××学部の○○と申します」などといった具合です。その後に、説明会を欠席する旨を伝え、謝罪の言葉を述べます。ただし、ここで具体的な事情を述べて長々と説明する必要はありません。「○月×日の説明会への参加を予約していましたが、諸事情によりキャンセルさせて頂きたく、ご連絡差し上げました。ご多忙の中、お手数をおかけしまして大変申し訳ございませんが、ご了承のほど何卒宜しくお願い申し上げます。」このくらいの長さで簡潔にまとめてください。短い文章の中でいかに誠意を込めて書くかがポイントとなります。

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これはNG!企業にメールを送る際の注意点

説明会のキャンセルメールに関わらず、企業にメールをする際には「これはNG!」という注意事項がいくつかあります。まず、機種依存文字を使うのは避けてください。受取先の機種によっては文字が表示できなくなる場合があります。また、企業は1日に大量のメールを受け取っているので、件名を見てぱっと内容が把握できることが大切です。当然、内容の見当がつかない抽象的な件名や無題はNGです。さらに、内容には問題はなくても誤字脱字だらけでは印象を大きく下げかねません。一度書いた文章はメールを送る前に必ず見直して、ミスがないかをチェックしてください。特に、宛名を間違えていると失礼にあたるので、念入りに確認をするようにしましょう。

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メールに誠意を込めて印象アップ

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メール連絡は就職活動におけるほんの小さな部分ですが、そこで与えた印象が後々大きな意味をもってくる場合もあります。たかがメール連絡と気を抜かず、説明会欠席の連絡をする際は、適切で誠意のこもった文面を心がけましょう。

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