会社説明会のお知らせがきたときに意識したい注意点

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就活を行っていると会社説明会の参加案内のメールが送られてくることがあります。ただ、そうした案内メールにどう返信をするべきかで悩んでしまうこともあるでしょう。身近な人たちに送るメールとは違って、ビジネス上のマナーを踏まえておく必要があります。他のライバルに差をつけるためにも、メールを返信する際のマナーはしっかりと心得ておく必要があるでしょう。きちんとポイントを押さえることで、どういった対応をするべきか身につけてみてください。

受領確認の意味でも、基本的には返信をするべき

説明会のお知らせなので内容さえ確認すれば、返信しなくてもいいと思いがちですが、メールを受け取ったという確認の意味でも必ず返信するようにしましょう。web上のやりとりでは送り手側も届いているのか不安に感じてしまうため、きちんと届いている旨を返信するのは良いことです。社会人になればメールでのやりとりは日常的なものになりますから、働くときの練習だと思ってビジネスメールに慣れておきましょう。丁寧な対応をされて不快に感じる人はいませんので、案内を送ってくれた感謝の気持ちも込めて、きちんと返信をすることが大切です。相手の立場に立って行動することを心がけましょう。

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返信するときには簡潔に書くことを意識する

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担当者のもとには毎日のように多くのメールが届きます。ですので、やたらと長文のメールなどは好まれません。メールの件名では用件をハッキリとさせることを心がけます。「説明会へのお誘いへのお礼」といった件名で、自分の氏名と所属を添えるようにしてみましょう。事務的な内容と感じるかもしれませんが、むしろ形式を守るのが重要なシーンもあるのです。間違っても目立とうとして星マークや顔文字を使ってしまってはいけません。案内に対する感謝の気持ちを述べ、説明会に参加する場合にはその旨を伝えてみるようにしてください。また担当者が連絡を取りやすいように、メールの末尾には自分の氏名と所属、電話番号やメールアドレスなどの連絡先を記載しましょう。必要なことが過不足なく記載されていることが、正しいメールのあり方だといえます。

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返信不要のものに返信をするのはNG

基本的にはメールが送られてきたら、返信するのがマナーではありますが、中には「返信不要」と書かれて送られてくるものもあります。わざわざ返信不要と書かれているものに返信してしまうのは、かえって失礼になってしまうものです。メールの内容をよく読んでいないのに返信してしまったという印象を与えてしまうことにもなります。送られてきたメールは何でも返信をしてしまうのではなく、内容をよく確認して臨機応変に対応してみましょう。ちょっとした短い文章であっても、ミスをしてしまった場合には悪い印象だけを残してしまうことになるので注意が必要です。社会人として、きちんとマナーが備わっている部分を見せるようにしましょう。

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メールを送る前に見直しをしっかりと行う

説明会のお知らせへの返信メールの本文を書き終えても、すぐに相手に送ってはいけません。少しの時間でもいいので、送る前には内容をきちんと確認しましょう。誤字や脱字を見つけたり、読み返していくうちに意味が伝わりにくかったりする部分が見つかるでしょう。きちんと見直しをすることで、かなりの部分のミスは防ぐことができます。また、自分の氏名や所属をうっかり記入し忘れたりしてしまうと、誰から送られてきたものなのかが分かりません。二重の手間にもなってしまうので、できるだけミスが出ないようにしてみてください。メールの不着などのミスを防ぐためにも、メールサーバーの設定などをよく確認しておくことも大切です。

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ビジネスマナーを身につける良いチャンス

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メールでのやりとりを苦手に感じても、何度かやりとりをしているうちに次第に慣れてくるものでもあります。苦手だからといって敬遠するのではなく、説明会のお知らせが送られてきたときにはきちんと返信をしましょう。小さなことでも疎かにしないことが、就活を勝ち抜く一歩でもあるのです。

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