説明会のお礼メールを送るべき?返信がきたときの対応

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会社説明会に参加した後、お礼メールを送るべきか悩んでしまうこともあるでしょう。1通のメールといえども、企業側との接点を持つ良い機会となります。あまり難しく考えずに、ポイントを押さえてメールを送ってみてください。自分のほうからアピールしていくことで、意欲を見せることにもつながります。お礼メールを送ることでビジネスマナーを身につけられるようになるので、他のライバルに差をつけるためにも意識的に行動してみましょう。

企業側にお礼メールを送る注意点

説明会に参加した企業にメールを送ることは感謝の気持ちを示すと共に、他のライバルに差をつける意味でも重要なことです。メールを送ること自体は儀礼的な意味合いもありますが、大切なことは「自分をアピールする機会」であるということでしょう。就活の場において、企業側と接触する機会というものはかぎられています。ですので、自分のほうから積極的にコンタクトを取ろうとするのが望ましい姿勢でもあります。お礼メールを送るときには、読み手のことを意識してどういった内容のメールなのかをハッキリと示しましょう。件名の部分には「説明会のお礼」と記して、自分の氏名と所属を記します。担当者から名刺をもらっている場合には、相手の所属や氏名、会社名などを正確に記載することを心がけましょう。

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お礼メールは読みやすさを重視する

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担当者のもとには毎日のように多くのメールが送られてきます。ですので、一見して何が書かれているのか分かるメールが好まれます。件名の部分で星マークや顔文字などが使われていては、そもそもメールを開いてすらもらえないでしょう。メールの本文でも「結論」から書き始めるようにして、起承転結を意識して筋道を立てて内容を書いていくことが大切です。また5W1H(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どうなった)を意識することで、誰が読んでも分かりやすい文章を書くことができます。ただ気をつけておきたいのは、あまり思い入れが強すぎて長文になってしまわないことです。メールは手軽に情報のやりとりをするものですので、ビジネスマナーをきちんと押さえて書いていきましょう。

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担当者からメールの返信がきたときの対処法

担当者からメールの返信がきた場合には、通常24時間以内に返信をするのがビジネスマナーとして一般的です。メールを返すのが遅くなってしまうと、相手の頭の中からは自分の印象はどんどん薄れていってしまいます。後で返せばいいと考えるのではなく、返信がきたときには速やかに返事をすることを心がけましょう。また、なかなか返信が届かない場合にはメールサーバーに問題があることもあります。サーバーの設定をきちんと確認して、担当者とのやりとりにすれ違いが生まれないようにしてみましょう。メールはweb上のやりとりではありますが、基本的に相手と直接接していることを意識して、ビジネス上の失礼がない姿勢を保つことが大切です。

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メールのやりとりはビジネスマナーを学ぶ絶好の機会

説明会のお礼メールを送ることは、普段あまりメールを送る機会がない人ほど実践したほうがいいものでもあります。社会人になれば、メールで相手とやりとりをすることも増えますし、慣れておくことに越したことはありません。きちんとしたメールを送れる点は自分のアピールにもつながっていきます。読み手が「この人物とは一緒に働いてみたい」と感じるようになれば、選考を突破する1つのきっかけにもなるのです。あまり難しく考えてしまうのではなく、ビジネスマナーの基本を学ぶといった謙虚な気持ちで取り組んでみましょう。メールでのコミュニケーションをとっているうちに、自分なりのパターンを見つけられて、それほど負担に感じることも少なくなるはずです。

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他のライバルに差をつけるためにも1通のメールを大事にしてみよう

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志望する企業の選考を勝ち取っていくためには、自分をアピールしていくことが重要になります。メールの送付を苦手に感じても、ポイントを踏まえれば恐れることはありません。読み手のことを意識したメールが送れるように意識をしてみましょう。

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